Деловая беседа

Смоленский  Государственный  Университет 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Деловая беседа 
 
 
 
 
 
 
 

Реферат

Студента 3 курса 1 группы

заочного  отделения

специализации ФУ

«Менеджмент Организации» Агапова А.В. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Смоленск  2010

 

План. 

Введение. 

1. Характеристика  деловой беседы.

 

2. Виды  деловых бесед.

 

3. Функции и структура деловой  беседы.

 

4. Этапы деловой беседы.

 

Заключение. 

Список  используемой  литературы.

 

Введение. 

     Деловая беседа - это разговор между двумя  собеседниками, соответственно ее участники могут и должны принимать во внимание специфические особенности личности, мотивов, речевых характеристик друг друга, т.е. общение носит межличностный характер и предполагает разнообразные способы речевого и неречевого воздействия партнеров друг на друга.

     В теории управления беседа рассматривается как вид делового общения, специально организованный предметный разговор, служащий решению управленческих задач. В отличие от деловых переговоров, которые значительно более жестко структурированы и, как правило, ведутся между представителями разных организаций (или подразделений одной организации), деловая беседа, хотя всегда имеет конкретный предмет, не предлагает заключения договора или выработку обязательных для исполнения решений, более личностно ориентирована и происходит между представителями одной организации. Она может предварять переговоры или быть их составной частью.

     Соответственно  стоит выделить: характеристики, этапы, функции, структуру и виды проведения деловых бесед, относящиеся именно этой специфики делового общения.

 

1. Характеристика деловой беседы. 

     В деловых отношениях очень многое зависит от личных встреч, бесед, совещаний, переговоров. Переговоры представляют собой обмен мнениями для достижения какой-либо цели. Преимущество беседы неоспоримо, так как деловые связи, начатые в письме или по телефону, развиваются в личных контактах. Во время личных встреч партнеры используют все богатство человеческого общения: речь, жесты, мимику, движения и личностное воздействие.

     К деловой беседе нужен подход, имеющей свои закономерности и традиции. Деловая беседа требует тщательной подготовки и базируется  на этических нормах и правилах.

     Ведущим элементом в подготовке  деловой  беседы является планирование, то есть определение цели встречи и разработка стратегии и тактики достижения цели. Специалисты рекомендуют продумать  возможный ход предстоящей беседы, в роли будущего оппонента проверить действенность своих аргументов (аргументы необходимы для защиты своих взглядов и намерений как в личной жизни, так и в деловой), логическую связь формулировок и спрогнозировать реакцию собеседника (собеседником может быть подчиненный, деловой партнер или коллега).

     Большое значение имеет правильный выбор  места для проведения беседы, при этом необходимо помнить, что в помещении не должны находиться посторонние лица, а интерьер помещения должен способствовать улучшению эмоционального состояния и снятию утомления и напряженности партнеров.

     О беседе договариваются, как правило, за два-три дня. Это позволяет  заранее предусмотреть возможное ее течение, продумать основные детали. Если приглашенный на беседу не является сотрудником вашей организации, то необходимо объяснить ему, как лучше доехать до места встречи и, если нужно, заранее выписать пропуск (если он необходим). Секретарь должен быть предупрежден о встрече, знать имя приглашенного и первым приветствовать его. 
 

 

      2. Виды деловых бесед. 

          Выделяют следующие виды деловых бесед:

1. Беседа при приёме на работу носит  характер  «приёмного»  интервью, основная цель которого оценить деловые качества поступающего на работу.
2. Беседа при увольнении с работы имеет  две  разновидности:  ситуацию незапланированного,  добровольного  ухода  сотрудника  и   ситуацию,   когда работника приходится увольнять или сокращать.
3. Проблемные  и  дисциплинарные  беседы,  вызваны   к   жизни   либо возникновение сбоев в деятельности сотрудника и необходимостью  критической оценки его работы, либо фактами нарушения дисциплины. В процессе  подготовки проблемной беседы руководитель должен заранее ответить на вопросы о  смысле, цели, результатах, средствах и методах решения проблемы,  стремясь  к  тому, чтобы в  ходе  беседы  подчиненный  принял  позицию  руководства.  При  этом существуют некоторые правила, позволяющие избежать беседы в форме  «разноса» и провести её с конструктивными  результатами. 

Для  этого  следует:     

1. получить необходимые сведения  о  сотруднике  и  его  работе; 
2. построить беседу, соблюдая следующую очередность в  сообщении  информации:  сообщение, содержащее положительную информацию  о  деятельности  сотрудника;  сообщение критического  характера;  сообщение  похвально-поучительного  характера; 
3. быть конкретным и избегать неясностей  (например  таких  оборотов  как:  «Вы сделали не то, что  нужно»,  «Вы  не  выполнили  задания»); 
4. критиковать выполнение задания, а не личность.

 

3. Этапы деловой беседы. 

     Деловая беседа состоит из нескольких этапов:

1. Подготовка к переговорам;
2. Передача информации (изложение своей позиции) и аргументирование;
3. Выслушивание доводов собеседника и реакция на них;
4. Принятие решений.

     Начало  беседы влияет на весь ее дальнейший ход; задачами начального этапа являются установление контакта с партнером, создание благоприятной атмосферы взаимного доверия и уважения, а также привлечение внимания и пробуждение интереса к проблеме.

     Будет ли атмосфера встречи доброжелательной и деловой, зависит от вашей пунктуальности, ведь посетитель, прождавший вас с полчаса в приемной, вряд ли будет дружески настроен.

     Желательно  встать навстречу гостю, а еще  лучше встретить его у дверей кабинета, обменяться рукопожатием и указать ему, где повесить верхнюю одежду (если это не сделал в приемной секретаря). Для того чтобы разговор шел «на равных», рекомендуется вести беседу не за рабочим столом. Лучше всего сесть напротив друг друга. Хороший хозяин всегда предложит гостю чай или кофе, а в жаркое время – прохладительные напитки. Желательно поставить рядом часы, чтобы каждый мог видеть, сколько времени длится беседа, так как обращать внимание на свои часы во время беседы считается неприличным и может восприниматься как сигнал к окончанию разговора.

     К собеседнику лучше обращаться по имени-отчеству и в ходе дальнейшего разговора повторить это несколько раз. Американский специалист в области человеческих отношений Дейл Карнеги (1888-1955) утверждал, что имя человека – это самый сладостный и самый важный для него звук на любом языке.

     Нужно постараться ободрить собеседника  и расположить его к себе первыми фразами и вопросами, которые могут не иметь прямого отношения к теме разговора.

     В начале беседы важным сигналом установления контакта является встреча глазами, поскольку взгляд является сильным средством невербального общения. Вообще, умение «читать» невербальные сигналы в поведении собеседника могут значительно облегчить понимание партнера. С самого начала беседа должна принять форму диалога. Очень важно научиться слушать собеседника, не перебивая его, при этом нужно вести себя естественно, быть честным, не играть с партнером и не заискивать. Кроме того, недопустимо срывать на собеседниках свое плохое настроение. Помните, что ваша доброжелательность и сосредоточенность помогут человеку раскрыться, особенно если он переполнен негативными эмоциями или застенчив и неуверен в себе.

     В ходе беседы рекомендуется использовать краткие, нейтральные реплики: «Продолжайте, очень интересно!», «Понимаю вас», которые снимают напряженность и помогают продолжать беседу, а также уточняющие реплики: «Что вы имеете в виду?», «Как вы считаете?», помогающие вести беседу в нужном направлении.

       Разговор  с деловым партнером, коллегой или подчиненным исключает проявление любой бестактности: пренебрежительного тона, обрывание собеседника на полуслове, демонстрации своего превосходства.

     На  завершающем этапе деловой беседы принимается окончательное решение, которое должно излагаться ясно, четко, убедительно. Финал беседы должен стимулировать реализацию принятых решений и заложить основу для дальнейших встреч. Необходимо поблагодарить партнера за беседу и выразить уверенность в успешности будущего сотрудничества. Психологи подчеркивают значимость прощального взгляда, когда хозяин кабинета задерживает взгляд на собеседнике, демонстрируя внимание к партнеру и заинтересованность в дальнейшем сотрудничестве с ним. 

     Посредством деловой беседы реализуется стремление одного человека  или группы людей к действию, которое изменит хотя бы одну из сторон какой-либо ситуации или установит новые отношения между участниками беседы. В мире бизнеса или политики деловые беседы представляют собой устный контакт между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия со стороны своих организаций или стран для их проведения и разрешения конкретных проблем.

 

     4. Функции и структура деловой беседы. 

     Деловые беседы направлены на реализацию следующих  функций:

     - поиск новых направлений и начало перспективных мероприятий;

     - обмен информацией;

     - контроль начатых мероприятий;

     - взаимное общение работников  из одной деловой среды;

     - поиски и оперативная разработка  рабочих идей и замыслов;

     - контроль внешних органов власти;

     - поддержание деловых контактов на уровне предприятий, фирм, отраслей, стран. 

     Структура деловой беседы: 

1. Подготовка  к деловой беседе.
2. Установление места и времени встречи.
3. Начало беседы: вступление в контакт.
4. Постановка проблемы и передача информации.
5. Фаза аргументации.
6. Опровержение доводов собеседника.
7. Анализ альтернатив, поиск оптимального или компромиссного варианта либо конфронтация участников.
8. Принятие решения.
9. Фиксация договоренности.
10. Выход из контакта.
11. Анализ результатов беседы, своей тактики общения.

 

Кратко рассмотрим каждый из этапов:

1. Подготовка к деловой беседе, особенно по решению спорных  и деликатных вопросов (разрешение конфликта, торговые переговоры, экономические или политические соглашения, сделки), является трудным и ответственным делом, включает составление плана беседы:

- на основе установления основных задач беседы;

- поиск подходящих путей для решения этих задач;

- анализа внешних и внутренних возможностей осуществления плана беседы;

- прогноза возможного исхода беседы;

- сбора необходимой информации о будущем собеседнике;

- отбора наиболее веских аргументов для защиты своей позиции;

- выбора наиболее подходящей стратегии и тактики общения, а также давление, манипуляцию, просьбы помощи, сотрудничество.