Учет и аудит бухгалтерии

 

     Пример.

     13 февраля 2009 г. Вороненковой Т.А.  для выдачи заработной платы была выдана денежная сумма по расходной кассовому ордеру №6 от 13.02.2009 (см. Приложение 2).

     Заработную  плату, пособия по временной нетрудоспособности, премии, кассир выплачивает по платежным  ведомостям (см. Приложение 3). На титульном (заглавном) листе платежной ведомости делается разрешительная надпись в кассу о выдаче денег за подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера, с указанием сроков выдачи денег и их суммы (прописью).

     Пример.

     13 февраля 2009 г. главным бухгалтером  ООО «Монтажстройконструктор» была составлена платежная ведомость №5 для выдачи заработной платы сотрудникам предприятия (см. Приложение 3).

      Сотрудник ООО «Монтажстройконструктор», получивший денежные средства под отчет, обязан предоставить в бухгалтерию авансовый отчет (унифицированная форма №АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

      В бухгалтерии проверяются целевое  расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7-8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

      Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы  и графы 6 и 8 оборотной стороны  формы), заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств  в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком, согласно действующему законодательству Российской Федерации.

      Пример.

      10 февраля 2009 г. генеральный директор  ООО «Монтажстройконструктор» Федюшкин М.И. получил денежную сумму на хозяйственные расходы о чем был составлен авансовый отчет №1 от 10.02.2009 (см. Приложение 4).

     Приходные и расходные кассовые ордера до передачи их в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации. Расходные  ордера, оформленные на платежные  ведомости, регистрируются только после  выдачи по ним средств. При этом оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию, стипендий производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного ордера на каждого получателя. На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера ООО «Монтажстройконструктор» или лиц, на это уполномоченных.

     В аналогичном порядке оформляются  и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни  и другое), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам.

     На  расчетно-платежной ведомости фиксируется  срок выдачи средств. По истечении сроков оплаты по ведомости кассир:

     а) против невыплаченных сумм делает запись. “Депонировано";

     б) составляет реестр депонированных сумм;

     в) в конце ведомости проставляет  фактически выплаченные и недополученные суммы;

     г) заверяет своей подписью, записывает в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и ставит на ведомости штамп с указанием номера соответствующего расходного ордера. Депонированные суммы сдаются в банк, на них составляется общий расходный кассовый ордер.

     Все факты поступления и выдачи наличных денег учитываются в кассовой книге, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана. Количество ее листов заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера.

     Записи  в кассовой книге ведутся в 2-х  экземплярах, имеющих одинаковые номера страниц, через копировальную бумагу. Второй отрывной экземпляр служит отчетом кассира. Подчистки и неоговоренные исправления в книге запрещены. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера ООО «Монтажстройконструктор» или лица, его заменяющего.

     Записи  в кассовую книгу производятся кассиром сразу после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому, заменяющему его документу. Ежедневно он подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию отрывной экземпляр вместе с приходными, расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

     Пример.

     Все факты поступления и выдачи наличных денег в ООО «Монтажстройконструктор» учитываются в кассовой книге. Кассовая книга пронумерована, прошнурована и опечатана. Количество ее листов заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера ООО «Монтажстройконструктор» (см. Приложение 5). 

      2.2. Синтетический и  аналитический учет  денежных средств  в кассе 

      Для воплощения расчетов наличными средствами ООО «Монтажстройконструктор» имеет кассу и ведет кассовую книгу по установленной форме.

      Все поступления и выдачи наличных средств  компании учитывают в кассовой книге. Для каждого кассового аппарата ведется отдельная книга кассира-операциониста.

      В обязанность кассира входит ведение кассовой книги, которая пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной либо мастичной печатью. Количество листов в ней заверено подписями генерального директора ООО «Монтажстройконструктор» и главного бухгалтера.

      Записи  в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах. Вторые экземпляры листов являются отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

      Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера ООО «Монтажстройконструктор» либо лица, его заменяющего.

      В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток средств в кассе на следующий день. А потом передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

      В ООО «Монтажстройконструктор» при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов, кассовая книга ведется автоматизированным методом, при котором её листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Сразу с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе машинограммы имеют однообразное содержание и включают все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.

      Контроль  за правильным ведением кассовой книги  возлагается на главного бухгалтера ООО «Монтажстройконструктор».

      Выдача средств из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном ордере либо в другом, заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных средств в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные средства, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, числятся излишком кассы и зачисляются в доход ООО «Монтажстройконструктор».

      Кассиры в конце рабочего дня должны отчитаться перед основным 
(старшим) кассиром в полученном авансе и в деньгах, принятых по приходным документам, и сдать остаток наличных денежных средств и кассовые документы по произведенным операциям старшему кассиру под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром средств.

      Счет 50 «Касса» предназначен для обобщения  информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации.

     Счет 50 «Касса» является активным, то есть увеличивается по дебету.

      К счету 50 «Касса» могут быть открыты  субсчета:

      50-1 «Касса организации»;

      50-2 «Операционная касса»;

      50-3 «Денежные документы» и др.

      На  субсчете 50-1 «Касса организации» учитываются  денежные средства в кассе организации. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

      На  субсчете 50-2 «Операционная касса» учитывается  наличие и движение денежных средств  в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи. Он открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.

      На  субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются  находящиеся в кассе организации  почтовые марки, марки государственной  пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются  на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам. По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации.

      Типовые проводки по ведению кассовых операций представлены в таблице 3.

      Таблица 3

Типовые проводки по ведению кассовых операций

      Кроме того, на счете 50 отражается приобретение за наличный расчет различных денежных документов (почтовых марок, марок госпошлины, вексельных марок, оплаченных авиабилетов, путевок в дома отдыха и другое), а также выбытие денежных документов.

      В том случае, когда денежные документы  приобретаются кассиром (что является весьма распространенной практикой), в  учете делается проводка (таблица 4).

Таблица 4

Типовые проводки при приобретении денежных документов

 

      При выбытии денежных документов кредитуется  счет 50 «Касса» и дебетуется счет учета источников возмещения затрат (таблица 5).

      Таблица 5

Типовые проводки при выбытии денежных документов

 

      Рассмотрим  на примере отражение на счетах операции по начислению и поступлению арендной платы.

      Пример.

      Поступил очередной платеж за аренду склада ООО «Монтажстройконструктор» от индивидуального предпринимателя в размере 12000 рублей.