Сущность и содержание информационного обеспечения

Информация позволяет ориентироваться в общей обстановке, уменьшить финансовый риск, следить за внешней средой, рынком и изменениями рыночной конъюнктуры, оценивать свою деятельность, вырабатывать и корректировать стратегию предприятия. Информация не только становится особым товаром во всех сферах деятельности, но и приводит в движение иные ресурсы - материальные, денежные, кадровые. Информационные ресурсы преодолевают ограниченность природных ресурсов, приводят к колоссальной экономии живого труда, увеличивают совокупность мощность материально-вещественных факторов производства.

Согласно Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 года N 24-ФЗ (ред. от 10/01/03): «Информационные ресурсы - это отдельные документы и массивы документов, которые могут являться составной частью информационной системы, базы данных». Информационные ресурсы - множество профессионально-значимых источников информации, необходимых для развития определенной сферы деятельности в каждый конкретный период времени.   Информация   -   основное   условие   конкурентной   способности организации .

Любое предприятие можно представить погруженным в поток информации, поступающей от внешней среды, которое включает государство, общественные организации, поставщиков, конкурентов, инфраструктуру рынка и т.п. Информационные органы предприятия отфильтровывают из этого потока информацию, необходимую для жизнедеятельности предприятия и преобразуют ее в удобную для выработки управляющих решений форму.

Информационное обеспечение на предприятии должно быть развитым на столько, чтобы обеспечивать информацией любую возникающую ситуацию в условиях рыночной экономики и это достаточно сложно, поскольку среда в каждой конкретной фирме всегда имеет различия, вполне специфична и зависит от многих мотивов. Важнейшими являются пять признаков:

-         организационно-правовая структура: государственные и муниципальные предприятия (бюджетные), смешанные предприятия, частные фирмы и кооперативы;

-         функциональная   деятельность   фирм:   инновация,   проектирование, конструирование, технология, маркетинг, менеджмент, консультирование, консалтинг и т.д.;

-         отраслевая    направленность    работы     фирм:     комплекс    отраслей (лесохимический,     топливно-энергетический,     машиностроительный комплекс   и   т.д.),   отрасли   здравоохранения,   культуры,   сельского хозяйства и их узкоотраслевые направления

-         региональная направленность работы фирм: район г.Уфы, весь город, весь Уральский регион или другие области и республики России, СНГ, зарубежные страны •

-         личностно-профессиональные особенности руководства и сотрудников фирм (базовое  образование, профиль,  специализация,  стаж и опыт

работы,     уровень    знания    иностранных    языков,     компьютерной

подготовки и т.д.).

Информационное обеспечение, представленное в виде процесса, предполагает выполнение следующих операций:

-         сбор данных

-         обработка    данных    и    формирование    информационных    банков пользователей*

-         хранение информации;

-         поиск информации •

-         преобразование информации •

-         передача информации „

Исходной и главной операцией считается сбор данных. От качества выполнения ее зависит соблюдение требований полноты, достоверности и оперативности, предъявляемых не только к самим сведениям, но и в отношении всего процесса информационного обеспечения.

Сбор данных происходит в форме приема сообщений, каждое из которых представляет собой совокупность данных, содержащих какие-либо сведения, предназначенные для передачи по каналу связи от источника к пользователю информации. Технически эта операция совершается с помощью специальных средств передачи (приема) данных — модемов, факсов, телефонов и т.п.

После того как информация собрана, ее следует обработать и проанализировать; в результате получают желаемые конфиденциальные данные, которые затем распространяются среди управляющих и в тех подразделениях организации, которые нуждаются в таких данных. Непрерывная обратная связь обеспечивает модификацию цикла, когда это необходимо, и совершенствование общего процесса. По мере возникновения новых потребностей службы сбора разведанных собирают и распространяют новую информацию.

Информационное обеспечение формируется из внешних и внутренних источников. Информация внешнего характера включает в себя:

4

1)     показатели характеризующие общее экономическое развитие страны.

2)     Показатели характеризующие коньюктуру финансовых рынков.

3)     Показатели характеризующие деятельность контрагентов и конкурентов.

4)     Показатели нормативно-регулирующего характера.

К информации внутреннего характера относится:

1)     Финансовая отчетность.

2)     Статистическая отчетность.

3)     Внутренняя отчетность.

4)     Данные первичного бух.учета.

Финансовая отчетность — это совокупность форм отчетности, составленных на основе данных финансового учета с целью предоставления пользователям обобщенной информации о финансовом положении и деятельности предприятия.

Основными элементами финансовой отчетности являются активы, обязательства, собственный капитал, доходы, расходы, прибыль и убытки. Они отражаются в Балансе и в Отчете о прибылях и убытках. Основными методами анализа отчетности служат: чтение отчетности (изучение абсолютных показателей, представленных в отчетности), горизонтальный анализ (позволяет определить абсолютные и относительные изменения различных статей отчетности по сравнению с прошлым периодом), вертикальный анализ (проводится с целью выявления удельного веса отдельных статей отчетности в общем итоговом показателе), трендовый анализ (основан на расчете относительных отклонений показателей отчетности за ряд лет от уровня базисного года), расчет финансовых коэффициентов (описывают финансовые пропорции между различными статьями отчетности).

У предприятия, с одной стороны, возникает потребность в наличии своевременной и полной информации для принятия управленческих решений и оценки их результатов. С другой стороны, предприятие должно предоставить соответствующую информацию и тем, кто инвестировал (или собирается инвестировать) в него свои средства. Наряду с этим, и в условиях рынка продолжает сохраняться необходимость отчета перед государством о правильности налоговых отчислений. Стороны, заинтересованные в информации о деятельности предприятия, можно условно разделить на две основные категории: внешние и внутренние пользователи.

К внутренним пользователям относится управленческий персонал предприятия. Он принимает различные решения производственного и финансового характера. Например, на базе отчетности составляется финансовый план предприятия на следующий год, принимаются решения об увеличении или уменьшении объема реализации, ценах продаваемых товаров, направлениях инвестирования ресурсов предприятия, целесообразности привлечения кредитов и др. Очевидно, что для принятия таких решений требуется полная, своевременная и точная информация, поскольку в противном случае предприятие может понести большие убытки и даже обанкротиться.

Кроме того, финансовая отчетность является связующим звеном между предприятием и его внешней средой. Целью представления предприятием отчетности внешним пользователям в условиях рынка является прежде всего получение дополнительных финансовых ресурсов на финансовых рынках. Таким образом, от того, что представлено в финансовой отчетности, зависит будущее предприятия. Ответственность за обеспечение эффективной связи между предприятием и финансовыми рынками несут финансовые менеджеры высшего управленческого звена предприятия. Поэтому для них финансовая отчетность важна и потому, что они должны знать, какую информацию получат внешние пользователи и как она повлияет на принимаемые ими решения. Это не значит, что менеджеры не имеют в своем распоряжении дополнительной внутренней информации о деятельности предприятия, в отличие от внешних пользователей, для которых финансовая отчетность во многих случаях является основным источником информации.

Среди внешних пользователей финансовой отчетности выделяются, в свою очередь, две группы: пользователи, непосредственно заинтересованные в деятельности компании (1), и пользователи, опосредованно заинтересованные в ней (2). К первой группе относятся: •              нынешние   и   потенциальные   собственники   предприятия,   которым необходимо   определить  увеличение  или  уменьшение  доли  собственных средств  предприятия  и   оценить  эффективность   использования  ресурсов руководством компании;

•    нынешние и потенциальные кредиторы, использующие отчетность для оценки     целесообразности     предоставления     или     продления     кредита, определения условии кредитования, определения гарантий возврата кредита, оценки доверия к предприятию как к клиенту;

•    поставщики и покупатели, определяющие надежность деловых связей с данным клиентом;

•    государство, прежде всего в лице налоговых органов, которые проверяют правильность     составления     отчетных     документов,     расчета    налогов, определяют налоговую политику;

•              служащие   компании,   интересующиеся  данными   отчетности   с  точки зрения   уровня   их   заработной   платы   и   перспектив   работы   на   данном предприятии.

Вторая группа пользователей внешней финансовой отчетности — это те юридические и физические лица, кому изучение отчетности необходимо для защиты интересов первой группы пользователей. В эту группу входят:

•   аудиторские службы, проверяющие данные отчетности на соответствие законодательству и общепринятым правилам учета и отчетности с целью защиты интересов инвесторов;

•   консультанты по финансовым вопросам, использующие отчетность в целях выработки рекомендаций своим клиентам относительно помещения их капиталов в ту или иную компанию;

•   законодательные органы;

•              юристы, нуждающиеся в отчетности для оценки выполнения условий контрактов, соблюдения законодательных норм при распределении прибыли и  выплате  дивидендов,   а также  для  определения  условий  пенсионного обеспечения;

•       пресса  и  информационные  агентства,  использующие  отчетность для подготовки обзоров,  оценки тенденций развития и анализа деятельности отдельных    компаний    и    отраслей,    расчета    обобщающих    показателей финансовой деятельности;

•       торгово-производственные ассоциации,  использующие отчетность для статистических обобщений по отраслям и для сравнительного анализа и оценки результатов деятельности на отраслевом уровне;

•              профсоюзы,    заинтересованные    в    финансовой    информации    для определения своих требований в отношении заработной платы и условий трудовых соглашений.

Приведенная таблица дает сжатую и наглядную картину того, какой интерес у наиболее важных групп пользователей вызывает тот или иной источник   информации   о   деятельности   предприятия,   а   также   отражает значение финансовой отчетности.

Таблица 1.3   Группы пользователей информации