Автоматизированная информационная система бухгалтерского учета

Классификация информационных систем по признаку структурированности  решаемых задач:

• Модельные информационные системы позволяют установить диалог с моделью в процессе ее исследования (предоставляя при этом недостающую для принятия решения информацию), а также обеспечивает широкий спектр математических, статистических, финансовых и других моделей, использование которых облегчает выработку стратегии и объективную оценку альтернатив решения. Пользователь может получить недостающую ему для принятия решения информацию путем.
• Использование экспертных информационных систем связано с обработкой знаний для выработки и оценки возможных альтернатив принятия решения пользователем. Реализуется на двух уровнях:
• Первый уровень (концепция «типового набора альтернатив») – сведение проблемных ситуаций к некоторым однородным классам решений. Экспертная поддержка на этом уровне реализуется созданием информационного фонда хранения и анализа типовых альтернатив.
• Второй уровень – генерация альтернативы на основе правил преобразования и процедур оценки синтезированных альтернатив, используя базу имеющихся в информационном фонде данных.

Экспертные  системы представляют совокупность фактов, сведений и данных с системой правил логического вывода информации на основании логической модели баз  данных и баз знаний. Базы данных содержат совокупность конкретных данных, а базы знаний – совокупность конкретных и обобщенных сведений в рамках логической модели базы знаний.

1.2. Информационная стратегия  как ключевой фактор успеха

Известно, что руководство предприятия  и пользователи воспринимают ценность информационных технологий различным образом. Чем выше уровень в иерархии руководства, тем больше ослабляется внимание к информационным технологиям и растет внимание к деятельности предприятия.

Информационные  технологии требуется создавать  таким образом, чтобы они поддерживали все потребности предприятия с позиции улучшения временных и функциональных показателей, а инфраструктура информационных технологий обеспечивала бы рост всего предприятия за счет улучшения уровня удовлетворенности клиентов.

Для того чтобы реализовать эту цель, необходимо:

• обладать своевременной, пригодной к использованию и надежной информацией;
• использовать производительные и эффективные методы и средства (измерение характеристик, управление знаниями и т.д.);
• предусматривать возможность интеграции применяемых технологий.

Один  из способов достижения поставленных целей заключается в создании и реализации информационной стратегии (далее ИТ-стратегии) предприятия. ИТ-стратегия состоит из рационального использования имеющихся в организации информационных технологий, которые отвечают и поддерживают миссию предприятия.

Основные  цели ИТ-стратегии:

• соответствие задачам и стратегии предприятия;
• создание условий по использованию всех возможностей деятельности и, соответственно, получению максимальных преимуществ;
• использование ИТ-ресурсов должным образом;
• управление ИТ-рисками, связанными с использованием информационных технологий.

Основные составляющие ИТ-стратегии представлены на рисунке 1.

Рисунок 1.1 – Составляющие ИТ-стратегии

Создание  ИТ-стратегии

Процесс создания ИТ-стратегии начинается с установления целей для имеющихся на предприятии информационных технологий и определения начальных направлений развития. Затем выясняются измеримые показатели деятельности, значение которых сравнивается с желаемыми значениями. Итогом могут явиться изменения в деятельности предприятия. После установки целей и перечня измеряемых показателей основной задачей для правления становится достижение этих целей, а для дирекции – проведение изменений, способствующих их реализации.

1.3. Внешнее и внутреннее информационное окружение предприятия

Развитие  информатизации бизнеса показало, что  ИТ и бизнес взаимно влияют друг на друга. С одной стороны, информационные технологии и построенные на их основе информационные системы должны быть полностью интегрированы в деятельность предприятия. С другой стороны, бизнес должен постоянно чувствовать поддержку со стороны ИТ и не только открывать для себя новые возможности, но и развивать их, чтобы извлечь максимальную выгоду из новых технологий. Таким образом, ИТ постепенно смещаются в центр парадигмы управления предприятием.

Взаимодействие  между технологиями и бизнесом - сложная и комплексная проблема. Оно подвержено влиянию большого числа факторов, включая структуру бизнеса, организационно-функциональное построение предприятия, бизнес-правила, политику, корпоративную культуру, опыт и знания управленцев, внутренние технологические процессы, внешнее окружение.

Менеджеры должны постоянно принимать эти  факторы во внимание, чтобы успешно  внедрять и использовать новые ИТ или управлять существующими системами.

Вычислительные  и телекоммуникационные средства достигли такого уровня развития, а объемы перерабатываемой информации стали настолько велики, что информация стала товаром  и важнейшим стратегическим ресурсом.

Организации создают ИС, чтобы повысить эффективность  и конкурентоспособность своего бизнеса. Это важнейшая, но не единственная причина для создания дорогостоящих  систем. Существует много других причин, отличных от сугубо экономических, которые приводят руководителя компании, корпорации, холдинга к необходимости инвестировать средства в информатизацию бизнеса.

Рисунок 1.2 – Внешние и внутренние факторы, вызывающие изменения в структуре и политике компании

На рисунке 2 отражены внешние и внутренние факторы, вызывающие изменения в структуре и политике компании в соответствии с моделью конкурентных сил Портера. Процесс взаимодействия внешних и внутренних факторов развития компании показан на рисунок 3.

Рисунок 1.3 – Процесс взаимодействия внешних и внутренних факторов развития компании

Разделение  систем ИТ на внешние и внутренние подсистемы необходимо для эффективной компенсации «давления» внешних и внутренних факторов. Чтобы выжить в современных условиях, компания должна постоянно приспосабливаться к изменяющемуся окружению.

Фирма не может сегодня, по определению, оставаться стабильной – она должна успевать меняться, чтобы:

• удовлетворять постоянно изменяющимся требованиям потребителей,
• не уступать соперникам в условиях жесткой конкуренции,
• совершенствовать внутренние процессы, расширять диапазон товаров и услуг,
• ставить перед персоналом реальные цели, предоставляя для их реализации достаточную творческую свободу действий в рамках тактических задач,
• развивать в первую очередь те бизнес-процессы, которые ориентированы на выполнение ожиданий клиента.

Для этого  недостаточно просто формулировать  и передавать руководящие указания по цепочке многоуровневой управленческой иерархии компании.

Компания  и её информационные службы должны быть организованы таким образом, чтобы  система управления помогала отслеживать  изменения во внешнем мире и формировать  соответствующие изменения в  стратегии и политике компании. Таким  образом, одной из главных задач  ИС предприятия является обеспечение  информационного взаимодействия между  внешним окружением и внутренней средой (рисунок 4).

Рисунок 1.4 – Внешняя и внутренняя среды предприятия

В компании имеется внешняя и внутренняя информация в зависимости от источника  ее возникновения. Она отражает взаимопроникающие  организационные, управленческие и  производственные процессы в компании и составляет ее информационные ресурсы.

Любое предприятие, получающее ресурсы, в том числе  и информационные, перерабатывает их в продукты своей деятельности. При  этом оно порождает специфическую  внутреннюю среду, которая формируется  совокупностью структурных подразделений, персоналом, техническими средствами и технологическими процессами, экономическими и социальными отношениями.

Информация  внутренней среды отражает финансово-экономическое  состояние предприятия и результаты его деятельности. Обработка этой информации осуществляется посредством  стандартных формализованных процедур.

Внутренняя  информация, как правило, точна и  адекватно отражает состояние предприятия.

Примеры внутренней информации: планы, приказы, распоряжения, отчеты, производственные данные, движение финансов и других ресурсов, подготовка персонала, сферы  применения продуктов деятельности, методы и каналы сбыта, техника продаж, заказы, поставки.

Источники внутренней информации: директорат и  администрация предприятия, планово-финансовые подразделения, бухгалтерия, ИТ-отделы и вычислительные центры, отделы главного инженера и главного механика, производственные подразделения, юридические, эксплуатационные и ремонтные службы, отделы логистики, закупки и сбыта.

Внешняя среда – экономические, политические и социальные субъекты, действующие за пределами предприятия, связи и отношения с ними. Это, соответственно, экономические, политические, социальные, технические, технологические, научные и другие отношения с партнерами, потребителями, конкурентами, государственными органами и общественными организациями.

Информация  внешней среды часто неполна, противоречива, приблизительна, разнородна, неадекватно отражает состояние  внешней среды.

Примеры внешней информации: рынок и его  нестабильность, требования и ожидания потребителей, "происки" конкурентов, тенденции в деловой среде  и состояние мировых рынков, спрос  и предложения, изменения в законодательстве.

Источники внешней информации и формы ее подачи чрезвычайно разнообразны. Самыми важными из них такие:

1. Общая информация о состоянии экономики: информационно-аналитические обзоры, специализированные печатные издания, газеты, Интернет-сайты. Например, сервер «РосБизнесКонсалтинг» (www.rbc.ru) предоставляет следующую информацию:

• оперативные экономические новости;
• оперативную информацию с СЭЛТ/FOREX;
• биржевые индексы (Доу-Джонс, АК&М, NIKKEY);
• данные по валютному, фондовому, вексельному, кредитному рынкам;
• аналитическую информацию по отраслям производства и банковским ресурсам.

2. Специализированная экономическая информация. На информационном сервере Центробанка (www.crb.ru) можно найти всю свободно распространяемую информацию по финансовому рынку – межбанковский кредитный рынок, ставки привлечения рублевых и валютных депозитов, рынок облигаций Банка России, рынок государственных ценных бумаг, курсы валют на любую прошедшую дату, динамика валют, кросс-курсы и т. д.

3. Официальная информация из государственных органов и органов управления – законы, указы, постановления, нормативные документы, сообщения таможенных и налоговых органов.
4. Информация по ценам на товары: журналы и бюллетени, каталоги, сайты в Интернет. В российской части Всемирной паутины это в основном данные по компьютерной, аудио-, видеотехнике, цифровым устройствам, книжным и музыкальным новинкам.
5. Тематическая информация. Основной источник – российские и зарубежные информационные поисковые Internet-системы: Google, Yahoo!, AltaVista, Rambler, Яndex и многие другие. Системы выполняют поиск документов по ключевым словам с учетом морфологии языков. Поиск осуществляется по тематическим серверам и заявленным разделам.

Совокупность  внешней и внутренней информации, обслуживающие системы и технологии, ИТ-специалисты и персонал ИТ-подразделений составляют информационно-технологический ресурс (Information Technology Resource – ITR) современного предприятия.

2. Автоматизированная информационная система бухгалтерского учета

2.1. Техническое задание

Разработать элементы информационных технологий управления комплекса задач предметной области организации.

Наименование организации:

ООО «Дюна-Веста».

Наименование комплекса задач:

Управление финансовыми и материальными  ресурсами.

Реализуемая функция:

Осуществление финансовых и учетных  операций (транзакций).

Реализуемая задача:

Выполнение оплаты труда персонала.

Реализуемые действия по обработке  информации:

• вывод списка начисленной зарплаты за заданный месяц заданного подразделения;
• - вывод списка начислений заработной платы заданного сотрудника за заданный интервал дат;
• - определение средней заработной платы сотрудников заданного подразделения за заданный интервал дат..