Оценка существующей информационной системы управления в отделе кадров

 

                                                                      

 

Рис. 1 Схема  структуры Чайковского ПТТиСТ 

      2.2 Анализ деятельности подразделения отдел кадров 

      Отдел кадров - это структура в организации, которая занимается управлением  персоналом в организации.

      Управление  персоналом представляет собой деятельность людей, выполняющих на предприятии  или в организации функции, способствующие наиболее эффективному использованию  человеческих ресурсов для достижения первичных целей предприятии (организации).

      Целью функционирования отдела является: подбор, расстановка, воспитание, улучшение  качественного состава работников предприятия. 

      Отдел кадров является структурной единицей филиала ДОАО «Спецгазавтотранс» Чайковского ПТТиСТ и подчиняется заместителю директора по общим вопросам.

      Структура отдела кадров Чайковского ПТТиСТ представлена на рис.2.

      Рис.2 Структура отдела кадров Чайковского  ПТТиСТ

      Основными задачами отдела кадров являются:

• Качественный подбор, расстановка и воспитание кадров.
• Качественное  изучение деловых, моральных качеств работников по их практической работе.
• Улучшение качественного состава работников предприятия, проведение мероприятий по повышению квалификации, воспитание молодых специалистов и рабочих в трудовом и нравственном отношении.
• Создание резерва кадров для выдвижения на руководящие и материально ответственные должности.
• Обеспечение прав, льгот и гарантий работников предприятия.

      Основные функции отдела кадров:

• Комплектует предприятие кадрами рабочих, специалистов и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации  предприятия, планирует повышения квалификации работников предприятия, организует и проводит техническое обучение.
• Формирует и ведет банк данных о количественном и качественном составе кадров.
• Контролирует обеспечение установленного действующими правилами порядка допуска руководящих работников и специалистов к руководству работами повышенной опасности;
• Контролирует обеспечение порядка допуска других категорий работников к самостоятельной работе;
• Контролирует исполнение договоров обучения работников предприятия,
• Контролирует обеспечение  стажирования всех вновь принимаемых водителей, а также других рабочих, организации  прохождения периодических медицинских  освидетельствований;
• Контролирует обеспечение социальных гарантий трудящихся в области занятости, соблюдения порядка трудоустройства, предоставления им установленных льгот и компенсаций;
• Контролирует  обеспечение составления установленной отчетности по учету личного состава и работе с кадрами;
• Контролирует полное исполнение работниками обязанностей по трудовому договору, в т.ч. при его  увольнении;
• Контролирует исполнение руководителями подразделений законодательных актов и постановлений Правительства, постановлений, приказов и распоряжений руководителя предприятии по вопросам кадровой политики и работе с персоналом, охраны труда;
• Контролирует сроки  расторжения  срочных трудовых договоров.
• Определяет текущую и перспективную потребность в кадрах и источниках ее удовлетворения на основе изучения рынка труда.
• Проводит работу по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств, правильному использованию работников в подразделениях предприятия.
• Организует проведение аттестации работников предприятия, ее методическое и информационное обеспечение, участие в анализе результатов аттестации, разработке мероприятий по реализации решений аттестационной комиссии, определение круга специалистов, подлежащих повторной аттестации, участие в работе аттестационных комиссий по условиям труда;
• Организует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия;
• Организует все виды обучения, переподготовку и повышение квалификации работников предприятия;
• Организует разработку и согласование в установленном порядке программ подготовки и повышения квалификации работников, программ обучения рабочих кадров с учетом требований охраны труда и промышленной безопасности. Обеспечивает включение в учетные программы подготовки кадров раздела «Охрана труда и промышленная безопасность»;
• Организует соблюдение работниками  предприятия правил внутреннего трудового распорядка, соблюдение рабочего времени, дисциплины труда, отдыха, приема, увольнения и перевода работников, прохождения предварительного и периодического медицинского осмотра, предоставлением льгот и компенсаций за вредные условия труда;
• Организует учет личного состава, выдачи справок настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранения и заполнения трудовых книжек, оформление и хранение трудовых договоров, ведение установленной документации по кадрам;
• Организует подготовку материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям;
• Организует обеспечение подготовки документов по пенсионному страхованию, документов, необходимых для назначения пенсии работникам предприятия и их семьям, а также представление их в орган социального обеспечения;
• Организует составление графиков отпусков, учет использования работниками отпусков, оформление очередных отпусков  в соответствии с графиками дополнительных отпусков, предоставляемых согласно действующего законодательства.
• Организует создание банка данных о персонале предприятия, его своевременному пополнению, оперативному представлению необходимой информации пользователем;
• Организует и контролирует табельный учет;
• Организует и контролирует оформление и учет командировок;
• Организует контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдения работниками правил внутреннего трудового распорядка, учет нарушителей трудовой дисциплины;
• Проводит анализ причин текучести кадров, потерь рабочего времени;
• Составляет план мероприятий по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени;
• Проводит работы с Пенсионным Фондом России по вопросам персонифицированного учета:
• Принимает участие в проведении аттестации рабочих мест по условиям труда (участие в заполнении разделов паспорта рабочих мест, связанных с фактической численностью работающих).

 
 
 
 
 
 

2.3 Характеристика информационных  потоков в отделе  кадров

      В ходе изучения и анализа информационных потоков в отделе кадров были рассмотрены следующие данные (см. табл.1, табл.2):

Таблица 1 -  Взаимосвязи с другими подразделениями 

Таблица 2 - Состав подразделения отдел кадров

     Рассмотрим информационные потоки, возникающие в структуре подразделения отдел кадров при выполнении задачи: «Увольнение сотрудника» (по собственному желанию) (рис.3) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

     

       Нормативная база 
 
 

           Трудовая книжка

                  Заявление об   Отчет:

                                                                                                                                                                                                                      Справка о доходах

                   увольнении 

           Личное дело 
 
 
 

                                                                  

                                                                          Бухгалтерия      Отдел кадров     Руководитель

                                                                                                                                            структурного

                                                                                                                                           подразделения 

     Рис.3 Увольнение сотрудника 

 

     

                                                                                                      Нормативная база 

                                                                                                      Заполненный обходной лист

     Заявление об                                                       Завизированное

     увольнении                                                          заявление об

                                                                        увольнении 
 

                                                                                                                Записка-расчет                                                                                                  Отчет:

                                                                                                                                                                                                                  Справка о

            доходах 

                                                                                                Копия приказа

                                                                                                                                 Личное дело 
 
 

                                                                                                                                                                                                       Трудовая книжка 
 
 
 
 

              Руководитель        

       структурного подразделения               Отдел кадров                                      Бухгалтерия                      Отдел кадров 

 Рис.4 Увольнение сотрудника – структуризация

                                                                        

                                                                                  Нормативная база    

 
 

Заявление об

увольнении Завизированное

        заявление

об увольнении 
 
 
 

      Незаполненный