Процесс автоматизация бухгалтерского учета в современных условиях

     1.2. Автоматизация управленческого учёта

      Разработаны типовые проекты комплексной  автоматизации бухгалтерского учета с применением различных типов ЭВМ для промышленности, с/х, централизованных бухгалтерий, учреждений, находящихся на государственном бюджете, и др. организаций. В настоящее время автоматизация бухгалтерского учета с помощью ПК не является сложной задачей ни для разработчика, ни для пользователя. Сегодняшняя простота решения компьютеризации бухгалтерского учета достигнута сложным путем: от компьютеризации отдельных участков учетной работы до установления связанных баз данных для сведения баланса предприятия. Освоение бухгалтерами компьютеров на уровне не только пользователя, но и программирования (а сегодня это уже квалификационное требование) позволило кардинально пересмотреть стратегию бухгалтерских программ. Эффективнее иметь единую структуру базы данных для всех участков бухгалтерского учета. Таким образом, в реальном масштабе времени попутно решается проблема составления баланса предприятия на каждый момент. Оформления первичных документов – внесения содержания и суммы хозяйственной операции в единую базу данных предприятия. Сетевые версии бухгалтерского учета решили проблему зависимости работы участков от времени доступа к единой базе.  
 

     1.2.1. Предприятие как центр обработки информации

     Система обработки данных должна: обеспечивать получение общих и детализированных данных, легко определять тенденции изменения важнейших показателей, обеспечивать получение информации, критической по времени, без существенной задержки, выполнять точный и полный анализ данных. Подход к обработке информации как к производственному процессу широко принят специалистами по автоматизации систем организационного управления. Считается, что рационализация информационного процесса с распространением на него элементов производственной деятельности (нормирование, технология) должна повысить эффективность управленческого труда.

     Основными возможностями автоматизированной обработки данных являются:

     - отражение хозяйственной деятельности  организации в виде бухгалтерских проводок с возможностью ведения аналитического учета;

     - ведение учета от первичных  документов с возможностью использования типовых операций;

     - аналитический и синтетический  бухгалтерский учет движения  денежных средств и материальных ценностей по любым счетам;

     - консолидированный и раздельный  баланс по нескольким подразделениям;

     - учет и переоценка основных средств, нематериальных активов, товаров, материалов, расчет амортизации ОС и НМА;

     - ведение взаиморасчетов с подотчетными  лицами;

     - финансовый анализ и моделирование  баланса; 

     - ведение суммового и количественно-суммового  учета, балансовых и забалансовых счетов;

     - параллельное ведение нескольких  касс и расчетных счетов в  рублях и валюте, расчет курсовой и суммовой разницы;

     - учет кассовых операций, ведение  кассовой книги, автоматический  экспорт данных в Главную книгу;

     - возможность просмотра реестра проводок документов-оснований;

     - автоматическое формирование Книги  покупок и Книги продаж на  основе первичных документов;

     - автоматический пересчет Главной  книги и остатков с оборотами  по счетам;

     - возможность ввода, корректировки  документов и проводок за любой отчетный период;

     - гибкая настройка полномочий (до  отдельных полей) и внешнего  вида списков объектов модуля;

     - формирование отчетности в налоговые  органы и во внебюджетные фонды.

     - экспорт данных и формируемых  отчетов в форматы Word и Excel, получение информации в графическом виде.  
 

     1.2.2. Характеристика процесса автоматизации бухгалтерского учета

     Комплекс  программных средств позволяет  автоматический подсчет итоговых сумм, составление мемориальных ордеров, изменение и корректировку информации непосредственно в базе данных баз каких-либо дополнительных изменений структуры и алгоритма работы программы, составление книги “Журнал-главная”, составление баланса и сводных отчетов, полностью автоматизирован учет кассовых операций, расчетных операций, учет денежных средств на расчетном счете, учет расчетов с подотчетными лицами и др. задачи.

     В неавтоматизированной системе ведения  бухгалтерского учета обработка данных о хозяйственных операциях легко прослеживается и обычно сопровождается документами на бумажном носителе информации - распоряжениями, поручениями, счетами и учетными регистрами, например бесконечными журналами учета МПЗ. Аналогичные документы часто используются и в компьютерной системе, но во многих случаях они существуют только в электронной форме. Более того, основные учетные документы (бухгалтерские книги и журналы) в компьютерной системе бухгалтерского учета представляют собой файлы данных, прочитать или изменить которые без компьютера не возможно.  
 

     1.3. Специфика бухгалтерского учета и аудита в компьютерной среде.

      Нестабильность гражданского и налогового законодательства, реформа всей системы учета в стране заметно усложняют деятельность бухгалтера и аудитора. В этих условиях возникает потребность в бухгалтерах профессионалах и аудиторов-профессионалов. 
 

     1.3.1. Этапы развития автоматизации бухгалтерского учета

      Причинами, предопределяющими применение вычислительной техники в организации бухгалтерского учета, являются большие объемы информации, многочисленные группировки, жесткие сроки  обработки, высокие требования к точности и достоверности. Бухгалтерские задачи ранее других экономических   задач стали обрабатываться техническими средствами.

      Компьютеризация  бухгалтерского  учета  тесно   связана   с   вышеназванными причинами, позволяющими на этом пути выделить два этапа  –  механизированный и автоматизированный.

      Первый  этап (50-60-е гг.) характеризуется  использованием электронно - механических перфорационных машин, организацией машиносчетных стаций на крупных предприятиях, где основную роль играла комплексная механизированная обработка учетных записей таблично перфокарточной системы  счетоводства  на базе типовых программ.

      Переход ко второму этапу – автоматизированному (с начала  70-х  гг.) – был вызван появлением ЭВМ, приспособленных для решения задач в сфере экономики. Этап автоматизации насчитывает несколько периодов в своем развитии, зависящих в первую очередь от изменения форм взаимодействия  машин и пользователя, а также режимов работы ЭВМ. Начальный период связан с централизованной обработкой бухгалтерских задач на вычислительном центре, где применялся однопрограммный режим работы ЭВМ. Бухгалтер имел  возможность влиять на ход решения задачи. Оператор, получив учетную документацию, обрабатывал ее на ЭВМ по программе и возвращал пользователю свободные бухгалтерские данные – ведомости аналитического и синтетического учета, на основании которых принимались управленческие решения. 
 

     1.3.2. Характеристика бухгалтерского программного обеспечения

         Важным элементом реализации  технологии обработки учетных  задач является его программное обеспечение. Достаточно большое количество фирм, занимается созданием бухгалтерских программ и техническим сопровождением своих продуктов. Можно выделить три этапа в развитие отечественного рынка  бухгалтерских программ.

      Первый  этап относится к первой половине 80-х гг., когда поток персональных компьютеров из-за рубежа сопровождался переносом ряда программ с больших ЭВМ и созданием «программ-самоделок».

      Второй  этап связан с рождением в начале 90-х большого числа коммерческих структур, что привело к необходимости создания программного обеспечения для ведения простой бухгалтерии. Спрос рынка был удовлетворен рядом фирм, умевших быстро и достаточно успешно откликнуться на его потребности. Наибольшее признание получили бухгалтерские программы фирм «1С» («1С:Бухгалтерия»),, «Хакерс-Дизайн» («Финансы без проблем»), ДИЦ («Турбо Бухгалтер»). Многие группы программистов разрабатывают в это время различные программы «под заказ». В дальнейшем наиболее успешные из этих разработок появились на рынке, в том числе программные продукты фирм «Инфософт», «Паритет Софт», «Инфин», «Парус», «Атлант Информ» и др.

      Третий  этап программного обеспечения относится  к кону 90-х гг. и связан с переходом от упрощенного учета к профессиональному, в том числе управленческому учету. В современных разработках серьезное внимание уделяется возможности работы в компьютерных сетях, накоплению статистики, работе с несколькими планами счетов, анализу финансово - хозяйственной деятельности. В настоящее время рынок  программных средств автоматизации бухгалтерского учета продолжает интенсивно развиваться.

       Наиболее распространенные в  России следующие программные  продукты автоматизации бухгалтерского учета: 
 

       Программа «ТУРБО БУХГАЛТЕР»

    Универсальная программа автоматизации  бухгалтерского учета и делопроизводства предприятий. Она обеспечивает:

    - ведение синт. и аналит., в том числе многовалютного учета;

    -  автоматизированное составление,  хранение и печать первичных бухгалтерских документов и форм отчетности;

    - ведение учета на нескольких  рабочих местах и ведение нескольких бухгалтерий на одном компьютере.

    Программа «Турбо Бухгалтер»  совместима с другими компьютерами, например с программой «Учет складских операций» фирмы «Компьютер-Сервис» и др. Совместимость достигается за счет импорта проводок и операций.

    При значительном количестве  учитываемых операций программа  позволяет организовать обработку информации на нескольких рабочих местах в локальной сети. Если рабочие места бухгалтеров не соединены каналами связи, то работа между ними может быть разделена с помощью организации нескольких журналов хозяйственных операций (для каждого бухгалтера - своего). Для обобщения информации осуществляется копирование  при помощи дискет журналов на компьютер главного бухгалтера и их включение в общий журнал операций.

      Схема ведения учета с помощью  программы «Турбо бухгалтер» состоит в следующем. Хозяйственные операции регистрируются посредством введения в журнал операций или с помощью режима типовых операций. При необходимости формируются первичные бухгалтерские документы, а затем программой генерируются типовые для данного документа проводки и вводятся в журнал.

       Справочники аналитических признаков типовых операций формируются  заранее  в соответствии с принятой на предприятии системой бух. учета.

         Данные первичных документов  хранятся в картотеках и могут  использоваться при составлении различных отчетов. По записям в журнале операций программа формирует различные внутренние отчеты: оборотные ведомости, оборотно - аналитические ведомости, журналы-ордера, Главную книгу и др.

      На основании журнала можно также получить регламентированные внешние отчеты, а также отчеты произвольной формы созданные пользователем: баланс,  расчеты по налогам, и др. 
 

        Программный комплекс «БЕСТ»

      Разработан фирмой «Интеллект-Сервис» и предназначен для автоматизации деятельности бухгалтерии, начиная с формирования первичной документации вплоть до генерации главной книги и набора бланков финансовой отчетности. Кроме того, на основе обобщенных данных пакет выполняет функции экономического анализа хозяйственной деятельности и формирования статистической отчетности по предприятию. Программа «БЭСТ» может быть применена на средних и малых предприятиях, в локальном варианте на предприятиях с объемом операций не более 40-50 в день. Обычно это предприятия с численностью 250-300 человек. Сетевая версия программы может использоваться на предприятиях с численностью 2000-2500 человек.

    Программа «БЭСТ» обеспечивает:

    -  ведение сплошного учета,  т.е. адекватное отражение каждой хозяйственной операции в рамках системы;

    - непрерывность учета;

    - организацию взаимосвязанного  учета;

    - осуществление многовалютного учета, многоуровневого разветвленного складского учета.

    Данная программа представляет  собой набор программных модулей,  каждый из которых может функционировать как независимо, так и в составе комплекса. При всех условиях необходимо наличие модулей настройки ведение главной книги, так как только в них осуществляется привязка программы  к  компьютеру и настройка плана счетов.