Правила оформления управленческих документов

Например:

Верно

Референт            подпись    А.Л.Силин

00.00.00

При пересылке  копии документа в другую организацию  или выдаче ее на руки заверительную  подпись удостоверяют печатью.

В этом случае копия  имеет юридическую силу оригинала.   

Реквизит “фамилия исполнителя и номер его телефона “ 

Фамилию исполнителя (составителя) и номер его служебного телефона располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу после реквизитов “подпись”, “визы”, например:

Серова 236 01 26

Этот реквизит очень важен для оперативной связи с тем, кто составил документ, уточнения и разъяснения затронутых в документе вопросов.

Ниже фамилии  исполнителя при необходимости  могут указываться первые буквы  имени и фамилии машинистки, количество отпечатанных экземпляров и дата печатания, например:

Петров 239 1561  

КН 2 27.09.95  

Реквизит “отметка об исполнении документа и направлении его в дело “ 

Если документ исполнен, т. е. решены все вопросы, поставленные в нем, на документе ставят отметку  об его исполнении и направлении  документа в дело.

Этот реквизит располагается в левой нижней части первого листа

документа ниже реквизита “фамилия исполнителя и номер его телефона“.

Отметка включает в себя:

1. слова “в дело” и “номер дела“, в котором будет храниться документ;
2. ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении (в случае его составления);
3. краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении;
4. подпись исполнителя документа ;
5. дата проставления отметки.

Например:

В дело 01-05.

Отправлен факс от 01.04.95 № 1218.

Логинов

2.04.95.  

Реквизит “отметка о поступлении “ 

Отметка о поступлении  располагается в правой нижней части  первого листа документа и  состоит из следующих элементов:

1. сокращенного наименования предприятия, получившего документ;
2. даты поступления документа;
3. его входящего номера,

например:  

АО”ЭРА”

Дата 03.01.95

Вх. № 0001  

Отметку о поступлении  проставляют автоматическим нумератором, содержащим все перечисленные компоненты реквизита.