Разработка модуля «управления трудовыми ресурсами» информационной системы «CRM» для предприятия (организации) ЗАО «ГОТЭК-ПРИНТ»

Блок “Документы” включает следующие документы:

• “Наем” - диалоговое окно, содержащее информацию о принимаемом на работу кандидате: ФИО (из справочника “Анкеты”), должность (справочник “Должности”) и дату принятия;
• “График работы” - диалоговое окно, включающее наименование торговой точки (справочник “Торговые точки”), ФИО сотрудника (справочник “Сотрудники”) и отмечаются рабочие и выходные дни сотрудника;
• “Затраты” - диалоговое окно, позволяющее зафиксировать имеющие место затраты на персонал: статьи затрат берутся из соответствующего справочника, сумма и дата проставляются менеджером;
• “Группы обучения” - диалоговое окно, включающее наименование учебного курса (справочник “Учебных курсы”), ФИО сотрудника (справочник “Сотрудники”), должность (справочник “Должности”) и дату чтения курса. Также используется информация о выходных днях сотрудников из документа График работы. В процессе обучения в данном документе существует возможность отметить посещение;
• “Лист контроля” - диалоговое окно, позволяющее внести данные о контроле точки. Содержит наименование торговой точки (справочник торговых точек), ФИО продавца (справочник “Сотрудники”), параметры оценки (справочник “Параметры”) и дату проверки. Баллы по каждому параметру проставляются менеджером;
• “Окончание стажировки” - диалоговое окно, содержащее информацию о сотруднике (справочник “Сотрудники”), должности, которая присваивается ему после окончания стажировки (справочник “Должности”), дату окончания стажировки и изменившийся оклад;
• “Сдача экзаменов” - диалоговое окно, содержащее информацию о сотруднике (справочник “Сотрудники”), учебном курсе (справочник “Учебные курсы”) и дату сдачи экзамена;
• “Аттестация” - диалоговое окно, содержащее информацию о сотруднике (справочник “Сотрудники”) и дату проведения аттестации;
• “Увольнение” - диалоговое окно, содержащее информацию о сотруднике (справочник “Сотрудники”), причину и дату увольнения.

Блок “Отчеты” состоит  из следующих отчетов:

• “Статистика граждан обратившихся по вопросу трудоустройства” - диалоговое окно, где пользователем указывается период, за который будет формироваться отчет, данные в отчет поступают из справочника “Анкеты”;
• “Успеваемость” - диалоговое окно, где пользователем указывается период, за который будет формироваться отчет, данные в отчет поступают из документа “Сдача экзаменов”;
• “Результаты контроля точек” - диалоговое окно, где пользователем указывается период, торговая точка и ФИО сотрудника, данные в отчет поступают из документа “Лист контроля”;
• “Контроль посещаемости” - диалоговое окно, где пользователем указывается период, за который будет формироваться отчет и ФИО сотрудника, данные в отчет поступают из документа “Группы обучения”;
• “Текучесть кадров” - диалоговое окно, где пользователем указывается период, за который будет формироваться отчет, данные в отчет поступают из документа “Увольнение”;
• “Затраты по статьям” - диалоговое окно, где пользователем указывается период, за который будет формироваться отчет, данные в отчет поступают из документа “Затраты”;
• “Результаты аттестаций сотрудников и стажеров” - диалоговое окно, где пользователем указывается период, за который будет формироваться отчет и ФИО сотрудника. Данные в отчет поступают из документа “Аттестация” или “Окончание стажировки” (если отчет формируется по стажеру);
• “Потребность в кадрах” – диалоговое окно, где пользователем указывается должность, по которой будет формироваться отчет, если не указывается – отчет формируется по всему списку должностей. Данные в отчет поступают из справочника “Штатное расписание”;
• “Наиболее подходящие кандидаты” – диалоговое окно, в котором менеджер может задать интересующие его параметры, которые содержат элементы справочника “Анкеты”. Из данного справочника поступает информация о кандидатах, соответствующих заданным параметрам;
• “Экстренная подмена” – предназначен для формирования отчета, содержащего информацию о сотрудниках, находящихся на выходных днях. Представляет собой диалоговое окно, в котором указывается интересующий период. Результаты отчета формируются из документа “График работы”.

Идентификаторы, используемые в справочниках, представлены в приложениях 1,2.

 

 

 

2.Внедрение функциональной  подсистемы управления трудовыми  ресурсами ЗАО «ГОТЭК-ПРИНТ» на основе модуля управления персоналом

 

Перечень подсистем АС с указанием функций и (или) задач, реализуемых в каждой подсистеме показаны на рисунке4.

 

Рис. 4. Функциональная структура АИС “Кадры”

 

Процесс управления персоналом включает  такие функции как:

• функцию планирования и учета помогают выполнять такие документы, как “Штатное расписание” (планирование потребностей в персонале), “Аттестация” (учет проведения аттестаций), “Затраты” (учет затрат), “Сдача экзаменов” (учет проведения экзаменов). Справочник “Сотрудники” – ведение картотеки сотрудников. Отчеты – “Потребность в кадрах”, “Экстренная подмена";
• при выполнении функции анализа и развития задействованы такие отчеты, как “Результаты аттестаций сотрудников и стажеров”, “Успеваемость”, “Результаты контроля точек” и документы – “Группы обучения”, “Сдача экзаменов”;
• функцию контроля выполняют такие отчеты, как “Контроль посещаемости”, “Успеваемость”, “Результаты контроля точек”.

Характеристики комплекса  задач представлены в таблице 6.

Таблица 5 - Характеристики комплекса задач

Комплекс задач	Периодичность и продолжительность  решения	Исполнитель	Распределение действий между  персоналом и техническими средствами при решении комплекса задач
Внесение данных о кандидатах	По мере поступления анкет	Менеджер по персоналу	Данные поступают на бумажных носителях и вносятся исполнителем в справочник "Анкет".
Выбор по заданным параметрам всех подходящих для той или иной должности кандидатов	При появлении потребностей в кадрах	Менеджер по персоналу	Отчет "Наиболее подходящие кандидаты" позволяет выбрать  все анкеты, соответствующие заданным параметрам. С выбранными кандидатами  менеджер назначает собеседование.
Формирование статистики граждан, обратившихся по вопросу трудоустройства	Один раз в месяц	Менеджер по персоналу	Данную задачу решает отчет "Статистика граждан обратившихся по вопросу трудоустройства", где  исполнитель задает интересующий его  период.
Комплекс задач	Периодичность и продолжительность  решения	Исполнитель	Распределение действий между  персоналом и техническими средствами при решении комплекса задач
Хранение информацию о  всех сотрудниках когда-либо работавших в компании и информацию о кандидатах	Постоянно	Менеджер по персоналу	Информацию о сотрудниках  хранит такой справочник, как "Сотрудники", о кандидатах - "Анкеты".
Формирование групп на обучение	При приеме сотрудников на работу, а для работающих сотрудников  в зависимости от периодичности  курса.	Менеджер по персоналу	Документ "Группы обучения" позволяет формировать группы, учитывая график работы сотрудников и периодичность  курса.
Контроль успеваемость	При сдаче экзаменов	Тренинг-менеджер	Отчет "Успеваемость" позволяет  выводить данные об успешной/неуспешной сдаче экзаменов, эти данные предварительно вносятся в документ "Сдача экзаменов".
Контроль посещаемость учащимися  занятий и стажировки	Во время обучения.	Тренинг-менеджер	На основании данных, входящих в документы "Группы обучения" и "Посещаемость" формируется  отчет "Контроль посещаемости".
Комплекс задач	Периодичность и продолжительность решения	Исполнитель	Распределение действий между персоналом и техническими средствами при решении комплекса задач
Отслеживание окончаний  стажировок и перевод стажера  в статус продавца-консультанта со всеми последующими процедурами	По мере окончания стажировок.	Менеджер по персоналу	При входе в программу, если на данную дату заканчивается  стажировка у сотрудника, то выходит  соответствующее сообщение. Далее  исполнитель создает документ "Окончание  стажировки", который автоматически  заполняется нужными данными, менеджеру  необходимо внести только сумму оклада и статус сотрудника.
Внесение данных о контроле торговых точек, формирование отчетов  по результатам контроля	Один раз в неделю	Менеджер по персоналу	Данные поступают на бумажных носителях и вносятся исполнителем в документ "Лист контроля". Отчет "Результаты контроля точек" выводит  данные за определенный период по выбранному продавцу и торговой точке.
Отслеживание процесса и причин текучести кадров среди продавцов-консультантов, подсчет процента текучести	Один раз в месяц	Менеджер по персоналу	При увольнении сотрудника исполнителю необходимо внести в  справочник причину увольнения. На основании этих данных можно сформировать отчет за выбранный период.
Комплекс задач	Периодичность и продолжительность  решения	Исполнитель	Распределение действий между  персоналом и техническими средствами при решении комплекса задач
Учет затрат на персонал в различных аналитических разрезах: обучение, мотивация и т. д.	Один раз в месяц	Начальник отдела персонала	Если имели место затраты  на персонал, то менеджеру необходимо внести эти данные с помощью документа "Затраты".
Планирование и учет проведения аттестаций	По мере необходимости	Начальник отдела персонала	При проведении аттестации менеджеру необходимо внести итоги  проведения в документ "Аттестация". На основании этих данных можно сформировать отчет "Результаты аттестаций сотрудников и стажеров" за интересующий период.
Ведение развернутого штатного расписания и работа со штатной расстановкой сотрудников	При штатных изменениях	Начальник отдела персонала	Процесс определения неудовлетворенных  потребностей в кадрах осуществляется путем анализа документа "Штатное  расписание"

 

Выходная информация представлена в таблице 2, входная в таблице 3.

 

Таблица 2- Выходная информация

Выходная информация	Идентификатор	Форма представления сообщения	Периодичность выдачи	Получатели выходной информации
Статистика граждан обратившихся по вопросу трудоустройства	Статист	Документ	1 раз в месяц	Менеджер по персоналу
Успеваемость	Успеваемость	Документ	1 раз в месяц	Тренинг-менеджер
Результаты контроля точек	Контроль Точек	Документ	1 раз в неделю	Менеджер по персоналу
Контроль посещаемости занятий	Контроль Посещаемости	Документ	каждый день	Тренинг-менеджер
Текучесть кадров	Текучесть	Документ	1 раз в месяц	Тренинг-менеджер
Затраты по статьям	Затраты	Документ	1 раз в месяц	Начальник отдела персонала
Результаты аттестаций сотрудников  и стажеров	Результаты Аттестации	Документ	по мере необходимости	Начальник отдела персонала
Потребность в кадрах	Потребность В Кадрах	Документ	по мере необходимости	Менеджер по персоналу
Наиболее подходящие кандидаты	Отбор Кандидатов	Документ	по мере необходимости	Менеджер по персоналу

 

Таблица 3- Входная информация

Входная информация	Идентификатор	Форма представления сообщения	Периодичность выдачи
Лист контроля	Лист Контроля	Документ	1 раз в месяц
Окончание стажировки	ОконСтажир	Документ	По мере окончания стажировки у сотрудников
Сдача экзаменов	Сдача Экзаменов	Документ	По мере необходимости
Найм	Найм	Документ	По мере необходимости
Группы обучения	Группы Обучения	Документ	По мере необходимости
Штатное расписание	Штатное Расписание	Документ	1 раз в месяц
Увольнение	Увольнение	Документ	По мере необходимости
Затраты	Затраты	Документ	1 раз в месяц
Аттестация	Аттестация	Документ	По мере необходимости
График работы	График работы	Документ	1 раз в месяц

 

Для бесперебойной работы системы необходим следующий  комплекс технических средств:

• операционная система Windows 98/МЕ/2000/XP;
• процессор Pentium II 450Мгц и выше;
• оперативная память 128Мб;
• место на диске не менее 60Мб.

Типовая конфигурация, входящая в состав программных продуктов  системы «1С: Предприятие», может  быть взята как образец для  создания уникальной конфигурации, полностью  ориентированной на особенности  рассматриваемой организации.

Конфигуратор, входящий в  состав программных продуктов системы  «1С:Предприятие», обеспечивает:

• настройку системы на различные виды учета;
• реализацию любой методологии учета;
• организацию любых справочников и документов произвольной структуры;
• настройку внешнего вида форм ввода информации;
• настройку поведения и алгоритмов работы системы в различных ситуациях с помощью встроенного объектно-ориентированного языка;
• широкие оформительские возможности создания печатных форм документов и отчетов с использованием различных шрифтов, рамок, цветов, рисунков;
• возможность наглядного представления информации в виде диаграмм;
• быстрое изменение конфигурации с помощью «конструкторов».

Создание оригинальных конфигураций позволяет решать с  помощью «1С: Предприятия» самые  разнообразные задачи по автоматизации  экономической деятельности.

Программные продукты системы «1С: Предприятие» содержат разнообразные средства для связи  с другими программами и аппаратными  средствами:

• средства импорта и экспорта информации через текстовые файлы, файлы формата DBF и XML позволяют легко организовать обмен данными с любыми системами;
• сохранение печатных форм в форматах Microsoft Excel и HTML (для этого необходимы MS Office Excel и Internet Explorer).

Алгоритм документа «Лист  контроля” представлен на рисунке 6.

 

Рис. 5. Алгоритм создания документа “Окончание стажировки”

 

При создании документа "Окончание  стажировки" таблица документа  заполняется автоматически, а именно: позиционируемся на первом элементе справочника “Сотрудники”, если дата окончания стажировки у текущего элемента равна дате создаваемого документа, то Ф.И.О. данного сотрудника переносится  в табличную часть документа, иначе идет позиционирование на следующий  элемент и так до конца справочника. По окончании открывается форма  документа с заполненной табличной  частью, если справочник не содержит ни одного элемента, либо не выполняется  условие равенства дат, документ закрывается и выходится сообщение  “Сегодня ни у одного из сотрудников  не заканчивается стажировка”.

При создании документа "Лист контроля" таблица документа заполняется  автоматически, а именно: позиционируемся  на первом элементе справочника “Параметры листа контроля”, наименование которого переносится в табличную часть  документа, и так до конца справочника. По окончании открывается форма  документа с заполненной табличной  частью (рис. 6).

 

Рис.6. Алгоритм создания документа “Лист контроля”

 

Программа и методика испытаний (компонентов, комплексов средств автоматизации, подсистем, систем) – тестирование системы:

• тестирование на контрольных примерах – 01.03.2010 – 15.03.2010;
• тестирование на рабочих местах пользователей - 16.04.2010 - 15.04.2010г.;
• передача в опытную эксплуатацию – 16.04.2010г.;
• передача в производственную эксплуатацию. – 01.06.2010г.

3. Обоснование  экономической эффективности модели от внедрения функциональной подсистемы управления трудовыми ресурсами ЗАО «ГОТЭК-ПРИНТ»

 

В процессе разработки и  написания автоматизированной информационной системы «Кадры» и проведенного анализа деятельности работников кадровой службы смог выделить основные задачи и поставить функции системы, учитывая все нюансы и особенности  данного рода деятельности, применив к этому полученные знания в области  права и информационных технологий. Результатом моей работы получилась автоматизированная информационная система  «отдел кадров» – это система  автоматизированного ведения кадровой информации предприятий и учреждений. Система реализована на базе новейших технологий, масштабируема и пригодна к использованию  в небольших  организациях на ограниченном количестве рабочих мест.

Система «Кадры» позволяет  автоматизировать кадровое делопроизводство и процессы ведения:

- организационно-штатной  структуры;

- картотеки личных карточек;

- картотеки командировок;

- приказов по личному  составу;

- табелей учёта рабочего  времени.

В зависимости от масштаба организации система может функционировать:

• в однопользовательском варианте (на одном компьютере);
• в сетевом многопользовательском варианте с единым сервером баз данных.

Автоматизированная информационная система «Кадры», основанная на современных  реалиях кадрового делопроизводства, даёт возможность пользователям  решать множество традиционно сложных  проблем кадрового учета. В частности, вести учёт совместителей (внутренних, внешних, имеющих несколько трудовых договоров), отслеживать историю  изменения перемещений, предоставления отпусков, установки надбавок, повышения  квалификации и др. Система предоставляет  пользователям широкий спектр возможностей по подготовке самых разнообразных  форм, отчётов и справок. Эргономичный интерфейс системы позволяет  существенно снизить трудозатраты персонала при ведении кадровой работы. Несмотря на простоту в использовании, автоматизированная информационная система  кадрового учета «Кадры» является многофункциональным промышленным решением, эффективно применяемым для  автоматизации кадровых служб предприятий  и организаций.