”Організація обліку праці та її оплати” на прикладі КСП ім. А.В. Трофімова Овідіопольського району Одеської області

 

 

     Кадрова  документація поділяється на  два види: розпорядчі документи  з особового складу та облікові  документи по кадрах. У свою  чергу розпорядчі документи з особового складу включають: накази про приймання, переведення, звільнення працівника; накази про надання відпусток; накази про заохочення та попередження; накази про внесення змін до трудової книжки. Облікові документи по кадрах включають: особова картка (ф.П-2); особова справа; штатно-посадова книга; алфавітна книга; алфавітні картки (ф.П-3); книга обліку бланків трудових книжок (ф.П-9); книга обліку руху трудових книжок (ф.П-10); графік відпусток; книга-журнал обліку відпусток.

     Всі оригінали наказів з особового складу накопичуються та зберігаються у відділі кадрів. Якщо на підприємстві чисельність працівників невелика і немає спеціальної кадрової служби, тоді наказом керівника одному з працівників доручається вести кадрову документацію.

     Документи з особового складу є досить важливими і вимагають особливої ретельності і акуратності при оформленні, веденні і зберіганні протягом тривалого часу.

     При роботі  з документами з особового  складу необхідно враховувати,  що персональні дані (відомості про факти, події і обставини трудової діяльності і приватного життя) громадян відносяться до категорії конфіденційної інформації.

     Для розпорядчих  документів з особового складу  відносяться накази про приймання,  переведення, звільнення з роботи, про надання відпусток, про заохочення та попередження тощо.

    В наказах  про приймання на роботу зазначають  посаду, структурний підрозділ (відділ), дату приймання, вид приймання  (на постійну роботу - з випробовувальним  терміном або зі стажуванням,  на тимчасову роботу – за сумісництвом або на визначений термін).

     В наказах  про переведення зазначається  вид переведення та його мотивація.

    Наказ про  звільнення повинен містити дату  звільнення та його причину.

    Останній пункт  кожного наказу повинен містити покладання контролю за його виконанням.

     Обрання  або призначення на посаду  самого власника підприємства  на посаду керівника здійснюється  в такому порядку. Керівник  підприємства наймається (призначається)  власником або обирається власниками  майна. Обрання і відкликання виконавчого органу акціонерного товариства (АТ) належить до компетенції загальних зборів акціонерів товариства, однак за рішенням загальних зборів таке повноваження може бути передане іншому органу АТ.

     У товаристві  з обмеженою відповідальністю (ТзОВ) дирекція або директор обираються на зборах учасників. Обрання керівництва АТ і ТзОВ фіксується в протоколі компетентного органу, що прийняв таке рішення.

    На приватному  підприємстві, призначення засновником  підприємства себе на посаду директора здійснюється шляхом видання відповідного наказу, наприклад, такого:” З 1 липня 2000 року обов’язки директора покладаю на себе”.

     Власник  або уповноважений ним орган,  зокрема, зобов’язаний пояснити  працівникові до початку роботи  його права та обов’язки, ознайомити з умовами праці, правилами внутрішнього трудового розпорядку, колективним договором, провести інструктаж з техніки безпеки та пожежної безпеки.

     При прийнятті  на роботу працівник зобов’язаний  надати трудову книжку, якщо мова не йде про сумісництво. В свою чергу, тим особам, які працевлаштовуються вперше, трудова книжка повинна бути оформлена протягом 5 днів після їх прийняття. Відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства.

     Заповнюється  трудова книжка начальником відділу  кадрів підприємства або іншою  особою, уповноваженою на це наказом  керівника.

     Особа, що  виписує трудові книжки, щомісячно  подає до бухгалтерії підприємства  звіт про наявність та використання бланків трудових книжок.

     Крім трудових  книжок, відповідальна особа повинна  заповнювати кілька спеціальних  облікових документів, а саме:

• книгу обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них;
• книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.

Якщо бланки трудових книжок були зіпсовані з вини особи, що відповідає за їх виписку (неправильне  заповнення, недбале зберігання тощо), складається акт на їх списання.

     Бухгалтерський  облік трудових книжок ведеться  на рахунку 209 ”Інші матеріали”, по дебету якого відображається надходження трудових книжок, а по кредиту – їх використання (списання). Дебетове сальдо означає наявність трудових книжок у вартісному вираженні. Одночасно ведеться облік наявності трудових книжок на позабалансовому рахунку 08 “Бланки суворого обліку”.

     До облікових  документів по кадрах відноситься  особова картка, особова справа, обліковий листок з обліку  кадрів, штатно – посадова книга,  алфавітна книга, алфавітні картки  тощо.

     В особовій  справі працівника зберігаються: опис документів; особовий листок з обліку кадрів; автобіографія; копії документів про освіту; заява про прийняття на роботу; наказ про прийняття на роботу (копія); копія трудового контракту до якого додається посадова інструкція.

     Особова  справа зберігається в порядку збереження з секретних документів.

     трудові  відносини на підприємстві між  власником (роботодавцем) та працівником  регулюються, крім нормативних  та законодавчих актів, ще й  за допомогою трудових договорів   ( контрактів) і угод.

     Трудовий  договір гарантує кожному працівнику  право на роботу за спеціальністю,  кваліфікацією або посадою, обумовленою  угодою сторін. Це право гарантується  ст.31 КЗпП, яка забороняє виконання  роботи, не обумовленої трудовим  договором.

     Трудові  договори, що укладаються між фізичними особами, підлягають обов’язковій реєстрації роботодавцем у тижневий термін у службі зайнятості за місцем свого проживання.

     У письмовій  формі укладається також контракт. З точки зору норм трудового  права, основною відмінністю письмового трудового договору від контракту є можливість включення до змісту останнього додаткових умов звільнення працівника.

     Трудовий  контракт – документ, що фіксує  угоду сторін про встановлення  трудових правовідносин і регулює  їх. Сторонами трудового контракту є підприємство (роботодавець) і працівник (контрактант).

     Трудовий  контракт повинен укладатись  в письмовій формі, що підвищує  гарантії сторін в реалізації  досягнутих домовленості з важливих  питань.

    В трудовому  контракті визначаються обов’язки працівника у відповідності з тією професією або посадою, на яку він прийнятий, або робиться посилання на відповідну посадову інструкцію, розроблену і затверджену керівництвом підприємства.

 

Таблиця 3.3Умови припинення дії трудового договору відповідно до КЗпП

Стаття КЗпП	Назва статті
1	2
36	Підстави припинення дії трудового договору
37	Припинення дії трудового  договору з працівником, направленим  на примусове лікування за постановою суду
38	Розірвання трудового  договору, укладеного на невизначений строк, з ініціативи працівника
39	Розірвання строкового трудового договору з ініціативи працівника
40	Розірвання трудового  договору з ініціативи власника або  уповноваженого ним органу
41	Додаткові підстави розірвання трудового договору з ініціативи власника або уповноваженого ним органу з окремими категоріями працівників за певних умов
43	Розірвання трудового  договору з ініціативи власника або  уповноваженого ним органу за попередньою  згодою профспілкового органу
43/	Розірвання трудового  договору з ініціативи власника або уповноваженого ним органу без попередньої згодою профспілкового органу
45	Розірвання трудового  договору на вимогу профспілкового чи іншого органу, уповноваженого на представництво трудовим колективом
184	Гарантії при прийнятті на роботу і заборона звільнення вагітних жінок і жінок, які мають дітей
198	Обмеження звільнення працівників  молодше вісімнадцяти років
199	Розірвання трудового  договору з неповнолітнім на вимогу його батьків або інших осіб

 

     Трудовий  контракт може укладатись на невизначений строк, на певний строк не більше 5 років, на час виконання певної роботи.

     Припинення  дії трудового договору може  відбутися з ініціативи сторін (працівника та власника або  уповноваженого ним органу), так  і у зв’язку з обставинами, які не залежать від ініціативи сторін. Відповідно до КЗпП встановлені наступні умови припинення дії трудового договору (табл. 3.3).

     Однією  з особливостей договору –  підряду є те, що відповідно  до цього договору підрядчик  (виконавець) виконує роботи на свій ризик, тому він не має права вимагати винагороди, якщо предмет підряду (виріб тощо) випадково знищений або в силу певних обставин немає можливості закінчити розпочату роботу.

     Оплата  виконаних робіт (послуг) за договорами  підряду (трудовою угодою) здійснюється , як правило, після оформлення акту приймання робіт (послуг).

 

3.3 Особливості  організації обліку оплати праці

 

     Основним  документом , який визначає застосування  на підприємстві оплати праці,  розміри основної, додаткової заробітної плати, преміювання працівників тощо, є положення про оплату праці на підприємстві. Даний документ містить:

• загальні принципи організації оплати праці на підприємстві, системи і форми оплати праці, які застосовуються до різних категорій працівників;
• штатний розклад працівників підприємства;
• побудову основної (тарифної) оплати праці з інструкціями по посадах і професіях тарифних ставок і окладів або порядку розрахунку в залежності від показників роботи працівника і підприємства в цілому;
• обумовлені доплати, надбавки і компенсації із зазначенням їх розмірів;
• інші преміальні системи, що використовуються на підприємстві;
• визначений стимулюючий показник, шкала преміювання.

     В заключній  частині Положення може бути  викладені питання оскарження  працівниками розміру нарахованого їм заробітку. Порядок і строки перегляду.

     Права та  обов’язки власника підприємства  щодо організації оплати праці  регулюються КЗпП.

     Облік праці  та заробітної плати має бути  організований таким чином, щоб  сприяти підвищенню продуктивності праці, повному використанню робочого часу, зміцненню дисципліни праці, а також правильному обчисленню чисельності працівників для обліку заробітної плати з метою оподаткування. Для цього на підприємстві повинні бути чітко розподілені функції обліку між відділами.

     Весь процес  обліку оплати праці працівників  можна поділити на етапи: 

• облік особового складу та використання робочого часу;
• облік виробітку продукції і заробітної плати.

Облік особового складу працівників на підприємствах здійснюється відділом кадрів (інспектором по кадрах або іншою уповноваженою на це особою). Обліку підлягають всі працівники всіх підрозділів підприємства, незалежно від робіт, що вони виконують, та посади, що обіймають. Первинні документи , якими оформлюється процес обліку чисельності працюючих, наводиться у слідуючій таблиці 3.4.

     Облік використання  робочого часу здійснюється в  табелях обліку використання  часу, річних табельних картах  та ін. Поряд з цим в необхідних  випадках проводяться фотографії  робочого дня, хронометражі спостереження та інші одноразові обстеження.

     Облік вихідних  днів (днів щотижневого відпочинку) і святкових (неробочих) днів  здійснюється в табелях згідно  з графіком і режимом роботи  даного підприємства.

     Облік використання  робочого часу здійснюється по кожній зміні в табелі, який відкривається щомісячно на працівників цеху (відділу), ділянки тощо.

     Облік явок  на роботу і використання робочого  часу здійснюється в табелі  методом суцільної реєстрації, а  саме відмітки всіх, хто запізнився тощо, або шляхом реєстрації тільки відхилень (неявок, запізнень і т.д.).

 

Таблиця 3.4 Типові форми первинних документів використання робочого часу.

Типова форма	Назва документу з  обліку	Затверджено
П-12	Табель обліку використання робочого часу і розрахунку заробітної плати	Наказом Мінстату України  від 09.10.1995р.
П-13	Табель обліку використання робочого часу
П-14	Табель обліку використання робочого часу
П-15	Список осіб, які працюють в понадурочний час
П-16	Листок обліку простоїв
П-49	Розрахунково – платіжна відомість	Наказом Мінстату України  від 22.05.1996р.№144
П-50	Розрахункова відомість
П-51	Розрахункова відомість
П-52	Розрахунок заробітної плати
П-53	Платіжна відомість
П-54	Особовий рахунок
П-54-А	Особовий рахунок
П-55	Накопичувальна картка виробітку та заробітної плати
П-56	Накопичувальна картка обліку заробітної плати