Пресс-конференция и брифинг как современные методы PR

     За  несколько дней до брифинга следует:

• заказать конференц-зал (необходимо помещение с большим столом);
• позвонить и лично пригласить журналистов (обычно их число составляет 6-12 человек);
• вторично позвонить журналистам, чье присутствие необходимо;
• организовать пресс-линию и сформулировать основные темы; спланировать необходимые выступления;
• накануне еще раз уточнить основные темы брифинга;
• проверить, не изменились ли планы докладчиков, все ли намеченные выступления состоятся;
• подготовить нужные печатные материалы.

     Перед началом брифинга необходимо:

• проверить готовность информационно-аналитической службы;
• убедиться в том, что зал хорошо подготовлен для встречи.

     Во  время брифинга следует:

• представить журналистов и выступающих друг другу;
• создать непринужденную обстановку; предложить кофе или прохладительные напитки; следить за тем, чтобы у каждого была возможность выступить;
• составить список присутствующих на брифинге; договориться с представителями СМИ о дальнейшем сотрудничестве.

 

   

     3. Давайте повысим  эффективность 

     

1. Типовые ошибки.

 
     

1. Принято считать, что тема, значимая для организаторов  пресс-конференции, должна быть значима  и для журналистов. С этим можно  согласиться, но... в это же время в городе не должно происходить другого значимого события или мероприятия, или организаторы пресс-конференции используют приемы повышения значимости темы своего мероприятия, создают для журналистов информационный повод.

     Пример

     Пресс-конференция  посвящена встрече с широко известным  в узких кругах лидером общественного  объединения. Тема встречи: "Политика и общественное мнение". Тема понятна  и актуальна, поскольку зазвучала  перед выборами, но человек неизвестен... Отклики мероприятие получило неоднозначные, если учесть еще и то, что гость  опоздал на час, а по самой проблеме им было сказано не более пяти фраз. (5)

     Типовая ошибка №1 - неспозиционированная (т.е. непонятная), незначительная для журналистов, в качестве информационного повода, тема пресс-конференции.

2. Принято считать, что объединив пресс-конференцию с фуршетом, добьешься поставленной цели и желаемых откликов в прессе. С этим можно согласиться, но... потом не стоит удивляться тому, что в итоге на пресс-конференции будет звучать один вопрос: "Ты меня уважаешь?". Сама же пресс-конференция, как акция PR, формирующая или возвышающая имидж организации, просто не состоится на должном уровне. Когда же фуршет необходим, эти мероприятия "разносятся во времени": вначале пресс-конференция, затем фуршет и общение в кулуарах.

     Примечание. Осложняет проведение пресс-конференции  также неотсечение "бутербродных журналистов", сумасшедших, часто "пасущихся" возле подобных мероприятий.

     Типовая ошибка №2 - объединение пресс-конференции  с фуршетом.

     3) Принято считать, что жизненно  необходимо позвать на пресс-конференцию  значимую личность: мэра города, заезжую знаменитость, товарища "из  верхов", свадебного генерала... С  этим можно согласиться, но... стоит  подумать об отзывах в СМИ,  которые желают получить организаторы  пресс-конференции. Материалы могут  быть самые разные, в первую  очередь - не по теме мероприятия,  а по итогам общения с мэром,  заезжей звездой и т. д. К  тому же, "незапланированные гости"  часто раздражают приглашенных  на пресс-конференцию журналистов.

     Пример  №1

     На  пресс-конференцию по поводу приезда  широко известного в узких кругах "общественного лидера" для  солидности и, пытаясь еще более  повысить значимость встречи, пригласили местного известного общественного  деятеля. Деятеля знают, понимают, любят, он не только умеет говорить, но и  знает о чем говорить. Приезжий лидер малознаком и, к тому же, как  уже вспоминалось, на час опоздал. Главным действующим лицом пресс-конференции  стал местный политик. О нем напишут  обязательно и в самых ярких  красках, о госте лишь упомянут...

     Пример  №2

     Пресс-конференция  посвящена открытию нового престижного  магазина в центре города, на которое приглашена заезжая знаменитость. О ней, об атрибутах, ее сопровождающих, о том, что и как она говорила, распишут в разделе светской хроники, о самом открытии магазина, если упомянут в новостном блоке, значит цель организаторов мероприятия, можно сказать, достигнута.

     Примечание. Если на пресс-конференции две значимых личности, они могут "экранировать" друг друга. Что не всегда позволяет  спрогнозировать отклики.

     Типовая ошибка №3 - приглашение на пресс-конференцию  значимой личности, а еще лучше - двух, но не "проходящих" по теме пресс-конференции, информация о которых и будет  напечатана на страницах газет.

4. Принято считать, что хорошее выступление на пресс-конференции это то, в котором употребляется много терминов, профессионализмов. Иные выступающие, пытаясь что-то объяснить и уходя в тонкости своего дела, думают, что Клиент или журналист, узнав тонкости, полюбит это дело навсегда. С этим можно согласиться, но...

     Пример  №1 брифинг конференция реклама подготовка

     На  пресс-конференции говоря о том, что: "Хэтэмеэли уже дохлые и скоро Майкрософт "отменит" все хатитипи"... (реакция та же, отклики можно спрогнозировать).

     Пример  №2

     Когда присутствующим поясняют, что "с  помощью полиэкранной установки, формирующей  изображение отдельными фразами  на нескольких экранах по соответствующей  циклограмме, скорость подачи видеоинформации  можно приблизить к максимально  допустимой способности визуального  восприятия человека"... (без комментариев).

     Примечание. Журналисты обычно молчат, сталкиваясь  с незнакомой терминологией, даже если просьба задавать вопросы прозвучала 50 раз. Они боятся задать вопрос, который  может показаться глупым.

     Типовая ошибка №4 - злоупотребление терминологией  и профессиональным сленгом, понятным далеко не "всем журналистам, пишущим  даже на узкоспециализированные темы.

5. Принято считать, что пресс-конференция - дело нехитрое и на нее можно пригласить журналистов, да и участников за пару дней до ее начала, не учитывая других значимых мероприятий, проходящих в это же время. С этим можно согласиться, но... за "пару дней" журналисты получат другие задания и на встречу не придут или "забегут на минутку", в перерывах между... Следовательно, отклики о событии будут соответствующие.

     Пример

     Одновременно  проходят две пресс-конференции: в  магазине - по поводу его открытия, в  Сбербанке - по поводу возвращения вкладов  обманутым вкладчикам. Даже если о  первой журналисты будут знать заранее, то на вторую придут наверняка - тема социально  значима для аудитории. Не во всех редакциях журналист специализируется по какой-то определенной теме.(6)

     Примечание. Если на пресс-конференцию журналиста пригласить накануне вечером по телефону, то можно прогнозировать, что он придет, но будет молчать (это в  лучшем случае). Тема пресс-конференции  для него может быть сложна или  непонятна, а за ночь не всегда может  прийти понимание темы, следовательно, на выработку или коррекцию стереотипа, т.е. повышения понимания, времени  уже нет. Плюс ко всему, в редакцию не послан пресс-релиз, в котором  рассказывается о сути мероприятия. Отклики в СМИ спрогнозировать, не сложно.

     Типовая ошибка №5 - приглашение журналистов  на пресс-конференцию накануне мероприятия.

6. Принято считать, что таблички в президиуме, бэджи, указывающие на то, кто есть кто, у участников и организаторов мероприятия, а также списки присутствующих гостей - пустая формальность.
7. С этим можно согласиться, но... отсутствие табличек в президиуме становится гарантом того, что все что можно, представители СМИ перепутают и во время пресс-конференции, и во время подготовки материала к печати: фамилии, имена, должности выступающих.
8. Особенно, если число отвечающих больше чем один и большая часть - люди неизвестные, или фамилии некоторых созвучны, или... (список можно продолжить).

     Пример  №1

     Отсутствие  табличек на встрече с "общественным лидером" вызвало дискомфорт во время  работы журналистов на пресс-конференции: журналист знает, о чем спросить, какой вопрос интересовал бы читателей (слушателей) его издания, но не знает кому его адресовать в силу вышеназванных причин.

     Пример  №2

     Записывая информацию на пресс-конференции в  блокнот "на слух" или с помощью  диктофона, при отсутствии списка приглашенных, можно исказить правописание фамилий, имен, а особенно - должностей, что  и было сделано в новостной  информации из двадцати слов в одном  из СМИ. (7)

     Пример  №3

     Отсутствие  бэджей повлекло за собой неразбериху на одном из столичных мероприятий. Провинциальным гостям было сложно ориентироваться и в людях, и в событиях. То же происходит, если пресс-конференция посвящена осмотру объекта, - не понятно к кому обратиться с тем или иным вопросом, уточнить программу и т. д.

     Типовая ошибка №6 - отсутствие табличек в президиуме и бэджей на пиджаках организаторов пресс-конференции.

     7)Принято  считать, что пресс-релиз - необязательный  элемент пресс-конференции. Ни  до пресс-конференции, ни во  время ее работы, ни после ее  окончания. С этим можно согласиться,  но... наличие пресс-релизов облегчает  работу представителям СМИ, не  превращая пресс-конференцию в  "игру в одни ворота", во  время которой журналисты молчат, а "виновники торжества"  выступают в роли актеров, "веселящих"  публику.

     Пример  №1

     Всем  известно, "Интернет" - лучше для  рекламы нет". Но, если тема пресс-конференции  не очень понятна, то журналист, не видя пресс-релиз до начала мероприятия  и не получив его, придя на пресс-конференцию, можно спрогнозировать, будет молчать, полагаясь на работу своих более  осведомленных коллег.

     Пример  №2

     Журналист из газеты "W" не пришел, что довольно часто случается, сообщив об этом организаторам пресс-конференции, а  пресс-релиз "после" мероприятия  ему послать забыли. Не стоит удивляться тому, что о событии в данном СМИ забыли.

     Типовая ошибка №7 - несерьезное отношение, игнорирование пресс-релизов до пресс-конференции, во время ее проведения и после ее окончания.(8)

9. Принято считать, что пресс-конференцию должен вести сам выступающий. С этим можно согласиться, но... только в том случае, если главное действующее лицо пресс-конференции - один человек и ему, достаются все лавры и все каверзные вопросы. Если же пресс-конференция посвящена событию, в котором принимало участие несколько человек, и все они оказались лицом к лицу с журналистами, о ведущем необходимо вспомнить в первую очередь.

     Пример  №1

     Во  время встречи с "общественным лидером" ведущего не было, его роль изо всех сил пытался исполнить  один из организаторов, а виновник события, опоздал. Повисшую длительную паузу  не спасло даже пиво, в большом количестве предложенное присутствующим. Журналисты были злы и уже не задавали вопросов, а нападали на гостя.

     Пример  №2

     В президиуме одной из пресс-конференций  сидело несколько человек, которым, по тем или иным причинам, задавались вопросы не по теме.

     Отвечающий, получая такие вопросы слишком часто, не имел времени сосредоточиться, "обрубить" их или перевести в нужные себе и ответить достойно.