Облік і аналіз грошових коштів

Другим етапом є перевірка  правильності заповнення касових документів та організації порядку ведення  касових операцій. На підприємстві перевіряється правильність заповнення прибуткових та видаткових касових  ордерів. Неприпустимі будь-які виправлення, закреслювання і т. ін. Прибуткові та видаткові касові ордери повинні бути належно оформлені. Документи на видачу грошей мають бути підписані керівником і головним бухгалтером підприємства або особами, ними уповноваженими.

Прибуткові касові ордери і квитанції до них, а також видаткові касові ордери мають бути заповнені таким чином, щоб забезпечувалося збереження цих записів протягом терміну зберігання документів.

Слід уважно перевірити використання бланків прибуткових  касових ордерів, їх облік та зберігання. Аудитор перевіряє наявність та порядок ведення журналу реєстрації прибуткових та видаткових касових документів, обов’язково звіряє його дані а записами у касовій книзі. Перевіряючи порядок ведення касової книги, необхідно впевнитися, що підприємство має тільки одну касову книгу, яка має бути пронумерована, прошнурована і опечатана сургучною або мастиковою печаткою. Кількість аркушів у касовій книзі повинно бути засвідчено підписами керівника і головного бухгалтера. Підчистки та невмотивовані виправлення в касовій книзі забороняються.

Перевірка операцій з  видачі готівки з каси проводиться  на третьому етапі аудиту.

Встановлюється, на які  цілі підприємство отримувало і видавало готівку. Для цього вивчаються корінці  чекової книжки на отримання готівки, виписки банку. Після того, як встановлена мета отримання готівки з розрахункового рахунку, перевіряється дотримання її підприємством шляхом вивчення касових документів (прибуткових та видаткових касових ордерів, касової книги) та бухгалтерських документів, які підтверджують використання готівки на зазначені цілі (авансові звіти, відомості на отримання заробітної плати, відомості на закупівлю сільськогосподарської продукції). Велику увагу необхідно приділити операціям видачі готівки для розрахунків з іншими підприємствами та з виплати заробітної плати з готівкової виручки або інших грошових надходжень підприємства. Насамперед це пов’язано з наявністю у підприємства податкової заборгованості (податкової картотеки на розрахунковому рахунку). При цьому залежно від терміну, за який проводиться аудит, слід враховувати зміни в порядку ведення касових операцій, які відбулися шляхом внесення змін і доповнень, Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженим Постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637

Четвертий етап передбачає перевірку повноти оприбуткування готівки в касі підприємства. Необхідно  визначити, чи повністю і своєчасно  підприємство оприбутковує готівку, яка  надходить з різних джерел:

за реалізовану продукцію (роботи, послуги);

одержання грошей з розрахункового рахунку;

невикористані підзвітні  суми;

депоновану заробітну  плату тощо.

З цією метою аудитор  звіряє дані прибуткових касових  ордерів та касової книги з:

даними відомості реалізації продукції, відвантажувальних документів та податкових накладних;

корінцями грошової чекової  книжки підприємства та банківськими виписками, журналом-ордером №1 та відомістю  до нього;

авансових звітів та журналу-ордера № 7;

відомостей на заробітну  плату.

На п’ятому етапі  аудитор перевіряє додержання підприємством встановленого ліміту залишку готівки в касі. Перевіряється повідомлення банку про встановлення ліміту залишку готівки, в касі, касова книга на предмет виявлення перевищення встановленого ліміту. Слід враховувати зміни, що відбулися у порядку ведення касових операцій та введені в дію з 14 листопада 1997 р. Так, готівка, видана під звіт, але не витрачена і не повернута до каси підприємства протягом 10 робочих днів з дня видачі її під звіт (на відрядження – протягом 3 робочих днів після закінчення відрядження), починаючи з наступного дня після закінчення зазначених строків заноситься до суми фактичного залишку готівки в касі на кінець дня. Крім того, оскільки згідно із зазначеними змінами, кошти на виплати, пов’язані з оплатою праці та виплатою дивідендів (доходу), всі підприємства незалежно від форм власності мають одержувати виключно з кас банку, у разі витрачання підприємством готівки а виручки на вказані цілі ці кошти також включаються до фактичних залишків готівки в касі того дня, коли були здійснені такі виплати.

Останнім – шостим етапом перевірки є зіставлення  даних первинних, аналітичних і  синтетичних облікових документів з даними, відображеними у звітності  підприємства, з метою встановлення їх відповідності.

За результатами перевірки підприємства у разі виявлення порушень аудитор повинен їх класифікувати:

за формальними ознаками (порушення визначеного порядку  ведення облікових реєстрів);

за суттю (підроблені бухгалтерські записи).

Особи, винні в порушенні  порядку ведення операцій з готівкою, повинні бути притягнуті до відповідальності в установленому чинним законодавством порядку. Згідно з Указом Президента України від 12.06.95 № 436 “Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки” (зі змінами і доповненнями) до порушників застосовують фінансові санкції у вигляді штрафу [40; с. 132]:

за перевищення встановлених лімітів залишку готівки в  касах – у двократному розмірі  сум виявленої понадлімітної  готівки за кожний день;

за неповне оприбуткування у касах готівки – у п’ятикратному розмірі неоприбуткованої суми;

за перевищення встановлених термінів використання виданої під  звіт готівки та видачу під звіт готівки без повного звітування щодо раніше виданих коштів – у  розмірі 25% виданих під звіт сум;

за проведення готівкових розрахунків без подання одержувачем  коштів платіжного документа (товарного  або касового чека) – у розмірі  сплачених коштів.

Основні порушення - зловживання, розкрадання, помилки в обліку операцій можуть бути кваліфіковані наступним чином [39, с. 40]:

Пряме розкрадання грошових коштів

нічим не приховане;

приховане неоформленими  документами і розписками.

Неоприбуткування і  привласнення грошових сум, що не надійшли:

з банку;

від різних фізичних і  юридичних осіб по прибуткових ордерах;

від різних юридичних  осіб за домовленістю.

Надлишкове списання грошей по касі:

повторне використання одних і тих самих документів;

неправильний підрахунок підсумків в касових документах і звітах;

списання сум без  підстави чи за фальсифікованими документами;

підробка в законно  оформлених документах із збільшенням  суми списання.

Привласнення сум, законно  нарахованих різним особам і організаціям:

привласнення депонованої  заробітної плати і коштів, нарахованих  на інших підставах;

привласнення сум, які належать іншим підприємствам.

Розрахунки сумами готівкових грошових коштів, які перевищують  граничну величину:

з іншими юридичними особами  і підприємцями, діючими без утворення  юридичної особи;

які надходять в касу підприємства, що перевіряється.

Розрахунки з населенням готівкою за готову продукцію, товари, виконані роботи і надані послуги:

без застосування реєстраторів розрахункових операцій;

без реєстрації реєстраторів розрахункових операцій в податковій службі.

Перевищення ліміту готівки  каси на кінець дня.

Несвоєчасні звіти підзвітних осіб за використані грошові кошти.

На відміну від контролюючих органів аудитор повинен дотримуватися  принципу конфіденційності, всі встановлені  порушення фіксувати в Звіті  керівництву клієнта та, при необхідності, в аналітичній частині аудиторського висновку, але не розголошувати інформацію і не сповіщати податкові органи.

Аудитор зобов'язаний повідомити клієнта про можливі стягнення  за виявлені порушення і допомогти  їх усунути [51, с. 243].

На досліджуваному підприємстві аудиторський контроль ще ні разу не проводився. Це пояснюється тим. що це підприємство має невелику історію функціонування – півтора року. Проведення незалежного аудиторського контролю планується у листопаді цього року, що обумовлено вимогами іноземних засновників.

4.3 Контроль операцій  на поточному рахунку

Розпочинаючи аудит  обліку грошових коштів на поточному  та інших рахунках у банку, слід розробити  детальну програму аудиторської перевірки, яка повинна включати такі питання: установлення кількості поточних, валютних, розрахункових та інших рахунків в установах банку, відповідності господарських операцій, які відображаються на вказаних рахунках, чинному законодавству; перевірка повноти і своєчасності оприбуткування грошових коштів, що надійшли на рахунки підприємств, своєчасності перерахування податків до бюджету й обов’язкових платежів; перевірка правильності кореспонденції рахунків за банківськими операціями.

Під час проведення аудиту звертається увага на можливі  випадки відкриття рахунку в  банку тільки за наявності документа, що засвідчує їх реєстрацію як платежів соціальних внесків, та інших рахунків, включаючи валютні, позикові, депозитні, – у разі пред’явлення документа про повідомлення органів Фонду соціального страхування від нещасних випадків про намір відкрити відповідні рахунки, а також довідки про внесення підприємства до Єдиного державного реєстру підприємств і організацій України, Причому копії цих документів мають бути засвідчені нотаріально або органом, що їх видав, фізичній особі – довідку про ідентифікаційний номер [34; с. 186].

Вивчаючи банківські документи, визначають законність та обґрунтованість  операцій і правильність віднесення витрат на відповідні рахунки. Трапляються  випадки порушень, коли для приховування зловживань окремими бухгалтерськими працівниками і касирами здійснювалися заміни виписок банку іншими сфальсифікованими виписками чи виправлення відповідних сум. У таких випадках потрібно здійснити зустрічну перевірку документів і зіставити між собою взаємозв’язані господарські операції, відображені на рахунках обліку і виписках банку. При цьому вивчають порядкову нумерацію виписок банку і правильність перенесення підсумків та їх залишків в облікові регістри. Якщо у клієнта відсутні окремі виписки банку, то важливо отримати з банку завірені їх копії «Документи» додані до виписок, вивчають передусім на предмет їх законності.

Послідовність аудиту руху коштів на рахунках у банку показано

на рис. 4.2.

Аудит наявності і  руху грошових коштів на рахунках у  банку починається з перевірки  дотримання підприємством порядку відкриття рахунків в банку, передбаченого Інструкцією про порядок відкриття га використання рахунків в національній та іноземній валюті, затвердженою постановою Правління Національного банку України від 18.12.1998 р, № 527, При цьому аудитор використовує зустрічну перевірку, надсилаючи лист-запит банку, що обслуговує підприємство, з проханням підтвердити наявність відкритих для підприємства рахунків.

 

 

Рис. 4.2 Схема аудиту руху коштів на рахунках в банку [40; с. 133]

 

Грошові кошти та залишки  на банківських рахунках є ліквідними активами. Через свою ліквідність  грошові кошти є найбільш вразливими з усіх активів підприємства, тому розтрати та крадіжки грошових коштів більш вірогідні, ніж інших активів. Аудитор проводить дослідження виписок банку та одночасно вивчає документи підприємств-клієнтів, додані до виписок. При цьому необхідно перевірити порядкову нумерацію виписок банку, правильність перенесення підсумків і залишків в облікові реєстри, визначити чинність та обґрунтованість операцій і правильність віднесення витрат на відповідні бухгалтерські рахунки. Якщо у підприємства відсутні окремі виписки банку, то необхідно отримати з банку засвідчені копії.

При перевірці залишку  грошових коштів на банківському рахунку  аудитор повинен врахувати можливість зловживань. Тому він повинен збільшити  обсяг процедур перевірок грошових коштів в кінці звітного періоду, особливо, якщо система внутрішнього контролю неефективна. Суттєвим моментом перевірки залишку на рахунку грошових коштів є отримання письмового банківського підтвердження. Дані із банківського підтвердження повинні бути звірені з сумами у відповідній банківській виписці. Аналогічно і вся інша інформація із банківських виписок повинна бути перевірена. Якщо при перевірці аудитор виявить зловживання, вони повинні бути досліджені стосовно причин їх виникнення та сум. Серед процедур, завдяки яким можна викрити зловживання в сегменті грошових надходжень і витрат, ефективними є оглядова перевірка записів в Головній книзі по рахунках 31 “Рахунки в банках”, 33 “Інші кошти” на нестандартні бухгалтерські проводки, звірка замовлень на реалізацію з наступними грошовими надходженнями, перевірка фактів і супровідної документації по безнадійних боргах, доходів від реалізації.

При проведенні аудиту досліджується  використання раціональних форм розрахунків  і чи забезпечують вони наближення моментів отримання покупцями матеріальних цінностей і здійснення платежу. Важливо також здійснити перевірку товарності розрахункових документів, що передаються до оплати в банк.

Дослідження розрахункових  операцій є важливою складовою аудиту фінансово-господарської діяльності підприємства і здійснюється в нерозривному зв’язку з іншими операціями (касовими, виробничими, кредитними операціями, операціями з інвестиційної діяльності підприємства). Це пояснюється тим, що більшість із вказаних операцій прямо або непрямо впливають на розрахункові взаємовідносини між підприємствами, що виникають в процесі діяльності, та внаслідок розрахунків на кінець періоду вони утворюють дебіторську або кредиторську заборгованість.