Контрольная работа по «Информационной системе предприятия»

    Евфрат  также позволяет производить  архивирование документов, зарегистрированных в базе системы.

    LanDocs  – разработанная специалистами ЛАНИТ линия масштабируемых продуктов; предназначена для комплексной автоматизации делопроизводства, создания корпоративных архивов электронных документов и управления деловыми процессами. Система LanDocs позволяет унифицировать процедуры документирования и работы с документами, внедрить современные методы организации делопроизводственной деятельности, создать корпоративный архив электронных документов. LanDocs реализует учет различных типов документов, их рассылку исполнителям, контроль движения и исполнения документов, управление хранением электронных документов, интеграцию с офисными приложениями, разграничение доступа пользователей к документной информации. Система может строиться в любой из трех архитектур: в двухзвенной архитектуре «клиент-сервер» на базе основных промышленных СУБД; в трехзвенной архитектуре со специализированным WEB-сервером приложений, обеспечивающим возможность удаленного доступа к данным системы через сеть Internet; на базе стандартного клиента электронной почты (Microsoft Exchange или Lotus Notes).

    StaffWare представляет собой технологию организации электронного документооборота и автоматизации процедур на основе инструментальной среды StaffWare, работающей по технологии «клиент-сервер».

    Особенностями являются:

• поддержка коллективной работы с множеством заданий большого числа исполнителей;
• динамическое управление и контроль исполнения работ;
• интегрируемость с разными приложениями под Windows и Unix;
• использование различных платформ.

    StaffWare позволяет простым способом маршрутизировать  документопоток и контролировать исполнение документов по времени и дате исполнения. StaffWare способна интегрироваться с другими продуктами, поддерживающими автоматизированный ввод входящих документов, ведение архива документов, криптографическую защиту информации и т.п.

    В StaffWare встроен удобный графический  построитель процедур, наглядно отражающий маршрут прохождения документов и алгоритм их обработки.

    Отдельный документ может быть родителем одних  документов и потомком других. Отношения между документами с одной стороны, их связь с процедурами и внутреннее описание каждого документа с другой стороны, однозначно идентифицируют его в общем потоке документов. Этот идентификатор может использоваться для организации архива документов с целью быстрого поиска.

    Программа DocsOpen предназначена для организации, которая занимается интенсивным созданием документов и их редактированием. Работает на базе сервер-клиент. В качестве базы используется база Oracle или SQL Server. Схемы хранения документов в DocsOpen основаны на сетевой файловой системе и иерархической системе управления хранением файлов. Документы хранятся в файлах, которые размещаются на файловом сервере. Документы редактируются по месту хранения. Классификация документов строится на основе атрибутов, хранящихся в базе данных, и полнотекстовых индексах документов. Это открытая платформа. К ней поставляется средство разработки для создания специальных предложений и интеграции с другими системами. Наиболее сильной стороной DocsOpen является возможность ведения распределенных и удаленных архивов информации. DoscOpen обладает развитыми средствами защиты документов. Система может определять права доступа к карточке документа и к самому документу. Недостатками системы являются чувствительность индексации и четкого поиска к ошибкам при вводе, распознавании текста и при формировании поискового запроса.

    Общая логическая схема  устройства системы  электронного документооборота показана в Приложении 7. В конкретных реализациях некоторые компоненты могут отсутствовать или, наоборот, присутствовать в нескольких экземплярах.

    Основные  факторы, влияющие на решение о выборе системы:

• Требования по объему хранения. Если в организации много документов (по объему хранения), необходимо выбрать систему, поддерживающую иерархическое структурное хранение (HSM - Hierarchal Storage Management). Этот механизм хранит наиболее активно используемые данные на наиболее быстрых, но и наиболее дорогих носителях, в то время, как реже используемая информация автоматически переносится на медленные и дешевые носители.
• Наличие формализуемых процедур, требующих поддержки их выполнения и автоматизации контроля (подготовки документов определенного типа, выполнения стандартных функций организации и т. д.).
• Необходимость автоматизации административного управления организацией. Степень сложности организационной структуры.
• Наличие территориально распределенных подразделений. Этот фактор накладывает определенные требования к удаленному доступу, к репликации данных и т.д.
• Наличие бумажного архива большого объема. Некоторые системы документооборота поставляются с уже интегрированными подсистемами массового ввода документов.
• Наличие не удовлетворяющей текущим потребностям системы документооборота.
• Необходимость в развитой маршрутизации документов, в управлении потоками работ (workflow managing). Как продолжение этой необходимости - потребность в поддержке произвольных бизнес-процессов, возможно работающих совместно с прикладными системами поддержки этих процессов.
• Требования по срокам хранения документов. При больших сроках хранения (десятки лет) стоит серьезно подумать об организации параллельного архива на микрофильмах.
• Требования к «открытости», расширяемости системы. Возможность интеграции с существующими информационными системами и использования имеющегося оборудования.
• Необходимость хранения изображений документов. Использование в организации специфических форматов хранения документов. Необходимость поддержки инженерных и конструкторских задач, других особенностей деятельности предприятия.
• Необходимость развитых средств поиска информации. Полная поддержка системой языков имеющихся в организации документов.
• Требования к безопасности (шифрование, организация доступа и т. д.). Возможность использования уже имеющихся в информационной инфраструктуре организации механизмов доступа в системе документооборота.
• Требования по соответствию определенным стандартам: внутренним, отраслевым, ГОСТ, международным стандартам по контролю качества, уровню организации хранения информации.

    Существуют  общие практически для любых  организаций проблемы, которые приходится решать при реализации, внедрении и сопровождении систем электронного документооборота. Ниже перечислены основные из них:

• Консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться. Боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота.
• Фактор директора «советского типа» - нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы.
• Постоянные структурные изменения в организации, слабая формализация бизнес-процессов.
• Необходимость обеспечения юридической силы документов (после принятия закона об электронной подписи этот фактор начнет терять свою значимость).
• Необходимость взаимодействовать с внешним «бумажным» миром, в особенности, если это касается параллельных структур в ассоциированных организациях или ведомствах, с которыми идет постоянная работа.

 
 
 
 

    Список  использованной литературы 

1. Автоматизированные  информационные технологии в экономике. Под ред. Титаренко. М.: ИНФРА-М, 1998. – 258 с.
2. Банк В.Р., Зверев В.С. Информационные системы в экономике: Учебник. – М.: 2003
3. Вдовенко Л.А. Информационная система предприятия: Учеб. пособие. – М.: Вузовский учебник: ИНФРА-М, 2010. – 237 с.
4. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000. - 818 с.
5. http://www.intertrust.ru/

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Приложение 1 

    

     
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Приложение 2 

    Общий вид системы ERP 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Приложение 3 

    Общий вид функционирования имитационной концепции  ERPII 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Приложение 4 

    Пример  взаимосвязи функциональных блоков ERP-системы 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Приложение  5 

Сравнение свойств отечественных и зарубежных систем

электронного документооборота 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Приложение 6 

    Примеры систем электронного документооборота