Бастапқы құжаттарды ұйымдастыру

     Бухгалтерлік толтырылған құжаттар  – ұйымның бухгалтериясы жасаған  әр түрлі анықтамалар,бухгалтерлік есепшоттары бойынша орындалатын операцияларға негіз болатын кәсіпорынның бухгалтері толтырған есеп айырысулар.Оларға негізгі құралдар,материалдық емес активтер,материалдар,әлеуметтік сақтандыру аударымдары,еңбекақы төлемдері және тағы басқа бухгалтерия толтырған құжаттар жатқызылады.

     Біріктірілген құжаттарының құрамына  бірнеше функцияны қатар атқаратын  барлық құжаттар кіреді. Мысалы:кассирге  орындауға берілген кассалық  шығыс ету ордері оны орындағанша  үкімдік болып есептелінсе,кассир ақшаны алушыға бергеннен кейін атқарушылық болып есептеледі. Біріктірілген құжаттардың бухгалтерлік есепте қолданылуы өте ыңғайлы,ол құжаттың өңделуін жеңілдетеді және құжаттың санын қысқартады.

     Толтырылатын (қарастырылатын) орнына  байланысты құжаттар ішкі және сыртқы болып бөлінеді.

     Ішкі құжаттар дегеніміз белгілі бір кәсіпорында толтырылып оның ішінде жүргізілетін құжаттар болып табылады. Құжаттардың бұндай түрі арқылы қандайда бір кәсіпорынның ішкі операциялары құжатталады. Ондай құжаттардың қатарына тауарлы-материалды құндылықтардың ішкі қозғалысы барысында толтырылатын жүкқұжаттарды (накладнойларды),жұмысшылар мен қызметкерлерге еңбекақы және басқа да төлемдерді төлеуге арналған төлем тізімдемелерін (ведомостарын),есеп айырысуға тиісті тұлғаларға толтырылатын аванстық есептерді және тағы басқа құжаттарды жатқызуға болады.

    Сыртқы құжаттарға-кәсіпорынға басқа ұйымдардан келіп түскен немесе ұйымның басқаларға түрлі операциялар бойынша жіберген құжаттарын жатқызамыз. Олардың қатарына жабдықтаушы кәсіпорындардан келіп түскен тауарлы-материалдық қорлар бойынша толтырылған шот-фактураларды,сенімхаттарды және тағы басқа құжаттарды жатқызуға болады.

    Операцияның көрініс алу тәсіліне байланысты бухгалтерлік құжаттарды   

 алғашқы  (бастапқы) құжаттар және жиынтық (сводные) құжаттар деп бөлініп қарастырылады.

    Алғашқы (бастапқы) құжаттпрдың өзі  олардың толтырылатын операцияларының  мазмұнына қарай бір рет қолданылатын  және жинақталған деп аталатын  екі түрге бөлінеді.

    Бір рет қолданылатын құжат арқылы бір ғана операция құжатталады немесе ондай құжат орындалған операцияның соңында ғана толтырылады. Мысалы: тауарды босату толтырылатын накладнойлар.

    Жинақталған құжаттарда белгілі  бір мерзім аралығында орындалған  біртектес операциялар жазылады. Мысалы:Акционерлік қоғамнан бір күнде босатылған өнімге шектеулі-заборлық картасы толтырылады. 
 

1.3.Құжат   айналымы 

     Жұмыс кезінде бухгалтерлер түрлі құжаттармен жұмыс жасайды: нормативтік-құқықтық,ұйымдастырушылық-өкімгерлік,ақпараттық-анықтамалық, есеп айырысу ақша құжаттары және басқа да алғашқы есептік құжаттар. Олар ұйымның шаруашылық қызметін айқындайды. Бухгалтерлік қызметтің сапасы құжат айналымының ұйымдастыруына байланысты. Кәсіпорындар мен ұйымдарда құжаттар бірнеше кезеңнен өтеді. Олар:жасалу немесе толтырылу,есепке алыну,тексерілу немесе өңделу,бухгалтерлік есепте операцияларды айқындау,мұрағатқа өткізу және тағы басқа да кезеңдер. Сонымен құжат айналымы   дегеніміз кәсіпорындардағы құжаттардың қозғалысы немесе басқаша түрде олардың жасалуынан (құрылуынан),яғни толтырылуынан бастап олардың қызметінің аяқталуы және мұрағатқа өткізілу кезеңін айтады.

    Құжат айналымының ережесі және  есептік ақпараттың өңделу технологиясы  кәсіпорынның қабылдаған есептік  саясатында көрсетіліп бекітіледі.

    Құжат айналымының басқару механизмін  дайындау,кәсіпорындағы бухгалтерлік  есептің үдерісінде негізгі буын  болып табылады. Құжат айналымын  ұйымдастыру арқылы бухгалтерлік  қызметтің тұрақтылығы,құжаттың  қозғалысы мен өңделуінің жолдары және оперативтілігі,ұйымдық шешімдерді қабылдаудың уақыттылығы қамтамасыз етеді.

    Құжат айналымын басқарудың жүйесі  кәсіпорында келесі кезеңдерді  қамтиды:

• бухгалтерлік қызмет туралы ережені дайындау;
• бухгалтерияның және кәсіпорындағы есепке қатысы бар басқа қызметкерлердің лауазымдық қызмет нұсқаулығын дайындау;
• кәсіпорындағы құжат айналымының кестесін (графигін) құру;
• есепті ақпаратты өңдеу технологиясын құру;
• істің номенклатурасын құру және құжатты ағымдағы сақтау тәртібі;
• құжаттың бағалы сараптамасы (экспертизасы) және істі ұзақ сақтауға дайындау.

         «Бухгалтерлік есеп және қаржылық  есеп беру» туралы Қазақстан  Республикасының заңына сәйкес  келген кәсіпорынның басшысы  есептік жұмыстың көлеміне байланысты  мынадай жұмысты жүргізе алады:

1. бухгалтерлік қызметті құрылымдық бөлімше ретінде құру;
2. қызметкерлер құрамына бухгалтер лауазымын енгізу;
3. шарттық негізінде бухгалтерлік есептің жүргізілуін мамандандырылған ұйымға немесе бухгалтер- маманына беру;
4. кәсіпорындағы бухгалтерлік есеп жұмысын өзі жүргізу.

    Кәсіпорындар  мен ұйымдарда бухгалтерлік есеп жұмысының көлемі көп болған жағдайда бірнеше қызметкерлері бар бөлек  құрылымдық бөлімше ретінде бухгалтерлік қызмет құрылады. Осыған сәйкес кәсіпорында  бухгалтерлік қызмет туралы ереже және қызметкерлердің лауазымды қызмет нұсқаулығын реттемелеу (регламенттеу) қызметі қарастырылуы қажет. Бухгалтерлік қызмет туралы ережені белгіленген заңға сәйкес ұйымның бас бухгалтері басқа мүдделі лауазымды адамдармен келісе отырып әзірлейді және оны тек қана кәсіпорын басшысы бекітеді. Ереже бөлімшенің мәртебесін, оның басқару жүйесіндегі орнын және оның ішкі ұйымын анықтайды. Ереженің мәтіні келесі бөлімшелерді қамтиды:

• жалпы ережелер;
• негізгі міндеттер;
• қызметтер;
• құқықтар мен міндеттемелер;
• жауапкершілік;
• өзара қарым-қатынас (қызмет бабындағы байланыс);
• жұмыстың ұйымдастырылуы.

     Кәсіпорындағы бухгалтерлік қызмет  туралы ереженің қолданылу мерзімі  шектелмейді. Ереженің мәтініне  бөлек өзгерістер енгізу кәсіпорын  басшысының бұйрығына сәйкес  орындалады. Бұл ережемен және оған енгізілетін өзгерістермен ұйымдағы бухгалтерияның барлық қызметкерлері міндетті түрде таныстырылып отырылуы тиіс.

     Кәсіпорындағы бухгалтерлік есеп  құжаттары мен құжат айналымы  кестесін құруды кәсіпорынның  бас бухгалтері ұйымдастырады.  Құжат айналымының кестесі кәсіпорын басшысының бұйрығымен бекітеді. Кесте немесе тәсім (схема) құру,тексеру және талдау жөніндегі жұмыстар тізбесі түрінде рәсімделуі мүмкін. Оларды барлық құрылымдық бөлімшелермен орындаушылардың өзара байланысы және жұмыстың орындалу мерзімі көрсетілуі керек. Кәсіпорынның есепке қатысы бар қызметкерлері өздерінің саласына қатысты құжаттарды құжат айналымы кестесіне сәйкес жасайды және ұсынады .Ол үшін әрбір орындаушыға кестеден көшірмесі беріледі. Көшірмеде орындаушының саласына қатысты құжаттар аталып,олардың орындалу мерзімі жазылады. Осы кестенің сақталуын ұйымның бас бухгалтері қадағалап отыруға тиіс. Сонымен қатар кәсіпорынның бас бухгалтері кәсіпорындағы бухгалтерлік есеп жұмысының дұрыс және уақтылы жүргізуіне жауапты болып табылады. Құжаттар кестеде көрсетілген уақытты бухгалтерияға өткізілуі тиіс. Құжаттарды қабылдау кезінде бухгалтер құжаттардың белгілі талаптарға сай, дұрыс ресімделуін тексеру керек. Ережеге сай ресімделмеген құжаттар жауапты адамға, яғни оны жасаған (толтырған) адамға қайта өңдеу үшін қайтарылуы қажет.

     Бухгалтер құжатты қабылдау барысында  ең біріншіден мазмұны бойынша  тексереді,яғни жүргізілген жұмыстардың  заңдылығын анықтайды. Олардың  нормативтік актілер мен қолданылып жүрген нұсқауларға қайшы келмейтіндігін қадағалайды. Содан кейін оның деректемелерінің (реквизиттерінің) толық толтырылуын,тиісті лауазымды адамдардың қолтаңбаларының болуын,сомалардың нақты көрсетілуі мен операциялардың құрылымын тексереді. Бұдан кейін бухгалтер арифметикалық тексеру жүргізеді,яғни құжаттарды таксалаудың дұрыстығын тексереді.     

II. Бастапқы  құжаттарды  ұйымдастыру 

Бұл тараудың мақсаты:

     - бастапқы құжаттарға түсінік  беріп,бұларды қолданудың қажеттілігін  түсіндіру;

     - бастапқы құжаттардың атқаратын рөлі мен  маңызын зерделеу;

     - бастапқы құжаттар жасау үрдісіне  қойылатын талаптар мен бұлардың  міндетті реквизиттерін сипаттау;

    - құжаттарды классификациялау тәртібі  мен қасиеттерін түсіндіру; 

    - шаруашылық фактілерін құжаттау қажеттілігі және бастапқы құжаттарды өңдеу әдістерін көрсету;

    - құжат айналысы үрдісіне түсінік  беру және құжат айналысының  қажеттілігін дәлелдеу;

   - есеп регистрларына түсінік  беру және бұларды пайдалану  қажеттілігі мен классификациялық  нышанын сипаттау;

   - түгендеу принципінің мақсаты  мен қажеттілігін,басқа да сипаттарын  түсіндіру. 

2.1.Бастапқы  құжаттар және  бұлардың мазмұны 

    Бухгалтерлік есеп әр түрлі  сенімділік дәрежесіндегі көптеген  мәліметтер қалыптастырады. Барлық  шашыранды мәліметтер жүйеленуі және топтастырылуы керек. Толықтылық принципіне сай барлық шаруашылық фактілері толығымен бастапқы құжаттар негізінде бухғалтерлік есеп счеттарына үздіксіз жазылады. Бастапқы құжаттар есептік жазуларды негіздеудің құралы ретінде міндет атқарады. Өз мәнінде рәсімделген құжаттардағы мәліметтер шаруашылық фактілерінің заңдылығы мен сенімділігін көрсетеді.

     Бастапқы құжаттар шаруашылық  қызметіне жетекшілік ету мен  басқару үшінде қажет. Бұлар  арқылы басқарушылардың берген  тапсырмалары орындаушыларға жеткізіледі. Мысалға,цехтардың қойған талабы қоймадан босатылған материалдар есебіне,кассалық шығыс ордер кассадан төленген нақты ақшаның есебіне,қоюшылардың жөнелткен тауарлары жөніндегі счет-фактурасы есеп айырысу шотынан ақша қаражатының аударылуы есебіне негіз болып,мұндағы құжаттар өздерінің орындаушылық міндетін атқарады.

    Бухгалтерлік бастапқы құжаттар  негізінде орын алған шаруашылық  фактілерінің дұрыстығы тексеріледі.сонымен  қатар шаруашылық қызметінің  ағымдағы барысы талданып, жіберілген қателер мен есеп жүргізу тәртібін бұзушылықтың себеп-салдары анықталады. Яғни бухгалтерлік құжаттар тексеру мен талдау қызметі функцияларын орындайды.

    Бухгалтерлік есеп құжаттары  экономикалық және заңды ақпараттар  қалыптастырудан тұрады. Құжаттардың  экономикалық тұрғыда танылуы-байқалған шаруашылық фактілері мазмұнын ең әуелі бастапқы құжаттарға жазып, мұндағы цифрларды тиісті бухгалтерлік есеп регистрларына тіркеу арқылы қалыптасады.

    Орындалған шаруашылық фактілері  материалдық объекті түрінде  дәлелді мәліметтер алуды қамтамасыз ететді және құжаттар мазмұны заңды тұрғыда танылады.

    Сонымен шаруашылық жүргізу фактісінің  алғы шарты құжаттау болып  табылады. Бухгалтерлік есеп счеттарына  жүргізу үшін арнайы модельденген  үлгідегі бастапқы құжаттарға  шаруашылық операцияларының көрсеткіштері міндетті түрде жазылады. Құжаттарға жазылған мәліметтер мен ақпараттар логикалық іс-әрекетке жауап беретіндей тіркеліп,тек ақиқат операцияларды көрсетуі керек.

    Ұйымдар қызметі өрісінде нақтылы  орындалған іс-әрекеттер мен экономикалық қатынастарды құжаттарға түсіріп жазу бухгалтерлік есеп жүйесінің негізін құрайды. Яғни бухгалтерлік есеп жүргізу құжаттардан қана туындайды. Құжаттарға түспеген жазулар-жоқ жазулар. Құжаттау процесіне сүйене отырып,ұйымдар мен жеке тұлғалар арасындағы заңды қатынастарды ажыратуға болады.

    Ендігі жерде есеп жүйесінде  қолданылатын құжаттардың маңызына  түсінік берелік.

    Бастапқы құжаттар  деп-заңды мағынасы  бар шаруашылық  фактілерінің мазнұнын  арнайы үлгідегі  қағаздарға рәсімдеп  жазу мен куәландыруды айтамыз.

Орындаушы бухгалтерлерге: «құжат жоқ болса,жазу да болмайды»-деген қағиданы есте сақтауы  керек.

    Қандай да болмасын құжаттардың  өзіне тән заң актілерімен  және арнайы ережелермен белгіленген  деректері (реквизиттері) болады. Реквизит латын сөзі. Бұл сөз «қажетті»деген ұғым береді. Реквизиттер барлық құжаттарға түсірілуі керек. Құжаттардың деректері мен мәліметтері арнайы мақсаттарға қарай толтырылады. Құжаттар үлгісін пайдаланып,мұның деректерін толтырушы адамдар заң алдында, осы ұйымның қабылдаған өз ережесін және құжат айналысын бұзбау үшін жауапты болады.