Учет кассовых операций и подотчетных сумм

     Основные возможности подсистемы по учету финансово-расчетных операций:

1. Ведение операций с безналичными денежными средствами (приходные и расходные банковские документы).
2. Поддержание произвольного количества банковских счетов различных типов в одном или нескольких банках.
3. Реализован обмен данными с банковской системой электронных платежей (Клиент-Банк).
4. Ведение операций с наличными денежными средствами (приходный и расходный кассовый ордер).
5. Регистрация операций передачи средств между кассой и банком (сдача выручки в банк, получение наличных из банка).
6. Возможность отображения данных банка и кассы в различных аналитических срезах (за выбранный период, в пределах заданных сумм, по контексту содержания операции, по выбранному аналитическому наименованию и т.д.). Отображение на выбранную дату начального и конечного остатка, что позволяет наглядно сверять данные с выпиской банка и контролировать лимит кассы.
7. Учет расчетов с подотчетными лицами. Ведение учета командировок, авансовых отчетов. Сальдо расчетов с каждым сотрудником на любую дату.
8. Получение на основе банковских и кассовых первичных документов итоговой информации об остатках и движении наличных и безналичных денежных средств.

     Особенности подсистемы по учету финансово-расчетных операций:

1. Неограниченное количество банковских счетов.
2. Поддержка взаимодействия с системой "Клиент-Банк".
3. Контроль остатков на счетах и в кассе.
4. Автоматическое формирование расчетных документов на основании данных о хозяйственных операциях (из форм "Начисление налогов по зарплате", "Авансовый отчет", "Счет" и т.п.).
5. Использование многоуровневого древовидного справочника контрагентов и сотрудников, имеющих широкие функции поиска и содержащих все необходимые сведения для автоматического заполнения первичных документов.

 

          3.2 Совершенствование  учета кассовых  операций и подотчетных  сумм с помощью  программного пакета  Microsoft Navision 

     Преимущества применения системы  Microsoft Navision :

   –   Механизм формирования корреспонденции  счетов;

   – Электронная форма оборотно-сальдовой ведомости по счетам бухгалтерского учета, оборотно-сальдовой ведомости в разрезе клиентов/поставщиков и т. д.;

   – Электронная оборотная ведомость  по складу в количественном и суммовом выражении, в разрезе складов  и материально-ответственных лиц;

   – Набор форм унифицированной отчетности;

   – Инструментарий для индивидуальной настройки регламентной отчетности, печатные формы регламентной отчетности;

   – Книги продаж и покупок, авансовые  отчеты, ГТД и т. д.

     Microsoft Navision сертифицирован Министерством Финансов РФ как программный продукт соответствующий «правилам нормативного регулирования системы бухгалтерского учета» и Министерство Финансов Российской Федерации рекомендует использовать пакет программ Microsoft Business Solutions-Navision на предприятиях сферы производства, сбыта, обслуживания.

       Единство ввода  информации.

     Microsoft Navision обеспечивает абсолютную целостность и актуальность данных во всех областях бухгалтерского учета благодаря принципу «единства ввода информации». Отражение той или иной транзакции в системе проводится по всем необходимым бухгалтерским регистрам единовременно и полностью автоматически, независимо от сложности операции. Проведение любой, даже самой сложной, операции автоматически формирует все соответствующие ей бухгалтерские проводки, а также данные для аналитического учета. Кроме обеспечения целостности данных и их актуальности принцип «единства ввода информации» существенно снижает трудозатраты на ввод первичной информации, что позволяет больше времени уделять анализу данных и подготовке отчетности.

       Корреспонденция счетов.

     Microsoft Navision обеспечивает автоматическое формирование двойной записи бухгалтерской проводки в соответствии с требованиями российского законодательства. В системе реализован удобный механизм просмотра и анализа оборотов по корреспонденциям счетов.

       Аналитические регистры учета.

     Помимо стандартных бухгалтерских  проводок, Microsoft Navision, как комплексная система управления предприятием формирует записи в регистрах аналитического учета: книга операций клиентов, поставщиков, товаров, основных средств и т. д. Аналитические регистры учета хранят максимально подробную информацию о проведенной операции и историю ее обработки. Благодаря им, в любой момент можно получить сведения об истории формирования задолженности контрагента, структуре себестоимости товара, узнать об оригинальной валюте операции и курсе, по которому она была проведена, проанализировать составляющие стоимости того или иного основного средства, а также других преимуществ, которые предоставляет использование современной системы управления для ведения бухгалтерского учета.

       Бухгалтерские инструменты.

     Microsoft Navision предоставляет возможность работы с электронными формами основных бухгалтерских документов. Электронные документы позволяют оперативно отслеживать изменения оборотов и сальдо счетов. Технология индексного суммирования мгновенно обновляет обороты и сальдо счетов, а также позволяет быстро анализировать итоги деятельности предприятия за любой период деятельности, независимо от его длинны и удаленности от текущего момента. Для получения данных в разрезе филиалов, контрагентам, кодов аналитики предусмотрена гибкая система динамических фильтров. Электронная форма оборотно-сальдовой ведомости дает полное представление об оборотах и сальдо счетов за любой период времени, оборотные ведомости по клиентам и поставщикам мгновенно показывают картину состояния дебиторской и кредиторской задолженности, а электронная главная книга расширяет эти возможности, обеспечивая контроль и анализ корреспонденции счетов в режиме реального времени.

       Бухгалтерская и  налоговая отчетность.

     Для формирования бухгалтерской  и налоговой отчетности реализован  механизм, который позволяет заполнять  формы бухгалтерской и налоговой  отчетности на основании данных  по финансовым счетам, операций  по НДС и детальных операций  по заработной плате сотрудников. Использование механизма регламентной отчетности позволяет выгружать данные из регламентных отчетов Microsoft Navision в шаблоны файлов Excel

     Один из основных участков  ведения учета— учет кассовых  и банковских операций. В Microsoft Navision в настоящее время реализован функционал для ведения всего спектра кассовых операций. В модуле «Финансы» возможно занесение и учет приходных и расходных ордеров на клиентов, поставщиков, подотчетных лиц, банковские счета и напрямую на финансовый счет. Реализованы все отчеты необходимые при ведении кассовых операций:

   – приходный кассовый ордер;

   – расходный кассовый ордер;

   – кассовая книга;

   – журнал регистрации приходных и  расходных ордеров.

     Сведения об операциях, связанных  с денежными средствами— это  важная информация, и система  хранит полную историю проведения  операций с денежными средствами. Начиная с момента формирования  первого платежного документа  и до проведения в системе,  Microsoft Navision хранит всю информацию об изменениях в документе. 

          3.3 Совершенствование  учета кассовых  операций и подотчетных  сумм путем применения  программного модуля  «Банк. Касса» 

     Модуль Банк/Касса является своеобразным  связующим звеном между компанией  и финансовыми институтами, в  которых у нее открыты банковские  счета и через которые перемещаются  ее денежные средства. Он обеспечивает  все необходимые функциональные  средства для управления счетами  компании, начиная от формирования  и печати платежного документа  до осуществления банковской  выверки и контроля остатка  на расчетном счете. 

     Ведение множества банковских счетов.

     Модуль Банк/Касса позволяет администрировать  не ограниченное число банковских  счетов в самых разных финансовых  институтах. На каждый банк, в  котором открыты счета, в системе  заводится отдельная карточка. Балансы  по ликвидным счетам могут  быть представлены как в локальной,  так и иностранных валютах.  По каждому банковскому счету  отслеживаются все детали транзакций  поступления и снятия денежных  средств. По результатам учета  банковских транзакций происходит  автоматическое обновление соответствующих  финансовых счетов.

Перемещение финансовых потоков между банками  может осуществляться когда:

• Оба счета представлены в одной валюте;
• Один счет рублевый, а другой - в иностранной валюте;
• Оба счета представлены в иностранной валюте

     Простота выверки ликвидных счетов.

     По мере роста деловой и  коммерческой активности компании, может увеличиваться расхождение  между записями по банковским  счетам, зафиксированным в системе,  и теми показателями, которые  прошли по банку. В Microsoft Navision реализована специальная функция, с помощью которой пользователь без труда сможет провести сопоставление (выверку) операций по банку, учтенных в системе, с банковской выпиской за установленный период времени.

     По  результатам выверки возможно:

• сопоставление транзакций из выписки с учтенными банковскими операциями;
• учет дополнительных транзакций, прошедших по банку, но не зарегистрированных в системе;
• выявление ошибок и несоответствий в расчетах по банку.

     Платежные документы и кассовые ордера

     Удобный механизм формирования  платежных поручений, расходных  и приходных кассовых ордеров  включает в себя использование  шаблонов стандартных текстов,  средства автоматического заполнения  информации об НДС, функцию  копирования платежных документов. Помимо кассовых ордеров существует  возможность формирования полного  пакета необходимых документов, включая отчет кассира, кассовую  книгу, реестр платежных документов  и др.

     Следует отметить, что многие  из перечисленных документов  представлены в системе в виде  отдельных электронных форм.

     Помимо этого система хранит  полную историю проведения операций  с денежными средствами. Начиная  с момента формирования первого  платежного документа и до  проведения в системе, Microsoft Business Solutions Navision хранит всю информацию об изменениях в документе, об отмене документа, его повторной печати и т.д.

     Успех работы современного предприятия  заключается не только в максимизации  прибыли. Одним из основных  слагаемых успеха также является  контроль расходов предприятия.  Ведение банковских и кассовых  операций в Microsoft Navision позволяет контролировать остаток денежных средств на расчетном счете. Установите значение минимального баланса в кассе или на расчетном счете, и, при проведении денежных операций, по этом у расчетному счету система будет автоматически контролировать остаток на нем.

Таблица 7

Функции Описание  Управление банком/кассой Поддержка не ограниченного числа банковских счетов Модификация и удаление банковских счетов Перемещение финансовых потоков между банками:   -  когда оба счета представлены в одной валюте  -  когда один счет представлен в РУБ, а другой  -  в прочей иностранной валюте  -  когда оба счета представлены в иностранной валюте Автоматическое обновление финансовых счетов по результатам учета банковских транзакций. Настройка карточек банков, в которых открыты счета клиента/поставщика Выписка платежных поручений Комплексная автоматизация и контроль процедуры выписки платежных документов Генерация платежных документов с присвоением им уникальных номеров в зависимости от серии номеров, настроенной для каждого конкретного банковского счета Возможность автоматического и ручного создания платежных документов Контроль нумерации платежек; при необходимости  -  их аннулирование Выписка платежных документов в нескольких валютах Предварительный просмотр и печать платежных документов непосредственно из приложения Выверка банковских счетов Выверка сумм по банковским счетам с выписками по банку:  -  применение транзакций из выписки к учтенным банковским операциям  -  учет дополнительных транзакций, прошедших по банку, но не зарегистрированных в системе  -  выявление ошибок и несоответствий в расчетах по банку