Економічна сутність грошових коштів, завдання їх обліку

Як відомо, підприємство може відкривати в банку акредитив. Перевіряючи розрахунки за акредитивами, доцільно зіставити залишки сум і оборотів за виписками банку з записами в реєстрах бухгалтерського обліку. Одночасно необхідно встановити причини, які сприяли використанню акредитивної форми розрахунків, тобто з’ясувати, чи передбачена ця форма розрахунків умовами контракту, чи використовується постачальниками як санкція за несвоєчасні платежі. Потім перевіряється повнота і своєчасність використання і повернення залишку акредитива, а також повнота оприбуткування матеріальних цінностей, які надійшли постачальнику.

Контрольза за веденням обліку грошових коштів ВАТ «Зелений Гай» здійснюють за допомогою інвентаризації. Так як на досліджуємому підприємстві  на утримання штатного аудитора підприємству бракує коштів, тому при необхідності залучають зовнішнього аудитора. Перевірка руху грошових коштів в ВАТ «Зелений Гай» може здійснюється на основі програми, рекомендованої в додатку ___.

3.3 Удосконалення  обліку грошових коштів

Одна з найважливіших  проблем в умовах переходу до ринкових відносин економіки України –  це вдосконалення системи бухгалтерського  обліку, звітності, контролю та аудиту, основним напрямком якого є застосування інформаційних систем та комп’ютерних технологій.

Сучасний етап функціонування економічної системи  характеризується зростанням інформаційного навантаження на управлінський персонал. Це й характеризує актуальність проблеми комплексної автоматизації управлінської  діяльності на основі сучасних інформаційних технологій та засобів телекомунікацій.

Автоматизація діяльності сільськогосподарських  підприємств  - це об’єктивний процес, який має охопити галузь у цілому, основою, якої є створення високоорганізованого середовища, що має охоплювати інформаційне, телекомунікаційне, програмне забезпечення, інформаційні технології, мережі, бази даних і знань, інші засоби інформації, що дасть можливість на якісно новому рівні проводити як повсякденну оперативну роботу, так і аналіз стану та перспектив діяльності в цілому, приймати науковообгрунтовані управлінські рішення.

В умовах автоматизованої  обробки інформації бухгалтерський облік і бухгалтерська інформація використовуються більш широко ніж  при ручній обробці даних, що обумовлено рядом факторів. Використання засобів автоматизації дозволяє практично повністю вирішити проблему точності та оперативності інформації. Протягом декількох хвилин можуть бути підготовлені різноманітні і деталізовані дані, які необхідні для прийняття ефективних управлінських рішень.

Напрямки удосконалення обліку залежать від багатьох факторів, які залежать та не залежать від самого господарства. Умовно напрямки можно розподілити так:

• вдосконалення нормативної бази з ведення обліку грошових коштів на підприємствах;
• проведення автоматизації обліку;
• реформування бухгалтерського складу господарства.

Перший напрямок передбачає необхідність розширення нормативної  бази з ведення банківських операцій, видання нових указів, законів, положень, постанов з бухгалтерського обліку. Видання нових нормативних актів дозволить вести облік не відстаючи від часу, тобто не буде виникати питань: як зробити те, якщо насьогодні змінилися умови? Але лише одне видання нормативів не забезпечить облік необхідною інформацією, тому необхідно також забезпечити висвітлення і розтлумачення виданих наказів, положень та інших обов’язкових до використання в обліку актів в засобах масової інформації, періодичних виданнях, передоплатних джерелах, тобто забезпечити розповсюдження необхідної інформації між споживачами. Нормативна база, яка відповідатиме сучасності, дозволить вести облік сьогодення на відповідному сучасному рівні, а не на крок позаду.

Другий напрямок передбачає забезпечення обліку засобами автоматизації, тобто сучасними  комп’ютерними системами або  іншими можливими засобами. Але забезпечення обліку, наприклад, комп’ютерами не дозволить одразу ж видати всю необхідну інформацію по господарству, оскільки необхідно встановити на машинах відповідне програмне забезпечення для ведення обліку, а також забезпечити перекваліфікацію бухгалтерів на ведення обліку засобами автоматизації.

Основна тенденція  сьогодні – раціональне застосування персональних ЕОМ  для автоматизації  бухгалтерського обліку.

В умовах автоматизованої  обробки інформації бухгалтерський облік і бухгалтерська інформація використовуються більш широко ніж при ручній обробці даних, що обумовлено рядом факторів. Використання засобів автоматизації дозволяє практично повністю вирішити проблему точності та оперативності інформації. Протягом декількох хвилин можуть бути підготовлені різноманітні і деталізовані дані, які необхідні для прийняття ефективних управлінських рішень.

Щодо задачі “Обліку грошових коштів на рахунках в банку”, то вона є складовою  частиною підсистеми бухгалтерського  обліку й реалізується на АРМБ (автоматизоване робоче місце бухгалтера) з обліку фінансово рахункових операцій, яке є засобом автоматизації праці зайнятого обліком персоналу. Це функціональна спеціалізована людино-машинна система, що включає програмно-технічний комплекс, інформаційне та додаткове інструктивно-технічне забезпечення. Кінцевим користувачем його є бухгалтер, який веде облік фінансово-розрахункових операцій.

Основна концепція  побудови АРМБ полягає в децентралізації  безпосередньо на робочому місці  бухгалтера. Концепція децентралізації передбачає внесення обчислювальних потужностей із спеціалізованих Інформаційно облікових центрів і розміщення їх безпосередньо на місцях виникнення та використання інформації, в тому числі на робочих місцях бухгалтерів.

Це приводить  до створення АРМБ. В таких умовах бухгалтер виступає в ролі кінцевого користувача АРМу, стаючи активним споживачем обчислювальних потужностей, а також інформаційних ресурсів АРМу. Локальна комп’ютерна мережа підприємства дає змогу бухгалтеру взаємодіяти з іншими АРМами і бути споживачем ресурсів своєї єдиної бази даних, що забезпечує найефективнішу реалізацію концепції АРМу.

АРМБ з обліково-фінансових операцій виконує комплекс задач, інформаційно пов’язаних із задачами суміжних АРМБ, а також із задачами інформаційних  систем підприємства загалом.

Використання  АРМу як структурного елемента автоматизації  інформаційної системи обліку на підприємстві забезпечує:

• інформаційно-довідкове обслуговування користувачів – бухгалтерів;
• розвинутий діалог між бухгалтером і ЕОМ при розв’язуванні різних задач обліку й у процесі прийняття управлінських рішень;
• формування та ведення локальної бази даних;
• надання різних сервісних послуг бухгалтеру на робочому місці.

АРМ з обліку фінансово-розрахункових операцій має цільове призначення –  автоматизація конкретної функції з обліку фінансово-розрахункових операцій, які виконуються бухгалтером. Тому на етапі його розроблення найголовнішим є максимальна орієнтація на кінцевого користувача – бухгалтера з обліку фінансово-розрахункових операцій. Цей принцип тісно пов’язаний з принципом проблемної орієнтації АРМу на розв’язання конкретного класу задач, об’єднаних загальною технологію оброблення інформації.

На сьогодні вже розроблено достатню кількість  бухгалтерських програм, найбільш розповсюджені  з них – Microsoft Excel, 1С: бухгалтерія,  Парус та інші. Більшість програм побудована за типовою схемою: організується один або декілька журналів господарських операцій, в які заносяться дані первинного обліку. На підставі накопиченої в журналі інформації комп’ютер в автоматичному режимі складає всі необхідні звіти.

На ведення  журналу господарських операцій витрачається значна частина часу. Тому якість бухгалтерської програми суттєвим чином залежить від таких  чинників, як зручність і швидкість  введення інформації, можливістю маніпуляції раніше введеними даними.

Оскільки  введуть  сучасні технології ведення обліку, то ВАТ «Зелений Гай» необхідно підготувати до такого виду робіт склад бухгалтерії, тобто провести таке її реформування. Тобто підбір кадрів на посаду бухгалтерів буде проводитись ще за одним додатковим критерієм – вміння працювати на комп’ютері, зокрема, з бухгалтерськими програмами. Також під реформування можна підвести і реструктуризацію бухгалтерського штату згідно структурної організації господарства.

Особливості розрахунків в електронних системах типу є  „Клієнт-Банк”

Для оперативного ведення своїх рахунків у банку  та обміну технологічної інформації можна застосовувати програмно  – технічний комплекс „клієнт-банк”. Програмне забезпечення системи  відповідає вимогам нормативно – правових актів Національного банку, які пред’являються до технології та захисту електронних банківських розрахунків за допомогою системи  „Клієнт-банк”. 

Система є складовою  програм автоматизації банківської  діяльності та джерелом надходження розрахункових документів через системи  автоматизації банку (САБ) до системи електронних платежів Національного банку чи внутрішньої платіжної системи і складається з клієнтської та банківської частини.

Клієнтської частини  системи „Клієнт-банк” забезпечує автоматичне ведення поточного стану рахунка в банку, враховуючи проведення початкові та зворотні платежі. Розрахункові документи в електронному вигляді, що подаються клієнтом у банк, відповідають формату платіжних документів системи електронних платежів Національного банку із зазначенням електронних цифрових підписів відповідальних осіб платника, яким згідно з установчими документами надане право підпису. Реквізити розрахункового документа в електронному вигляді визначаються договором між банком та клієнтом, але обов’язково має:

• дату і номер;
• назву, ідентифікаційний код платника та номер розрахункового рахунка;
• назву та код банку платника;
• назву, ідентифікаційний код одержувача та номер розрахункового рахунка;
• назву та код банку одержувача
• суму цифрами;
• призначення платежу.

Банківська  частина системи забезпечує перевірку  електронних підписів на кожному  розрахунковому документі в електронному вигляді клієнта та за платіжним файлом; є невід’ємною складовою частиною САБ і має забезпечувати  безперервний захист рахунків та розрахункових документів під час роботи.

Програмне забезпечення клієнтської частини може міститися  в одному окремому комп’ютері (для  невеликих підприємств) або функціонувати  в локальній мережі.

Юридичною підставою  для роботи за допомогою системи  „Клієнт-банк” і оброблення банком розрахункових документів є окремий договір між підприємством та банком. У договорі обумовлюються права, обов’язки та відповідальність сторін, порядок вирішення спорів тощо.

Під час використання системи здійснюється звіряння файлів початкових і зворотних платежів між банківською і клієнтською частиною, підготовка  виписки за платіжними операціями дня та звіряння цієї інформації з інформацією з клієнтською частини наприкінці дня.

Якщо  під  час звірки реєстру не виявлено розбіжностей, то він роздруковується, підписується відповідальним виконавцем банку, засвідчується печаткою і підшивається в документи дня як первинний документ, що надійшов в банк, щоденно архівується і зберігається в банку протягом установленого в договорі терміну.

Якщо під  час звірки реєстру виявлено розбіжності, то банк це врегульовує відповідно до внутрішніх правил та укладених  договорів.

Після отримання  від банку виписки з рахунка  клієнт складає реєстр розрахункових  документів в електронному вигляді, які відправлені в банк каналами зв’язку і прийняті банком до оплати.

Такий самий  реєстр за кожним клієнтом складається  в банку після формування балансу  операційного дня.

Щодо основних напрямків  удосконалення бухгалтерського  обліку, а зокрема, обліку грошових коштів,то ВАТ «Зелений Гай» можна рекомендувати :

• головному бухгалтеру слід здійснювати своєчасно контроль по дотриманню строків подання звітів, відповідно до графіка документообігу;
• необхідно також відстежувати зміни в законодавстві і дотримуватися нормативно-правової бази, здійснювати розширення і повне їх тлумачення;
• забезпечення автоматизації обліку, так як це є об'єктивно необхідною процедурою, оскільки дозволить зекономити значні витрати грошових і трудових ресурсів та призведе до прискорення обробки аналітичної інформації і прийняття більш обґрунтованих і ефективних управлінських рішень;
• розробка нових і удосконалення старих програм ведення обліку, реформування бухгалтерії.
• здійснювати чіткий контроль стосовно руху грошових коштів в готівковій і безготівковій формі, а також впровадити внутрішній аудит.
• перейти на нові форми регістрів
• періодично проводити підвищення кваліфікації працівників бухгалтерської та економічної служби