Сущность и содержание информационного обеспечения

Разными исследователями предлагались различные способы классификации информационного обеспечения.

Так с точки зрения взаимодействия предприятия (организации) с окружающей средой всю информацию (в основном документальную) принято делить на входящую и исходящую. В зависимости от сроков хранения различают постоянную, условно-постоянную (иногда обновляемую) и переменную (регулярно изменяющуюся).

Разделяют информацию и по уровням управления : заводская, внутризаводская, цеховая, внутрицеховая.

По характеру деятельности : конструкторско-технологическая, бухгалтерская, учётно-отчётная, плановая, маркетинговая, кадровая, производственная.

В автоматизированных системах информационное обеспечение делят на машинное (в памяти ЭВМ) и внемашинное.

Эти классификации в различных сочетаниях используются при индексировании различных документов: писем, приказов, инструкций и других документов, используемых предприятиями и организациями в своей практической деятельности.

1.4  Источники информации

Наиболее важной информацией для предпринимательской деятельности является:

-         оперативная информация об общей экономической конъюнктуре в виде биржевых котировок, курсов валют, кредитных ставок;

-         экономическая и демографическая статистическая информация, которая пока выступает единственной основой для объективного экономического анализа и прогнозирования долгосрочных тенденций;

-         коммерческая информация об участниках рынка - предприятиях и о продукции;

-         деловые новости о событиях, происходящих на рынке;

-         информация о перспективах развития науки и техники и их возможных результатах

-         ;информация о правовых условиях хозяйственной деятельности. Существуют внутренние и внешние источники информации.

Внутренними источниками служат отчеты компании, беседы с сотрудниками отдела сбыта и другими руководителями и сотрудниками, маркетинговая информационная система, бухгалтерские и финансовые отчеты, отчеты руководителей на собраниях акционеров, сообщения торгового персонала, отчеты о командировках, обзоры жалоб и рекламаций потребителей, благодарственные письма, планы производства, протоколы заседаний руководства, деловая корреспонденция фирмы и т.д.

Внешними источниками являются данные международных организаций (Международный валютный фонд, Европейская организация по сотрудничеству и развитию, ООН), законы, указы, постановления государственных органов, выступления государственных, политических и общественных деятелей, данные официальной статистики, периодической печати, результаты научных исследований и т.п.

В    целом    развитие    средств    связи,    формирование    глобальных компьютерных   сетей   привели   к   появлению   целой   группы   источников оперативной информации об экономической жизни в стране и в мире. Значительный     поток     информации     распространяется     только     через компьютерные сети без выхода печатного аналога их текстов. Вторичные данные в России можно получить из таких информационных источников, как:

-              изданий   общей  экономической  ориентации   (газеты   «Экономика  и жизнь»,    «Финансовая   газета»,   периодические   печатные   издания «Коммерсант», «Финансовые известия», журналы «Бизнес», «Эко» и др.);

-         периодических печатных изданий торгового характера (Экстра-М», «Из рук в руки», «Центр плюс» и др.);

-         ежедневных газет, газет бесплатных объявлений;

-         ;электронных средств массовой информации (телевидение, радио);

-         информационно-аналитических бюллетеней (различных исследовательских центров, правительственных организаций);

-         публикации внешторговых организаций;

-         словарей, энциклопедий;

-         публикаций   различных   общественных   организаций   (защиты   прав потребителей, общества «зеленых» и др.);

-         публикаций   специализированных   экономических   и   маркетинговых организаций;

-         наружной рекламы и т.д.

Если рассматривать систему информации, как сеть информационных потоков, её можно условно разделить на три основные части: финансовая информация, маркетинговая и внутренняя информация.

Для каждой составляющей допустимы различные типы построения, которые могут состыковываться друг с другом..

Финансовая информация:

Для построения системы финансовой информации необходима следующая информация:

1.     Финансовое положение предприятия на каждый день — информация, необходимая для управления: остаток средств на счетах, кредиторская и дебиторская задолженности, средства в товарных запасах, финансовые показатели — оборачиваемость капитала, ликвидности.

2.              Для определения реальной эффективности деятельности подразделений

отнесение     затрат     по     месту     их     возникновения.     Величина распределенных затрат не сравнивается напрямую с прибыльностью подразделений, т.к. поступление средств идет в основном через службу сбыта, однако знание структуры затрат позволяет их оптимизировать.

Здесь важна не только точность, предоставляемых данных, но и скорость их получения в случае необходимости.  Для управления часто важнее скорость: устаревшие на неделю данные, пусть и очень точные, означают запаздывание управляющего воздействия на ту же неделю. Кроме того, необходимо определить объем нужной информации и требования к ее обработке.

Эффективность использования финансовой информации значительно повышается, если управление на ее основе распределено горизонтально, между основными подразделениями. (Приложение схема 1.) Маркетинговая информация:

Информация об участниках рынка — поставщиках, покупателях и конкурентах — в том или ином объеме используется предприятием всегда. Даже при, отсутствии подразделения маркетинга, негативном отношении к маркетингу, предприятие так или иначе вынуждено собирать информацию для своего функционирования. Наиболее востребованной является информация о конкурентах и поставщиках: цены и условия поставки. Реже всего собирается и анализируется информация о покупателях.

Полная система маркетинговой информации включает в себя сведения о предприятии, микросреде (собственно рынке), макросреде (экономике, культуре,   политике,   ресурсах,   технологии   в   областях,   интересующих предприятие).

Внутренняя информация:

Организации внутренней информации предприятия обычно уделяют мало внимания, отдавая приоритет финансовой и маркетинговой. Между тем система распространения внутренней информации в значительной степени влияет на качество взаимодействия между подразделениями предприятия, способствует или препятствует развитию предприятия.

Наиболее важны такие аспекты внутренней информации, как адекватное доведение до каждого работника предприятия стратегических и тактических задач и решений руководства (т.е. прохождение информации "вниз") и доведение до руководства соответствующих уровней претензий и предложений по совершенствованию технологий взаимодействия структур (т.е. прохождение информации "вверх").

В отдельных случаях руководство сознательно идет на ограничение внутренней информации из соображений секретности. В подавляющем большинстве случаев, предприятие от этого больше теряет, чем выигрывает, т.к., во-первых, при желании информация все равно будет получена конкурентами, во-вторых, рассогласование в представлениях персонала о целях стратегии и тактике предприятия способно принести большее вреда, чем три конкурента сразу.

При организации системы внутренней информации необходимо рассмотреть такие вопросы как делегирование полномочий. Вывод всей полноты информации на высший уровень руководства нецелесообразен. Таким образом, решения по предложениям персонала должны приниматься на соответствующих уровнях, то есть, если менеджер компетентен в вопросе агента, ему необходимо самостоятельно принять решение по вопросу, если проблема выявлена на уровне взаимодействия подразделений, решение по ней принимается руководителями подразделений.

2.      СОВРЕМЕННОЕ СОСТОЯНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ НА ИЗУЧАЕМОМ ПРЕДПРИЯТИИ МУП "УФАВОДОКАНАЛ"

2.1 Организационная характеристика

Предприятие "Уфаводоканал" является старейшей организацией коммунального хозяйства республики, которому в 2001 году исполнилось 100 лет. Уфимский водопровод начал функционировать 13 июня 1901 года.

Предприятие «Уфаводоканал» является муниципальным унитарным предприятием на основании Указа президиума Верховного Совета Республики Башкортостан "О собственности районов и городов Республики Башкортостан" от 4 июня 1992 г.

Муниципальное унитарное предприятие по эксплуатации водопроводно-канализационного хозяйства «Уфаводоканал» зарегистрировано постановлением Главы администрации Ленинского района г. Уфы 24 июня 1993 года (свидетельство о государственной регистрации № 469).

Учредителем    Водоканала    является    Комитет     по     управлению

I

муниципальной собственностью г. Уфы.

Основной целью деятельности предприятия является обеспечение хозяйственно-питьевых нужд населения г. Уфы, отвод и очистка хозяйственно-бытовых сточных вод.

Основными видами деятельности водоканала являются:

1. Техническая     эксплуатация     наружных     городских     систем водоснабжения и канализации, являющихся муниципальной собственностью

и переданных на баланс предприятия;

2.     Реализация услуг предприятиям, организациям и населению города по  подаче   питьевой  воды,   отводу  и   очистке   сточных  вод   в   пределах мощности системы водоснабжения и канализации города и в соответствии с проектными показателями при условии удовлетворения качества воды в источнике водоснабжения требованиям соответствующих стандартов;

3.     Эксплуатация,  обслуживание  и  ремонт  объектов  водопроводно-канализационного хозяйства находящихся на балансе других предприятий и организаций, а также являющихся собственностью физических лиц при наличии соответствующих технических возможностей предприятия;

4.              Ведение подсобного хозяйства;

5. Организация     и    осуществление    перевозок     автомобильным транспортом;

6.              Внешнеэкономическая деятельность.

Являясь самостоятельным хозрасчетным предприятием, имеет право свободно распоряжаться своей прибылью и полностью свободно в своей хозяйственной деятельности. Водоканал является юридическим лицом, имеет права и выполняет обязанности, связанные с его деятельностью.

Предприятие имеет самостоятельный баланс, свой расчетный счет, в том числе и валютный, текущие, ссудные и другие счета, как в банках РФ, так и за ее пределами.

Имущество водоканала состоит из оборотных и основных средств, образующих его уставный фонд, а также иных ценностей, стоимость которых отражается на балансе предприятия. Оно образуется за счет ассигнований из средств соответствующего местного бюджета и вкладов предприятий города, других законных источников и находятся в муниципальной собственности.

2.2 Производственно-экономическая характеристика предприятия

Основной особенностью «Уфаводоканала», как хозяйствующего субъекта в условиях рыночной экономики является то, что предприятие является естественным локальным монополистом в области водоснабжения и водоотведения и имеет гарантированный рынок сбыта.

Водоснабжение осуществляется за счет пяти инфильтрационных водозаборов: Южного, Северного, Демского, Изякского, Шакшинского и одного открытого речного водозабора (Ковшового), расположенного на р. Уфе. Мощность водозаборных сооружений 600 тыс. м3/сутки.

Система канализации в г. Уфе раздельная. В горканализацию поступило 150 млн. м3. сточных вод, из которых 136,7 млн. м3. прошло очистку на сооружениях полной биологической очистки, расположенных на двух самостоятельных площадках: Демские очистные сооружения канализации (ДОСК) и Городские очистные сооружения канализации (ГОСК).

Общая протяженность канализационных сетей 632 км, в том числе полностью отслужившие свой амортизационный срок на них установлены 16000 колодцев и камер. Общее количество перекачивающих насосных станций канализации по городу - 20 шт.

На     предприятии     "Уфаводоканал"     имеются     7     лабораторий, осуществляющих лабораторно - производственный и технологический контроль за качеством питьевой воды и обрабатываемых стоков.

Одним из основных особенностей предприятия является сохраняющийся устойчивый спрос на его услуги, что подтверждают производственные показатели. Объемы поднятой воды за 2 года колеблются в районе 162 млн.м ., а объемы пропущенных сточных вод в районе 151-152 млн.м3. Основным потребителем услуг «Уфаводоканала» является население города: им потребляется 78-80% воды и отводится 81-83% сточных вод.

Основные фонды являются важнейшей частью национального богатства общества и имеют определяющее значение в экономике любого предприятия. Правильное и рациональное использование основных фондов — одно из главных условий повышения эффективности функционирования предприятия.

Структура основных фондов МУП «Уфаводоканал» приведена в таблице2.2.1.

4

Таблица 2.2.1
Состав и структура основных фондов МУП «Уфаводоканал»