Автоматизированная информационная система бухгалтерского учета

Перечень полей таблицы «Начисления» представлен в таблице 3.1.

Таблица 3.1.– Перечень полей таблицы «Начисления»

№	Имя поля	Назначение
1	Дата	Дата начисления заработной платы
2	Подразделение	Подразделение, в котором числится сотрудник
3	Сотрудники	ФИО сотрудника, которому будет выплачена  премия
5	Сумма	Сумма заработной платы к выдаче

Таблица «Подразделения» является вспомогательным справочником, содержащим сведения о подразделениях предприятия. Перечень полей таблицы «Подразделения» представлен в таблице 3.2.

 

 

Таблица 3.2. – Перечень полей таблицы «Подразделения»

№	Имя поля	Назначение
1	ID подразделения	Идентификатор подразделения
2	Аббревиатура	Сокращенное название подразделения
3	Название	Полное название подразделения
4	Руководитель	ФИО руководителя подразделения
5	Количество сотрудников	Количество сотрудников, числящихся в подразделении

Таблица «Сотрудники» является вспомогательным  справочником, содержащим сведения о сотрудниках предприятия. Перечень полей таблицы Сотрудники» представлен в таблице 3.3.

Таблица 3.3 – Перечень полей таблицы «Сотрудники»

№	Имя поля	Назначение
1	Табельный номер	Идентификатор сотрудника
2	ФИО	Фамилия и инициалы сотрудника
3	Дата рождения	Дата рождения
4	Должность	Должность
5	Подразделение	Подразделение, в котором числится тот или иной сотрудник
6	Адрес	Адрес проживания сотрудника
7	Телефон	Телефон сотрудника

Разработанная на основе анализа технического задания и предметной области  структура базы данных по управлению финансовыми и материальными обеспечивает:

1) требуемую информативность, так  как содержит все необходимые  сведения для учета осуществления  материального поощрения (оплаты труда) и получения требуемых по техническому заданию сведений о заработной плате;

2) хранение информации без избыточности, - структуры таблиц разработаны  таким образом, чтобы исключить  хранение одного и того же  содержимого информационного поля в разных записях;

3) логическую целостность базы  данных за счет предусмотренных  полей связи Подразделение и Сотрудники;

4) требуемую функциональность по  запросам, определенным в техническом  задании, а именно:

• вывод списка начисленной зарплаты за заданный месяц заданного подразделения;
• вывод списка начислений заработной платы заданного сотрудника за заданный интервал дат;
• определение средней заработной платы сотрудников заданного подразделения за заданный интервал дат.

3.2. Описание  схемы базы данных, таблиц и  связей между ними

Схема разработанной базы данных по учету осуществления начисления заработной платы сотрудников представлена на рисунке 3.1. Основные стандартные типы данных MS Excel приведены в приложении B.

Структура таблицы «Начисления» представлена в таблице 3.4.

Таблица 3.4 – Структура таблицы «Начисления»

№	Имя поля	Тип данных	Шаблон формата	Ключевое	Примечание
1	Дата	Дата	ДД.ММ.ГГГГ
2	Подразделение	Текстовый	@
3	Сотрудники	Текстовый	@
4	Сумма	Денежный	###,## р

Структура таблицы «Подразделения»  представлена в таблице 3.5.

Таблица 3.5 – Структура таблицы «Подразделения»

№	Имя поля	Тип данных	Шаблон формата	Ключевое	Примечание
1	ID подразделения	Числовой	#  #  #	*	Идентификатор
2	Аббревиатура	Текстовый	@
3	Название	Текстовый	@
4	Руководитель	Текстовый	@
5	Количество сотрудников	Числовой	###

 

 

 

 

 

 

Структура таблицы «Сотрудники» представлена в таблице 3.6.

Таблица 3.6 – Структура таблицы «Сотрудники»

№	Имя поля	Тип данных	Шаблон формата	Ключевое	Примечание
1	Табельный номер	Числовой	#  #  #	*	Идентификатор
2	ФИО	Текстовый	@
3	Дата рождения	Дата/время	ДД.ММ.ГГГГ
4	Должность	Текстовый	@
5	Подразделение	Текстовый	@
6	Адрес	Текстовый	@
7	Телефон	Текстовый	@

 

Рисунок 3.1 – Схема базы данных

Разработанная схема базы данных, обеспечивая выполнение требуемых  функций, устраняет избыточность хранения информации.

Логическая целостность базы данных обеспечивается заполнением идентификаторов, подстановкой и связыванием таблиц.

Таблица «Подразделения» связана  с таблицей «Начисления» связью «один-ко-многим», полями связи являются «ID подразделения» и «Подразделение».

Таблица «Сотрудники» связана с  таблицей «Начисления» связью «один-ко-многим», полями связи являются «Табельный номер» и «Сотрудники».

3.3. Ограничения  на информацию

Ограничения на вводимую информацию позволяют уменьшить вероятность  ввода оператором ошибочных данных в базу.

Ограничения на информацию, вводимую в таблицы базы данных, сведены  в таблицу 3.7.

Таблица 3.7 – Ограничения на информацию

№	Имя поля	Тип данных	Ограничение	Диапазон значений
	Таблица «Начисления»
1	Дата	Дата	Дата в формате 01.01.2010	От 01.01.10 до 01.01.2050
2	Подразделение	Текстовый	Подстановка из таблицы «Подразделения»
3	Сотрудники	Текстовый	Подстановка из таблицы «Сотрудники»
4	Сумма	Денежный		От 1 до 10 000 000
	Таблица «Подразделения»
1	ID подразделения	Числовой	Целое число без повторения значений	От 1 до 10 000 000
2	Аббревиатура	Текстовый	Только текст длинной в заданном диапазоне	От 5 до 50 символов
3	Название	Текстовый	Только текст длинной в заданном диапазоне	От 5 до 50 символов
	Руководитель	Текстовый	Только текст длинной в заданном диапазоне	От 5 до 25 символов
4	Количество сотрудников	Числовой	Целое число
	Таблица «Сотрудники»
1	Табельный номер	Числовой	Целое число без повторения значений	От 1 до 10 000 000
2	ФИО	Текстовый	Только текст длинной в заданном диапазоне	От 5 до 50 символов
3	Дата рождения	Дата/время	Дата в формате 01.01.2010
4	Должность	Текстовый	Только текст длинной в заданном диапазоне	От 5 до 25 символов
5	Подразделение	Текстовый	Подстановка из таблицы «Подразделения»
6	Адрес	Текстовый	Только текст длинной в заданном диапазоне	От 5 до 100 символов
7	Телефон	Текстовый

 

 

 

 

 

 

4. Реализация проекта

В качестве системы управления базой  данных выбраны средства работы с  данными MS Excel MS Office 2003. MS Excel, благодаря наличию специальных функций и команд, позволяет достаточно просто реализовать основные задачи СУБД, связанные с созданием и эксплуатацией базы данных.

4.1. Обеспечение  логической целостности базы  данных

Логическая целостность разработанной  базы данных достигается за счет:

• обеспечения уникальности значений полей-идентификаторов;
• проверки данных при вводе их оператором;
• подстановки значений полей «Подразделение» и «Сотрудник» таблицы «Начисления» значениями из соответственно поля «Аббревиатура» таблицы «Подразделения» и поля «ФИО» таблицы «Сотрудники»;
• периодического поиска некорректных данных в уже существующей базе.

Задание параметров проверки и вывод  правил ввода при выполнении проверки данных при вводе данных представлены на рисунке 4.1.

Ввод даты также сопровождается подсказкой и сообщением об ошибке в случае нарушения правил ввода (рисунок 4.2)

Рисунок 4.1 – Задание параметров проверки и вывод правил ввода

при выполнении проверки данных при  вводе данных

Рисунок 4.2 – Проверка вводимых значений при вводе дат

Подстановку рассмотрим на примере  подстановки значения «Сотрудник»  таблицы «Начисления» значениями из поля «ФИО» таблицы «Сотрудники».

Подстановка начинается с ввода  знака «=» в ячейку поля «Сотрудник» таблицы «Начисления» (рисунок 4.3.а), затем осуществляется переход на рабочий лист «Сотрудники», выделяется необходимая ячейка поля «ФИО» (рисунок 4.3.б) и нажимается клавиша Enter. В результате в ячейку  таблицы «Начисления» будет вставлена формула связи (рисунок 4.3.в). При выполнении подстановки необходимо следить, чтобы для ячеек таблицы «Премии», в которые осуществляется подставка, был задан формат «Основной».

а)

б)

в)

Рисунок 4.3 – Выполнение подстановки значения «Сотрудник» таблицы «Начисления» значениями из поля «ФИО» таблицы «Сотрудники».

4.2. Определение средней заработной платы сотрудников заданного подразделения за заданный интервал дат

Задача определения максимального  и минимального размера премий за заданный интервал времени в определенном подразделении реализована с  использованием функции Excel ДСРЗНАЧ на рабочем листе «Ср.зар.плата». Вид рабочего листа представлен на рисунке 4.4.

Функция ДСРЗНАЧ усредняет значения в столбце списка или базы данных, удовлетворяющих заданным условиям.

Синтаксис

ДСРЗНАЧ(база_данных;поле;критерий)

• База_данных – это интервал ячеек, формирующих список или базу данных. База данных представляет собой список связанных данных, в котором строки данных являются записями, а столбцы – полями. Верхняя строка списка содержит названия всех столбцов.
• Поле определяет столбец, используемый функцией. Аргумент «поле»может быть задан как текст с названием столбца в двойных кавычках, например «Возраст» или «Урожай» в приведенном ниже примере базы данных, или как число, задающее положение столбца в списке: 1 – для первого поля, 2 – для второго поля и так далее.
• Критерий – это интервал ячеек, который содержит задаваемые условия. Любой интервал, который содержит по крайней мере одно название столбца и по крайней мере одну ячейку под названием столбца с условием, может быть использован как аргумент критерий БД Функции.

Рисунок 4.4 – Рабочий лист «Размер премии»

В ячейку D8 вносим формулу:

=ДСРЗНАЧ(Начисления!A1:D41;Начисления!D1;H13:I15)

Здесь:

1. Начисления!A1:D41

Аргумент База_данных, определяет диапазон ячеек на рабочем листе «Начисления», который занимает таблица «Начисления».

2. Начисления!D1

Аргумент Поле, задает адрес ячейки рабочего листа «Начисления», которая содержит заголовок поля «Сумма», из этих значений будет выбрана средняя сумма заработной платы, если выполняется условие, заданное в таблице критериев.

3. H13:I15

Аргумент Критерий, интервал ячеек на рабочем листе «Ср.зар.плата», содержащий таблицу критериев.

Для примера, приведенного на рисунке  4.4, произведено вычисление средней заработной платы в подразделении ПЭО с 01.11.2011 по 05.12.2011.

Для выполнения расчета пользователь задает интервалы времени, подразделение.

Выбор подразделения осуществляется с использованием элемента управления «список» (рисунок 4.5).

Рисунок 4.5 – Задание свойств списка выбора подразделения

Источник данных для списка задается в поле «Формировать список по диапазону», задан диапазон Подразделение!$B$2:$B$6 . Это диапазон ячеек столбца «Аббревиатура» таблицы «Подразделения». После выбора значения из списка его порядковый номер в списке передается в ячейку $D$5 (поле «Связь с ячейкой»).

Таблица критериев может быть скрыта от пользователя. Заполнение таблицы  критериев осуществляется автоматически  после заполнения пользователем  интервалов времени, выборе подразделения. Для этого в ячейки таблицы  критериев вставлены формулы, представленные на рисунке 4.6.