КИС: проблемы комплексной автоматизации управления на современном этапе

Концепция CSRP

Последняя (по сроку  разработки) из концепций управления производственными ресурсами - CSRP (Customer Synchronized Resource Planning) - планирование ресурсов, синхронизированное с потребителем, была предложена компанией SYMIX. Сущность данной концепции состоит в том, что при планировании и управлении компанией можно и нужно учитывать не только основные производственные и материальные ресурсы предприятия, но и все те ресурсы, которые обычно рассматриваются как «вспомогательные», или «накладные». Это все ресурсы, потребляемые во время маркетинговой и «текущей» работы с клиентом, послепродажного обслуживания проданных товаров, перевалочных и обслуживающих операций, а также внутрицеховые ресурсы, т.е. элементы всего жизненного цикла товара.

Действительно, чтобы правильно управлять стоимостью товара, чтобы понимать, сколько  стоит продвижение, производство и  обслуживание товара данного типа, нужно учитывать все элементы его функционального жизненного цикла. Обратите внимание, что затраты на сервис, логистику и на маркетинг очень часто рассматриваются как накладные расходы. С точки зрения бухгалтерии это может быть и хорошо, но с точки зрения управления себестоимостью и оценки реальных затрат плохо, потому что в этой ситуации вы не имеете реальных затрат по конкретному виду товара, а сейчас это очень существенный компонент.

Реализация концепции CSRP на конкретном предприятии позволяет управлять заказами клиентов и в целом всей работой с ними на порядок «тоньше», чем это было с применением ранее рассмотренных методологий. Например, можно учесть возможные вариации спецификации изделия или технологической цепочки, что, как показывает практика, требуется достаточно часто. При расчете себестоимости можно учесть даже дополнительные операции по тестированию и административному обслуживанию заказа, не говоря уже о послепродажном обслуживании, что практически невозможно в MRP/ERP-системах, где данные расходы анализируются только «постфактум». 

1.3.2. Цели и области применения формализованных методов

Формализованные методы построения модели предприятия применяются при проведении так называемого обследования предприятия, имеющего целью отразить состояние деятельности предприятия по принципу «как есть».

Подобное обследование может проводиться, например, в рамках так называемого управленческо-организационного консалтинга и выполняется фирмой, внедряющей автоматизированную систему управления. Построенная в процессе обследования модель «как есть» используется в дальнейшем в качестве основы для поиска узких мест в управлении и построения модели по принципу «как должно быть» с выработкой рекомендаций по реорганизации системы управления. При построении этой модели также используются формализованные методы.

Концепции построения систем управления служат сегодня основой для разработки автоматизированных систем управления предприятиями. В литературе, периодике и рекламных проспектах вы можете, например, встретить такие слова, как «система класса MRPII», «система класса MRP/ERP» и т.п.

К сожалению, на сегодняшний день это зарубежные и весьма дорогостоящие системы. Позволить себе внедрить такую систему может только очень крупное предприятие, обладающее свободными финансовыми ресурсами и необходимым персоналом.

1.4. Общие проблемы автоматизации управления предприятием

Для автоматизации принятия управленческих решений на верхнем уровне необходимо учитывать очень большое число трудно формализуемых факторов. Далеко не все из них могут быть выражены количественно. Поэтому автоматизация управления сегодня - это, в основном, автоматизация различных областей учета, документооборота и др. с целью оперативной подготовки информации для принятия руководителями различных уровней обоснованных управленческих решений. Таким образом, основным результатом внедрения автоматизированной системы управления для вас явится возможность получения необходимой информации. Необходимо руководить работами по крайней мере в следующих направлениях:

• выбор подхода  к построению автоматизированной системы  управления на вашем предприятии;

• выбор конкретной базовой программной системы  управления из имеющихся на рынке;

• построение модели системы управления вида «как есть»  и, возможно, ее реорганизация на базе модели «как должно быть»;

• внедрение  системы автоматизации управления;

• анализ плановой эксплуатации системы и определение  направлений ее развития в соответствии с направлениями развития бизнеса.

  
 

Комплексная автоматизация 
 

2.1 Особенности  комплексной автоматизации

Чтобы понять особенности  комплексной автоматизации управления, рассмотрим некий гипотетический (но, как показывает практика, достаточно реальный для большого числа предприятий) пример неудачной организации процесса автоматизации управления.

1. На определенном  этапе жизненного цикла предприятия  руководители структурных подразделений ставят перед дирекцией вопросы о необходимости автоматизации участков их деятельности. Как правило, автоматизация начинается с задач бухгалтерии. Представители бухгалтерии уверяют руководство предприятия, что они нашли удобную и недорогую систему автоматизации бухучета, которая решит многие из их проблем. Поскольку предполагаемые затраты действительно выглядят небольшими, руководитель (иногда не особенно вникая в суть дела) дает добро на приобретение системы.

2. Далее службы  планирования, снабжения, сбыта,  управления кадрами, маркетинга  и рекламы, секретариата и прочие  в свою очередь предлагают приобрести вроде бы неплохие системы для автоматизации элементов их работы. Каждая из этих систем тоже стоит сравнительно недорого, системы приобретаются и каким-то образом вводятся в эксплуатацию. В результате на предприятии образуется несколько «островков» автоматизации, решающих отдельные локальные задачи. Термин «островки» употреблен здесь не случайно. Эти участки автоматизации представляют собой именно острова, поскольку в большинстве случаев не связаны между собой информационными потоками данных, отражающих особенности процесса управления конкретным предприятием.

3. Внедренные  системы неплохо справляются  с подготовкой формальных документов  для внешних организаций (налоговая  инспекция, различные фонды и  пр.), однако практически не помогают  повысить эффективность процесса  управления. На стол руководителю  ложатся различного рода отчеты, справки и другие документы  с согласованной номенклатурой  позиций, интервалами времени,  единицами измерения. Анализ этих  материалов требует существенных  затрат времени и далеко не  всегда дает руководителю желаемые  результаты для интегрированной  оценки деятельности предприятия  оперативного принятия тактических и стратегических управленческих решений.

4. На уровне  предприятия предпринимается попытка  объединить имеющиеся системы, так сказать “построить мосты между островами”. Поскольку системы приобретались независимо друг от друга, полностью совместить их, как правило, не удается. С течением времени неразбериха увеличивается, система становится просто неуправляемой. В результате приходится констатировать, что вложенные в автоматизацию средства не оказали никакого влияния на повышение эффективности процесса управления. Стороны руководства следуют организационные выводы, которые  сводятся к «наказанию невиновных и награждению неучаствующих».

Рассмотренная ситуация типична для так называемой “островной” (или, как еще иногда говорят, «кусочной», «лоскутной») автоматизации хозяйственной деятельности предприятия.

Так почему же «островная»  автоматизация обычно не дает желаемого  эффекта в совершенствовании  процесса управления предприятием? Ответ  на этот вопрос достаточно тривиален. Потому что реализации этого подхода  обычно и не ставится в явном виде цель повышения эффективности управления предприятием в целом. 

Как только целью  автоматизации становится повышение эффективности управления предприятием в целом, а фактически это в определенной степени сводится к повышению эффективности вашего труда предприятия, чувствуются все недостатки островной автоматизации и это неизбежно приводит к ее альтернативе - комплексной автоматизации. При комплексной автоматизации решение локальных задач отдельных структурных подразделений проводится в рамках единой задачи - оптимизации процесса управления.

Комплексная автоматизация  управления предприятием реализуется в рамках комплексной системы автоматизации.

Комплексная система  автоматизации - это система управления  финансово-хозяйственной  деятельностью  предприятия, обеспечивающая принятие обоснованных управленческих решений  на основе качественной и достоверной информации, получаемой с помощью современных управленческих и информационных технологий. Она обеспечивает ведение оперативного, бухгалтерского и управленческого учета и строится на основе единого информационного пространства, охватывая и координируя всю совокупность управленческих процессов предприятия. Комплексная автоматизированная система управления предприятием является сегодня одной из важнейших составляющих успешного развития бизнеса. Если эта система выбрана и реализована правильно, она помогает устранить многие недостатки в управлении, например:

• разобщенность  управленческих и информационных технологий;

• несоответствие систем планирования и контроля;

• неэффективность  управления затратами;

• неэффективность  использования финансовых ресурсов (из-за отсутствия в нужные сроки выверенной информации о запасах и затратах).

Этот список можно продолжать достаточно долго, его состав будет определяться, в частности, особенностями бизнеса и сложившейся на предприятии системой управления.

В целом комплексная  автоматизированная система управления предприятием должна обеспечивать:

1. высшее руководство - информацией для стратегического планирования, финансово-экономического прогнозирования и анализа хозяйственной деятельности;
2. руководство среднего уровня - информацией для оперативного планирования и координации подконтрольных ему функций;

  3) рядовых сотрудников - эффективными инструментами для внедрения должностных функций, регистрации фактов хозяйственной деятельности и принятия оперативных решений.

2.2 Задачи комплексной  автоматизации

Комплексная система управления предприятием представляет собой информационную систему, в которой оперативно накапливаются и обрабатываются данные о текущей финансово-хозяйственной деятельности предприятия. В литературе и проспектах эти системы часто так и называются - корпоративная информационная система (КИС).

КИС должна вести  себя так же, как и система управления самолетом, любое управляющее воздействие летчика (руководителя) должно без искажений и в заданное время поступать на исполнительные механизмы, а состояние этих механизмов и результаты их работы должны отображаться на «приборной доске» КИС. Управляя самолетом, летчик должен быть убежден, что показания приборов отражают ситуацию на текущий момент, а не с опозданием, скажем, на полчаса. В идеале также должна вести себя и КИС (с учетом того, что масштаб реального времени может измеряться не долями секунды, как у самолета, а, например, месяцами, в зависимости от особенностей бизнеса).

При создании комплексной  системы автоматизации управления предприятием должны быть решены следующие  основные задачи:

• создание или  оптимизация единой системы планирования деятельности предприятия, основанной на учетных процедурах и дополненной эффективным механизмом управления;

• постановка или  оптимизация внутренней учетной  политики предприятия с детализацией, обеспечивающей управленческий учет и  объективный анализ результатов  финансово-хозяйственной деятельности;

• поддержка  принятия решений на всех уровнях  управления на основе совершенствования процессов сбора и обработки различных видов информации.

Частные задачи, решаемые КИС, во многом определяются областью деятельности, структурой и другими особенностями конкретных предприятий. Приведу здесь примерный перечень задач, которые должна решать КИС на различных уровнях управления предприятием. Руководство предприятия:

• обеспечение  достоверной информацией о финансовом состоянии компании на текущий момент и прогнозе на будущее;

• обеспечение  контроля сверху донизу за работой  предприятия, желательно с возможностью выявления конкретного лица, допустившего ошибку;

• обеспечение  четкой координации работ и ресурсов;

• предоставление оперативной информации о негативных тенденциях, их причинах и возможных мерах по исправлению ситуации;