Управление дебиторской и кредиторской задолженностью организации

-  не регламентирована работа  с просроченной дебиторской задолженностью;

 

-  отсутствуют данные о росте  затрат, связанных с увеличением  размера дебиторской задолженности и времени ее оборачиваемости;

 

-  не проводится оценка кредитоспособности  покупателей и эффективности  коммерческого кредитования;

 

-  функции сбора денежных  средств, анализа дебиторской  задолженности и принятия решения  о предоставлении кредита распределены между разными подразделениями. При этом не существует регламентов взаимодействия и, как следствие, отсутствуют ответственные за каждый этап.

 

Для контроля дебиторской задолженностью нужна следующая информация:

 

-  данные о выставленных дебиторам  счетах, которые не оплачены на настоящий момент;

 

-  время просрочки платежа  по каждому из счетов;

 

-  размер безнадежной и сомнительной  дебиторской задолженности, оцененной  на основании установленных внутрифирменных  нормативов;

 

-  кредитная история контрагента (средний период просрочки, средняя сумма кредита).

 

Можно порекомендовать в качестве контроля за дебиторской задолженностью также учитывать данные о компаниях, имеющих задолженность перед  вашим дебитором. Зачастую оказывается, что можно провести взаимозачет и погасить свои кредиторские обязательства под дебиторскую задолженность. Обычно такими взаимозачетами погашается порядка 5—6% текущей дебиторской задолженности. В большинстве случаев такая информация может быть получена путем доработки настроек системы бухгалтерского учета. Но прежде чем приступать к доработке типовых установок бухгалтерских программ, следует определить принципы контроля сроков исполнения обязательств компаниями-дебиторами. В Таблице 19 определяется критический срок оплаты по выставленным счетам в ООО «Рос-Таргет».

 

 

 

Таблица 19 Критический срок оплаты по выставленным счетам для ООО «Рос-Таргет»

№ счета-фактуры 

Дата 

Сумма, тыс. руб. 

Дата отгрузки 

Стоимость отгруженной продукции,

 

тыс. руб. 

Условия оплаты 

Время в пути, дни 

Отсрочка по договору, дни 

Критический срок оплаты

103 25.12.06 100 27.12.06 100 От даты получения 12 5 13.01.07

109 27.12.06 600 29.12.06 200 От даты отгрузки - 10 08.01.07

29.12.06 200  - 15 13.01.07

29.12.06 150  - 20 18.01.07

29.12.06 50  - 25 23.01.07

141 03.01.07 650 08.01.07 650 От даты получения 2 10 20.01.07

09.01.07 150  12 10 31.01.07

 

 

Для контроля поступления платежей и ведения статистики средней  просрочки по каждому дебитору формируется  отчет о списании дебиторской  задолженности (Таблица 20).

 

 

 

 

Таблица 20 Отчет о списании дебиторской  задолженности ООО «Рос-Таргет»

Счета-фактуры выставленные 

Платежные поручения полученные 

Текущая задолженность на дату поступления  платежа, тыс. руб. 

Период просрочки, дни

 

№ 

Критический срок оплаты по выставленному счету 

Дата 

Сумма, тыс. руб.

 

103 13.01.07 18.01.07 16 100 5

20.01.07 20 84 7

22.01.07 50 64 9

23.01.07 14 14 10

 

109 08.01.07 06.01.07 200 200 2-1

13.01.07 16.01.07 200 200 3

18.01.07 22.01.07 100 150 4

23.01.07 50 50 5

 

141 20.01.07 22.01.07 450 450 2

31.01.07 30.01.07 150 150 -1

<1> Отрицательный период просрочки  означает, что платеж покупателем  был осуществлен до наступления  критического срока оплаты.

 

 

Из таблицы 20 видно, что по счету, критический срок оплаты по которому наступает 13.01.07, покупатель осуществил оплату четырьмя платежными поручениями. При этом первый перевод денег состоялся с опозданием на пять дней, а последний платеж — на десять. Средневзвешенный период просрочки составил 8,1 дня. При средней ставке 14% годовых (0,04% в день), по которой организация привлекает денежные средства, затраты, связанные с просрочкой платежа только по одному счету, составят 722 руб. (0,04% х х (100 тыс. руб. х 5 дн. + 84 тыс. руб. х 7 дн. + 64 тыс. руб. х 9 дн. + 14 тыс. руб. х 10 дн.). Если учесть тот факт, что у компании не один выставленный счет, а несколько тысяч, то затраты на обслуживание просроченной дебиторской задолженности составят существенную сумму.

 

При определение критического срока  оплаты можно руководствоваться  следующими положениями.

 

Критический срок оплаты – дата, не позднее которой должен быть осуществлен  платеж по предоставленному коммерческому  кредиту. Для того чтобы иметь  возможность контролировать критический  срок оплаты, нужно учитывать продолжительность  отсрочки платежа, а также дату возникновения дебиторской задолженности. Моментом возникновения дебиторской задолженности считается дата перехода права собственности на продукцию от продавца к покупателю, установленная в договоре. Это может быть дата подписания договора, отгрузки товара со склада продавца, дата поступления продукции к покупателю и т. д.

 

В большинстве договоров на поставку товаров с рассрочкой платежа  критический срок оплаты определяется путем прибавления установленного количества дней к дате возникновения дебиторской задолженности. Для упрощения расчета критического срока оплаты можно порекомендовать выделить типичные для компании условия предоставления отсрочки платежа и реализовать возможность их учета в системе управления дебиторской задолженностью.

 

При этом следует отметить, что  могут возникать случаи, когда  заключаются договоры, условия оплаты в которых отличаются от типовых. В этом случае очень важно не использовать в учете типовые условия, которые  исказят отчетность по погашению  дебиторской задолженности, а делить сумму счета, выставленного по этому договору, на такое количество составных сумм, по которому можно для каждой из них однозначно рассчитать критический срок оплаты.

 

Рассмотрим ситуацию: стандартное  условие отгрузки продукции в  рассрочку в ООО «Рос-Таргет» - оплата поставленной продукции в течение установленного в договоре количества дней от даты поступления товара на склад покупателя или от даты отгрузки товара со склада. В соответствии с типовыми условиями предоставления отсрочки платежа в системе управления дебиторской задолженностью была реализована возможность учета периода отсрочки платежа и времени нахождения товаров в пути. На основании этих данных менеджеры по продажам, ответственные за поступление дебиторской задолженности, могут контролировать своевременность платежей и при необходимости реагировать на возникновение просроченных обязательств со стороны дебиторов.

 

Усложняют управление дебиторской  задолженностью случаи, когда несколько  выставленных счетов погашаются одним  платежным поручением или, наоборот, когда один счет погашается несколькими платежными поручениями. В этом случае не всегда ясно, за что расплатился дебитор и какой из счетов просрочен. Если в назначении платежа дебитором не указано иное, мы рекомендуем использовать метод ФИФО, то есть считать, что покупатели сначала погашают наиболее ранний из выставленных и неоплаченных счетов.

 

Можно предложить на каждую отгрузку заключать дополнительное соглашение к договору поставки и требовать  от клиентов указания в платежном поручении его номера и даты.

 

Основным инструментом контроля дебиторской  задолженности служит реестр старения дебиторской задолженности. Реестр старения представляет собой таблицу, содержащую неоплаченные суммы счетов, которые группируются по периодам просрочки платежа. Группировка осуществляется исходя из политики компании в области кредитования контрагентов. К примеру, менеджмент компании может считать, что просрочка платежа в течение семи дней допустима, при превышении этого срока следует активно работать с контрагентом по возврату дебиторской задолженности, а в случае просрочки более 30 дней обращаться в суд. Соответственно аналогично будут построены группы в реестре старения дебиторской задолженности: 0-7 дней, 8-15, 16-30, свыше 30.

 

Можно порекомендовать сравнивать средневзвешенное время просрочки и периода кредитования по дебитору и в целом по компании с аналогичными показателями предыдущих периодов. Чтобы сравнение было корректным, необходимо из расчета средневзвешенного времени просрочки платежа исключить счета, дебиторская задолженность по которым на текущий момент признана безнадежной. Если из расчета не исключить безнадежную дебиторскую задолженность, это приведет к тому, что вся безнадежная задолженность, возникшая в предыдущих периодах и не списанная компанией, будет отражена в текущем периоде, что не позволит провести корректное сравнение. Сопоставление средневзвешенного времени просрочки и кредитования текущего и отчетного периодов позволит оценить эффективность проводимой компанией политики коммерческого кредитования. Очевидно, что увеличение средневзвешенного периода просрочки в текущем периоде будет свидетельствовать о низкой эффективности работы с дебиторами, и наоборот.

 

По итогам анализа расчетов ООО  «Рос-Таргет» с дебиторами и кредиторами данной организации можно порекомендовать следующие меры по оптимизации задолженностей:

 

-  осуществлять контроль за  дебиторской и кредиторской задолженностью (контролировать состояние расчетов  по просроченным задолженностям);

 

-  следить за соотношением  дебиторской и кредиторской задолженности, так как их размеры и качество оказывают сильное влияние на финансовое состояние организации;

 

-  эффективно управлять кредитной  политикой организации;

 

-  ускорить платежи путем  совершенствования расчетов с  покупателями и заказчиками, поставщиками и подрядчиками;

 

-  проводить анализ финансового  состояния сомнительных в платежном  отношении контрагентов;

 

-  создавать резервы по сомнительным  долгам и предстоящим расходам  и платежам.

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

В данной выпускной квалификационной работе были рассмотрены вопросы управления дебиторской и кредиторской задолженностью, проведены анализ и оценка дебиторской и кредиторской задолженности на примере ООО «Рос-Таргет».

 

Перед нами стояли следующие задачи:

 

-  изучить сущность дебиторской и кредиторской задолженности в организации;

 

-  рассмотреть ключевые подходы  и методы по управлению дебиторской  и кредиторской задолженностью;

 

-  рассмотреть систему расчетов  организации ООО «Рос-Таргет»  с дебиторами и кредиторами;

 

-  рассмотреть систему управления дебиторской и кредиторской задолженности в исследуемой организации;

 

-  выработать рекомендации по  совершенствованию управления дебиторской  и кредиторской задолженностью.

 

В рамках рассматриваемого вопроса  по данной теме было установлено, что под дебиторской задолженностью понимаются обязательства клиентов (дебиторов) перед организацией по выплате денег за предоставление товаров или услуг. Кредиторская задолженность представляет собой задолженность организации по выполнению взятых на себя обязательств, или обязательств, исполнение которых предусмотрено действующим законодательством.

 

По данным бухгалтерской отчетности за период с 2005 по 2007 год был проведен анализ показателей финансовой устойчивости ООО «Рос-Таргет». Проведенные расчеты показывают, что в анализируемой организации наблюдается неустойчивое финансовое состояние, которое характеризует нарушение платежеспособности с возможностью ее восстановления за счет сокращения дебиторской задолженности, ускорения оборачиваемости запасов и сокращения кредиторской задолженности.

 

Анализ финансовых коэффициентов  позволяет сделать вывод об общем  ухудшении финансового положения  организации за исследуемый период в связи с тем, что значения показателей к концу 2007 года имеют  тенденцию к понижению.

 

Анализ коэффициентов ликвидности  также позволяет сделать вывод  об общем ухудшении платежеспособности организации за исследуемый период в связи с тем, что значения показателей к концу 2007 года имеют  тенденцию к понижению.

 

Система управления дебиторской и кредиторской задолженности в ООО «Рос-Таргет» состоит из:

 

1. Анализа и оценки дебиторской  и кредиторской задолженности

 

2. Планирования расчетов с покупателями  и поставщиками

 

3. Контроля над расчетами с  дебиторами и кредиторами

 

За анализируемый период дебиторская задолженность значительно выросла с 372 тыс. руб. в 2005г. до 1787 тыс. руб. в 2007г.. В составе дебиторской задолженности доля обязательств покупателей и заказчиков (наиболее ликвидная статья) составляет 86,8%, 84,5% и 99,2% соответственно в 2005, 2006 и 2007г., как видно имеется тенденция к увеличению.

 

Кредиторская задолженность также  значительно выросла с 226 тыс. руб. в 2005г. до 519 тыс. руб. в 2006г. и до 2803 тыс. руб. в 2007г.. Анализ динамики и структуры  кредиторской задолженности показал, что наибольший удельный вес занимает задолженность перед поставщиками и подрядчиками, а также перед персоналом организации. За анализируемый период произошло заметное увеличение доли поставщиков и подрядчиков в общем объеме кредиторской задолженности. Это говорит о том, что у организации недостаточно хорошо налажена сбытовая структура.

 

Сравнительный анализ дебиторской  и кредиторской задолженности за 2005-2007годы показал, что в 2005 году в  организации преобладает сумма  дебиторской задолженности, в 2006 году в организации преобладает сумма кредиторской задолженности и в 2007 году в организации преобладает сумма кредиторской задолженности.

 

Коэффициент соотношения дебиторской  и кредиторской задолженности изменяется неравномерно, падая с 1,65 в 2005 г. до 0,62 в 2006 г. и возрастает к 2007 г. до 0,64. В целом этот показатель должен быть равен 1.

 

Превышение кредиторской задолженности  над дебиторской свидетельствует  о нарушениях платежной дисциплины ООО «Рос-Таргет» перед поставщиками и подрядчиками, перед бюджетом по налогам и сборам, перед внебюджетными фондами, не выполнением обязательств по выплате заработной платы перед персоналом организации. Организация не создает резервы по сомнительным долгам и предстоящим расходам и платежам. Все это снижает ее финансовую устойчивость.

 

Исходя из проведенного анализа  дебиторской и кредиторской задолженности, можно сделать вывод, что организация  имеет определенные проблемы с дебиторами и кредиторами и эти проблемы увеличились за анализированный  период. Следовательно, ООО «Рос-Таргет» имеет определенные финансовые затруднения, связанные с дефицитом денежных средств, что ведет к неплатежеспособности организации и снижению ее финансовой устойчивости.