Контроль и учет поступления товаров от поставщиков

1. Контроль  и учет поступления  товаров от поставщиков.

Организация учета и контроля за оптовыми закупками – важная часть коммерческой работы. Целью оперативного учета и контроля оптовых закупок является осуществление повседневного наблюдения за ходом выполнения поставщиками договоров поставки для обеспечения своевременного и бесперебойного поступления товаров в согласованном ассортименте, надлежащего качества и количества. Учет выполнения договоров поставки моет осуществляться в специальных карточках или журналах, где фиксируются сведения о фактической отгрузке и поступлении товаров и выявляются случаи нарушения поставщиками договоров. Все это необходимо для своевременного предъявления поставщиками претензий. Карточная или журнальная форма учета выполнения договоров весьма трудоемка, осуществляется, как правило, вручную и не позволяет иметь повседневных данных о ходе поступления товаров по развернутому ассортименту.

Поэтому актуальной задачей коммерческой работы является механизация и автоматизация учета поставок с помощью современной компьютерной техники. Рабочие месса коммерческих работников следует оснащать персональными компьютерами, создавая так называемые автоматизированные рабочие места, обеспечивающие непрерывный ежедневный контроль за ходом поставок по каждой позиции ассортимента и каждому поставщику, устранение ручного труда коммерческих работников по учету и контролю поставок.

Успешному проведению закупочной работы способствует разработка коммерческим аппаратом  оперативных планов закупок, предусматривающих  суммы товаров, подлежащих закупке, сроки заключения договоров, согласования и уточнения спецификаций и отгрузки товаров, ответственных лиц за проведение закупок.

В ходе коммерческих операций по закупкам товаров  нередко стороны по каким-то объективным  или субъективным причинам не выполняют  принятых на себя обязательств, нанося торговому партнеру материальный и  моральный ущерб. В этих условиях потерпевшая сторона имеет право  предъявить другой стороне претензии  с изложением требований, предусмотренных  условиями договора поставки или  действующими правовыми нормами.

Претензия - письменное требование о добровольном устранении нарушения условий договора или законодательства. Выявлению  же нарушений способствует организация  четкого и полного учета выполнения поставщиками договорных обязательств по поставкам товаров.

В претензионной  работе с поставщиками покупателям  целесообразно:

· в  максимальной степени защищать свои коммерческие интересы, подписывая договора поставки товаров;

· стремиться к устранению возникших противоречий с поставщиком путем переговоров  и взаимных компромиссов, не доводя их разрешение до судебных (арбитражных) органов, если такое возможно без  ущерба интересам той или другой стороны;

· всегда тщательно документально оформлять  претензию, имея в виду, что это  способствует достижению взаимовыгодного  компромисса или положительного решения претензии в арбитражном  суде.

Претензии направляются поставщикам заказными  либо ценными письмами или же могут  быть вручены под расписку. Претензии  к поставщикам о нарушении  условий договора (о количестве, ассортименте, качестве, комплектности, таре или упаковке и др.) направляются в срок, предусмотренный законом  или договором, а если такой срок не установлен, то в разумный срок после  того, как нарушение соответствующего условия договора должно было быть обнаружено, исходя из характера и  назначения товара.

В претензии  указываются:

· наименование предприятия, организации, предъявивших претензию, а также наименование предприятия, организации, к которым  предъявляются претензии, их адреса, номер претензии; дата предъявления;

· обстоятельства, послужившие основанием для предъявления претензии, доказательства, подтверждающие изложенные в претензии обстоятельства; сумма требований заявителя и  расчет этих требований;

· ссылки на нормативные акты, договор или  иные правоустанавливающие документы, а также почтовые, платежные реквизиты  заявителя претензии.

К претензии  должны быть приложены все необходимые  подлинные документы или надлежаще  заверенные копии этих документов, перечень которых указывается в  приложении.

Претензия должна быть подписана руководителем  либо заместителем руководителя предприятия (организации), или гражданином-предпринимателем.

Ответ на претензию дается в письменной форме и подписывается руководителем  или заместителем руководителя предприятия, организации или гражданином-предпринимателем.

В ответе на претензию указывается: при полном или частичном удовлетворении претензии - признанная сумма, номер и дата платежного поручения на перечисление этой суммы или срок и способ удовлетворения претензии, если она не подлежит денежной оценке; при полном или частичном  отказе в удовлетворении претензии - мотивы отказа со ссылкой на соответствующее  законодательство и доказательства, обосновывающие отказ; перечень прилагаемых  к ответу на претензию документов, других доказательств.

При удовлетворении претензии, имеющей денежную оценку, к ответу на претензию прилагается  поручение банку на перечисление денежных средств с отметкой об исполнении (принятии к исполнению).

При полном или частичном отказе в удовлетворении претензии заявителю должны быть возвращены подлинные документы, которые  были приложены к претензии, а также направлены документы, обосновывающие отказ, если их нет у заявителя претензии.

Ответ на претензию отправляется заказным или ценным письмом, по телеграфу, телетайпу, а также с использованием иных средств связи, обеспечивающих фиксирование отправления ответа на претензию, либо вручается под расписку.

Исковое заявление - требование к компетентному  органу о защите нарушенного права  предприятия (организации). Исковое  заявление подлежит оплате государственной  пошлиной. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Организация и технология оптовой продажи товаров, методы продажи товаров со склада.  

Организация хозяйственных связей.

В процессе товарного обмена между покупателями и продавцами возникают определенные хозяйственные связи, которые представляют собой совокупность организационных, правовых, экономических взаимоотношений, возникающих между партнерами бизнеса.

Рациональные  хозяйственные связи являются  условием динамичного развития оптовой  торговли и сбалансированности спроса и предложения.

В зависимости  от участия посредников в организации  хозяйственных связей, они делятся  на:

- прямые – то есть основные условия поставки согласовываются непосредственно между покупателем и продавцом;

- опосредованные – то есть, хозяйственные связи, при которых предполагается та или иная степень участия посредника, через которого определяются условия поставки товара.

В зависимости  от длительности налаженных отношений, хозяйственные связи делятся  на:

- краткосрочные – постоянно изменяются, заключение хозяйственных договоров носит вероятностный характер;

- длительные – поставки продукции одному и тому же покупателю одним и тем же продавцом, осуществляющиеся в течение нескольких лет.

Хозяйственные связи юридически установлены, когда  между продавцами (посредниками) и  потребителями (покупателями)  заключены  хозяйственные договора.

В коммерческой деятельности предприятий применяются  договоры поставки и договоры купли-продажи. Купля-продажа отличается от поставки тем, что во-первых,  товары сдаются  покупателю тотчас же по заключении договора, а в случае поставки – через  определенный срок. Во-вторых, тем, что  предметом купли-продажи является определенный товар, существующий и принадлежащий предприятию-продавцу в момент заключения договора, предметом же поставки может быть товар, определяемый в момент заключения договора только количеством и качеством, либо вообще не изготовленный.

Договор поставки определяется как договор, в соответствии с которым поставщик-продавец, осуществляющий коммерческую деятельность, обязуется передать в обусловленный  срок производимые или закупленные  им товары покупателю для использования  в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных  с личным, семейным, и иным подобным использованием.

Наилучшей формой организации хозяйственных  отношений оптовых предприятий  с обслуживающими торговыми предприятиями  по продаже товаров  являются договоры купли-продажи товаров. Договорные отношения являются оптимальными формами  связи при стабильных взаимоотношениях торговых баз со своими клиентами.

До перехода к рыночным отношениям договорные отношения  оптовых баз с обслуживающей  розничной сетью носили формальный, малодействительный характер. Учет выполнения этих договоров с розничными предприятиями  практически не осуществлялся, вопросы  поставки товаров в розничную  сеть решались по усмотрению оптовых  баз. Как правило, розничные торговые предприятия не предъявляли штрафных санкций к оптовым звеньям, боясь  испортить отношения.

Рыночные  отношения привели к коренным изменениям договорных отношений между  поставщиками и покупателями товаров. Оптовые базы и покупатели товаров превратились в самостоятельных, равноправных партнеров, руководствующихся в хозяйственных отношениях исключительно своими интересами и финансовой выгодой. Покупатели товаров имеют право свободного выбора поставщиков и сами определяют формы хозяйственных связей с ними. При разовых, эпизодичных закупках товаров у поставщиков покупатели по своему усмотрению могут закупать товары без заключения договоров на основе предъявленных заказов (заявок) ими по договоренности сторон путем оформления платежных документов.

Договоры  купли-продажи заключаются при  стабильных хозяйственных взаимоотношениях сторон и достаточно крупных регулярных объемах поставок.

В договоре купли-продажи следует предусматривать  количество, ассортимент и сроки  поставки товаров, порядок поставки, качество и комплектность товаров, имущественную ответственность  сторон.

В частности, в договорах важно предусмотреть порядок представления заявок на текущий завоз товаров, ответственность оптовых предприятий за каждый случай невыполнения заявки на доставку в магазины товаров, предусмотренных ассортиментным перечнем, а также ответственность розничных торговых предприятий за каждый случай непредставления или несвоевременного представления заявки на доставку  (завоз) в магазины товаров. В договоре следует предусмотреть возможность централизованной доставки товаров в подсортированном виде непосредственно в розничные торговые предприятия, порядок личной отборки товаров у поставщика, порядок расчетов, цены, порядок оказания оптовых торговых услуг и их стоимость и другие условия. 

Формы и методы оптовой  продажи товаров.

Оптовая продажа товаров в отличие от розничной представляет собой продажу товаров оптовым покупателям (предприятиям). Результат такой продажи выражается определенной суммой оптового товарооборота, одного из основных показателей деятельности базы. Оптовая продажа товаров может осуществляться в двух формах – транзитом, когда оптовая база продает товары без завоза его на свои склады, и продажей товаров со своих складов. Результатом этих форм продажи будет являться оптовый транзитный товарооборот и соответственно оптовый складской товарооборот. В оптовом товарообороте торговых баз преобладающий удельный вес приходится на оптово-складской товарооборот. Транзитный товарооборот оптовых баз, в свою очередь, подразделяется на оборот с участием в расчетах (оплаченный или с вложением базой собственных средств) и без участия в расчетах (неоплаченный, организуемый). При транзите с участием в расчетах база оплачивает поставщику стоимость отгруженного товара, которую затем получает со своих покупателей. При транзите без участия в расчетах поставщик предъявляет к оплате счета не оптовой базе, а непосредственно получателю. При организации транзитного оборота оптовая база выполняет посредническую роль между поставщиком и получателем. Однако она заключает с поставщиком и покупателем договоры, предъявляет разнарядки (наряды), контролирует выполнение договоров. Трудоемкость транзитного товарооборота значительно ниже складского, поэтому при относительно высоких размерах транзитных наценок (накидок) он выгоден для оптовых баз. Оптовым покупателям следует в договорах с базами предусматривать возможность транзитных поставок товаров и размеры транзитных наценок (накидок). Основанием для транзитной отгрузки товаров является наряд, который выписывается торговым предприятие и адресуется конкретному поставщику (изготовителю), а копия отсылается покупателю – клиенту базы.