Теоретические основы управления оптовой торговлей

 

      Рыночные  отношения предъявляют повышенные требования к своевременности, достоверности, полноте информации, без которой  немыслима эффективная финансовая деятельность любой организации.

      Главной задачей современных информационных технологий финансового управления является своевременное предоставление достоверной, в необходимом количестве информации специалистам и руководителям для принятия обоснованных управленческих решений.

      Автоматизированная  информационная технология представляет собой совокупность методов и способов сбора, передачи, накопления, хранения, поиска и обработки информации на основе применения средств вычислительной техники и связи [15, c.44].

     В ООО «Рост» бухгалтерский учет и  все записи о хозяйственных операциях ведутся   на компьютере в программе 1С: Бухгалтерия. Задачи, решаемые при использовании информационных технологий представлены на рисунке 3. 

Рисунок 3 – Основные задачи и программные средства, используемые на предприятии

 
 
 

      Этапы внедрения информационных компьютерных технологий (ИКТ) на ООО «Рост»:

1. Хранение и обработка больших объемов информации;
2. Аналитическая обработка и визуализация полученных результатов;
3. Поиск информации и генерация необходимых отчетов;
4. Работа удаленных пользователей информационных ресурсов;
5. Моделирование процессов;
6. Автоматизация рутинных операций.

      На  ООО «Рост» управление финансами  с помощью информационных технологий можно представить в виде пирамиды (рисунок 4). 
 

Анализ 

ключевых

показателей,

поддержка

принятия  решений

      

      

              Учет финансовых потоков на уровне

                             исполняющих  фирм-подразделений, 

      контроль и бухгалтерский учет 

      

        

                      Первичный учет на уровне подразделений в

                                             составе предприятия

       

        

                  - Данные

      

                  - Команды 

      Рисунок 4 – Секционирование структуры информационной системы 

      Сначала разрабатываются методики учета  и управления, корпоративные стандарты  взаимодействий модулей и сразу  после этого – модули автоматизации работы головной компании. На первых этапах работы обобщенные аналитические данные можно сводить в систему вручную, а также получать из старых программ автоматизации, уже работающих на фирме.

      На  следующих этапах развития корпоративной  информационной системы автоматизируются участки, создающие первичные документы. Например, получение, отпуск товаров, планирование финансовых операций, бухгалтерский учет и т.д. Эти модули подключаются к корпоративной информационной системе через интерфейсы данных, что уменьшает вероятность возникновения случайных ошибок при вводе данных вручную.

      На  следующих этапах автоматизируется процесс передачи управляющих данных (планы, бюджеты и т.п.) [17, c.80].

      Основные  требования к компьютерному анализу: своевременное и полное удовлетворение вычислительных и информационных потребностей специалиста при проведении анализа; минимальное время ответа на аналитические запросы; возможность предоставления выходной информации в табличной и графической формах; возможность внесения корректив в методику расчетов и в формы отображения конечного результата; работа в составе вычислительной сети; простота диалога в системе человек-машина.

      Автоматизированное  рабочее место специалиста (АРМ) – это инструмент рационализации и интенсификации управленческой деятельности. Оно имеет проблемно-профессиональную ориентацию на конкретную предметную область и представляет собой средство общения специалиста с автоматизированными информационными системами [7, c.87].

      Назначение  АРМ заключается в информационной поддержке формирования и принятия решений для достижения поставленной цели в любой предметной области. Решения принимает как управляющий каким-либо объектом, так и журналист, социолог, юрист, экономист, стремящийся решить поставленную перед ним (руководством или самой жизнью и обстоятельствами) задачу.

      АРМ экономиста должно отвечать следующим требования:

      - своевременно обеспечивать информационные и вычислительные потребности специалиста;

      - обладать достаточно большим быстродействием, чтобы время ответов на вопросы было минимальным;

      - иметь инструмент адаптации  к уровню профессиональной подготовки пользователя и его запросам;

      - обеспечивать простоту работы, легкость общения и простоту обслуживания;

      - быть рассчитанным на быстрое обучение пользователя;

      - должно работать в локальной вычислительной сети.

      Обычно  на АРМ реализуют обработку информации для анализа ситуации, на основе которой сотрудник мог бы принять управленческое решение, соответствующее его задаче.

      Система взаимосвязанных автоматизированных рабочих мест образует управленческую информационную систему на ООО «Рост».

      АРМ специалиста состоит из персонального компьютера и соответствующего периферийного оборудования. Специализация АРМ определяется программным обеспечением и особенностями исполнительных устройств.

      Так как руководству нужны средства анализа и планирования различных  сфер деятельности предприятия, были созданы автоматизированные рабочие места, оснащенные средствами математического моделирования, планирования, руководства проектами организации работы с клиентами.

      Как правило, для принятия решений необходимо математическое моделирование технико-экономической ситуации в конкретной области, для чего в АРМ необходимо иметь компьютерный инструмент решения статистических задач, составление проекта, использования методов моделирования, средств анализа деятельности ООО «Рост», методов прогнозирования. Такие инструменты предусмотрены в программах MS Excel и MS Project.

      Microsoft Project – самый популярный в мире программный продукт для управления проектами. Настольное приложение Microsoft Project сочетает в себе интуитивно-понятный интерфейс Microsoft Office и все необходимые менеджеру проекта средства для управления планом и ресурсами проекта. Серверный продукт Microsoft Project Server является платформой для организации корпоративной системы управления проектами и обеспечивает коллективный доступ к проектной информации и взаимодействие участников проекта через Веб-интерфейс.

      Microsoft Project позволяет осуществлять:

1. Контроль над персоналом.

      Microsoft Project 2003 оборудован более развитой системой контроля прав на ввод данных по реальному исполнению. Введены отчетные периоды с системой открытия и закрытия. Этот функционал хорошо знаком профессиональным кадровикам по другим системам. Сотрудники ООО «Рост», отчитываясь по исполнению назначенных задач, могут вводить данные только в открытых периодах, в закрытых статистика неприкосновенна. Теперь можно проверить данные за определенный период и закрыть его, не опасаясь, что туда внесут изменения.

            2. Составление плана и бюджета предприятия.

      Проект  должен начинаться с формулировки цели. При этом цель должна быть зафиксирована  письменно в виде измеряемых показателей.

      Документ  «Постановка задачи» должен отвечать на следующие вопросы:

      а) В какие сроки должна быть достигнута цель?

      б) какие условия достижения цели есть в наличии (бюджет, ресурсы, технология)?

      в) Каким способом измерить достижение цели?

      г) Как распределены ключевые обязанности в проекте (кто за что отвечает)?

      д) Согласен ли спонсор с определением цели и условиями ее достижения?

      В нашем примере цель проекта заключается  в адаптации и внедрении некой  системы документооборота.

      Экономист запускает Microsoft Project и приступает к созданию компьютерной модели проекта.

      

      Рисунок 5 – Диалоговое окно компьютерной модели Microsoft Project 

     После запуска Microsoft Project экономист сразу видит список задач с графической схемой проекта (Gantt Chart). Слева находятся переключатели видов списков.

     В самом начале составления плана  экономист вводит список этапов, соответствующих технологии внедрения.

     Ориентируясь  на письменное задание, специалист назначил задачи для всех технологических этапов, таких как решение о начале проекта, постановка, кодирование тестирование 
 
 

      

      Рисунок 6 – Диалоговое окно задач внутри этапов 

      Проанализировав задание, специалист составил свое представление об их трудоемкости и ввел эту информацию.

      После определения состава задач и  их сроков экономист назначает ресурсы  для каждой задачи.

      В результате после указания ресурсов экономист автоматически получает график работ. 
 
 
 
 
 
 

      

      Рисунок 7 – Диалоговое окно графика работ по учету административных расходов 

      После назначения расценок на ресурсы менеджер автоматически получил план с  бюджетом.

      Из  этого документа видны следующие  параметры проекта:

            - Длительность;

            - Трудоемкость;

            - Себестоимость;

            - Сроки;

            - Исполнители и ответственные лица.

      Также в ООО «Рост» используется программа  «1С:Предприятие».

      1С:Предприятие  является универсальной системой  автоматизации деятельности предприятия.  За счёт своей универсальности система 1С:Предприятие может быть использована для автоматизации самых разных участков экономической деятельности предприятия: учёта товарных и материальных средств, взаиморасчётов с контрагентами, расчёта заработной платы, расчёта амортизации основных средств, бухгалтерского учёта и т. д.

      Основной  особенностью системы 1С:Предприятие  является её конфигурируемость. Собственно система 1С:Предприятие представляет собой совокупность механизмов, предназначенных  для манипулирования различными типами объектов предметной области. Конкретный набор объектов, структуры информационных массивов, алгоритмы обработки информации определяет конкретная конфигурация. Вместе с конфигурацией система 1С:Предприятие выступает в качестве уже готового к использованию программного продукта, ориентированного на определённые типы предприятий и классы решаемых задач.

      Конфигурация  создаётся штатными средствами системы. Обычно конфигурация поставляется фирмой-разработчиком  в качестве «типовой», но может быть изменена, дополнена пользователем системы, а также разработана заново.