Особенности отечественной школы официально-делового письма

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 Особенности  отечественной школы              

      официально-делового письма 

                                                                   Реферат

               по курсу «Речевая коммуникация» 
 
 
 
 

                                                                                                                       
 
 

                                                      

                         Содержание 

1. Введение…………………………………………………………3
2. Разновидность письма…………………………………………..4
3. Официально-деловой стиль…………………………………….6
4. История формирования официально-делового стиля………...7           
5. Заключение……………………………………………………....9
6. Список использованной литературы…………………………..10

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                                   

                                                                  Введение

Русская официально – деловая письменная речь имеет  многовековые традиции и глубокие исторические корни. Знакомство с ее историей позволит лучше понять причины и закономерности формирования особого стиля языка, обслуживающего сферу официально–деловых отношений, выявить особенности  национальной культуры русского делового письма, его интернациональные свойства.

Первые письменные документы, дошедшие до наших дней, свидетельствуют о том, что уже  в Х веке в Древнерусском государстве  практиковалось составление официальных  документов. В этот период в основном документируются правовые отношения (жалованные и вкладные грамоты, завещания) создаются также документы, фиксирующие  конкретные частные правоотношения (заемные, закладные кабалы, фиксирующие  заем денег; полные грамоты составляемые при продаже в рабство; отпускные  грамоты и т. д.).

Накопление опыта  официально – делового письма выражалось в появлении устойчивых образцов обращений и завершений в текстах  документов, формуляров, т.е. устойчивых типовых форм отдельных наиболее распространенных документов, из которых  составлялись своеобразные пособия  по делопроизводству – «формулярники». В этот период складывались традиции русской системы делопроизводства, обработки и хранения документов. Отдельные нормы работы с документами  находили закрепление в законодательстве. Таким образом, вырабатываемые практикой  традиции постепенно становились нормами  обычая, закладывая основу будущей  системы делопроизводства. 
 
 

                     
 

                    Разновидность письма

Письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Деловые письма решают организационные вопросы, правовые проблемы, а также вопросы экономических отношений корреспондентов. Информация в деловом письме носит протокольный характер. Поэтому письма регистрируются и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления.

По  тематическому признаку деловые письма делятся на коммерческие письма (составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридических лиц и часто имеют правовую силу), письма-запросы, предложения (оферта), письма-рекламации и ответы на эти виды писем.

По  функциональному  признаку деловые письма делятся на инициативные письма и письма-ответы.

Письма, требующие ответа: коммерческие инициативные письма, письмо-запрос, письмо-предложение, письмо рекламация, письма-просьбы, письма-обращения.

Письма, не требующие ответа: подтверждения, напоминания, предупреждения, извещения, заявления – эти письма констатируют факт и не требуют ответа – у них функция квитанции, ярлыка).

По  признаку адресата письма делятся на обычные и циркулярные (направляются от одного источника в несколько адресов, как правило подчиненных инстанций).

По  форме: обычные и электронные.

По  структурным стандартам: регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные). 

• Сопроводительное письмо составляется для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей (например, о посылке контрактов, спецификаций, каталогов, протоколов, образцов товара, грузов).
• Письма-подтверждения направляются для подтверждения получения документов и материалов-писем, телексов, спецификаций, прейскурантов, каталогов, образцов изделий, а также телеграммы или состоявшегося телефонного разговора.
• Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью переговоров или личного контакта получить необходимый ответ или добиться принятия нужного решения.
• Письмо-сообщение. Такие письма отправляются при необходимости сообщения (извещения, уведомления, информирования) о каких-либо событиях или фактах, представляющих взаимный интерес (например, сообщение о прибытии делегации, назначении деловой встречи, посещении завода-поставщика, проведении переговоров, об отгрузке товаров и т. п.).
• Письмо-приглашение может быть адресовано конкретному лицу, или нескольким лицам, или массовому адресату. При официальном приглашении большого количества людей используются как полностью готовые, напечатанные типографским способом тексты, так и тексты-трафареты. 
   
• Письмо-благодарность направляется для выражения благодарности за что-либо (например, за полученное письмо, каталог, приглашение, участие в каком-либо мероприятии, спонсорскую помощь, гостеприимство и т. п.). Чаше всего подобные письма имеют персональную адресацию. Написание их обусловлено требованиями этикета. 
• Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются организации или отдельному лицу.
• Письмо-запрос направляется в тех случаях, когда невозможно решить вопрос лично или по телефону. Оно обычно используется в деловых взаимоотношениях между различными юридическими лицами, имеющими свой расчетный счет в банке.
• Коммерческий запрос – это коммерческий документ, представляющий собой обращение лица, желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой дать подробную информацию о товаре (услуге и т. п.) и (или) направить предложение на поставку товара (просьба продавца к покупателю).
• Письмо-предложение (оферта) – это заявление продавца или экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. В предложении обычно указываются наименование предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара.

 
 
 
 

                       Официально-деловой стиль

Официально-деловой  стиль является одним из функциональных стилей современного русского литературного  языка. Он представляет собой набор  языковых средств, которые используются исключительно в сфере официально-деловых  отношений.

Официально-деловой  стиль обслуживает сугубо официальные  и чрезвычайно важные сферы человеческих взаимоотношений: отношения между  государственной властью и населением, между странами, между предприятиями, учреждениями и организациями, между личностью и обществом. Фактически от рождения и до смерти человек находится в сфере действия официально 
деловой речи. Также данный стиль общения применяется при оформлении разных актов государственной, общественной, политической, экономической жизни страны.

Существует ряд  обстоятельств, когда хранение письменной информации не только желательно, но и  необходимо. Это утверждение относится  именно к официально-деловому стилю  общения. Деловая речь реализуется  в виде письменных документов, построенных  по особым правилам. Содержание разговора  можно забыть, неправильно запомнить, неверно понять и даже намеренно  исказить. Но если текст сохранился в письменном виде и зафиксирован по этим особым правилам, то любой человек, использующий этот текст, может быть уверен в точности содержащейся в  нем информации.

Регламентированный  процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу называется документирование. В деловом общении документирование имеет особое значение.

Действительно, если человек ссылается на какую-либо устную договоренность или устное распоряжение, то его слова могут быть опровергнуты или подвергнуты сомнению. Но если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила  документирования устанавливаются  правовыми актами каждого государства  или вырабатываются традицией.  
 

Исотрия формирования официально-делового стиля

Деловые документы  появились на Руси после введения в Х в. письменности. Первыми письменными  документами, зафиксированными в летописи, являются тексты договоров русских  с греками 907, 911, 944 и 971 гг. А в XI в. появляется первый свод законов Киевской Руси "Русская правда" - оригинальный памятник письменности, позволяющий  судить о развитости системы юридической и общественно-политической терминологии в то время. В языке "Русской правды" уже можно выделить особенности словоупотребления и организации речи, которые относятся к характерным чертам делового стиля. Это высокая терминологичность, преобладание сочинения над подчинением в сложных предложениях, наличие сложных конструкций с сочинительными союзами "и", "да", "же", а также бессоюзных цепочек. Из всех видов сложноподчиненных предложений наиболее широко употребляются конструкции с придаточным условным (с союзом аще - если): В "Русской правде" уже употребляются термины, свидетельствующие о развитии правовых отношений в Древней Руси: голова (убитый), головникъ (убийца), послухъ (свидетель), вира (штраф), добытые (имущество), вено вопи кое (выкуп за невесту), куна (деньги). Юридические термины представляют важнейший лексический пласт языка древних документов.

После "Русской  правды" древнейшим документом считается "Грамота великого князя Мстислава  Володимировича и его сына Всеволода 1130 года". Начальная формула этой грамоты "Се азъ" ... ("Вот я") становится с этого времени обязательным элементом (реквизитом) древнерусских  грамот: "Се азъ князь великий  Всеволод дал есмь святому Георгию (Юрьеву монастырю) Терпугский погост Ляховичи с землею, и с людьми, и с коньми, и лес, и борти, и  ловища на ловати..." ("з "Грамоты  великого князя Всеволода Мстиславовича  Юрьеву монастырю 1125-1137 годов"). Заканчивались  грамоты специальной формулой, в  которой указывается, кто был  свидетелем сделки и кто скрепляет  грамоту своей подписью.

В "Генеральном  регламенте" петровских Коллегий была дана уже законченная система  норм документирования. "Генеральные  формуляры", т.е. формы документов, предусматривали нормы оформления, этикетные нормы обращения к  адресату с указанием чина, титула, звания, единые нормы наименования и самонаименования. Лексика делового языка все больше отдаляется от разговорной, живой речи, в нее проникает  огромное количество иностранных слов (губерния, акт, баллотировать, апелляция  и т.п.) и терминов.

В XIX в., когда  формирование кодифицированного литературного  языка в основном завершается, начинают активно формироваться его функциональные разновидности - стили. Документы служебной  переписки получили в XIX в. широчайшее распространение и в количественном отношении значительно превзошли  другие типы деловых текстов. Они  писались на служебных бланках, включали определенный набор реквизитов. С 1811 г., после принятия "Общего учреждения министерств", активно формируются характерные черты канцелярского стиля: формально-логическая организация текста, неличный характер высказывания, синтаксическая громоздкость, именной характер речи, морфологическое и лексическое однообразие (превалирование именительного и родительного падежей), стандартизация. В результате реформы делопроизводства (правил оформления документации) возникла необходимость реформы канцелярского стиля, что стало осмысляться как задача государственной важности.

В XX в. унификация документов принимает необратимый  характер. Были разработаны новые  правила ведения служебной документации: в 1918 г. введена единая форма бланков  делового письма. В 20-е гг. ХХ в. началась работа по созданию новых стандартов делового письма, появились трафаретные  тексты. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                              Заключение

Составление текста делового письма – всегда акт речевого творчества, каким бы письмо ни было – регламентированным или нерегламентированным. Это труд, предполагающий достаточно высокий уровень языковой компетентности. Нельзя научиться писать деловые  письма правильно и убедительно, не практикуясь и не обучаясь этому  нелегкому искусству, не зная особенностей официально-делового и публицистического  стилей речи. Языковой стандарт в деловой переписке сосуществует с экспрессией и с элементами диалогизации речи.

      Сегодня увеличивается  число жанровых разновидностей деловой  корреспонденции и поводов  для составления и отправления  деловых писем. Bce этo тpeбyeт oт современного специалиста ceгoдня бoльшeй peчeвoй пoдгoтoвки, чeм, cкaжeм, дecять лет нaзaд, в эпoxy цapcтвoвaния типoвыx и тpaфapeтныx тeкcтoв. Умeниe caмocтoятeльнo мыслить и фopмyлиpoвaть cвoи мысли, кoмпeтeнтнo вecти пиcьмeнный диaлoг цeнитcя в дeлoвыx кpyгax вce бoльшe. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Список использованной  литературы

           

1. Веселов П. В. Аксиомы делового письма: Культура делового письма и

официальной переписки. – М.:ИВЦ «Маркетинг», 1993.

     2.  Кузина Ю. И., Малервейн С. В.  Деловая письменная коммуникация. –

Томск: Изд. ТПУ, 2007.

     3.  Гойхман О. Я., Надеина Т. М.  Речевая коммуникация: учебник. –  М.:

Инфра-М., 2003. 
 

http://www.sekretarskoe-delo.ru/index.php?id=285