Финансовый документооборот на предприятии

      «Отчет о движении денежных средств состоит из трех основных разделов:

• операционная деятельность – денежные потоки, возникающие, как правило, основной, приносящей доход, деятельности компании.
• инвестиционная деятельность – расходы на ресурсы, предназначенные для генерирования будущего дохода.
• финансовая деятельность – денежные потоки, связанные с формированием капитала компании» [28].

      Далее рассмотрим значение финансовой отчетности.

      Бухгалтерская отчетность представляет собой систему  показателей, сгруппированных в определенные формы, которые отражают имущественное и финансовое положение организации на отчетную дату, а так же финансовые результаты ее деятельности за отчетный период.

      Бухгалтерская отчетность составляется предприятиями  и организациями периодически (в установленные сроки).

      Период, за который организация должна составлять бухгалтерскую отчетность, называется отчетным. Именно по этой причине бухгалтерская (финансовая) отчетность является завершающим  этапом учетного процесса.

      В ней отражаются итоговые данные системного бухгалтерского учета, на основе которых можно судить не только о работе самого предприятия, но и о его положении в сегменте рынка, в котором он работает, о его конкурентоспособности.

      Значение  отчетности заключается в ее достоверности, целостности, своевременности, простоте, сравнимости, экономичности, соблюдении строго установленных процедур, оформлении и публичности.

      «Достоверная отчетность помогает руководить предприятием, устранять недостатки, выявлять неиспользованные внутренние резервы, своевременно реагировать и принимать правильные решения в связи с изменениями на рынке.

      Целостность или полнота отчетности позволяет  принимать более обоснованные управленческие решения.

      Своевременность предполагает представление необходимой  бухгалтерской отчетности в соответствующие адреса в установленный срок.

      Простота  бухгалтерской отчетности состоит  в ее упрощении и доступности. Переход бухгалтерского учета к  международным стандартам объективно способствует реализации данного требования.

      Проверяемость отчетности предполагает возможность подтверждения представленной в ней информации в любое время.

      Сравнимость предусматривает наличие одинаковых показателей на протяжении различных  отрезков времени с целью выявления  различий и тенденций.

      Цель  такого сравнения выявить тенденции развития фирмы.

      Экономичность достигается путем унификации и  стандартизации соответствующих форм отчетности, сокращении отдельных показателей  не в ущерб качеству отчетных данных, автоматизации учета, выбора оптимальных  форм учета.

      Оформление  означает, что составление отчетности равно как и ведение бухгалтерского учета осуществляется на русском  языке и в валюте РФ.

      Публичность предполагает публикацию годовой бухгалтерской  отчетности в средствах массовой информации, передачу в органы статистики. Перечень предприятий, которые должны публиковать свою годовую отчетность регламентирован законодательством» [14, с.30-42].

      Две рассмотренные формы – бухгалтерский  баланс и отчет о прибылях и  убытках – являются основными  формами отчетности, поскольку именно они отражают имущественное и финансовое положение предприятия на отчетную дату, а также достигнутые им в отчетном периоде финансовые результаты. Помимо них в периодическую отчетность могут включаться и другие формы, фактически играющие вспомогательную роль, так как они содержат расшифровки и аналитические дополнения к отдельным статьям баланса и отчета о прибылях и убытках. 
 
 

 
      

2. Механизм  осуществления финансового документооборота на предприятии

      2.1 Финансовый документооборот на предприятии. Процесс. Проблемы.

      В условиях развития рыночных отношений  и создания широкой сети негосударственных  структур существенно меняется роль такого традиционного для всех учреждений, организаций и предприятий структурного подразделения как бухгалтерия. Вместо простого учетного органа бухгалтерия становится одним из важнейших подразделений, определяющих финансовую стратегию предприятия и влияющая на развитие ее хозяйственной деятельности.

      Значимость  бухгалтерии как структурного подразделения требует постоянного совершенствования организации и деятельности бухгалтерии, улучшения ее кадрового состава, внедрения прогрессивных информационных технологий, обработки экономической информации.

      «Основными задачами, стоящими перед бухгалтерской службой любой организации, являются:

1. формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности организации, необходимой для оперативного управления, а также для ее использования инвесторами, кредиторами, налоговыми и финансовыми органами, банками и иными заинтересованными лицами;
2. обеспечение контроля за наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;
3. своевременное предупреждение негативных явлений в финансово-хозяйственной деятельности, выявление и мобилизация внутренних резервов.

      Выполнение  этих задач напрямую зависит от полноты  и своевременности отражения  на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, осуществляемых организацией в процессе своей деятельности, что в свою очередь является следствием документального оформления совершенных операций. От правильности его выполнения зависит достоверность учетной информации, предоставляемой бухгалтерией организации ее пользователям» [12, с. 153-156].

      Поэтому в организациях процессу документирования хозяйственных операций должно уделяться  большое внимание со стороны не только работников бухгалтерских служб, но и работников других структурных подразделений, поскольку эффективность ведения бухгалтерского учета в организациях зависит от правильной организации работы с документами, являющимися письменными подтверждениями факта совершенствования хозяйственной операции (их юридическая доказательность).

      Если  в организации не создана система  организации и ведения первичного учета, то не будет и эффективно работать система управления при принятии необходимых управленческих решений.

      В первую очередь для составления  финансовой отчетности применяются так называемый финансово-расчетные документы – документы, способствующие рациональному использованию денежных средств и обобщающие информацию о финансовом состоянии организации и расчетах с другими участниками рыночных отношений. Данный вид документов составляется бухгалтерской службой организации.

      Рассмотрим  общую характеристику финансово-расчетных  операций.

      Стоит отметить, что «документы по финансово-расчетным операциям составляют в основном работники финансового отдела и бухгалтерии. Правильно составленные документы по финансово-расчетным операциям способствуют рациональному использованию денежных средств.

      Документы по финансово-расчетным операциям  являются письменным доказательством  действительного осуществления  финансово-расчетной операции или  права на ее совершение.

      Любая финансово-расчетная операция может  осуществляться только на основании  документов и должна своевременно оформляться  соответствующими документами.

      Документы по финансово-расчетным операциям  служат также  для предварительного и последующего контроля за сохранностью собственности, за соблюдением действующего законодательства и целесообразностью проводимых операций.

      Предварительный контроль осуществляется руководящими работниками при подписании документов, на основании которых совершенствуются определенные финансово-расчетные операции (прием и выдача денег, перечисление с расчетных счетов и т.д.).

      Последующий контроль производится главным образом  в форме документальных ревизий  и проверок в бухгалтерии всех поступающих документов.

      Посредством документов проводится анализ финансово-хозяйственной деятельности.

      Документы могут служить доказательством  хищения собственности, злоупотреблений  должностных лиц, нарушения финансово-хозяйственной  дисциплины.

      При рассмотрении дел в судебных органах  и споров в арбитраже документы используются в качестве основного источника доказательства.

      Т.о., основанием для отражения информации о совершении хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета  являются первичные документы. Первичные  документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции» [9, с. 250].

      Процесс сбора, обработки и хранения информации по финансово-расчетным операциям  должен осуществляться по определенному  плану. Должен быть определен путь прохождения  документов от момента их выписки  до передачи в архив, этот путь собственно и называется документооборотом. Процесс документооборота на предприятии необходимо оптимизировать.

      Это возможно если:

• «виды, формы, структур первичной документации определены с учетом наличия материально-технической базы системы создания, сбора и обработки документации;
• внедрена единая системы классификации и кодирования документов, а также внесения возможных изменений;
• сроки создания и обработки документов определены, исходя из графика документооборота.

      На  основе анализа документопотока организаций, обслуживаемых центральной бухгалтерией, выявлены причины возрастания объемов учетной информации, обоснованные двумя основными факторами: объективными – зависящими от роста масштабов и сложности деятельности организаций и субъективными – зависящими от формы и метода реализации функций в деятельности учреждений» [21, с. 34].

      Обобщение практики позволяет сделать вывод, что основными недостатками существующих документационных процессов в бухгалтерии  являются:

• «отсутствие единой научно обоснованной классификации одного и того же вида в организациях (по формату, оформлению, терминологии, написанию);
• неоправданное дублирование как отдельных документов, так и содержащихся в них реквизитах;
• несовершенство способов составления и размножения документов;
• нерациональность традиционно сложившихся в организациях маршрутов документов» [19, с. 123].

      «Исследования показали, что совершенствование документации и документооборота в организациях предполагает проведение комплекса организационных мероприятий:

• методологическое обеспечение – разработка положений о документообороте как в организациях, так и в подразделениях (должностных инструкций для работников, связанных с созданием и обработкой документов; программ проектирования);
• материально-техническое обеспечение – изготовление новых бланков документов, установка соответствующего оборудования;
• обучение сотрудников работе с документами, организация инструктажей, семинаров» [5, с. 224].

      В настоящее время большое внимание приобретает автоматизация документооборота на предприятии, использование современных технологий.

2. Оптимизация финансового документооборота. Автоматизация управления финансовой документацией

      Финансовая  документация является важной частью документации компании. Любые проблемы с финансовой документацией оказывают большое и непосредственное влияние на бизнес компании. Обработка финансовой документации достаточно трудоемка и требует большой тщательности.

      Поэтому на современном этапе развития необходимо автоматизировать процесс документооборота на предприятии.