Анализ деятельности предприятия

3. Аудит материально-производственных  ценностей

3.1 Задачи, объекты,  источники и организация аудиторской  проверки

Целью аудиторской  проверки материально-производственных запасов является формирование мнения о достоверности показателей отчетности по статьям материальных ценностей "Запасы" и о соответствии применяемой в организации методики учета и налогообложения операций с МПЗ действующим в Российской Федерации нормативным документам. Это достигается проведением проверок на существенность, а также структур контроля и системы бухгалтерского учета и оценкой риска аудита, который зависит от характера запасов предприятия и их важности для бухгалтерских отчетов.

Значение аудиторской  проверки операций с товарно-материальными ценностями организации велико. Помимо записей бухгалтерского учета источником информации и товарно-материальных ценностях служит первичная документация: приходные ордера, требования и другие, рассматриваемые нами во второй главе дипломной работы. Первичные документы по поступлению и расходу производственных запасов играют важную роль в организации материального учета, так как являются его основой. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последовательный контроль за движением, сохранностью и последующим использованием материальных ресурсов. Первичные документы по движению материалов должны тщательно оформляться, обязательно содержать подписи лиц, совершивших операции и коды соответствующих объектов учета. Контроль за соблюдением правил оформления движения материальных ресурсов возложен на главного бухгалтера и руководителей соответствующих подразделений рассматриваемого предприятия.

Приступая к проверке аудитору необходимо изучить все  нормативные документы, касающиеся порядка приема, учета, хранения и отпуска материальных ценностей, в частности, положения по учету материалов, тары, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, о порядке выдачи доверенностей материально-товарных ценностей и другие.

Основной целью  аудиторской проверки является получение  достоверности информации:

о наличии, движении и оценке имеющихся в наличии  материальных ценностей;

об обеспечении  сохранности ценностей и соблюдении установленных нормативов их производственного  потребления;

о распределении  стоимости израсходованных на производство материальных ценностей по объектам калькулирования.

3.2. Методика аудита  материально-производственных ценностей

Методика аудита материальных ценностей содержит ряд  этапов. Рассмотрим каждый из них.

Этап 1. Проверку операций с материальными ценностями рекомендуется  начинать с анализа их оценки, так  как в фактическую себестоимость  приобретения материалов помимо их стоимости  по ценам приобретения включаются также: транспортно-заготовительные расходы;

уплачиваемые снабженческим  организациям комиссионные вознаграждения;

таможенные пошлины; оплата услуг сторонним организациям по транспортировке, доставке и хранению ценностей. В то же время аудитор  должен проверить, не включались ли в  стоимость материалов расходы на содержание складов, отделов снабжения и сбыта производства или расходы на командирование работников для оформления и согласования договоров на поставку материалов, которые должны включаться в состав общехозяйственных расходов.

Этап 2. Он включает три основных вопроса: инвентаризация товарно-материальных ценностей; проверка полноты их оприходования; анализ правильности списания.

Проверка запасов  рассматривается обычно как основная часть аудита на тех предприятиях, где их сумма является значительной величиной. Преднамеренное или непреднамеренное искажение количества или оценки данных по запасам мгновенно сказывается как на финансовых результатах предприятия (поскольку оказывает влияние на определение себестоимости реализованной продукции), так и на балансе в целом.

Отсутствие объективной  информации о состоянии и стоимостной  оценке товарно-материальных ценностей  негативно отражается на финансовом состоянии предприятия, поскольку, во-первых, администрация предприятия  не имеет возможности точно планировать деятельность предприятия, во-вторых, искажаются показатели финансового состояния предприятия, и внешние пользователи отчетности (кредиторы, банки, инвесторы) не могут объективно судить о рентабельности и платежеспособности предприятия, в-третьих, происходит искажение сумм налогов.

В функции аудитора при проверке товарно-материальных ценностей входят: присутствие при  инвентаризации, если запасы значительны  и аудитор относится с доверием к ожидаемым результатам; наблюдение за выполнением процедур инвентаризации и идентификации с целью определения степени соответствия их инструкциям, разработанным администрацией, или нормативным законодательным актам; их способности решить тройную задачу:

обеспечить точность результатов инвентаризации и отражения последних;

устранить двойной  счет и обеспечить полноту охвата запасов; выявить устаревшие, медленно оборачивающиеся и поврежденные запасы; проверка правильности подсчета на основе случайной выборки; проверка правильности отнесения операций к  отчетному периоду на участках, где осуществляется движение запасов (это необходимо для подтверждения точности и полноты обхвата при инвентаризации); получение удовлетворительных объяснений по поводу несоответствий учетным данным и корректировка последних; проверка правильности оценки фактического объема запасов.

До проведения инвентаризации аудитору следует запросить документы  о результатах инвентаризации за прошлые периоды, проанализировать изменения в количестве и структуре  запасов, обсудить с администрацией вопросы организации и проведения контрольно-инвентаризационной работы;

ознакомиться с  номенклатурой и объемами товарно-материальных ценностей, а также получить информацию обо всех местах их хранения; выявить  дорогостоящие объекты и методы их учета; проанализировать систему внутреннего контроля, хранения и документирования движения ценностей;

договориться об участии в инвентаризации компетентных специалистов и проинструктировать их.

Сроки и частота  проведения инвентаризаций предусмотрены  Законом о бухгалтерском учете и отчетности. При смене материально-ответственных лиц, изменении формы собственности предприятия также требуется обязательное ежегодное проведение инвентаризации в конце года, но не ранее 1 октября отчетного года.

Права аудитора при  проведении инвентаризации регулируются Федеральным законом от 07.08.2001г. № 119-ФЗ «Об аудиторской деятельности». Следует иметь ввиду, что в обязанности аудитора не входит проведение инвентаризации, так как в Законе о бухгалтерском учете и отчетности эта обязанность возложена на руководителя предприятия.

Аудитору следует  убедиться в том, что проведение инвентаризации начинают с получения  последнего товарного отчета со всеми  документами, а также подписи  материально-ответственного лица о  том, что все товарно-материальные ценности и все документы как по приходу, так и по расходу им предъявлены.

При проведении инвентаризации аудитор не должен входить в состав инвентаризационной комиссии, но наблюдая за ее работой, он следит за правильностью  выполнения процедур, которые позволят правильно идентифицировать запасы, определить их количество. Аудитор проводит контрольные проверки, время от времени сверяя свои записи с записями инвентаризационной комиссии. Прежде всего, он обращает внимание на дорогостоящие, устаревшие или поврежденные ценности; исследует, хранятся ли запасы третьим лицам отдельно с тем, чтобы отследить правильность их отражения в учете. На основе этого устанавливается достоверность определения остатков ценностей.

Особое внимание при проведении инвентаризации следует  обращать на номера, марки, наименования товарно-материальных ценностей. Иногда при сличении номеров и марок, указанных в паспортах и данных приходных документов, обнаруживается замена нового автомобильного мотора бывшим в употреблении или дорогостоящего дешевым.

При аудите запасов  и незавершенного производства их неправильное отражение непосредственно сказывается  на финансовых показателях. Необходимо проверить правильность отнесения  операций к данному отчетному  году, для чего аудитор должен сосредоточиться  на ряде моментов.

По реализованным  или отгруженным в отчетном году товарно-материальных ценностям надо сопоставить учтенные в конце  года в журналах-ордерах отгрузки с накладными и выставленными  счетами. Аудитору необходимо знать  метод учета реализации, применяемый клиентом.

Предприятие в своей  учетной политике при определении  реализации продукции по поступлению  денежных средств должно опираться  на условия хозяйственных договоров, которые предусматривают передачу прав собственности на продукцию  на дату ее оплаты. Для целей бухгалтерского учета следует руководствоваться допущением временной определенности фактов хозяйственной деятельности, которое предусматривается Положением об учете и отчетности.

При проверке событий  после даты составления баланса  и установления правильности их отнесения к тому или иному отчетному периоду аудитор должен выполнить следующие процедуры: отобрать операции по отгрузке товарно-материальных ценностей, учтенные в начале следующего года для выборочного тестирования и сверить их с накладными и выставленными счетами; убедиться, что среди учтенных операций нет таких, которые бы относились исходя из дат отгрузки в первичных документах к отчетному году.

Аналогичные тесты  проводятся в отношении правильности отнесения по периодам оприходования  товарно-материальных ценностей. При проверке отражения аудитор концентрирует внимание на данных счетов-фактур на товары, поступившие в самом конце отчетного периода, а также данных счетов-фактур на товары, поступившие в самом начале нового отчетного периода, их отражении на счетах бухгалтерского учета (по дебету счетов запасов: 10 «Материалы», », 41 «Товары» и кредиту расчета счетов с кредиторами: 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», 61 «Расчеты по авансам выданным»).

Затем проводится оценка поступления товарно-материальных ценностей имевшихся в отчетном периоде, на которые счета-фактуры  пока не поступили. Аудитор должен убедиться, что они правильно отражены на счетах по ценам последнего поступления  от данного поставщика.

Очень важно, чтобы  аудитор в целях последующего контроля сразу же по окончании инвентаризации снял копию инвентаризационной ведомости, поскольку на практике встречались  случаи, когда в инвентаризационные ведомости вносились существенные изменения.

В инвентаризационные ведомости, составляемые по результатам  инвентаризации включают данные о выявленных излишках и недостачах. Аудитор проверяет  правильность данных, включенных в  инвентаризационную ведомость, то есть проводит сверку фактического наличия основываясь на своих записях результатов инвентаризации и учетных данных. При этом аудитор обращает внимание на возможные признаки, свидетельствующие о сокрытии недостач, а именно: не оговоренные исправления цен, количества и сумм отдельных товаров (материалов) в ведомостях, подчистки записей;

добавление и дописки  цен в инвентаризационные ведомости; исправленный подсчет единиц товара по страницам описи; проверки отдельных  товаров в конце описи и  другие.

Если по результатам  проведенной инвентаризации выявлены расхождения фактического и учетного количества, то необходимо выяснить: а) насколько часто встречаются расхождения и какова их значимость; б) влияние этих расхождений на план выборочной аудиторской проверки. Если общая сумма превышает допустимую ошибку, то аудитор должен принять решение о том, как следует оценить сальдо отчетов товарно-материальных ценностей. Вероятнее всего аудитор увеличит объем выборки, однако, если очевидно что уровень ошибок слишком высок, то простейшим способом разрешения проблемы будет требование аудитора к клиенту сплошной инвентаризации запасов в ближайшие сроки и о совершенствовании системы внутреннего контроля.

Если по результатам  проведенной инвентаризации выявлены расхождения фактического наличия  и учетных данных, должен быть выпущен приказ руководителя предприятия и в соответствии с его предписаниями расхождение должно быть исправлено. Учетные данные следует заменить фактическими или же, если материально-ответственное лицо не согласно в недостаче, его доводы должны быть проанализированы и проведена повторная инвентаризация. Кроме того, проверяется своевременность и эффективность взыскания с ответственных лиц задолженности по недостачам ценностей, выявленные за прошлые периоды.

Практика показывает, что учет выявленных излишков и недостач ведет к отклонениям от предписанных норм бухгалтерского учета, например, часто недостачи засчитываются излишками в отношении разных товаров, излишки и недостача неверно отражаются на счетах бухгалтерского учета.