Отчет по практике ЗАО «Сибирская Аграрная Группа»

В случае если срок исполнения по документу составляет более 5 дней, документ не отправляют по факсу, а передают только нарочным путем.

В случае, если ответственные  лица не прибыли лично за документацией  в течение недели и не уведомили  о возможности получить документы, отдел ДОУ вручит документы при  первом их появлении, но для целей  постановки на контроль, исполнения и т.п. документы считаются полученными на третий день после их подписания.

Организация доставки документов

Доставка осуществляется средствами почтовой связи, фельдъегерской, электронной и телефонной связи. С помощью почтовой связи – письменные корреспонденции в виде простых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

По каналам электронной  связи поступают: телеграммы, факсограммы, сообщения по электронной почте; по каналам телеграфной связи  – телефонограммы.

 

Прием, обработка  и распределение 

поступивших внешних (входящих) документов.

Документы, поступившие  в Общество, принимаются, регистрируются и учитываются в отделе ДОУ (Канцелярии) при помощи системы электронного документооборота либо в специальных регистрационных и учетных формах.

Прием, обработка факсограмм и телефонограмм осуществляется секретарем приемной.

В случае поступления служебных  документов непосредственно руководителю, его заместителям, в структурных  подразделениях они передаются для регистрации в отделы ДОУ (канцелярию).

Документы не прошедшие  регистрацию в отделе ДОУ, не подлежат рассмотрению.

При приеме и обработке  поступившей корреспонденции производится проверка правильности ее адресования  и доставки, целостности упаковки и наличия вложений. Не вскрываются документы с пометкой «лично».

Конверты от поступивших  служебных документов уничтожаются, за исключением анонимных и иные письма, содержащие угрозу или иную информацию криминального характера.

В обязательном порядке  сохраняются конверты от поступивших договоров, протоколов разногласия (Приложение 22), претензий, исковых заявлений и отзывов на них, любых судебных документов, а также документов поступивших из налоговых организаций, антимонопольных органов, организаций МВД, ФСБ, организаций Госкомстата, иных организаций государственного контроля и надзора.

На полученных документах проставляется регистрационный  штамп.

Документы, адресованные руководству Общества, а также  без указания конкретного лица или  структурного подразделения предварительно рассматривается в отделе ДОУ, а затем направляется руководству.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения  поступивших документов на требующие  обязательного рассмотрения руководством и направляются непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Организация делопроизводства

Организация делопроизводства ЗАО «Сибирская Аграрная Группа» (далее - Общество) действует на основе инструкции по делопроизводству. Она разработан в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция) устанавливает общие требования к функционированию Отдела документационного обеспечения управления головного подразделения Общества (в филиалах и обособленных структурных подразделениях - служб и должностных лиц, отвечающих за ведение делопроизводства и архивного дела; далее по тексту - Канцелярии), документированию управленческой деятельности и организации работы с документами Общества. Инструкция разработана в соответствии с Государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003, действующими законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Томской области. Структурные     подразделения     Общества     организуют     и     ведут делопроизводство на основе Инструкции.

 Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Организация, ведение и  совершенствование системы ДОУ  на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного   порядка  работы  с  документами  в  подразделениях  Общества осуществляются Отделом документационного обеспечения управления головного подразделения Общества (далее- Отдел ДОУ).

Деятельность Общества обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется спецификой деятельности Общества порядкам разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между структурными подразделениями Общества, другими организациями.

при подготовке документов применяется  текстовый редактор Word for Windows с использованием шрифта Times New Roman, размером №12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15 через одинарный (полуторный) межстрочный интервал. Абзацный отступ составляет 1,25 см.

Требования к подготовке и оформлению отдельных видов  документов

Приказ и распоряжение.

Приказами и распоряжениями оформляются  решения нормативного и ненормативного (например, приказы по личному составу) характера, а также по производственным, оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы Общества (филиала или обособленного подразделения).

Проекты приказов, распоряжений готовят и вносят подразделения Общества на основании поручений генерального директора или его заместителей. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит департамент по работе с персоналом головного подразделения Общества (в филиалах и обособленных структурных подразделениях – службы по работе с персоналом) на основании соответствующих представлений.

Приказы подписываются директором   обособленного структурного подразделения  или лицом, исполняющим его обязанности.

Обеспечение количественной подготовки проектов приказов, распоряжений и их согласовании заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений которые готовят и вносят проект.

Проекты приказов, распоряжений и  приложений к ним визируются: руководителем  подразделения, внесенного проект; сотрудником Отдела ДОУ(канцелярии), который осуществляет проверку правильности их оформления; руководителями подразделений, которым в проекте документа предусмотрены задания и поручения; сотрудниками, чье согласование необходимо исходя из содержания приказа, распоряжения (например, экономист по труду); юридическим подразделением с целью проверки соответствия содержания проектов документов действующему законодательству и порядку визирования.

Возражение по проекту приказа, распоряжения, возникающие при согласовании отмечаются в справке, которая прилагается к проекту. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию в том же порядке.

Прошедшие процедуру согласования проекты приказов, распоряжений визируются заместителями генерального директора по направлению в соответствии с распределением функциональных обязанностей и передаются секретарем на подпись генеральному директору Общества (директору подразделения), а затем в Отдел ДОУ для регистрации и рассылки. В Приложении 20 можно видеть проект приказа и распоряжения.

Порядок проставления виз  согласования на проектах приказов, распоряжений:

- отдел ДОУ;

- руководитель структурного подразделения;

- заместитель генерального директора по направлению;

- руководители подразделений, которым предполагается задание или поручение;

- дополнительное визирование с другими сотрудниками;

- юридическое подразделение.

Проекты приказов, распоряжений печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.

Номера приказов по основной деятельности состоят из индекса 01: и порядкового номера в пределах календарного года, который отделяется от индекса косой чертой (например, № 01/134); приказы по личному составу нумеруются по аналогии с приказами по основной деятельности с индексом 02 (например, № 02/378); распоряжения нумеруются порядковым номером в пределах календарного года без проставления индекса. Приказы по основной деятельности, приказы по личному составу и распоряжения регистрируются отдельно.

Рассылка приказов, распоряжений осуществляется Отделом ДОУ (Канцелярией):

- в системе электронного документооборота Lotus Notes путем установки доступа на чтение в строгом соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем;

- в необходимых случаях - на бумажном носителе, при этом указатель рассылки составляется также подразделением или должностным лицом, подготовившим приказ, распоряжение.

Ответственность за подготовку листа рассылки несет инициатор, который обязан предусмотреть потребность и необходимость наличия копии приказа (распоряжения) у того или иного должностного лица или структурного подразделения.

Копии приказов, распоряжений или их размноженные экземпляры на бумажном носителе заверяются печатью Отдела ДОУ (Канцелярии) и направляются адресатам. Копия обязательно направляется также исполнителю, оригиналы хранятся в отделе ДОУ.

Приказ, распоряжение печатается на бланке установленной формы. Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:

- Наименование организации;

- Наименование вида документа - приказ, распоряжение;

- Дата и номер - указанные реквизиты печатаются центрованным способом;

Дата оформляется словесно-цифровым способом; номер состоит из знака «№» и порядкового номера приказа, например, 15 июня 2006 г. № 21;

- Заголовок состоит из одной фразы и должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается обычным шрифтом через 1 межстрочный интервал, без кавычек, не более 28 печатных знаков в строке.

Например:

Об утверждении Инструкции

по делопроизводству

Заголовок к документам выравнивается по левому краю;

- Текст отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами и печатается через одинарный межстрочный интервал и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст приказа по основной деятельности должен состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «В целях...», «В соответствии...», «Во исполнение...» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах приказов завершается словом П Р И К А З Ы В А Ю, которое печатается вразрядку прописными буквами и выравнивается по центру, а в проектах распоряжений – О Б Я З Ы В А Ю.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. После цифровых перечислений с точкой типа 1.; 1.2.3. текст следует начинай, с прописной буквы. Если в разделе, пункте или подпункте, дается обобщение и ставится двоеточие, то пункты и подпункты при перечислении заканчиваются точкой с запятой.

Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Не возлагаются функции контроля на исполнителя.

Если приказ изменяет, отменяет или  дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу…».

В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа;

- Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы располагаются на оборотной стороне приказа Приложение 21;