Правила расчета отпускных на предприятиях (организациях). Порядок учета отпускных

    Например, технологу организации "Альфа" В.И. Белову предоставляется очередной отпуск в сентябре 2007 г. В феврале 2007 г. им отгулян дополнительный отпуск продолжительностью пять календарных дней. Следовательно, время нахождения в дополнительном отпуске, а также выплаченные за это время отпускные исключаются из расчетного периода. 
 
 
 
 
 
 
 

2.3 Учет премий и вознаграждений

    При определении фактического заработка  премии и вознаграждения учитываются  в следующем порядке (п. 15 Положения).

    <1> При определении среднего заработка  учитываются фактически начисленные  в расчетном периоде премии  и вознаграждения, т.е. премия  учитывается вне зависимости  от того, за какой период она  начислена (п. 15 Положения).

    Так, если вы начислили премию в апреле по итогам работы за март (или за I квартал) и при этом расчетный период начинается с апреля, то вы должны учесть эту  премию при расчете отпускных. Причем не важно, что она начислена за периоды, предшествовавшие расчетному. Если же премия начислена не в расчетном периоде, то она не учитывается.

    <2> При расчете среднего заработка  учитывается не более одной  ежемесячной премии за каждый  показатель. То есть только 12 ежемесячных  премий (за 12 месяцев расчетного  периода). Так, если в расчетном периоде вы начислили, например, 13 премий, то одну из них вы учесть не вправе. Какие премии выбрать (последние или наибольшие), вам нужно решить самостоятельно, предусмотрев такой порядок учета премий, например, в локальном нормативном акте (ч. 2, 4 ст. 135 ТК РФ). Если порядок учета премий нигде не закреплен, то, как правило, берутся более выгодные работнику премии - наибольшие.

    <3> Порядок учета премий зависит  от того, превышает ли период, за который они начислены, 12 месяцев  (расчетный период) или нет. Например, для пяти ежеквартальных премий (за I, II, III, IV кварталы 2007 г. и I квартал 2008 г.), приходящихся на расчетный период, продолжительность периода, за который они начислены, превышает расчетный период, а для четырех ежеквартальных премий (за II, III, IV кварталы 2007 г. и I квартал 2008 г.) - нет. Это значит, что четыре премии будут учтены полностью в начисленных суммах, а из пяти начисленных нужно выбрать любые четыре (последние или наибольшие) и учесть их. Целесообразно предусмотреть порядок учета премий в локальном нормативном акте (ч. 2, 4 ст. 135 ТК РФ). Если порядок учета премий нигде не закреплен, то учитываются, как правило, более выгодные работнику премии (наибольшие). В любом случае учесть больше месячной части премии за каждый месяц не получится. Это прямо оговорено абз. 3 п. 15 Положения.

    <4> Для расчета среднего заработка  берется годовая премия, начисленная  за год, предшествующий году, в  котором предоставляется отпуск. При этом если такая премия  начислена после расчета и выплаты отпускных, то следует произвести перерасчет среднего заработка с учетом вознаграждения по итогам работы за год с последующей доплатой. Так, при расчете отпускных по отпускам, предоставляемым в 2008 г., учитывается годовая премия за 2007 г. Причем независимо от времени ее начисления. Она может быть начислена как в расчетном периоде, так и после него. Премии же, начисленные в расчетном периоде (например, в 2007 г.), но по итогам работы за период, не относящийся к расчетному (например, за 2006 г.), не учитываются. 

    Если  расчетный период отработан не полностью  и период, за который начислено  вознаграждение по итогам работы за год, не совпадает с расчетным периодом, данное вознаграждение учитывается  пропорционально времени, отработанному  в расчетном периоде (Письмо Минздравсоцразвития России от 05.03.2008 N 535-17).

    Например, кладовщику организации "Альфа" П.Е. Мусину в феврале 2008 г. предоставлен дополнительный отпуск.

    В расчетном периоде (с 1 февраля 2007 г. по 31 января 2008 г.) работнику помимо заработной платы начислены:

    1) в апреле 2007 г. - квартальная премия по итогам работы за I квартал 2007 г.;

    2) в июле 2007 г. - квартальная премия по итогам работы за II квартал 2007 г.;

    3) в октябре 2007 г. - квартальная премия по итогам работы за III квартал 2007 г.;

    4) в январе 2008 г. - квартальная премия по итогам работы за IV квартал 2007 г. и годовая премия по итогам работы за 2007 г.

    При расчете фактического заработка бухгалтер  учтет все премии, включая годовую, в полном размере.

    Если  время, приходящееся на расчетный период, отработано не полностью или из него исключались какие-то периоды по правилам, установленным п. 5 Положения, то премии и вознаграждения, приходящиеся на этот расчетный период, нужно учитывать пропорционально отработанному времени. Основание - абз. 5 п. 15 Положения.

    Однако  стоит иметь в виду, что это  не относится к премиям (ежемесячным, ежеквартальным и т.д.), начисляемым  пропорционально фактически отработанному  времени, поскольку они учитываются  при определении среднего заработка в фактически начисленных суммах (абз. 5, 6 п. 15 Положения).

    Например, курьеру организации "Альфа" И.И. Петрову предоставляется очередной ежегодный отпуск с 14 июля 2008 г.

    За  расчетный период (с 1 июля 2007 г. по 30 июня 2008 г.) работнику помимо зарплаты были выплачены четыре квартальные премии по 3000 руб. каждая и годовая премия за 2007 г. в размере 12 000 руб.

    При расчете фактического заработка бухгалтер  должен учесть все начисленные премии (квартальные и годовую).

    Однако  в июле 2007 г. И.И. Петров не работал (находился в отпуске), в сентябре 2007 г. отработал один день, а в декабре 2007 г. - 10 дней. Поскольку премии начислены без учета фактически отработанных И.И. Петровым рабочих дней, они должны быть учтены не в полном объеме, а пропорционально отработанному времени.

    Итак, И.И. Петров в расчетном периоде отработал 216 рабочих дней вместо 249.

    Таким образом, общая сумма  премий, которую нужно  учесть при расчете  фактического заработка, равна 20 819,28 руб. (((3000 руб. x 4 кв.) + 12 000 руб.) / 249 раб. дн. x 216 раб. дн.). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.4 Учет повышения оплаты труда

    При определении фактического заработка  работника повышения оплаты его  труда (повышение тарифной ставки, окладов (должностных окладов), денежного  вознаграждения) учитываются в следующем порядке (п. 16 Положения).

    Следует обратить внимание, что, если оплата труда была повышена отдельному работнику, а не всем работникам организации (филиала, структурного подразделения), то к данному повышению указанный порядок не применяется (п. 16 Положения).

       Например, механику организации "Альфа" Т.Р. Зайцеву предоставлен очередной отпуск в июле 2007 г. продолжительностью 28 календарных дней. Заработная плата составляла 10 000 руб. в месяц. С 1 января 2007 г. ему была повышена заработная плата до 11 000 руб. в месяц. Указанное повышение оплаты труда учитывается исключительно с января, поскольку произошло только в отношении одного работника, а не всех работников организации.

    Следовательно, размер среднего дневного заработка Т.Р. Зайцева для расчета отпускных составит 357,14 руб. (((10 000 руб. x 6 мес.) + (11 000 руб. x 6 мес.)) / 12 / 29,4).

       При повышении среднего заработка учитываются тарифные ставки, оклады (должностные оклады), денежное вознаграждение и выплаты, установленные к тарифным ставкам, окладам (должностным окладам), денежному вознаграждению в фиксированном размере (проценты, кратность) (абз. 5 п. 16 Положения).

    Не  повышаются выплаты, установленные  к тарифным ставкам, окладам (должностным  окладам), денежному вознаграждению в диапазоне значений (проценты, кратность), а также выплаты, учитываемые при определении среднего заработка, установленные в абсолютных размерах (абз. 6 п. 16 Положения). 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.5 Расчет отпускных,  в случае, если работник не работал в отчетном периоде

    На  практике бывает, что работник не имел фактически начисленной зарплаты или фактически отработанных дней за расчетный период либо за период, превышающий расчетный. Или же этот период состоял из времени, исключаемого из расчетного периода по правилам п. 5 Положения. Тогда средний заработок определяется исходя из суммы заработной платы, фактически начисленной за предшествующий период, равный расчетному (п. 6 Положения).

    Например, секретарю организации "Альфа" М.А. Барковой предоставляется очередной отпуск с 7 июля 2008 г. В расчетном периоде (с 1 июля 2007 г. по 30 июня 2008 г.) М.А. Баркова находилась в отпуске по уходу за ребенком и не имела фактически начисленной зарплаты. Следовательно, для расчета ее среднего заработка необходимо взять период с 1 июля 2006 г. по 30 июня 2007 г.