Инвентаризация и ее значение в обеспечении реальности данных финансовой отчетности

Сплошная инвентаризация проводится одновременно во всех структурных подразделениях предприятия.

В зависимости от назначения и характера различают два  вида инвентаризаций: плановые (периодические), внеплановые, повторные и контрольные.

Плановые инвентаризации проводятся в соответствии с планом контрольно-ревизионных работ органа внутрихозяйственного контроля (ревизионной комиссии, внутреннего аудита) и учетной политики организации, а также тогда, когда проведение инвентаризации обязательно согласно законодательству (например, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности организации и т.д.).

Внезапные (внеплановые) инвентаризации (проведение которых не предусмотрено в учетной политике и плане контрольно-ревизионных работ, а также их проведение не носит обязательный характер) проводятся внешними аудиторами при проведении аудита (обязательного или инициативного) в данной организации, внутренними ревизорами ревизионной комиссии, аудиторами аудиторской службы, инвентаризационной комиссией организации при выявлении фактов нарушений законности, по сигналам персонала, при обнаружении сомнительных хозяйственных операций и др. Таким образом, внезапные инвентаризации проводят по мере необходимости (смена материально-ответственных лиц, стихийные бедствия, хищения, требования аудитора, судебных органов и др.) по распоряжению руководителя, вышестоящих органов и по требованию органов дознания судебных органов, прокуратуры. Также может быть проведена повторная инвентаризация в случае сомнений в достоверности, объективности, качестве проведенной инвентаризации.

Контрольная инвентаризация может проводиться по окончанию проверки для установления  правильности проведения инвентаризации с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.д., где проводилась инвентаризация.

Так же может проводиться необходимая - при смене материально ответственных лиц, после стихийного бедствия, при переоценке материальных ценностей, краже

По содержанию различают  инвентаризацию ресурсов и инвентаризацию процессов.

Инвентаризация ресурсов означает проверку в натуре имущества организации.

Инвентаризация процессов означает проверку в натуре отдельных моментов процессов кругооборота средств организации. Например, в процессе производства в натуре могут быть проведены выполненные работы, отдельные затраты на материалы и т.д. В процессе реализации могут быть осмотрены в натуре расчетно-финансовые операции, а в процессе снабжения – расчетно-заготовительные операции².

 По частоте или периодичности  проведения различают ежесменные, ежемесячные (квартальные, полугодовые) и годовые инвентаризации.

Так, например, ежесменные инвентаризации остатков неиспользованных материалов, наличия полуфабрикатов или продукции  осуществляют в ряде производств при передаче смен материально ответственными лицами, при использовании инвентарного метода контроля за использованием материалов, при работе с особо дорогостоящими или опасными продуктами.

Не реже, чем ежеквартально, проводится инвентаризация наличных денежных средств и других ценностей в  кассе.

Наиболее обширной и трудоемкой инвентаризацией является годовая. При этой инвентаризации проверяется не только наличие материальных ценностей, но и состояние расчетов с дебиторами, обоснованность сумм созданных резервов и фондов, реальность кредиторской задолженности и других пассивов.

Следует также выделить и  рассмотреть текущие и перманентные инвентаризации. Текущие (постоянные) инвентаризации проводятся для выявления фактического расходования сырья и материалов в производстве, проверки полноты поступающих партий материальных ценностей, соответствия действующих норм расхода сырья и материалов на производство отдельных видов продукции их фактическому расходу.

Перманентная (непрерывная) инвентаризация состоит в том, что постоянно действующая инвентаризационная комиссия подвергает проверке в натуре отдельные виды материальных ценностей в то время когда их остаток является минимальным. Такая организация инвентаризации существенно снижает трудоемкость ее проведения и позволяет более оперативно выявлять естественную убыль и потери отдельных видов материальных ценностей. Ведь нередко в практике возникают такие ситуации, когда в натуре материальных ценностей уже нет, а по учету значится их остаток, представляющий собой естественную убыль или недостачу этих ценностей. В условиях бухгалтерского учета на ЭВМ организация перманентной инвентаризации позволяет повысить точность учетно-экономической информации.

Итак, существует определенные классификации инвентаризации, характеризующие  проведение инвентаризации, необходимость а так же полноту. Различные виды инвентаризации могут показать как и изменение экономического состояние на протяжении определенного периода, или точечно, по определенным датам, что может наглядно показать спад или подъем как общего состояние той или иной фирмы, так и отдельные отрасли которыми занимается предприятие.

 

 

1.3 Основные принципы, порядок и сроки проведения  инвентаризации

При проведении инвентаризации следует руководствоваться: Законом РФ «О бухгалтерском учете», Приказом МФ РФ «Положение о бухгалтерском учете и отчетности в РФ» и Приказом МФ РФ «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

 Основные принципы, регламентирующие  порядок проведения инвентаризации, изложены в Методических указаниях  по инвентаризации имущества  и финансовых обязательств (Приложение  к Приказу Минфина России от 13.06.1995 №49):

– инвентаризации подлежат все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств;

– инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам;

– инвентаризация имущества  производится по его местонахождению;

– инвентаризация проводится обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года;

– для проведения инвентаризации в организации должна быть создана  постоянно действующая инвентаризационная комиссия, персональный состав которой утверждает руководитель;

– по результатам инвентаризации должны составляться ведомости учета  результатов, выявленных инвентаризацией.

Обязательным компонентом  при формировании учетной политики является порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации.

Причины расхождений между  данными бухучета и фактическим наличием ТМЦ:

–естественные;

– неточности при приеме и отпуске ценностей;

– ошибки, допущенные в учете (арифметические);

– хищения;

– стихийные бедствия;

– смена материально ответственных  лиц.

Согласно Закону РФ «О бухгалтерском  учете» порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем  организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно:

– при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

– перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

– при смене материально ответственных лиц;

– при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

– в случаях стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

– при регистрации или ликвидации организации.

Технология инвентаризации зависит  от формы собственности. Руководитель должен издать приказ, в котором  назначить комиссию по проведению инвентаризации, указать сроки инвентаризации. Инвентаризация проводится по каждому месту хранения и материально ответственному лицу. Заранее готовят места проверки, измерительные приборы и т.д.

Составляются документы:

1. Инвентаризационная опись.

2. Сличительная ведомость –  представляет собой форму сверки с данными бухгалтерии.

Результаты инвентаризации оформляются  протоколом, в котором указывают  все отклонения, т.е. излишки и  недостачи. От материально ответственных лиц в случае отклонений необходимо получить письменное объяснение.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим  наличием имущества и данными  бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке.

Излишек приходуется, и соответствующая  сумма зачисляется на финансовые результаты организации. Дт 10, и др.  Кт 91.

 Недостача имущества и его  порча в пределах норм естественной  убыли относятся на издержки  обращения или производства: Дт 20,  Кт 10, 40, 41, а сверх норм естественной убыли – на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации и также на счет виновных.

Большое значение имеет инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности. Учитываем срок исковой давности – 3 года по ГК. Акт инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами имеет  большое значение. Согласно «Положению по бухгалтерскому учету и отчетности в РФ» суммы дебиторской и  депонентской задолженности, по которым  срок исковой давности истек, списываются  по каждому обязательству на основании  данных проведенной инвентаризации и приказа руководителя и относятся  на финансовые результаты.

Инвентаризация по забалансовым объектам проводится совместно с собственником инвентаризационной комиссией. При этом инвентаризационная опись и акты инвентаризации составляются в 4 экземплярах (по 2 для каждой организации), каждый из которых имеет значимость первичного документа, т.е. инвентаризацию будут проводить и арендатор, и арендодатель.

Этапы проведения инвентаризации  
Мероприятия по подготовке и проведению инвентаризации:

1. Составляется план обязательной инвентаризации на год. Не менее чем за 10 дней до наступления срока инвентаризации готовится приказ о проведении инвентаризации, которым назначается комиссия из представителей администрации и материально ответственных лиц. (Состав комиссии из года в год должен частично меняться. Но существуют и постоянно действующие члены : руководитель предприятия(или его заместитель), главные бухгалтера предприятия, начальники структурных подразделений (служб) и представители общественности )
2. С даты проведения инвентаризации прекращаются все хозяйственные операции (особенно на складе).
3. Бухгалтер распечатывает сличительные ведомости (не заполняя графу «По данным бухгалтерского учета») по объектам и подразделениям, подлежащим инвентаризации (не менее 2 экземпляров).
4. . Подготовленные сличительные ведомости раздаются по всем материально ответственным лицам для заполнения строки «фактически имеется в наличии» с указанием сроков заполнения.
5. Бухгалтер вносит полученные сведения в инвентаризационную опись, где проводится сличение фактического положения дел со сведениями, полученными по бухгалтерским документам.
6. Обнаруженные расхождения фиксируются в проекте акта инвентаризации, к которому прилагается бухгалтерская справка с указанием возможных направлений списания выявленных недостач: на хищения, в результате стихийных бедствий, порчу при хранении, а также по халатности виновных лиц.Составляется специальная опись для объектов, не пригодных к дальнейшей эксплуатации и не подлежащих восстановлению, с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин непригодности (порча, полный износ), а также предложений источников списания этих объектов.
7. Проводится заседание инвентаризационной комиссии, на котором обсуждаются результаты проведения инвентаризации и утверждается заключительный акт об инвентаризации.
8. На основании утвержденного и подписанного членами комиссии акта делаются бухгалтерские проводки по списанию выявленных недостач на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Если принято решение о взыскании с виновных лиц, то делается соответствующая запись в личной карточке работника при удержании из зарплаты по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» или открывается счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет 73.2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» при погашении частями.
9. Результаты каждой инвентаризации подшиваются в папку «Инвентаризация» и хранятся не менее 5 лет.

Следует помнить, что инвентаризация может проводиться как в целом по организации, так и по ее подразделениям, кроме того, она может проводиться как по видам имущества (своего и чужого, имеющегося в распоряжении фирмы), так и по ее должникам и обязательствам, другими словами можно сказать, что инвентаризация может проводиться по любой статье актива и пас-сива баланса.

Несмотря на достаточно подробно описанный  в Методических указаниях порядок  проведения инвентаризации, на практике встречаются нарушения, сводящие на нет результаты инвентаризации, которая может быть признана недействительной. Список данных нарушений:

• Ошибки проведения инвентаризации и их последствия.
• Состав инвентаризационной комиссии не утвержден руководителем Нет основания для проведения инвентаризации
• Документально подтверждено отсутствие хотя бы одного из членов комиссии во время проведения инвентаризации. Результаты инвентаризации недействительны.
• В приказе не указаны сроки инвентаризации. Нет основания для начала проведения инвентаризации.
• Во время перерывов в работе комиссии не закрыт доступ посторонним к помещению, где хранятся инвентаризационные описи. Внесение исправлений, искажающих результаты инвентаризации.
• При невозможности остановки хозяйственной деятельности, приходно-расходные документы не завизированы председателем инвентаризационной комиссии Имеется возможность оформить ранее не выписанные приходно-расходные документы.
• У материально ответственных лиц не взяты расписки о том, что все приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию. При выявлении нарушений могут быть предъявлены приходно-расходные документы, оформленные в период проведения инвентаризации.
• Проводится сопоставление данных бухгалтерского учета с фактическим наличием, а не наоборот. (Идеально составление инвентаризационных описей вручную от руки по факту).
• Инвентаризационная опись составлена в одном экземпляре. Результаты инвентаризации недействительны.
• Итоги должны быть выверены на каждой странице – число прописью, количество номеров и сумма материальных ценностей, а также общий итог в натуральных показателях, даже если подсчет велся в денежном измерении. Имеется возможность несанкционированных исправлений.
• На каждой странице нет записи «Цены, итоги проверил» и подписи материально ответственного лица. Инвентаризационная опись не является документом, на основании которого можно предъявлять претензии к материально ответственным лицам.
• Ошибки и исправления не подписаны и не заверены членами комиссии. Исправления считаются недействительными.
• Инвентаризационная опись после утверждения результатов содержит незаполненные строки. (Все они должны быть прочеркнуты). Имеется возможность внесения дополнительных данных.
• На последней странице инвентаризационной описи нет подписи материально ответственного лица об отсутствии у него претензий к членам комиссии и подтверждения, а также о том, что он принимает указанное в описи имущество на ответственное хранение.
• Отсутствие оснований для предъявления претензий к материально ответственному лицу при выявлении недостач.