Создание базы данных

    Работа  с таблицами и  диаграммами 

    Вычисления  в таблицах Word

    Перед организацией вычислений необходимо установить курсор в ту ячейку, куда надо поместить результат. Ячейки, входящие в формулу, должны содержать числовые данные. Если ячейка содержит 20 000 (пробел между цифрами), то в формуле такая ячейка участвовать не может. Разделитель между цифрами устанавливается с помощью функции Формат числа из команды Таблица – Формула. Отсутствие числовых данных в ячейке может заменить знак тире «–».

    Microsoft Word вставляет результат вычисления в выбранную ячейку в виде поля. При изменении ссылок на ячейки результаты вычислений можно обновить, выделив поле и нажав клавишу F9.

    П р и м е ч  а н и е. Все вычисления, производимые в таблице Microsoft Word, следует проверять вручную. Для сложных вычислений используйте Microsoft Excel.

    Если  выделенная ячейка находится в самом  низу столбца чисел, Microsoft Word предлагает формулу =SUM(ABOVE). Если эта формула верна, надо нажать кнопку OK.

    Если  выделенная ячейка находится с правого края строки чисел, Word предлагает формулу =SUM(LEFT). Если эта формула верна, надо нажать кнопку OK.

    Таблицы удобно использовать для выполнения вычислений.

    Для выполнения автосуммирования используется кнопка панели Таблицы и границы, для других вычислений – команда Таблица – Формула.

    В таблицах Word по умолчанию для каждой строки и столбца существует своя нумерация ячеек. Строки нумеруются числами (1, 2, 3, ...), а столбцы – буквами латинского алфавита (А, В, С, ...).

    Используя эти обозначения, каждой ячейке таблицы можно присвоить собственное обозначение, т. е. адрес, на который в дальнейшем можно ссылаться в формулах при вычислениях.

    В формулах можно указывать диапазон ячеек. Ссылки записываются следующим  образом:

• диапазон ячеек от А1 до А5 – (А1:А5);
• одиночная строка с номером 3 – (3:3);
• строки 1, 2 и 3 – (1:3);
• столбец С – (С:С);
• столбцы С, D и Е – (С:E);
• блок ячеек от В2 до D7 – (B2:D7);
• если необходимо указать не весь столбец, а только определенные его ячейки, то используется обозначение (В2:В5,В9:В12). Такая ссылка указывает на два блока ячеек в столбце В – со 2-й по 5-ю и с 9-й по 12-ю.

    П р и м е ч  а н и е. В реальной таблице столбцы и строки не подписываются:

    

    Значение 3 помещено в ячейку, адрес которой  С2, а значение 15 находится в ячейке с адресом D1.

    Командой  Формула надо пользоваться так:

    1) стать текстовым курсором в  ячейку, где должен располагаться  результат (например А1);

    2) выбрать в меню Таблица команду Формула.... На экран будет выведено окно Формула (рис. 1):

    

    Рис. 1. 

    Поля  этого окна используются следующим образом:

• в поле Формула можно ввести собственную формулу, которая создается средствами Word;
• в раскрывающемся списке Формат числа выбирается, в каком формате будет выводиться результат вычисления формулы;
• в раскрывающемся списке Вставить функцию можно выбрать одну из доступных в Word математических функций.

    Доступны  следующие операторы (табл. 1) и функции (табл. 2): 

     Таблица 1

    

     Таблица 2

    

 

    Пример 1. Функция {= RODUCT (1,3,7,9)} возвращает значение 189.

    Пример 2. Наберите в окне Формула после знака «=» следующую строку: (В1*С1) + (D1/C2) – (B2^D2). Эта строка соответствует арифметическому выражению: (10*5) + (15/3) – (2^4) = 50 + 5 – 16 = 39.

    Именно  такое число будет получено в  ячейке А1, когда после набора формулы  щелкнуть мышью на кнопке ОК.

    Для того чтобы узнать, результатом какой  операции получено значение в ячейке, нужно установить курсор в эту  ячейку, а затем:

• вызвать команду Таблица – Формула, где в полях будет указана операция и выбранный формат;
• вызвать контекстное меню по этой ячейке и выбрать команду Коды – Значения полей, тогда в ячейке будет указана формула и формат числа.

    Для возвращения результата в ячейку надо повторно вызвать команду  Коды – Значения полей. 

    Размещение  таблицы

    Установить  параметры страницы для размещения таблицы можно с помощью команды меню Файл – Параметры страницы… Для печати широких таблиц на стандартных листах формата А4 необходимо на вкладке Размер бумаги выбрать ориентацию Альбомная. При печати такого листа на принтере бумагу надо вставлять также, как и для ориентации Книжная. Word сам развернет страницу и напечатает все правильно.

    На  вкладке Поля в списке Применить можно выбрать, в каких границах применять установленные параметры. Например, если выделить страницу, установить ориентацию Альбомная и в списке Применить выбрать значение К выделенному тексту, а затем нажать кнопку ОК, то среди листов с ориентацией Книжная появится лист с ориентацией Альбомная. Это можно широко использовать для оформления курсовой или дипломной работы. 

    Управление  разбиением таблицы на части

    При работе с очень длинными таблицами  их приходится разбивать на части. В Microsoft Word производится автоматическая разбивка на страницы (вставка «мягких» разрывов страни-

    цы), но можно самостоятельно разбить  текст по страницам, расставив принудительные жесткие разрывы страниц. Если разрыв страницы происходит в длинной строке, то по умолчанию часть строки переносится на следующую страницу.

    Чтобы представить в нужном виде данные, содержащиеся в таблице, занимающей несколько страниц, надо:

    1) выделить таблицу;

    2) в меню Таблица выбрать команду Свойства таблицы, а затем открыть вкладку Строка;

    3) снять флажок Разрешить перенос строк на следующую страницу.

    Чтобы разделить таблицу на две, надо выделить строку, которая будет первой строкой  второй таблицы и выбрать команду

    Разбить таблицу в меню Таблица. 

    Вставка диаграмм Microsoft Graph

    Одним из важных объектов, доступных во всех программах пакета Microsoft Office, является диаграмма Microsoft Graph.

    Диаграмма Microsoft Graph – это графическое изображение данных, содержащихся в таблице, базе данных или текстовом файле. Microsoft Graph предлагает широкий выбор типов и видов диаграмм, богатые возможности редактирования графического изображения и разнообразные средства настройки диаграммы.

    Для того чтобы вставить в документ диаграмму, надо предварительно установить курсор в то место документа, куда необходимо поместить диаграмму, а затем  воспользоваться одной из команд:

    1-й  способ: Вставка – Объект... (или Рисунок) – Диаграмма. На экран будут выведена таблица и диаграмма (рис. 2);

    2-й  способ: выделить ту область таблицы, для которой надо построить диаграмму, и вызвать команду Вставка – Объект... (или Рисунок) – Диаграмма.

    Щелчок  на свободной от объектов области  листа означает, что режим редактирования будет прерван, произойдет возврат в документ, а диаграмма будет вставлена в документ в том виде, в котором она находилась в момент прекращения редактирования.

    Возобновить редактирование можно двойным щелчком мыши на диаграмме в документе.

    

    Рис. 2.

    Между таблицей с данными и диаграммой существует непосредственная связь. Как  только изменяются данные в таблице, сразу же изменения немедленно отразятся на изображении диаграммы. Если использовать первый способ вставки диаграммы, то необходимо в Таблицу данных внести те данные, по которым строится диаграмма. Если использовать второй способ, то диаграмма построится автоматически по данным в таблице, которые были выделены. 

    Изменение вида и параметров диаграммы

    Когда диаграмма находится в режиме редактирования (диаграмма заключена в обрамление), то можно изменить ее тип и параметры. Для этого предназначены соответствующие пункты в верхнем управляющем меню Данные и Диаграмма или дополнительная панель инструментов, на которой кроме стандартных кнопок копирования и вставки расположены специфические инструменты редактирования диаграммы.

    Пункт меню Данные включает следующие режимы:

• Ряды образуют строки – указывает, что данные по которым строится диаграмма, находятся в строках;
• Ряды образуют столбцы – указывает, что данные по которым строится диаграмма, находятся в столбцах;
• Включить строку/столбец – включает (неотображаемую) строку/столбец в список строк, по которым строится диаграмма (на диаграмме появятся дополнительные элементы);
• Исключить строку/столбец – исключает, делает неотображаемой на диаграмме строку/столбец в списке, по которому строится диаграмма.

    Пункт меню Диаграмма включает в себя:

• Тип диаграммы позволяет задать тип отображения диаграммы;
• Параметры диаграммы позволяет задать Подписи данных, Таблицу данных, Заголовки, Оси, Линии сетки и Легенду;
• Объемный вид позволяет проводить изменения над объемными диаграммами.

    Рассмотрим  окно Тип диаграммы:

• вкладка Стандартные. Здесь перечислены часто используемые диаграммы;
• вкладка Нестандартные. Здесь перечислены типы диаграмм, которые используются в крайних случаях;
• кнопка Просмотр результата позволяет увидеть выбранную диаграмму в окне Вид. При помощи кнопки Сделать стандартной можно нестандартную диаграмму добавить в список стандартных диаграмм.

    Рассмотрим  окно Параметры диаграммы (рис. 3): 

     

    Рис. 3.

• вкладка Подписи данных позволяет включить в диаграмму названия рядов, категорий значений и т. д., а также выбрать нужный разделитель (пробел, новую строку и т. д.) между названиями рядов, категорий и значений, если они выбраны одновременно;
• вкладка Таблицы данных позволяет добавить в диаграмму таблицу значений и ключи легенд;
• вкладка Заголовки позволяет задать название осей ОХ и ОY;
• вкладка Оси позволяет отобразить значения по осям ОХ и ОY;
• вкладка Линии сетки позволяет задать сетку для диаграммы;
• вкладка Легенды позволяет установить параметры размещения легенды.

    Объемный  вид. Выбор команды Объемный вид из пункта меню Данные позволяет придать объемный вид построенной диаграмме, а также осуществить поворот, возвышение диаграммы на указанные значения (рис. 4).

    

    Рис. 4.

    Некоторые команды из пунктов меню Данные и Диаграмма отражены на дополнительной панели инструментов.

      – раскрывающийся список выбора  редактируемого объекта диаграммы.  Набор объектов в списке зависит  от типа диаграммы. Этот режим указывает на то, к какому элементу диаграммы будут применены те или иные параметры.