Деловое совещание в структуре современного делового общения

     Вывод по главе обзор основных задач  таков. Формы делового обсуждения очень  разнообразны, поэтому очень важно  – обоснование и актуальность выбранной темы. Подводя итоги  по основным задачам можно с уверенностью сказать, что  совещание,  как форма делового разговора имеет много положительных сторон:

     Во-первых, оно повышает эффективность мышления, интеллектуальные результаты не складываются, а умножаются, во-вторых, в процессе совещания укрепляется состав работников, происходит включение интересов отдельных работников, способствует решению коллективных задач, а также  повышается квалификация его состава, и, в-третьих, в совместной мыслительной работе раскрывается талант каждого из них.

     
Ведущий совещания обычно выбирает один из двух основных стилей его ведения: дипломатический или авторитарный.  
Дипломатический стиль предполагает учет мнений всех участников совещания, а также то, как различные идеи согласуются между собой.   

    При этом неизбежны компромиссы.  
При авторитарном стиле руководства некоторые участники стремятся «протащить» свои проекты, действуют напористо. При таком ведении совещания руководитель уверенно держит бразды правления, подает множество предложений, сообщает новую информацию, формирует свое мнение категорично, не допуская возражений.  
     Авторитарное ведение совещание допустимо, если по каким-либо причинам нельзя обратиться к помощи партнеров. Это возможно в том случае, если необходимо как можно быстрее принять решение.  
    Психологи утверждают, что оба стиля поведения – дипломатический и авторитарный – могут приводить к успеху. Однако авторитарное ведение совещания следует отнести к нежелательным исключениям, особенно если с его участниками придется работать и дальше. Поэтому есть смысл подробно рассмотреть лишь дипломатический стиль ведения делового совещания как наиболее предпочтительный в условиях, когда административно-командная система осталась в прошлом.  

     1.4 Современные концепции проведения деловых совещаний

     Цель  совещания это описание ожидаемого результата, нужного типа решения, желательного итога работы. Тема совещания это предмет обсуждения. Чем более точно и в нужном направлении сформулирован предмет обсуждения, тем больше шансов получить нужный результат.  Тема должна быть актуальной, конкретно сформулированной и представляющей интерес для участников совещания. Очень важно выносить на совещание лишь те темы, которые не удается решить отдельным специалистам в рабочем порядке и требуется коллективное осмысление.

     Повестка  дня. Повестка совещания — это, как  правило, письменный документ, рассылаемый заранее участникам совещания и содержащий следующую информацию:

     - тема совещания;

     - цель совещания;

     - перечень обсуждаемых вопросов;

     - время начала и окончания совещания;

     - место, где оно будет проходить;

     - фамилии и должности докладчиков, выступающих по основной

     информации  людей и ответственных за подготовку вопросов;

     - время, отведенное на каждый  вопрос;

     - место, где можно ознакомиться  с материалами по каждому вопросу. 

     Когда участники совещания информированы  заранее о предмете обсуждения, тогда они могут не только предварительно ознакомиться с материалами, но и продумать конструктивные предложения по решению проблем. В тех случаях, когда люди превентивно не информированы, на совещаниях высказывают мнения, точки зрения, что провоцирует дискуссию и не способствует принятию эффективного решения.

       Время проведения.

     Целесообразно проводить деловые совещания в определенный день недели (за исключением внеплановых, экстренных заседаний), желательно в конце рабочего дня или во второй его половине.

     Часто проводимые внеплановые совещания  выбивают людей из рабочего ритма, снижают  культуру делового общения, вносят сумятицу в заранее спланированные сотрудниками мероприятия. Поэтому злоупотреблять такого рода оперативными встречами не следует. Длительность совещания не должна превышать полутора-двух часов (после двух часов непрерывной работы большинству участников по чисто физиологическим причинам становится безразлично, как решится вопрос).

     Число участников. Оптимальное число участников совместных обсуждений 6-7 человек. Увеличение числа приглашенных резко снижает средний коэффициент участия (или отдачи) присутствующих, одновременно удлиняя совещания.

     Очень важно избавиться от стереотипа прошлых  лет и приглашать на совещание по любому вопросу не весь административно-управленческий персонал, а лишь тех руководителей среднего звена и специалистов, в чьей компетентности находится обсуждаемая проблема и кто способен решать вопросы. Кроме того, следует разрешить уход с совещания тех работников, чей вопрос уже обсужден, и приходить специалистам не на все совещание, а согласно регламенту, на момент обсуждения их проблемы.

     Важным  условием эффективности совещания  является способность его участников играть разнообразные роли: "эксперта", «адвоката  дьявола",   "оппонента:   черного,   белого",   "генератора идей", "аналитика", "критика", "регистратора ценных мыслей" и пр.

     Зарубежные  менеджеры широко практикуют опыт делегирования  полномочий по ведению совещания  тем специалистам, кто наиболее компетентен по обсуждаемой проблеме. Во-первых, это способствует повышению ответственности за принимаемые решения у разных работников, а во-вторых, повышает активность участников по генерированию идей или конструктивных предложений. Замечено, что когда совещание ведет первый руководитель, да еще в привычном авторитарном стиле, то участники такого совещания стараются "не высовываться", думают не столько о проблеме, сколько о самосохранении и зачастую "одобряют" решение, предлагаемое руководителем, не считая его эффективным из-за отсутствия выбора.

     Как говорил Геродот, чтобы найти  правильное решение, нужно знать - какие  еще имеются. А чтобы из нескольких предложений выбрать лучшее, нужно  осуществлять или экспертизу каждого (плюсы и минусы, возможность снятия проблемы, наличие потенциальных проблем при внедрении и пр.), или критику.

     Организация пространственной среды  -  рекомендуется во время совещания рассаживать его участников таким образом, чтобы люди видели глаза, лицо, мимику, жесты друг друга. Это способствует наилучшему восприятию информации. Однако когда речь идет о внутрифирменных совещаниях, рекомендуют позаботиться о совместимости персонала.

     Психологами установлено, что при прочих равных условиях чаще начинают конфликтовать люди, сидящие друг против друга, и реже — те, которые сидят рядом. Организатор совещания, зная характеры и другие психологические особенности приглашенных, может, не привлекая внимания к этому, посадить участников так, чтобы не оказались напротив друг друга те, кто может сорваться и помешать рассмотрению вопроса.

     Специально  остановимся на правилах проведения деловых совещаний. Деловое совещание - это обсуждение вопросов организации  производства, управления фирмой, маркетинговой  деятельности, проводимое первым лицом или заменяющим его специалистом. К обязательным требованиям, позволяющим сделать деловые совещания действенным инструментом создания команды единомышленников, относятся:

     - регулярность проведения;

     - сочетание обсуждения стратегических  и оперативных вопросов;

     - урегулирование на совещаниях  вопросов корпоративных отношений  (к таким вопросам можно отнести  изменение приоритетов внутрифирменных  отношений, уточнение функций  и полномочий исполнителей, выработка новых идей, оценка результатов предыдущих  программ);

     - руководителю следует помнить,  что совещание оказывает огромное  влияние на его имидж и стиль  деловых отношений.

     Пиарменам, руководителям и специалистам, готовящим  совещание, необходимо руководствоваться общим принципами организации такого рода мероприятий (конференций, приемов,  встреч):

     - в организационной деятельности  нет мелочей;

     - техническая сторона организации  (рабочие места участников, материалы,  техническое обеспечение) должны  быть безупречными;

     - должен быть подготовлен ведущий  (предусмотрена замена, помощники  ведущего и  другой вспомогательный  персонал).

     Особенность подготовки внутреннего совещания - общение коллег по общим для  всего коллектива проблемам это  часть корпоративной культуры, поэтому, перед началом подготовки даже короткой оперативки (если это не регулярная планерка) стоит ответить на вопросы:

     -нужно  ли проводить данное совещание;

     -кто  входит в круг лиц, без которых  данное мероприятие будет невозможным;

     -какие  вопросы внести в повестку дня;

     -нужен  ли доклад руководителя, и с  какими подразделениями или отдельными  специалистами нужно проконсультироваться  при его подготовке. Несколько  почти очевидных рекомендаций, нарушение  которых встречается почти всегда:

     -совещание  лучше проводить не в кабинете руководителя (лучше всего, за круглым столом, чтобы подчеркнуть равенство участников);

     -ведущим  может быть специально подготовленный  спикер, а не руководитель;

     -руководитель  должен переключить на секретаря  все телефоны, не общаться с  лицами, не участвующими в совещании;

     -совещание  лучше проводить в дискуссионном  ключе, но если проблема неординарна,  возможно, применение "мозгового  штурма";

     -нельзя  допускать превращения интересного  выступления в "литье воды";

     -неизбежные  дискуссии не должны превращаться в столкновение принципов или амбиций и, тем паче, переходить "на личности", при этом, следует уважать право на несогласие и меньшинства, и отдельного человека.      

     Решения, принятые на совещании, обязательно  должны выполняться. С этой целью: - проанализировать ход и результаты совещания;

     - внимательно просмотреть протокол  результатов;

     - контролировать ход и выполнение  решений;

     - создать условия для реализации  намеченных мероприятий.

     Хочется отметить также  какие  существуют приемы для оценки  и контроля за ходом делового совещания:

      1. Сохранение единства участников  совещания:

     - в случае возникновения инцидента  разрядить обстановку, сделать паузу;

      -не принимать чью-то сторону  до окончательного подведения  итогов; 
-не высказывать первым (если ты руководишь совещанием) свою точку зрения;

     2.Для  активизации участников делового  совещания:

     - иметь оптимальную стратегию  принятия решения;

     - создать условия для творческой  работы;

     -не  использовать самому и не позволять  другим оперировать деструктивной критикой;

     -не  давать участникам совещания  возможности выключаться из работы;

     -не  оставлять без внимания даже  самые незначительные предложения;

     -умело  осуществлять руководство групповым  взаимодействием в 
процессе принятия решений.

      3.Для фокусирования внимания  на обсуждаемой проблеме: актах и веских доказательствах;

     -записывать  все вносимые предложения;