1. Система обработки изображений документов предназначена для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов бумажных документов.

     Основные  функции документов:

• сканирование документов;
• запись на сервер;
• классификация документов;
• передача изображений на рабочую станцию;
• поиск изображений по отдельным элементам;
• рассылка и печать.

2. Система оптического распознавания символов – для перевода бумажных документов в электронную форму в виде текстового файла.

     Основные  функции:

• сканирование;
• распознавание текста;
• форматирование в текстовый файл.

     2 вида систем распознавания символов:

• обучаемые (FineReader);
• интеллектуальные (Cunei Form).

3. Система управления документами (DMS) – для автоматизации хранения, поиска и управления электронными документами разных форматов.

     Основные функции:

• индексирование документов
• полнотекстовый поиск по ключевым словам;
• ассемблирование документов;
• организация доступа к документу независимо от места его хранения;
• защита данных;
• организация выдачи и возврата документа;
• контроль версии документа;
• рассылка документа.

     Пример: Documentum.

4. Система автоматизации коллективной работы над документами – для организаций, сотрудникам которой требуется постоянный обмен документами.

     Основные  функции:

• электронная почта;
• поддержка видеоконференций;
• управление изображениями;
• совместное использование документов;
• маршрутизация;
• календарное планирование.

     Примеры: Lotus Notes, Group Wise, Links Work, Grup Ware, Дело

5. Система автоматизации деловых процедур (АДП) (Work Flow System) предназначена для создания сложных прикладных систем коллективной обработки документов в процессе осуществления конкретных бизнес-процессов.

     Основные  функции:

• описание бизнес – процессов организации и задание регламента их взаимодействия в увязке с реальными потоками документов (графический конструктор процедур);
• организация хранения документов и возможность их просмотра;
• организация атрибутивного и полнотекстового поиска документов;
• ведение истории работы с документом с учетом трудозатрат на его подготовку;
• установка прав на работу с документами;
• контроль исполнения документа;
• поддержка коллективной работы с документом.

     Пример: Staff Ware.

     Из  вышеизложенного можно сделать  вывод, что в настоящее время существуют следующие системы автоматизации документооборота в организации:

1. Система обработки изображений документов предназначена для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов бумажных документов.
2. Система оптического распознавания символов – для перевода бумажных документов в электронную форму в виде текстового файла.
3. Система управления документами (DMS) – для автоматизации хранения, поиска и управления электронными документами разных форматов.
4. Система автоматизации коллективной работы над документами – для организаций, сотрудникам которой требуется постоянный обмен документами.
5. Система автоматизации деловых процедур (АДП) (Work Flow System) предназначена для создания сложных прикладных систем коллективной обработки документов в процессе осуществления конкретных бизнес-процессов.

     1.3 Инструментальные средства компьютерных технологий информационного обслуживания управленческой деятельности

     Информационное  обеспечение подразделяется на машинное и внемашинное.

     Автоматизация информационных потоков и документооборота, достигается путем использования технических средств сбора, регистрации, обработки данных, создания первичных и результативных документов, а также средств передачи данных на любые расстояния.

     Комплекс  технических средств составляют:

     - компьютеры любых моделей;

     - устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации;

     - устройства передачи данных и линий связи;

     - оргтехника и устройства автоматического съема информации;

     - эксплуатационные материалы и др.

     Сеть  – это совокупность программных, технических и коммуникационных средств, обеспечивающих эффективное распределение вычислительных ресурсов.

     Являясь одновременно и продуктом, и мощным стимулом развития интеллекта человека, сеть позволяет:

     - построить распределенные хранилища информации (базы данных);

     - расширить перечень решаемых задач по обработке информации;

     - повысить надежность информационной системы за счет дублирования работы ПК;

     - создать новые виды сервисного обслуживания, например электронную почту;

     - снизить стоимость обработки информации.

     Многообразие  компьютерных сетей и форм взаимодействия ПК порождает насущную проблему их интеграции или, по крайней мере, соединения на уровне обмена сообщениями.

     В распределенных системах используются три интегрированные технологии.

1. Технология «клиент – сервер».
2. Технология совместного использования ресурсов в рамках глобальных сетей.
3. Технология универсального пользовательского общения в виде электронной почты.

     Можно сделать вывод, что постоянно расширяется и совершенствуется применение системы автоматизированных банков экономической информации и электронных форм документов, современной информационно-телекоммуникационной системы взаимодействия органов статистики с соответствующими федеральными и региональными информационными службами, министерствами, ведомствами и другими пользователями.

 

      2 АНАЛИЗ ТЕКУЩЕГО СОСТОЯНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ

     2.1 Современное представление о роли информационных технологий

     В настоящее время в Российской Федерации проводится широкий комплекс социально значимых реформ. Активно осуществляются административная реформа, реформы образования, здравоохранения и др. Особое значение придается вопросам развития в Российской Федерации информационных технологий – информатизации органов государственной власти и созданию в Российской Федерации основ «электронного правительства».

     В целях развития информационных технологий в стране принята и реализуется  Федеральная целевая программа  «Электронная Россия 2002-2010 годы». Программа  призвана создать условия, которые  позволят Российской Федерации достичь высокого уровня проникновения информационных и коммуникационнных технологий во все области жизни, включая государственное управление и общественную деятельность. Выполнение заложенных в Программе мер предусматривает повышение эффективности государственного управления, увеличение конкурентоспособности экономики и уровня развития общества.

     Активно идет работа по внедрению инфокоммуникационных технологий и принципов информационного  взаимодействия в практику органов  государственной власти. С этой целью Правительством Российской Федерации принята «Концепция использования информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти до 2010 года».

     Все это требует повышенного внимания органов государственного управления к проблемам создания и развития информационного обеспечения, эксплуатации и поддержки информационных ресурсов по вопросам, относящимся к их сферам деятельности, организации информационного межведомственного взаимодействия, предоставления гражданам и организациям государственных услуг, совершенствования и развития использующихся в органах государственной власти информационных систем, организации их взаимодействия и создания новых.

     Таким образом, переход страны к рыночной экономике потребовал от государственных органов управления не только коренных изменений в функциональном и организационно-правовом отношениях, но и новых подходов к вопросам информационной и информационно-аналитической поддержки принимаемых решений. Актуальность проблемы подтверждается принятием Общегосударственной программы информатизации России и развитие современного рынка, который предоставил широкие возможности по оснащению информационных систем программными и техническими средствами, рабочими станциями и локальными сетями. Информатизация органов государственного управления стала рассматриваться руководством и должностными лицами органов власти как неотъемлемое технологическое средство, обеспечивающее своевременную обработку запросов и способствующее выработке и принятию обоснованных решений. Пользователями информационных систем являются Администрация Президента РФ, Государственная Дума, Совет Федерации, правительственные структуры, законодательные органы власти всех уровней, руководство и аппарат федеральных министерств и ведомств, руководство и администрация органов власти субъектов Федерации.

     2.2 Проблемы информационных технологий управления

     Несмотря  на стремительный рост спроса на информационные и коммуникационные технологии со стороны  органов государственной власти, их внедрение не всегда приводит к улучшению качества функционирования государственного аппарата, а зачастую усиливает негативные последствия неэффективных административно-управленческих процессов.

     Сохраняются значительные различия между органами государственной власти по использованию информационных и коммуникационных технологий в своей деятельности, результаты внедрения таких технологий носят преимущественно локальный ведомственный характер. Существует серьезное отставание органов государственной власти субъектов Российской Федерации от федеральных органов государственной власти по уровню информационно-технологического обеспечения административно-управленческих процессов, а также по уровню развития информационно-технологической инфраструктуры и государственных информационных систем. Многие федеральные органы государственной власти не имеют комплексных программ внедрения информационных и коммуникационных технологий и совершенствования на их основе своей деятельности, что приводит к несистемным расходам на такие технологии. Основная доля бюджетных расходов приходится на приобретение и установку компьютерного и сетевого оборудования, что в целом свидетельствует о недостаточном уровне развития и использования прикладных информационных систем, а также доминировании технологического подхода к решению задач информатизации. При этом органы государственной власти в большинстве случаев зачастую дублируют разработку типовых программных решений поддержки выполнения возложенных на них функций. Закупка и внедрение программного обеспечения производятся без использования открытых стандартов, что приводит к несовместимости программно-технических решений, невозможности обмена данными между различными созданными государственными информационными системами.

     На  начальной стадии развития находятся  основные государственные информационные системы, содержащие учетную информацию о ключевых объектах государственного управления. Лишь в незначительном количестве органов государственной власти развернуты и используются комплексные системы электронного документооборота. В единичных случаях внедряются информационно-аналитические системы планирования и мониторинга деятельности органов государственной власти. Не автоматизированы процедуры сбора и обработки информации, необходимой для планирования и определения целевых показателей результативности деятельности органов государственной власти, а также единая информационная система контроля их достижения. Отсутствует единая система планирования и мониторинга эффективности реализации государственных программ и проектов.