Бюджетирование, бюджет и контроль затрат

5.Не оказывается достаточного  давления на менеджеров, саботирующих  создание системы.

6.Разработке системы бюджетирования  не предшествует необходимая  реструктуризация компании и  реинжениринг бизнес-процессов. 

7.Не правильно выбираются  объекты бюджетирования .

8.Система бюджетирования  проектируется в отрыве от  системы учета

9. Бюджетирование и учет реализуются в различных информационных системах.

10. Игнорируется необходимость  разработки регламентирующих и  нормативно-справочных документов.

11. Пакет бюджетной отчетности  не адекватен потребностям и  подготовленности пользователей

2. Ошибки при эксплуатации  бюджетирования 

а)Ошибки при разработке бюджетов. 1. Неувязка краткосрочных  бюджетов с показателями долгосрочных планов 2.Не четкая формулировка целей  компании, их противоречивость или  полное отсутствие. 3. Не достаточное  вовлечение в процессы планирования руководителей центров ответственности. 4.Отстраненность Высшего руководства  от бюджетных процессов. 5. Затягивание  момента утверждения бюджета  до «выяснения всех обстоятельств». 6. Включение в бюджет только документально  подтвержденных намерений об операциях  с контрагентами. 7. Не учет в операционных бюджетах последствий реализации инвестиционных бюджетов.

б) Ошибки при контроле исполнения бюджетов. 1. Считать, что вышестоящий  менеджер в состоянии тотально контролировать нижестоящего. 2. Спрашивать менеджера  за неконтролируемые расходы. 3. Возлагать  на менеджера ответственность за отклонения, не наделив его полномочиями. 4. Искать виновных, а не причины отклонений. 5. Принимать поспешные решения  по результатам контроля. 6. Превращать контроль исполнения бюджета в самоцель вместо использования его в качестве инструмента достижения целей деятельности компании. 7. Контролировать достижение оперативных показателей в ущерб достижения стратегических целей. 8. Пытаться достичь «стопроцентного» исполнения бюджета

в) Ошибки при анализе  отклонении. 1. Детально анализировать  несущественные отклонения. 2. Анализировать  только неблагоприятные отклонения. 3. Не верно интерпретировать отклонения. Всегда рассматривать экономию затрат как благоприятное отклонение. 4. Не учитывать воздействие на исполнение бюджета случайных факторов. 5. Не правильно сопоставлять трудозатраты офисного персонала с объемом  продаж

г) Ошибки при мотивации  исполнения бюджета.1. Использовать отклонения от бюджетов для поощрения или  наказания менеджеров в первый год  эксплуатации системы бюджетирования . 2. Устанавливать для мотивации менеджеров чрезмерно завышенные/заниженные целевые показатели. 3. Пересматривать обязательства по премированию с обоснованием «цели были ошибочно занижены».

4. Обзор программного  обеспечения системы бюджетирования  представленного на Российском  рынке

Очевидно, что успешное системы  бюджетировани внедрение невозможно без автоматизации. Уже существует рынок систем автоматизации бюджетирования, на котором имеется много предложений. Поэтому систему необходимо выбирать исходя из особенностей бизнеса и  программного обеспечения, используемого  в компании. Есть целый набор как  методологических, так и ИТ-требований, в соответствии с которыми можно  производить выбор системы. В  большинстве случаев эффективное  применение этой технологии невозможно без использования специализированных информационных систем, в противном случае организационные и временные затраты на ее поддержание сводят на нет получаемый управленческий эффект. Поэтому мы хотели бы сделать обзор автоматизированных систем бюджетирования представленных на российском рынке. В обзор не вошли модули оперативного бюджетирования западных ERP-систем, а также многочисленные надстройки к учетным системам и Excel-шаблоны. Мы посчитали нужным описать только полноценные системы для бюджетного управления, поддерживающие основные задачи этого процесса и использующие специфические технологии. 

4.1 Характеристика  зарубежных систем бюджетирования  

Большинство западных систем, представленных на Российском рынке, отличаются высоким технологическим уровнем, развитой функциональностью и гибкостью. Они позволяют работать с программой одновременно большому количеству сотрудников, в том числе, в удаленном режиме и обрабатывать большие объемы данных. Зарубежные системы имеют высокую стоимость как лицензий, так и внедрения. Кроме того, сопровождение таких систем потребует либо регулярного привлечения профильных специалистов, либо наличия в штате компании соответствующих специалистов. Высокая стоимость, как правило, оправдывается высоким качеством и надежностью, подтверждаемыми сотнями внедрений во всем мире. Все большую роль начинает играть и фактор престижности – внедрение в компании передовой технологии на базе информационной системы известного производителя повышает стоимость компании-клиента. К условным недостаткам западных систем можно отнести сложность внесения изменений в настроенную систему, а также некую «технологическую громоздкость», обусловленную необходимостью поддержки многопользовательской работы со сложными моделями и большими объемами данных. На основании вышесказанного такие системы можно рекомендовать крупным корпорациям, а также средним компаниям и холдингам, имеющим несколько направлений бизнеса, большую номенклатуру продукции, развитую филиальную сеть. Использование такой системы 3-5 пользователями для построения простых бюджетов на производственном предприятии, занимающемся монобизнесом, не имеет никакого смысла. Это объясняется тем, что даже при относительно небольших затратах на программное обеспечение, объем, а соответственно, стоимость внедрения будет высока, при этом предприятие не получит практически никаких экономических выгод от использования системы. Наиболее распространенные зарубежные системы, представленные на российском рынке: Active Planner (ERA Budgeting); Adaytum e.Planning; Comshare MPC; Hyperion Pillar; Oracle Financial Analyser;Prophix. Рассмотрим некоторые из них попдробнее.

Active Planner (ERA Budgeting). Компания-разработчик: Epicor Software Corporation, США. Можно сказать,  что по большинству параметров  эта система является «средней»: по масштабу, гибкости, сложности, стоимости. К достоинствам можно отнести развитые средства работы со структурой бюджетов и бюджетными таблицами. Мощный механизм создания формул с большим количеством встроенных функций. Отличительной особенностью Active Planner является «дружественность» с точки зрения пользователя. Сюда можно отнести простоту восприятия системы, удобный вывод, возможность корректировки бюджетов по фактическим данным, развитые средства интеграции с Excel (возможность использования Excel-клиента) и т.д. К недостаткам Active Planner можно отнести относительно невысокую производительность системы, , небольшое количество внедрений в России, и, соответственно, отсутствие такого опыта у компаний-дистербьюторов. Active Planner можно рекомендовать средним компаниям с несложной финансовой структурой, предъявляющим повышенные требования к удобству работы с бюджетной моделью.

Comshare MPC. Компания-разработчик: Comshare Inc., США. Самая «доступная»  из крупных систем. Программа  имеет невысокий порог вхождения  по стоимости лицензий , а также  менее трудоемкое и сложное  по сравнению с аналогами внедрение. Comshare MPC имеет наиболее развитый  из всех представленных систем функционал: связь бюджетирования со стратегическим планированием, поддержка многопользовательской работы, в т.ч. с использованием удаленного доступа через Web, интеграция с внешними системами, в т.ч. с Excel, хорошо проработанные средства план/фактного анализа и анализа «что-если», механизмы финансовой логики, развитая поддержка многовалютности, проработанная система разграничения прав доступа и аудита работы системы. Comshare MPC удобна в использовании, а ее настройка может выполняться финансовыми и техническими специалистами заказчика после соответствующего обучения. К недостаткам можно отнести достаточно сложную архитектуру системы, сложившуюся, по-видимому, в результате многолетнего развития и наращивания функциональности на одной и той же платформе. Также недостатком является неудобная работа с бюджетными статьями, которые представляют собой плоский список и не могут быть организованы в иерархическую структуру. При всей своей «доступности» Comshare MPC является серьезной и достаточно мощной системой, предназначенной для использования на крупных и средних предприятиях.

Prophix. Компания-разработчик: Ojuse Канада. Prophix занимает обособленное  положение среди западных систем  бюджетирования. Он наиболее прост  в настройке и использовании  и имеет наименьшую стоимость. Система имеет логичную и понятную структуру, удобный интерфейс. В то же время, Prophix обладает практически всеми функциями и возможностями, присущими системам данного класса. Но Рrophix уступает по мощности перечисленным выше системам и обладает меньшей по сравнению с ними гибкостью. Prophix можно рекомендовать средним и даже небольшим предприятиям, а также крупным компаниям, имеющим не очень сложную структуру бюджетов и относительно небольшой объем операций. 

4.2 Характеристика  российских систем бюджетирования

Российские системы вполне могут составить конкуренцию  западным, как по функциональным возможностям, так и технологическому уровню, однако, уступают им по известности и опыту  внедрения. Кроме того, большинство  из них имеет некоторые специфические  особенности, не позволяющие напрямую сравнивать их с зарубежными разработками. Существенной особенностью является то, что в отличие от западных систем, ни одна из которых не поддерживает планирование по дням и неделям, российские системы не имеют технических  ограничений для реализации этой задачи. Хотя с методической точки  зрения бюджетирование по дням не имеет  смысла. Стоимость российских программ и их внедрения существенно ниже, чем у западных аналогов. Однако, не всегда более низкая цена означает худшее качество. Вот некоторые из них.

BPlan. Компания-разработчик: ITeam. Коробочный продукт для бюджетирования. Имеет минимальную стоимость  из всех представленных в обзоре  систем и максимальную доступность  в освоении и внедрении. К  достоинствам можно отнести простоту  и удобство работы. Возможность  самостоятельно, без привлечения  технических специалистов, моделировать систему бюджетов, осуществлять планирование с использованием формул и механизмов разнесения, консолидации и агрегации, а также анализировать данные на базе OLAP-технологий. Однако BPlan имеет ограниченные средства обмена данными с внешними приложениями и может интегрироваться только с Excel. BPlan подходит небольшим и средним предприятиям, только начинающим заниматься бюджетированием.

BussinesBuilder PlanDesigner. Компания-разработчик: «Софтпром». К достоинствам можно отнести  очень развитый функционал для  построения системы бюджетов  и расчета плановых показателей.  По этому критерию PlanDesigner, пожалуй,  превосходит большинство западных  аналогов. Удобные средства графического  отображения бюджетной модели  и взаимосвязей бюджетов. В полной  мере поддерживается всесторонний  анализ данных. PlanDesigner прост в  освоении и доступен для самостоятельного внедрения при условии хорошего понимания специалистами заказчика процесса бюджетирования и прохождения базового обучения по системе. Однако характерна некоторая техническая недоработанность: это касается организации хранения элементов бюджетной модели, поддержки многопользовательской работы, интеграции с внешними источниками. PlanDesigner можно рекомендовать как средним, так и крупным компаниям. Единственным противопоказанием могут служить повышенные требования к производительности системы и уровню технической реализации, а также к поддержке многопользовательской работы.

Контур Корпорация Бюджет. Эта система отличается высоким  технологическим уровнем. Построение системы на основе Хранилища данных. В Хранилище может быть собрана  вся информация, необходимая для  бюджетирования. Для расчета значений бюджетных статей можно использовать бюджетные документы, заявки, договора, счета и пр. Хорошие средства контроля исполнения бюджета: данные об исполнении бюджета можно рассчитывать по формулам, вводить вручную в специальном интерфейсе системы, а также брать из Хранилища. В режиме контроля исполнения бюджета можно посмотреть пояснения по бюджетным статьям об исполнении плана. В системе имеются развитые механизмы разнесения (аллокации) общефирменных расходов по подразделениям (бизнес-направлениям). Расчет плановых и фактических аллокаций выполняется по предварительно заданной схеме распределения. Однако в Контур Корпорация Бюджет очень мало преднастроенных функций для поддержки процесса бюджетирования на предприятиях небанковской сферы. Контур Корпорация Бюджет находится вне конкуренции на банковском сегменте и, очень удобен для холдинговых структур, особенно использующих различные учетные системы и базы данных в разных подразделениях.

В заключении хочется отметить, что, как правило, задача не сводится к выбору той или иной системы  на основании даже самых подробных  описаний и рекомендаций. Для того, чтобы деньги, потраченные на приобретение и внедрение информационной системы, не оказались выброшенными на ветер, необходимо соблюдение целого ряда условий: 1)правильной диагностики текущего состояния и задач предприятия; 2)грамотной постановки процессов; 3) правильного выбора системы с  учетом требований, характерных для  каждой конкретной организации; 4)профессионального  внедрения и сопровождения системы. Только тогда выбранная система станет действенным инструментом управления и повышения эффективности деятельности компании.

5. Практическое  использование бюджетирования и  контроля затрат

5.1 Примеры контроля  затрат на Российских предприятиях

В 2003 г. группа “Илим Палп”  решила выяснить рентабельность работы подразделений и производства каждой товарной позиции. Для этого она  выделила в самостоятельные юрлица все сервисные службы и некоторые  производственные подразделения. Например, Санкт-Петербургский картонно-полиграфический  комбинат производит не только обычный  картон, но и одноразовые тарелки, папки-скоросшиватели, заготовки коробок  и т. п. “Сложно управлять бизнесом, который включает в себя такие  разные продукты, — говорит директор по связям с общественностью компании Святослав Бычков. — Поэтому весь ассортимент был разделен по специализированным бизнес-линиям: целлюлоза, картон, упаковка, деревообработка, которые выделены в независимые бизнес-единицы”. Подобное разделение лишает возможности  финансирования производства “товаров-иждивенцев”, которые живут за счет других, и  позволяет понять, насколько рентабельно  каждое направление. Например, после  выделения производства древесно-волокнистых  плит выяснилось, что его рентабельность ниже 8%, что не позволяет самостоятельно развиваться этому направлению. Разделение ассортимента по бизнес-линиям позволило выявить в ассортименте убыточные и прибыльные производства. Выяснением рентабельности бизнес-подразделений  переход на раздельный учет не исчерпывается. Главное, что дает эта система, —  подразделения начинают более трепетно относиться к собственным издержкам. Когда, скажем, затраты на оргтехнику покрываются из общего кармана, то им все равно, за сколько куплен копировальный  аппарат или компьютер: общая  бухгалтерия все спишет.