Анализ деятельности кадровой службы и ее автоматизации на примере открытого акционерного общества «Уральский научно-исследовательский и

8. Перестановка кадров по результатам аттестации.

Подготовленные по результатам  аттестации работников предприятия рекомендации, как правило, содержат предложения о повышении, понижении, переводе, об увольнении работников. Они могут также содержать предложения о дополнительном стимулировании работников, о целесообразности их профессиональной переподготовки и т. д. На основе представленных аттестационной комиссией предложений кадровая служба предприятия готовит структуру перемещения работников внутри предприятия, а также готовит предложения руководству о целесообразности увольнения сотрудников, не соответствующих предъявляемым к ним требованиям.

9. Подготовка руководящих кадров.

Одной из наиболее важных задач, стоящих перед кадровой службой  предприятия, является проведение работ  по обеспечению эффективности труда  руководящего состава за счет укрепления его профессиональными управленческими  кадрами. Естественно, что решения  по укреплению руководящего состава  управленческими кадрами принимаются  руководством предприятия, однако подготовка своевременных предложений осуществляется кадровой службой и службой безопасности предприятия. 
Чтобы эта задача решалась своевременно и эффективно, на предприятии должна существовать система подготовки резерва управленческих кадров, в том числе из контингента молодых специалистов, что в значительной степени обеспечивает преемственность в системе управления предприятием.

10. Социальная защита персонала.

Предметом постоянного внимания руководства предприятия должны быть социальные условия, созданные  для его работников, поскольку  производительность труда и их отношение  к труду во многом определяются именно социальными условиями. Кадровая служба предприятия должна отслеживать условия труда и быта работников и членов их семей, иметь четкое представление о среднем уровне социальных условий, о социальных условиях, созданных для работников предприятиями-конкурентами. Кадровая служба должна готовить рекомендации по улучшению условий труда и быта работников, по развитию социальной инфраструктуры. Кадровая служба по мере возможности должна способствовать обеспечению работников и членов их семей нормальными условиями проживания, решению проблем, связанных со здоровьем, отдыхом, питанием.

11. Юридические и дисциплинарные аспекты.

В обязанности кадровой службы предприятия входят разработка форм и заключение трудовых договоров, контрактов с вновь принимаемыми работниками  или перевод всех работников предприятия  на новые договорные условия, если решение  об этом принимает руководство предприятия.

В случае необходимости готовятся  предложения о мерах дисциплинарного  воздействия по отношению к отдельным работникам. Кадровая служба занимается также разработкой должностных инструкций, рассмотрением трудовых споров и конфликтов, заявлений и жалоб работников.

4. Функции кадровой службы

• работка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития конкретной организации;
• оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством РФ;
• учет личного состава;
• хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;
• контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом;
• изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;
• анализ деловых качеств специалистов организации с целью рационального использования кадров;
• создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов;
• работа по созданию резерва на выдвижение;
• подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию работников;
• подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии;
• подготовка материалов для представления работников к поощрению и награждению;
• принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников;
• организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;
• ведение всей отчетности по кадровым вопросам.

5. Автоматизация кадровой службы

Система кадровой документации достаточно специфична. В работе с  личным составом создаётся большой объём однотипных документов, легко поддающихся формализации.

Создание унифицированных  форм этих документов и их электронных  версий, использование специальных  компьютерных программ значительно  облегчает работу всех, кто работает с кадровыми документами. Применение компьютера делает возможным даже силами одного специалиста выполняющего функции  кадровика, вести документацию по личному  составу средних и даже крупных  организаций.

Служба кадров сегодня  оснащена современной оргтехникой, специализированными программами, обеспечивающими однократный ввод информации по личному составу и  её использование всеми подразделениями.

Внедрение компьютерной техники  позволяет накапливать массивы  информации (базы данных) и документы  в электронной форме по всем сотрудникам  организации, кадровому резерву, быстро находить и эффективно обрабатывать всю необходимую информацию по личному  составу.

Кадровая документация –  непременная часть документов любой  организации. Она ведётся кадровой службой.²

Использование информационных технологий позволяет существенно  повысить эффективность работы кадровой службы. Рынок информационных технологий предлагает широкий выбор программных  продуктов для решения актуальных проблем управления персоналом и  оптимизации бизнес-процессов в  компаниях разного уровня организационного развития и разных направлений деятельности.

Автоматизированная система  управления кадровой службой позволяет вести учет работников, издавать и регистрировать приказы, следить за предоставлением отпусков, получать разнообразную аналитическую информацию и решать многие другие задачи. Программы управления человеческими ресурсами помогают не только эффективно распределять трудовые ресурсы и управлять капиталом, но и являются источником, из которого служащие могут получать сведения как корпоративного, так и индивидуального характера. Системы учета кадров были разработаны на основании программ расчета заработной платы. В дальнейшем функционал этих программ значительно расширился. Это было связано с осознанием руководителей предприятий необходимости качественных изменений в работе отдела кадров.

 Оптимизация работы персонала,  рост профессионализма специалистов  по работе с персоналом приводит  к тому, что деятельность по  управлению кадрами становится  все более технологичной, системной  и качественной. Успех любой компании  зависит часто от того, насколько  эффективным будет работа отдела  кадров, задача которого — найти  и удержать нужных специалистов, а также правильно распределить  имеющиеся трудовые ресурсы. Иногда  при этом приходится вносить  коррективы в структуру компании. Соответственно растут и потребности  в эффективных инструментах управления  потоками информации. В связи  с этим разработчики автоматизированных  систем должны уделять больше  внимания развитию программных  продуктов по управлению человеческими  ресурсами, искать пути объединения  необходимых функций в единую  информационную систему управления  кадрами.

Программный продукт по управлению кадровой службой позволяет:

• оперативно получать аналитическую информацию и принимать обоснованные управленческие решения;
• организовать бизнес-процессы по управлению персоналом, исключить многократный ввод одних и тех же данных в учетную систему и оптимизировать ежедневную работу сотрудников различных служб компании;
• наладить эффективный учет всей информации, относящейся к персоналу компании, создавая тем самым основу для анализа и планирования затрат на персонал;
• вести учет в соответствии с законодательством и минимизировать риск финансовых санкций со стороны фискальных органов.

На сегодняшний день существует достаточно много систем управления кадровой службой, представленных как  комплексными программами, которые  охватывают весь диапазон задач управления человеческими ресурсами, так и  узкоспециализированными решениями.

В первую очередь необходимо определить: для чего нужна автоматизация, какие  требования предъявить к информационной системе и каких результатов  от нее ожидать.

Обычно среди автоматизируемых функций - основные и наиболее трудоемкие бизнес-процессы, связанные с управлением  персоналом: прием на работу, перевод, увольнение, оформление отпусков и  т. д. Также в автоматизации нуждаются  такие процессы, как учет рабочего времени и начисление заработной платы.

Использование новых технологий значительно  повышает эффективность работы кадровых служб за счет использования преимуществ  информационных систем. Важно не ошибиться  с определением как самого программного обеспечения, так и компании-поставщика. В случае неудачного выбора могут  не оправдаться предварительные  ожидания, и, как следствие, — «ручная  работа», удорожание проекта внедрения, использование системы с ущербом  для производительности (с учетом уже затраченных временных и  финансовых средств на ее приобретение и внедрение), а в итоге, возможно, полный отказ от программного обеспечения.

При выборе программного обеспечения  следует выделить несколько ключевых этапов, определяющих успешность проекта  автоматизации в целом. В первую очередь необходимо руководствоваться сравнением начальных функциональных возможностей систем (типовой конфигурации) с поставленными задачами. На этом этапе также необходимо оценить гибкость продукта, т. е. степень легкости его адаптации к специфическим требования будущих пользователей.

Вторым важнейшим этапом является приспособление продукта к требованиям национального законодательства. Повышенным спросом пользуются системы с оперативной поддержкой изменений в соответствии с требованиями законодательства, опробованные в реальной работе на российских предприятиях.

Следующим этапом является соотношение цены и полезного функционала сравниваемых систем. При этом необходимо учитывать такие показатели, как простота использования, быстродействие, необходимые технические средства, надежность и пр. Очень важно обратить внимание не только на цену программного продукта, но и на совокупную стоимость программного обеспечения, консультационных услуг и послепроектного сопровождения системы. Иногда стоимость внедрения может ощутимо превышать стоимость программы.

Качество внедрения, сроки выполнения проекта, решение поставленных задач  и общая удовлетворенность результатами проекта напрямую зависят от опыта  и знаний консультантов компании-поставщика. При выборе компании-поставщика следует  учесть количество выполненных проектов предлагаемого программного обеспечения, обратить внимание на стабильность, опыт и репутацию этой компании на рынке  и т. д. Не стоит забывать, что сведения о неудачных проектах быстро распространяются. И если ваша компания ориентирована на долгосрочные перспективы в бизнесе, то выбирать партнера в сфере автоматизации надо на основании его успешного опыта работы на отечественном рынке.

Автоматизация любого процесса —  серьезный проект, требующий постоянного  внимания и участия будущих пользователей. Автоматизация отдела кадров - процесс  не только технический, но и творческий. К сожалению, в разработке информационных систем профессиональные кадровики  принимают недостаточное участие, а заложенные в системы «книжные»  модели управления кадрами не всегда пригодны для реальных управленческих процессов. Профессионализм и практический опыт специалистов-кадровиков, четкое понимание задачи и творческий подход к делу будут очень уместны для развития корпоративной системы управления кадрами.

6. Анализ программ автоматизации кадрового делопроизводства

В своем развитии ЭВМ прошли несколько поколений, аналогично и  программное обеспечение, используемое в контуре автоматизации деятельности предприятий и организаций, прошло такой же путь: от отдельных расчетных  программ к комплексам программ, автоматизированным рабочим местам (АРМам), комплексам АРМов, к интегрированным автоматизированным системам обработки информации и управления. В настоящее время комплексные системы автоматизации обеспечивают планирование всех ресурсов, но уже намечается переход к корпоративным системам, в которых производится создание принципиально новых эффективных бизнес-процессов в управлении, которых прежде не было на предприятии. Аналогичный путь прошли и системы автоматизации кадрового делопроизводства.