Управление затратами проектов в течение жизненного цикла на предприятиях проектного типа

 
 
 

1. Элементы  контроля затрат проектов с применением метода освоенного объема на ОАО “Камов”.

   Контроль стоимости проекта имеет  две составляющие: учетную, т.е.  оценку фактической стоимости  выполненных работ и затраченных ресурсов, и прогнозную, т.е. оценку будущей стоимости проекта.

   На ОАО “Камов” производится только одна составляющая полноценного контроля затрат – учетная. Финансовая бухгалтерия предприятия использует позаказный метод учета затрат, причем прямые затраты учитываются соответственно прямо на заказе, а косвенные (общехозяйственные) распределяются пропорционально основной заработной плате (ОЗП) производственных рабочих. Схема формирования производственной себестоимости в системе бухгалтерского финансового учета приведена в Приложении 5. Агрегирование данных происходит методом генерирования калькуляции о затратах проектов, произведенных предприятием за рассматриваемый период. Процесс генерирования калькуляции затрат проектов автоматизированный, производится как правило ежемесячно.

Калькуляция поступает в Коммерческое управление, где специалисты службы отслеживают  правильность списания затрат на проекты (заказы), относящиеся к Госбюджету, т.к. одной из задач Коммерческого управления является предоставление отчета Государственным органам и согласование условий финансирования по Госбюджетным проектам. Коммерческое управление формирует калькуляции затрат проекта по видам затрат и направляет их в Плановое управление. Плановым управлением производится план-факт анализ затрат проекта методом сравнения плановых затрат проекта с фактическими затратами. Результатом план-факт анализа является служебная записка о фактических затратах проекта, с указанием возможных причин отклонений.

Служебная записка отправляется руководству  предприятия. Описанный выше процесс контроля затрат проектов на ОАО “Камов” представлен в виде информционно-аналитической модели процесса контроля затрат проектов (рисунок 20).

  Рисунок 20

   Итак, исходя из анализа процесса контроля затрат, выявим необходимые элементы системы контроля затрат, необходимые для применения метода освоенного объема, уже существующие на предприятии:

• Элемент учета фактических затрат проекта. Учет фактических затрат проекта и агрегирование информации об этих затратах является автоматизированным и отвечает всем требованиям.

   Недостающие элементы системы контроля затрат для применения метода освоенного объема:

• Отсутствие действенного механизма оценки фактически сделанных работ, составляющих проект.
• Отсутствие механизма прогноза будущего состояния проекта и его параметров (продолжительность проекта, стоимость проекта) с помощью математико-аналитических методик.

 

2. Контроль  затрат проекта с  помощью метода освоенного объема.

   В данном подразделе будет рассмотрена работа метода освоенного объема на этапе контроля затрат проекта. Будет показано, каким образом проводится анализ текущего состояния проекта и прогнозирования его будущих тенденций.

Как было уже помянуто в дипломном проекте  метод освоенного объема имеет три  базовых показателя: освоенный объем, плановые затраты, а также фактические затраты. При анализе текущего состояния и прогноза используются производные показатели, которые можно разделить на аналитические и прогнозные:

• Отклонения (Variances)

- отклонение по расписанию (по срокам) (Schedule Variance – SV)

- отклонение по затратам (по стоимости) (Cost Variance – CV)

- отклонение при завершении (Variance at Completion – VAC)

• Индексы (Indices)
• индекс выполнения расписания (Schedule Performance Index – SPI)
• индекс выполнения бюджета (Cost Performance Index – CPI)
• индекс необходимой эффективности (To – Complete Performance Index – TCPI)
• Прогнозы (Forecasts)
• прогнозная продолжительность проекта (Time Estimate at Completion – EACt)
• прогнозная стоимость проекта (Estimate at Completion – EAC)
• отклонение при завершении (Variance at Completion – VAC)

При расчете  аналитических показатель используются также показатель полного бюджета (Budgeted at Completion – BAC), который характеризует полную сумму всех плановых затрат на реализацию проекта. На рисунке 21 показана взаимосвязь аналитических показателей.

  Рисунок 21 
 

Эти показатели используются для ответа на основные вопросы, возникающие в ходе контроля и оперативного управления проектом на стадии реализации (таблица 5) 

  Таблица 5 «Метод освоенного объема и вопросы оперативного управления проектом»

Вопросы оперативного управления	Показатели
Отстает проект от графика или опережает  его?	Отклонение  по расписанию (по срокам) (SV)
Насколько эффективно используется время?	Индекс выполнения расписания (SPI)
Какая вероятная продолжительность проекта?	Прогнозная  продолжительность проекта (EACt)
Находится ли проект в рамках или за рамками  бюджета?	Отклонение  по затратам (по стоимости) (CV)
Насколько эффективно используются ресурсы?	Индекс выполнения бюджета (CPI)
Насколько эффективно должны использоваться ресурсы  для успешного завершения проекта?	Индекс необходимой  эффективности (TCPI)
Какова  ожидаемая стоимость проекта?	Прогнозная  стоимость проекта (EAC)
Будет ли проект завершен в рамках или за рамками бюджета?	Отклонение  при завершении (VAC)

 

Для пояснения  алгоритма расчетов показателей  разберем пример расчета на основе анализа хода реализации одного из проектов на ОАО “Камов”.

 

Рассчитаем  базовые аналитические показатели проекта А на конец мая. Данные о фактических затратах проекта агрегированы из системы бухгалтерского финансового учета, показатель % выполнения определили руководители отделов, выполняющие соответствующие работы (таблица 6). 

  Таблица 6 «Календарный график, показывающий состояние проекта А на конец мая 2006 года»

Отталкиваясь  от значений базовых показателей, рассчитаем аналитические показатели проекта, касающиеся соблюдения расписания, установленных  плановых значений затрат (бюджета), а также рассчитаем прогнозные показатели (таблица7).

 

  

  Таблица 7 « Аналитические показатели проекта А на конец мая 2006 года»

  Динамика  базовых показателей освоенного  объема в течение срока выполнения проекта (по май 2006 года) приведена в таблице 8.  Расчет значений базовых и прогнозных показателей приведен в приложении 8.

  Таблица 8  «Динамика аналитических показателей проекта с начала исполнения по текущую дата»

Графики показателей  метода освоенного объема при анализе хода выполнения проекта показаны на рисунке 22.

 

  Рисунок 22  «Графики показателей метода освоенного объема»

После расчета аналитических показателей  состояния проекта можно сделать следующие выводы:

• Проект отстает от расписанию (по срокам) на 6,6%  и при таких темпах будет продолжаться в течение 6,7 месяцев вместо 6-ти.
• Проект осуществляется с превышением бюджета на 3 000, 1 тыс. руб. С такими темпами выполнения бюджета и использования времени затраты проекта при завершении будут равны 41 377,2 тыс. руб., с отклонением в 4 656, 6 тыс. руб.
• Чтобы проект не вышел за рамки плановых значений затрат и сроков он должен осуществляться (реализовываться) с эффективностью использования ресурсов 1,5.
• Подразделение 3 при выполнении работы 3 выполнило работу в срок с экономией плановых затрат. Этот факт должен быть учтен при формировании премиального фонда с целью поддержки высоких результатов работы.
• Корректирующие мероприятия должны быть направлены на Подразделение 6 с целью оптимизации выполнения плановых затрат.

При отклонении проекта от плана используются следующие  корректирующие действия:

• Найти альтернативное решение. В первую очередь необходимо рассмотреть возможности, связанные с повышением эффективности работ за счет новых технологических или организационных решений. Новое решение,  например, может заключаться в изменении последовательности выполнения ряда работ
• Пересмотр стоимости. Данный подход означает увеличение объемов работ за счет новых технологических или организационных решений. Новое решение, например, может заключаться в изменении последовательности выполнения ряда работ
• Пересмотр сроков. Данный подход означает, что сроки выполнения работ будут  отодвинуты. Руководство проекта может пойти на такое решение в случае жестких ограничений по стоимости
• Пересмотр содержания работ. Данный подход предполагает, что объем работ по проекту может быть уменьшен и соответственно лишь часть запланированных работ будет достигнута. Отметим, что речь не идет о пересмотре качественных характеристик получаемых результатов проекта.
• Прекращение проекта. Это, пожалуй, наиболее сложное решение. Однако оно должно быть принято, если прогнозируемые затраты по проекту превышают ожидаемые выгоды. Решение, связанное с прекращением проекта, кроме чисто экономических аспектов, связано с преодолением проблем психологического характера, связанных с интересами различных участников проекта

 

 

7. Сравнение результатов использования  методов освоенного объема и существующего  на сегодняшний день на предприятии.

   Для сравнение двух методов контроля затрат проекта необходимо сопоставить результаты их работы, сравнить, выявить преимущества и недостатки, а также сделать объективную оценку привлекательности одного из

методов.

   Рассмотрим  результат использования существующего на сегодняшний день на предприятии метода контроля затрат проектов.

   На ОАО  “Камов” используется сравнительный метод контроля затрат проекта, причем сравниваются фактические затраты на текущую дату с плановыми, которые были спланированы с условным прямолинейным ростом в течении всего планового периода реализации проекта (из-за отсутствия информации о составляющих проект работах, их последовательности, продолжительности и затратоемкости). Результат использования метода, существующего на сегодняшний день показан на рисунке 23.

  Рисунок 23 «Контроль затрат с помощью существующего на сегодняшний день метода» 

  Существующий  метод контроля затрат не оперирует  данными о работах проекта, их последовательности и продолжительности, затратоемкости, что является явным недостатком и лишает результат его использования информативности. В соответствии с результатом анализа с помощью существующего метода проект находится в рамках установленных плановых показателей затрат и не вызывает негативных прогнозов. 

  Рассмотрим  результат использования метода освоенного объема при контроле затрат проекта в течение периода  его исполнения (рисунок 24). 

  Рисунок 24 «Контроль затрат проекта с помощью метода освоенного объема» 

Явным преимуществом  метода освоенного объема является контроль затрат проекта с учетом результатов  работы на рассматриваемую дату. Эта  отличительная особенность в  совокупности с такими как учет последовательности, сроков и плановых затрат каждой из составляющих работ проекта позволяет методу освоенного объема давать объективную информацию по следующим крайне важным вопросам оперативного управления проектом:

• Отстает ли проект от графика или опережает его
• Насколько эффективно используется время
• Какова вероятная продолжительность проекта
• Находится ли проект в рамках или за рамками значения плановых затрат на рассматриваемую дату
• Насколько эффективно используются ресурсы
• Насколько эффективно должны использоваться ресурсы
• Какова ожидаемая стоимость проекта
• Будет ли проект завершен в рамках или за рамками бюджета