Автоматизация деловых процессов в офисной деятельности

Оглавление

Введение1

1. Автоматизация офиса, характеристика и назначение2
1. Основные компоненты офисных автоматизированных систем3

Введите название главы (уровень 1)4

Введите название главы (уровень 2)5

Введите название главы (уровень 3)6

     Введение

     Долгое  время автоматизация учреждений в России осуществлялась в виде различного рода подсистем АСУ, основанных на базах  данных (кадры, канцелярия, бухгалтерия, зарплата, контроль исполнения и др.) Не умоляя значимости этих подсистем, они охватывали лишь до 15-20% общего объема информации, циркулирующей в учреждении.

     Нужды по электронной обработке документов удовлетворялись применением функциональных пакетов (редакторов текста и электронных  таблиц) и интегрированных пакетов  программ Microsoft Office, Perfect Office, Lotus Smart Suite. Эти средства оказались недостаточными для управления огромными потоками бумажных и электронных документов, циркулирующих как внутри одного предприятия, так и между ними. В целом такой подход грешил отсутствием  комплексности в автоматизации  делопроизводства и управления документооборотом.

     В настоящее время развитие информационных технологий привело к появлению  методов и средств, обеспечивающих интегрированные решения по автоматизации  офиса, позволяющие автоматизировать ручные операции и поиск документов, автоматически передавать и отслеживать  перемещение документов и контролировать выполнение поручений, связанных с документами.

     Цель  данной контрольной работы – кратко рассмотреть современное состояние и тенденции развития методов и средств, направленных на совершенствование решений в области информационных технологий офисной автоматизации.

     1. Автоматизация офиса, характеристика и назначение.

     Исторически автоматизация началась на производстве и затем распространилась на офис, имея вначале целью лишь автоматизацию  рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникаций автоматизация  офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые  увидели в ней возможность  повысить производительность своего труда.

     Автоматизация офиса призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными  звонками и приказами), а лишь дополнить  ее. Используясь совместно, обе эти  системы обеспечивают рациональную автоматизацию управленческого  труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией.

     Информационная  технология автоматизированного офиса - организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных  средств передачи и работы с информацией.

     Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и офисными работниками, особенно они привлекательны для группового решения проблем. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и офисных работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.

     В настоящее время известно несколько  десятков программных продуктов  для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый  процессор, табличный процессор, электронная  почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д.

     Также широко используются некомпьютерные средства: аудио- и видеоконференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.

     2. Основные компоненты  офисных автоматизированных  систем.

     2.1. Базы данных - тенденции  эволюционного развития.

     База  данных является обязательным компонентом  любой технологии. В автоматизированном офисе база данных концентрирует  в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в  технологии обработки данных на операционном уровне. Информация в базу данных может  также поступать из внешнего окружения  фирмы. Специалисты должны владеть  основными технологическими операциями по работе в среде баз данных. К примеру, в базе данных собираются сведения о ежедневных продажах, передаваемые торговыми агентами фирмы на главный компьютер, или сведения о еженедельных поставках сырья.

     Могут ежедневно по электронной почте  поступать с биржи сведения о  курсе валют или котировках ценных бумаг, в том числе и акций  этой фирмы, которые ежедневно корректируются в соответствующем массиве базы данных. Информация из базы данных поступает на вход компьютерных приложений (программ), таких, как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции и пр. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом и с другими фирмами.

     Полученная  из баз данных информация может быть использована и в некомпьютерных технических средствах для передачи, тиражирования, хранения. Технологии баз данных изменяются в соответствии с насущными информационными потребностями дня.

     В индустрии управления документами  наблюдаются динамичные изменения. Потребности пользователей постоянно растут, в связи с этим появляются все новые и новые технологии. Наряду с технологиями, передовые аппаратные средства, а также стратегические альянсы на рынке диктуют новый подход к накоплению данных в организациях и выдвигают дополнительные требования к обработке информации. По моему мнению, одно из основных изменений, которое имеет место в области управления документами, - это тенденция к единению, т. е. объединение документов и содержащихся в них данных. Налицо тот факт, что все большее количество документов изначально рождается в электронном виде. Такие технологии, как обмен электронными данными (EDI), intranet и цифровая подпись, размывают границы между данными, документами и записями. Они ликвидировали необходимость "вырабатывать" заполненные информацией листы бумаги. Данные для бизнес-транзакций создаются в электронном виде, поэтому бумага как промежуточный шаг в осуществлении транзакции больше не используется. Несмотря на то, что есть типы документов, например факсы или образы (images), где данные безнадежно переплетаются с формой, значение их в дальнейшем будет падать, и в качестве центральной точки информационных систем, на которой следует сфокусировать внимание, можно принять сервер баз данных. EDI-транзакции пришли на смену форматируемым документам (формам). Они делают невозможным отмену приема и отправки документов, идентифицируют адресата и отправителя, гарантируют безопасность документов во время передачи. Крупные торговые фирмы, в частности, обычно внедряют EDI, требуя от поставщиков осуществлять коммуникацию в режиме on-line для того, чтобы сэкономить средства и иметь преимущества перед конкурентами. Наиболее важный аспект EDI - слияние документов и данных, т. е. минимизация разницы между данными, документами и записями. Ряд организаций уже осознал, что, поместив на Web-сервер сети intranet внутренние формы, удается сохранить значительные средства. Эта методика не требует создания бумажной формы, ввода в нее данных и последующего их извлечения с помощью технологий оптического распознавания.

     Web дала нам в руки электронные  документы. Эти документы содержат  информацию в различных форматах (PDF, SGML, JavaDoc, MS Word и др.); на сегодняшний  день доступны четыре метода  управления электронными документами: файловая система, системы управления реляционными базами данных (RDBMS), системы управления объектно-ориентированными базами данных (OODBMS) и системы управления объектно-реляционными базами данных (ORDBMS).

     Ведущие производители технологий баз данных сконцентрировали усилия на объектно-реляционной  технологии, которая позволяет новым  системам работать со сложными типами данных, какими являются электронные  документы. Некоторые из поставщиков  объектно-реляционной технологии используют термин "универсальный сервер", удачно раскрывающий идею объединения  в базе данных как структурированной, так и неструктурированной информации. За концепцией универсального сервера  стоит намерение сохранить независимость  данных, иными словами, отделить данные от приложений, в которых они обрабатываются. Универсальные серверы будут  полезны в организациях, где необходим  структурированный доступ к информационным ресурсам, - они упростят управление данными и информационными объектами.

     2.2. Текстовый процессор. 

     Это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и  обработки текстовых документов. Он позволяет добавлять или удалять  слова, перемещать предложения и  абзацы, устанавливать формат, манипулировать элементами текста и режимами и т.д. Когда документ готов, работник переписывает его во внешнюю память, а затем  распечатывает и при необходимости  передает по компьютерной сети. Таким  образом, в распоряжении менеджера  имеется эффективный вид письменной коммуникации. Регулярное получение  подготовленных с помощью текстового процессора писем и докладов дает возможность менеджеру постоянно  оценивать ситуацию на фирме. Современный текстовый редактор является мощным средством работы с документами, оснащенное многими сервисными возможностями. Обыденными возможностями сегодня являются шрифтовой и художественный дизайн, автоматическая проверка правописания, анимация (для электронных документов). По своей сути текстовые редакторы уже приблизились к специализированным электронным издательским системам.

     2.3. Электронная почта. 

     Электронная почта, основываясь на сетевом использовании  компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения  своим партнерам по сети. Здесь  имеет место только однонаправленная связь. Это ограничение, по мнению многих исследователей, не является слишком  важным, поскольку в пятидесяти случаях  из ста служебные переговоры по телефону имеют целью лишь получение информации. Для обеспечения двухсторонней  связи придется многократно посылать и принимать сообщения по электронной  почте или воспользоваться другим способом коммуникации.

     Электронная почта может предоставлять пользователю различные возможности в зависимости  от используемого программного обеспечения. Чтобы посылаемое сообщение стало  доступно всем пользователям электронной  почты, его следует поместить  на компьютерную доску объявлении, при желании можно указать, что  это частная корреспонденция. Вы также можете послать отправление  с уведомлением о его получении адресатом. Когда фирма решает внедрить у себя электронную почту, у нее имеются две возможности. Первая - купить собственное техническое и программное обеспечение и создать собственную локальную сеть компьютеров, реализующую функцию электронной почты. Вторая возможность связана с покупкой услуги использования электронной почты, которая предоставляется специализированными организациями связи за периодически вносимую плату.

     Электронная почта должна обеспечивать шифрование передаваемой информации, факсимиле  подписи, проверку орфографии на любом  из языков, управление сообщениями  по электронной почте (оповещение о  новой почте, организация почтовых ящиков, поиск, цитирование корреспонденции и т.д.).

     2.4. Аудиопочта.

     Это почта для передачи сообщений  голосом. Она напоминает электронную  почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Также по телефону вы получаете присланные сообщения. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код  и обратно, а также компьютер  для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется в сети.

     Почта для передачи аудиосообщений может  успешно использоваться для группового решения проблем. Для этого посылающий сообщение должен дополнительно  указать список лиц, которым данное сообщение предназначено. Система будет периодически обзванивать всех указанных сотрудников для передачи им сообщения.

     Главным преимуществом аудиопочты по сравнению  с электронной является то, что  она проще - при ее использовании  не нужно вводить данные с клавиатуры.

     2.5. Табличный процессор. 

     Он  так же, как и текстовый процессор, является базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Без знания основ  технологии работы в нем невозможно полноценно использовать персональный компьютер в своей деятельности. Функции современных программных  сред табличных процессоров позволяют  выполнять многочисленные операции над данными, представленными в  табличной форме. Объединяя эти  операции по общим признакам, можно  выделить наиболее многочисленные и  применяемые группы технологических операций: ввод данных, как с клавиатуры, так и из баз данных; обработка данных (сортировка, автоматическое формирование итогов, копирование и перенос данных, различные группы операций по вычислениям, агрегирование данных и т.д.); вывод информации в печатном виде, в виде импортируемых файлов в другие системы, непосредственно в базу данных; качественное оформление табличных форм представления данных; многоплановое и качественное оформление данных в виде диаграмм и графиков; проведение инженерных, финансовых, статистических расчетов; проведение математического моделирования и ряд других вспомогательных операций. Любая современная среда табличного процессора имеет средства пересылки данных по сети.