Документація. Класифікація документів

Міністерство освіти і науки  України

Національний авіаційний університет

Інститут економіки  і менеджменту

Факультет економіки і  підприємництва

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

КУРСОВА  РОБОТА

з дисципліни: «Бухгалтерський облік»

на тему:

«Документація.

Класифікація  документів»

 

 

 

 

 

 

  

 

 

 

 

 

 

 

Київ-2011

 

З М І С Т

 

 

 

ВСТУП  3

Теоретична частина   4

1. Загальна характеристика документації  4
2. Вимоги до змісту та порядок оформлення документів  6
3. Класифікація документів  9

ПРАКТИЧНА  ЧАСТИНА  13

• Завдання №1   13
• Завдання №2   14
• Завдання №3   22
• Завдання №4   24
• Завдання №5   25
• Завдання №6   26
• Завдання №7   36
• Завдання №8   37

Висновки  40

Список використаної літератури  41

ДОДАТкИ  42

 

ВСТУП

 

Особливістю бухгалтерського обліку є суцільне і безперервне спостереження  за всіма господарськими операціями, що здійснюються на підприємстві. Для забезпечення такого спостереження кожну господарську операцію оформляють відповідним документом.

Документ є письмовим доказом  фактичного здійснення господарської  операції або письмовим розпорядженням на право її здійснення.

Спосіб оформлення господарських  операцій документами називається  документацією. Документація є важливим елементом методу бухгалтерського  обліку: вона служить для первинного спостереження за господарськими операціями і є обов'язковою умовою для відображення їх в обліку.

Для оформлення різного  роду господарських операцій, які  здійснюються на підприємстві, використовують різні за своєю формою і змістом  бухгалтерські документи.

Поділ документів на групи  за певними ознаками забезпечує правильне складання і опрацювання документа, а також розуміння його ролі в системі документообігу на підприємстві.

В економічній літературі наводиться багато варіантів класифікації документів, що мають незначні відмінності.

В даній курсовій роботі наведено загальну класифікацію документів, а також інші класифікації за окремими ознаками. Зразки деяких первинних документів наведені в додатках.

Отже, метою курсової роботи є визначення сутності документації і дослідження різних видів класифікації документів.

Курсова робота складається з двох частин. В теоретичній частині розкривається суть документації, наводиться її класифікація. В практичній частині наводиться розвязання завдань за поданими вихідними даними.

 

1. Загальна характеристика документації

 

Технологічно бухгалтерський облік як процес розпочинається з виявлення, вимірювання і реєстрації фактів, дій і подій з метою отримання інформації про господарські операції. Суцільне і безперервне спостереження за всіма господарськими операціями на підприємстві здійснюється за допомогою документування.

Документування є важливою ланкою в ланцюгу функціонування бухгалтерського обліку. Це початок  і основа бухгалтерського обліку. Без належно оформленого документа  не може бути бухгалтерського запису, від нього залежать повнота і достовірність облікової інформації для користувачів.

Документ (лат. dokumentum) буквально означає свідоцтво, доказ. У широкому значенні під документом розуміють матеріальний носій, що його використовують у процесі спілкування, на якому за допомогою різних засобів і способів зафіксовано в доцільній для сприйняття формі інформацію. Документи складають у різних сферах людської діяльності (науці, освіті, медицині, техніці, економіці тощо).

У загальному понятті документ - це письмове підтвердження дійсного проведення господарської операції або дозвіл на її проведення.

Бухгалтерський  документ — письмове свідоцтво певної форми і змісту, яке містить відомості про господарську операцію і є доказом її здійснення.

Оформлення операції документами називається документацією.

Документація є важливим елементом методу бухгалтерського обліку, оскільки служить для первинного спостереження за господарськими операціями, і обов'язковою умовою для відображення їх в обліку.

Первинні документи, які  фіксують факти здійснення господарських операцій, є підставою для бухгалтерського обліку цих операцій. Первинні документи мають бути складені під час господарської операції на паперових або машинних (електронних) носіях. Відповідно до цього існують і вимоги до змісту й оформлення документів. Сучасні інформаційні технології здатні швидко одержувати інформацію і обмінюватися нею. Електронний документ може бути доказом, якщо його складено з дотриманням усіх вимог і можна довести його цілісність і справжність. На сьогодні електронний документообіг і цифровий підпис набули широкого розповсюдження у сфері проведення банківських операцій і комерційних операцій електронної торгівлі. Використання електронного документообігу і цифрового підпису тепер узаконено і регулюється законами України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22 травня 2003 р. N° 851-IV, «Про електронний цифровий підпис» від 22 травня 2003 р. № 852-IV.

Первинне спостереження, документування та документація відіграють важливу роль в управлінні діяльністю підприємства, а саме:

• дають уявлення про фактичний стан господарських засобів та їх зміни у процесі кругообороту засобів;
• забезпечують прозорість у роботі підприємства та контроль наявності та руху майна і коштів;
• є юридичним (правовим) свідченням господарських операцій, що здійснюються;
• є важливим джерелом контролю для зовнішніх і внутрішніх користувачів при проведенні ревізії, аудиту, аналізу господарської діяльності.

Застосування первинних  документів в Україні регулюється  рядом законодавчих і нормативних документів. Основними, які регулюють загальні правила застосування первинних документів, є:

• Закон України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996 - ХІV.
• Положення «Про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку», затверджене наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 р. № 88.
• Наказ Міністерства статистики України від 29.12.95 р. «Про затвердження типових форм первинного обліку».
• Порядок забезпечення підприємств, установ, організацій, інших суб’єктів підприємницької діяльності України бланками форм облікової і звітної документації й інструкціями з їх заповнення, затверджений Міністерством статистики № 01-3-5/80, № 18-4117, № 27004/107.

Крім названих нормативних  актів щодо виготовлення і застосування первинних документів, існує значна кількість інструкцій, положень, правил, що регулюють застосування касових, банківських документів, документів з обліку основних засобів і запасів, інвентаризацій та інших господарських операцій.

Отже, документи є основою бухгалтерського обліку. Вони використовуються керівництвом при проведенні аналізу господарської діяльності, у документальних ревізіях, тощо. Документи забезпечують цілісність засобів підприємства. Документи складають на бланках типових форм, затверджених Міністерством статистики України та на бланках спеціалізованих форм, що затверджуються Міністерствами і відомствами.

 

2. Вимоги до змісту та  
   порядок оформлення документів

 

Первинні документи  дуже різноманітні за призначенням, змістом, формою. Порядок їхнього складання (заповнення бланків форм) регламентується відповідними нормативними актами. Разом із тим є цілий ряд вимог, що однакові для всіх первинних документів і обов’язкові для виконання всіма суб’єктами господарювання. Ці вимоги викладені в ст. 9 Закону України про бухгалтерський облік та в Положенні № 88.

Щоб бути доказовим і  мати юридичну силу, документ має містити обов'язкові реквізити. Термін «реквізити» походить від лат. requisitum, що означає «потрібне, необхідне». Реквізитами документа називають зведення, що містяться в документі. Такими обов’язковими реквізитами для будь-якого первинного бухгалтерського документа є:

• найменування документа;
• код форми;
• дата упорядкування; отримання господарської операції;
• вимірники операції;
• найменування посадових осіб відповідальних за операцію, їх особисті підписи;
• розшифрування підпису.

В необхідних випадках у  первинному документі можуть бути наведені додаткові реквізити:

• номер документа;
• назва підприємства;
• адреса; номер рахунку в банку; найменування банку;
• код банку;
• преса; штамп і т.д.

Якщо у первинному документі немає будь-якого обов'язкового реквізиту такий документ недоказовий  і не може бути підставою у бухгалтерському  обліку. Такі документи, як правило, є  причиною ретельного вивчення органами перевірки і контролю і накладення штрафних санкцій.

До оформлення первинних  бухгалтерських документів ставлять такі вимоги:

• первинні документи мають бути складені в момент здійснення операції, а якщо це неможливо, безпосередньо після її закінчення;
• документи складають на бланках типових форм, затверджених Держкомстатом України, або на бланках спеціалізованих форм, затверджених відповідними міністерствами і відомствами, а також виготовлених самостійно, які мають містити обов'язкові реквізити типових або спеціалізованих форм;
• у разі складання та зберігання первинних документів на машинних носіях інформації підприємство зобов'язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їхніх повноважень, передбачених законами;
• записи в первинних документах роблять у темному кольорі чорнилом, кульковою ручкою, друкарськими засобами чи принтером, що забезпечує зберігання цих записів протягом встановленого терміну зберігання документа;
• вільні рядки в первинних документах прокреслюють;
• у грошових документах суми проставляють цифрами і прописом, перше слово суми записують скраю і з великої літери;
• кожен первинний документ має містити дані про посаду, прізвище і підписи осіб, відповідальних за його оформлення;
• керівник підприємства затверджує перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарських операцій, пов'язаних з відпуском товарно-матеріальних цінностей, майна, видачею грошових коштів і документів. Коло таких осіб, як правило, обмежене;
• забороняється приймати до виконання документи на господарські операції, які суперечать законодавчим і нормативним актам, встановленому порядку обліку коштів і матеріальних цінностей, завдають шкоди власникам;
• складаючи первинні документи, можна припуститися помилок. У банківських і касових документах помилки не виправляють. Якщо в таких документах допущено помилку, їх анулюють, а замість них оформлюють нові, В інших первинних документах помилки виправляють коректурним способом, тобто неправильний текст або суму закреслюють тонкою рискою так, щоб можна було прочитати закреслене, а зверху пишуть правильний текст або суму. Виправлення помилок має бути застережено підписом «виправлено» і підтверджено підписом осіб, які підписали цей документ із зазначенням дати виправлення;
• підприємство вживає всіх необхідних заходів щодо запобігання несанкціонованому та непомітному виправленню записів у первинних документах та забезпечує їх належне зберігання протягом встановленого терміну, який регулюється спеціальним переліком;
• у випадках, встановлених законодавством, а також міністерствами і відомствами України, бланки первинних документів можуть бути віднесеними до бланків суворої звітності. їх друкують за зразками типових або спеціалізованих форм з обов'язковим зазначенням номера;
• відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи;
• первинні документи можуть бути вилученими у підприємства тільки за постановою уповноважених державних органів відповідно до чинного законодавства України. З дозволу і в присутності представників органів, які здійснюють вилучення, посадові особи підприємства можуть зняти копи та скласти реєстр документів, що вилучаються, із зазначенням підстав і дати вилучення.

Висока якість первинних документів, тобто відсутність помилок у їхньому заповнені, чіткий і розбірливий запис реквізитів є найважливішою умовою складання якісних і достовірних зведених реєстрів і звітності. Документи повинні здаватися в бухгалтерію у встановлені графіком документа обороту терміни.

Первинна обробка  документів – підготовка документів для запису у відповідні облікові реєстри (книги, журнали, відомості).

Обробка починається  на етапі приймання документів. Прийнявши  документ, бухгалтер обов’язково  повинний перевірити документ. Документ перевіряється за :

• формою;
• арифметично;
• по суті господарської операції.

Перевірка за формою: дотримання форми документів, повнота і правильність оформлення документів, наявність у них обов’язкових реквізитів, відповідність дозвільних підписів затвердженому списку осіб на право підпису.

Арифметична перевірка: правильність обчислень і підсумкових (у т.ч. проміжних) підрахунків.

Перевірка по суті: перевірка законності і доцільності господарської операції, правильність проставлених розцінок, норм витрат (видачі), цін по суті господарської операції. Зміст документа повинен коротко, але чітко і недвозначно виражати суть господарської операції.

Бухгалтер зобов’язаний при прийманні й обробці документів звернути увагу на:

• написання дати документа.
• наявність номера документа (а в документах суворої звітності і серії). Видача (виписка) будь-якого документа повинна бути зареєстрована.
• правильне позначення вимірника господарської операції. Відсутність вимірника в документі позбавляє його обліково-розрахункової основи. Загальні цифрові дані деяких документів повторюються прописом.

Після перевірки на документі  вказуються рахунки, що кореспондуються, тобто робиться контирування (розмітка). Всі документи систематизуються, групуються по економічному утриманню і записуються в облікові регістри.

 

  

 

3. Класифікація документів

 

Для оформлення різного  роду господарських операцій, які  здійснюються на підприємстві, використовують різні за своєю формою і змістом бухгалтерські документи.

Суть документів і  їх місце в господарській діяльності підприємства відображаються у їх класифікації, поділі на групи за певними ознаками схожості й відмінності, кожна з яких несе змістове навантаження. Поділ документів на групи за певними ознаками забезпечує правильне складання і опрацювання документа, а також розуміння його ролі в системі документообігу на підприємстві.