Управленческий учет

    Диагностика действующей технологии или инструментария управленческого учета в конкретной организации оптовой торговли, по мнению авторов, должна осуществляться по следующим направлениям:

    1) анализ системы управленческой  отчетности, документооборота и  используемых инструментов управленческого  учета. Задача диагностики - проанализировать  уже сложившуюся систему документооборота, выявить ее недостатки и использовать в будущем достоинства. Рационализации учета в будущем может способствовать исключение из информационных потоков несущественных данных.

    Особое  место в системе управленческого  учета имеет учет коммерческих расходов торговой организации. Выявление отличительных признаков сложившейся системы учета издержек по статьям, выделение постоянных и переменных, прямых и косвенных расходов, их распределение являются одним из наиболее значимых предметов диагностики, так как именно издержки в той или иной интерпретации включаются в расчет большинства показателей эффективности организации.

    Использование инструментов управленческого учета, не связанных прямо с учетом издержек (CRM-анализ - учет взаимодействия с клиентами), нормирование запасов, моделирование ассортимента являются более редким явлением. В задачи диагностики входит изучение применения этих инструментов и их обоснованности с точки зрения полезности и рациональности;

    2) анализ степени автоматизации  управленческого учета. Внедрение  современных технологий управленческого учета в конкретной организации (второй аспект) может быть ограничено финансовыми возможностями организации, так как является настоящим инвестиционным проектом, повышающим эффективность систем управления и требующим комплексных вложений в технику, компьютерные информационные системы и интеллектуальные трудовые ресурсы (IT-специалистов). Поэтому следует продиагностировать уже введенные в эксплуатацию информационные технологии бухгалтерского учета, достаточность возможностей платформы компьютерной информационной системы для внедряемой или реорганизуемой системы управленческого учета.

    Особое  значение в ходе диагностики имеет  регистрация недостатков компьютерной обработки учетной информации в  целях предотвращения возможных  проблем при реинжиниринге системы.

    Все процедуры диагностики должны быть задокументированы. При этом само обследование и его документирование, т.е. регистрация  результатов диагностики по этапам и разделам, могут производиться  следующими способами:

    - самообследованием - осуществлением процедур оценки и составлением отчетов специалистами подразделений, функции которых диагностируются;

    - проведением аутсорсинга - привлечением  для диагностики и постановки  управленческого учета специалистов  аудиторско-консалтинговых организаций (либо работающих самостоятельно в качестве предпринимателей) по договору возмездного оказания услуг;

    - комбинированным подходом - осуществлением  самообследования подразделений  (бизнес-единиц) и их функций под  контролем аутсорсеров, использующих  результаты диагностики для постановки, внедрения и мониторинга системы управленческого учета в организации.

    Комбинированный подход имеет несомненные преимущества перед другими способами, так  как включает их достоинства (более  детальное понимание предмета диагностики по разделу специалистами подразделений и относительная дешевизна самообследования в сочетании с опытом и квалификацией привлеченных специалистов) и нивелирует недостатки первых двух способов (отсутствие комплексного подхода при самообследовании и дороговизна аутсорсинга).

    Приемлемыми методами диагностики могут быть анализ документов, отчетов, файлов, графиков, наблюдение, в том числе участие  во внутренних совещаниях, а также  интервью, анкетирование, тестирование.

    Решение проблемы системного подхода к диагностике управленческого учета в организациях оптовой торговли в ее взаимоувязке с последующей постановкой учета может быть достигнуто построением схемы обследования (табл. 1). 

Таблица 1 

Схема диагностики  управленческого учета в организации

оптовой торговли 

 

    Формализация  процессов и отчетности по диагностике  и постановке учета в предлагаемой схеме сопровождается буквенно-цифровым кодированием: "Д" - диагностика; "П" - постановка.

    Процедуры диагностики, обозначенные буквенным  символом "Д", имеют цифровое расширение, где первая цифра означает номер этапа диагностики, вторая - номер раздела диагностики в рамках этапа, третья цифра - номер подраздела.

    Буквенно-цифровое кодирование диагностики имеет  важнейшее значение:

    - для организации документооборота. При этом наименование файлов диагностики целесообразно использовать в соответствии с предлагаемой схемой и кодификацией, например "Д 1.1.1. Анализ структуры компании и рынков сбыта, особенностей управления", "Д 1.1.2. Оценка особенностей товарной номенклатуры, торгового процесса, спроса и сбыта" и т.д.;

    - для последующей постановки и внедрения системы управленческого учета. Схема взаимоувязки диагностики и постановки учета должна быть конкретной и рациональной, поэтому отчетность по диагностике должна быть распределена по целесообразности ее применения при постановке управленческого учета;

    - для формализации процессов в  целях их последующей автоматизации;

    - для общего понимания процедур  сбора информации персоналом  организации. Например, бухгалтер,  составляющий управленческий отчет  о количестве и стоимости реализованных  товаров по каналам продаж с кодировкой Д 1.1.2, должен понимать, что этот отчет будет использован для диагностики особенностей товарной номенклатуры, спроса и сбыта. А кадровик, формирующий информацию с кодировкой Д 1.3.4 о премировании по приказу руководителя и в соответствии с премированием по коллективному договору (положению по оплате труда), должен представить полный и достоверный отчет, чтобы в ходе анализа результатов диагностики и постановки учета была адекватно оценена система мотивации и стимулирования сотрудников.

    Результатом диагностики систем управления и  управленческого учета в организации  должны стать задокументированные объективные данные, позволяющие реализовать задачи постановки управленческого учета в торговой организации, а именно:

    - определить стратегию развития  предпринимательской деятельности, сформулировать цели и выработать  пути их достижения;

    - рассчитать эффективность деятельности  торговой организации в целом,  эффективность каждого структурного  подразделения и деятельности  каждого сотрудника путем внедрения  сбалансированной системы показателей;

    - проводить качественную оценку  инвестиционных проектов и любых инноваций, разобраться со всеми бизнес-процессами компании и разумно детализировать все хозяйственные операции;

    - разработать систему сбора, консолидации  и анализа информации (финансовой  и нефинансовой), которая более  оперативно сигнализирует о проблемах (например, количество отказов клиентов быстрее, чем уменьшение прибыли, сигнализирует о снижении качества товаров либо обслуживания отгрузки);

    - повысить эффективность управления  денежными средствами организации,  дебиторской и кредиторской задолженностью;

    - установить систему взаимоотношений  между структурными подразделениями,  организовать эффективную многоступенчатую  систему внутреннего контроля;

    - создать систему управления издержками  обращения в целях их оптимизации;

    - внедрить систему бюджетирования;

    - принимать обоснованные управленческие  решения, как стратегические, так  и оперативные.

    Схема постановки управленческого учета  для оптовой торговли представлена в табл. 2. 

Таблица 2 

Схема постановки управленческого учета на основе

результатов диагностики 

 

    Предлагается  осуществление постановки управленческого  учета в организации оптовой  торговли в пять этапов:

    Первый этап - П 1. Изучение потребностей пользователей и формулирование задач системы управленческого учета.

    Разработка  и документирование этого этапа  постановки производятся на основе диагностики количества и содержания уровней управления (Д 1.3.2), оценки управляющего воздействия и обратной связи (Д 1.3.3), отчетности о выделении подразделений, выполняющих (потенциально способных выполнять) функции управленческого учета, распределения функций, взаимодействие и координация деятельности подразделений (Д 2.1.2) и описания пользователей управленческой отчетности и их целей (Д 2.1.3).

    Качественное  распределение функций управленческого учета между пользователями невозможно без учета общих сведений о деятельности торговой организации за прошлые периоды (Д 1.1), оценки количества работников в подразделениях, потенциально выступающих в качестве центров финансовой ответственности (Д 1.3.1), мотивации и стимулирования работников как управленческого, так и исполнительного звеньев (Д 1.3.4).

    Информационное  обеспечение функций управления должно разрабатываться с учетом описанных в ходе диагностики  перечня и схемы движения используемых в организации документов и отчетов, а также анализа технологии обработки первичной учетной документации (Д 2.1.1).

    Проведение  бизнес-диагностики может привести к корректировке существующей системы  управления или ее полной перестройке.

    На  каждом этапе своего развития компания стремится к достижению определенных целей. Они могут быть различны, как  и методы их достижения. Чтобы оценить  близость достижения цели, необходимо выработать критерии оценки деятельности компании.

    Четко разработанная стратегия компании обеспечивает связь ее финансовых результатов  и рыночных позиций с помощью  сбалансированной системы целей.