Сущность и содержание информационного обеспечения

4

Оглавление

Введение              3

1.              Сущность и содержание информационного обеспечения

1.1  Информационная системы финансового менеджмента              6

1.2   Функции и задачи информационной службы.              8

1.3   Информационное обеспечение.              10

1.4  Источники информации.              18

2.              Современное состояние информационной системы
на изучаемом предприятии МУП "Уфаводоканал"

2.1 Организационная характеристика предприятия              22

2.2 Производственно-экономическая характеристика              23

2.3              Характеристика информационной системы              28

3.              Пути совершенствования информационной системы              33

Заключение              35

Библиография              37

4

ВВЕДЕНИЕ

В советское время информационным обеспечением специалистов занимались специализированные библиотеки и информационные центры на предприятиях. Можно сказать, что информационная инфраструктура была хорошо развита, однако, в последние годы он был в значительной степени утерян, так как в условиях экономического кризиса отделы информации и научно-технические библиотеки государственных предприятий и учреждений стали первыми кандидатами для ликвидации. Вместе с тем, в последние годы такие службы стали вновь создаваться в рамках коммерческих структур, и некоторые банки и финансовые компании в настоящее время уже имеют весьма мощные собственные информационные службы. Вновь была осознана важность высококачественного информационного обеспечения для успеха во всех сферах деятельности, и во многих западных компаниях появилась должность «управляющий знаниями», он должен выполнять те же работы, что в 60-70-х годах предполагались для советских информационных работников отделов НТИ на предприятиях и организациях. Это говорит о том, что в советское время информационные отделы всегда обеспечивали высокое качество услуг и несли за это ответственность за счет тщательного отбора, оценки, редактирования информации.

В последние десятилетия резко увеличился объём информации в обществе вообще и информации, используемой на предприятии в частности. Это связано с растущими темпами развития науки и техники, появлением новых технологий, быстрой их сменяемостью. На рынках сырья и продукции сложились условия, требующие постоянного наблюдения за состоянием рынка, его изменениями, тенденциями его развития, необходимо уметь предвидеть дальнейшее развитие ситуации и быть готовым к смене стратегии, стиля деятельности, технологии производства для быстрейшего приспособления к новым внешним условиям.

Всё это ведёт к тому, что в современных условиях руководителям предприятий приходиться иметь дело с таким большим количеством информации, она так быстро меняется, что её часто становится просто невозможно обработать «вручную». Кроме того, на больших предприятиях с большими оборотами продукции и численностью работников существует необходимость учёта и контроля большого объёма финансовой, производственной, кадровой, закупочно-сбытовой, маркетинговой информации.

В немалой степени успех любого дела зависит от того объема информации, которым владеет лицо, принимающее решение. Генри Форд говорил: «Основа успеха в бизнесе - своевременно полученная, правильно понятая и умело использованная информация». Важно не просто получить информацию, но и иметь ее в таком виде, который бы обеспечивал ее однозначную интерпретацию и был нагляден для восприятия. На первый взгляд, информации в окружающем мире настолько много, что, кажется, недостатка в ней не испытывает никто. Однако нынешнее состояние экономики в значительной степени связано с острой информационной недостаточностью. Для принятия адекватных ситуации решений на всех уровнях управления нужна оперативная, доступная и качественная информация. Информация должна поступать к руководителю в тщательно обработанном и подготовленном для анализа виде.

Сегодня все крупные и процветающие коммерческие структуры развитых государств имеют в своем штате подразделения, которые занимаются информационной деятельностью. В одних фирмах - это информационно-аналитический отдел, в других - отдел маркетинга, на который руководство фирмы наряду с другими возлагает и информационно - аналитические задачи, в третьих - отдел коммерческой разведки. Часто все зависит от степени понимания руководством фирмы степени важности информационно - аналитической работы для безопасности всех сторон деятельности любой коммерческой структуры.

Все это и определяет актуальность темы курсовой работы: эффективное развитие рыночных отношений тесно взаимосвязано с организацией информационных служб на предприятиях, т.к. успешная деятельность предприятия невозможна без информационного обеспечения. Информация позволяет ориентироваться в общей обстановке, уменьшить финансовый риск, следить за внешней средой, рынком, оценивать свою деятельность, вырабатывать и корректировать стратегию предприятия.

Цель курсовой работы состоит в анализе информационного обеспечения на предприятии МУП «Уфаводоканал» и определения путей улучшения автоматизации учета.

В ходе написания курсовой работы мной были поставлены следующие задачи: охарактеризовать сущность и задачи информационного обеспечения финансового менеджмента, определить основные направления и пути совершенствования использования информационного обеспечения при работе предприятия МУП "Уфаводоканал"

При обработке информации я использовала метод сравнения и графический метод.

Однако внедрение автоматизации не принесет ощутимой пользы тем руководителям, которые не заинтересованы в наведении порядка на предприятии, которые свою пассивность оправдывают расхожим аргументом: "везде так". Информационная система поможет тем дальновидным лидерам, которые работают на перспективу.

1.        СУЩНОСТЬ И СОДЕРЖАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

1.1   Информационная системы финансового менеджмента

Любое предприятие, фирма, организация обладает своей организационной структурой. Эта структура многомерна и может быть расчленена на несколько взаимосвязанных и взаимозависимых подструктур, которые можно рассматривать как самостоятельные структуры: структура управления производством, кадровая структура, маркетинговая, финансово-экономическая, информационная структуры. Все они находятся в тесном взаимодействии и именно их совокупность и создаёт организационную структуру предприятия. Одно из важнейших мест в этой структуре занимает информационная система.

В принципе, любую систему управления можно представить как информационную систему с различными информационными потоками в виде документов, распоряжений, запросов, обращающихся внутри организации, исходящих или входящих из внешней среды.

Информационная система Финансового Менеджмента представляет собой процесс непрерывного целенаправленного подбора соответствующих информативных показателей, необходимых для осуществления анализа, планирования и подготовки эффективных управленческих решений по всем аспектам финансовой деятельности предприятия. К информации в виду их значимости предъявляются высокие требования:

1)    значимость, которая определяет на сколько привлекаемая информация влияет на финансовые результаты деятельности предприятия.

2)    Полнота, которая характеризует завершенность круга показателей необходимых для проведения анализа, планирования и принятия оперативных управленческих решений по всем аспектам финансовой деятельности.

3)    Достоверность, которая определяет на сколько формируемая информация адекватно   отражает   реальное   состояние   и   финансовые   результаты деятельности, а также правдиво характеризуют внешнюю среду.

4)    Своевременность,   которая   характеризует   соответствия   формируемой информации в нужном объеме и в нужное время.

5)    Ревалентность   (избирательность)   определяющая   достаточно   высокую степень     используемости     формируемой     информации     в     процессе управления финансовой деятельность предприятия.

6)    Эффективность,    которая    означает,    что    затраты    по    привлечению определенных информативных данных не должны превышать результаты, полученные в ходе их использования.

Существует множество наработок в области информационных технологий, а именно методов, технологий и общих подходов, применяемых при построении информационных систем.;

Для разработки таких систем используются профессиональные СУБД. Учитывая сложившиеся тенденции, для обеспечения взаимодействия конечного пользователя с информационной системой целесообразным . : видится применение технологий INTERNET .

ИС должна создаваться с таким расчетом, чтобы обеспечивать доступ  удаленным пользователям. Естественно, что подключение к ИС осуществляется   строго   в   соответствии   с   правами   доступа  конкретного пользователя только к разрешенным сегментам ИС. Запрещенным является  конфиденциальный    сегмент    информации,    доступ    к    которой    имеет ограниченный круг пользователей и только внутри локальной сети фирмы,  Пользователи  внутри  фирмы также  имеют разграничения по  доступу  к информации.     Вопросам     безопасности     необходимо     уделить     самое пристальное внимание.

Большинство информации поступает в информационный отдел в бумажном виде, и очень много времени занимает ее обработка и занесение в компьютер. Получается, как бы двойная работа - все печатные издания формируются на компьютерной основе. После поступления печатного издания наиболее интересные материалы преобразуются и заносятся в компьютер. Очевидным является устранение лишнего звена в этой цепочке (электронная форма - печатное издание - электронная форма), поэтому, по возможности, всю поступающую информацию необходимо получать в электронном виде (хотя в некоторых случаях целесообразно ее дублирование на бумажных носителях).

Информация бывает представлена в самом разнообразном виде — цифровая (табличная), текстовая, аудиографическая, видео, может иметь различные форматы. Появляется задача быстрого ввода, обработки, оптимального хранения, обеспечения доступа и оперативного анализа такого многообразия информации.

Очень важная задача, которую нельзя недооценивать, - предоставление результатов анализа. Поскольку информация лучше воспринимается визуально, то основной упор необходимо сделать на максимально возможную визуализацию материала. Простейшими способами графического представления информации являются различные схемы, графики, диаграммы.

1.2   Функции и задачи информационной службы

В условиях рыночной экономики существует взаимосвязь между службой информации и службой маркетинга, которая в состоянии взять на себя всю маркетинговую работу, включая планирование. Если предприятие маленькое, то все маркетинговые обязанности могут быть возложены на одного человека. Если предприятие крупное, необходимо создать новое подразделение, структура которого должна быть ориентирована на выполнение трех основных функций:

-         сбор информации, анализ и прогнозирование;

-         формирование производственной программы'

-         осуществление рекламы и маркетинга.

Это подразделение может называться службой маркетинга или информационно-аналитическим отделом.

Информационно-аналитическая служба является основным центром, в котором концентрируется, обрабатывается и анализируется самая разнообразная внешняя информация. То же справедливо и по отношению к внутренней информации, но с некоторыми оговорками. Большая часть внутренней информации попадает в нее из других подразделений фирмы и в основном представлена в уже обработанном (стандартные формы статической отчетности), подготовленном для анализа виде. Таким образом, обозначаются основные задачи, стоящие перед информационной службой:

1)    сбор, обработка и анализ внешней информации

2)    сбор, обработка и анализ внутренней информации,

3)    на    основе     проводимого     анализа    выработка    соответствующих рекомендаций и предложений.

4)    оперативное, полное, наглядное предоставление результатов анализа, соответствующих выводов и выработанных рекомендаций,

5)    долговременное     хранение     всей     собранной     информации     для последующего ее использования в работе.

6)    решение нестандартных задач анализа деятельности фирмы,

Исходя из задач, стоящих перед службой, можно обозначить ее функциональную структуру, обеспечивающую наиболее эффективное ее функционирование. Функционально ИС подразделяется на 3 направления -аналитическое, информационное и техническое. Аналитическое и информационное направления являются основными.

Техническое подразделение является вспомогательным. Оно занимается решением технических вопросов, и оказывает соответствующую помощь при решении других задач.

1.3 Информационное обеспечение

Успешная деятельность предприятия в современных условиях невозможна без информационного обеспечения по вопросам, относящимся как непосредственно к деятельности предприятия, так и к общей экономической и политической ситуации в стране. Под информационным обеспечением понимают:

1)    Совокупность процессов по подготовке и доведению до потребителей информации для решения управленческих, научно-технических задач в соответствии с этапами их выполнения.

2)    Совокупность    единой    системы    классификации    и    кодирования информации   и   единой   системы   документации,   используемых   в автоматизированной     ИПС;     совокупность     методов     и     средств организации машинных массивов информации.