Разработка автоматизированного рабочего места кладовщика

     По мере  поступления документов, содержащих  данные о поступлении товара  на склад и его отгрузки, должен  осуществляться ввод этих данных  в базу данных, где они должны  храниться. Таким, образом, осуществляется  накопление необходимой для решения задачи оперативно-учетной информации.

По условию задачи необходимо обеспечить анализ состояния  текущего запаса  товаров на складе. В этом случае надо по запросу пользователя формировать отчет, содержащий сведения о текущем запасе конкретного товаров. Для ввода запроса пользователю в диалоге должна быть выведена экранная форма, где он может непосредственно с клавиатуры ввести необходимые сведения. Отчет должен выводиться на экран и принтер.

     Также должна быть возможность сформировать отчет о расходе товаров со склада на конкретную дату. Для этого пользователь должен с клавиатуры, введя дату получить отчет по расходу товара.

 Технология ввода  и накопления входной информации

     Для решения  рассматриваемой задачи должен  производится ввод и накопление оперативно-учетной информации о поступлении товара на склад, согласно приходных накладных, и его отгрузке, согласно ТТН. Справочная информация о товаре, поставщиках и получателях должна быть ранее загружена в базу данных (в соответствующие справочники) с соответствующих документов – «Справочник товаров», «Договора с поставщиками», «Договора с получателями».

     В соответствии  с этим технология ввода входной  информации и решение рассматриваемой задачи приведены ниже.

1.4.6. Работа пользователя  с выходной информацией для принятия решений

Для получения выходных отчетов по остаткам и расходу  товара пользователь пользуется диалоговым меню. При этом данные отчеты выводятся либо на экран, либо на печать. Данные отчетов используются при инвентаризации, сверке данных бухгалтерского учета с данными склада, а также при составлении заказа на необходимый товар.

 

Рис 2. Технологическая схема ввода информации и решения задачи оценки текущего запаса товара

1.5. Анализ  работы кладовщика компании Лакталис Восток

Кладовщик – материально  ответственное лицо.

Необходимо уделять  особое внимание безопасности товара при всех логистических операциях. Каждое движение товара, будь то выгрузка, проведение набора товара по накладным, погрузка товара в машины и т.д. требует отдельно подхода и принятия мер для сохранения товара.

Кладовщик строго контролирует все проводимые работы на складе Лакталис Восток.

Получение заказов  от клиентов и создание заказов в региональной базе

Диспетчер ADV получает заказы от клиентов и вносит их в региональную базу на нулевой этап. Получение заказа может производиться несколько раз в день по окончанию производства того или иного продукта. Прием – передача товара производится строго по накладным. Товар принимается по количеству и срокам годности. После получения товара и его пересчета, товар перевозится на охраняемую территорию склада Лакталис Восток операторами склада. Накладная подписывается двусторонне кладовщиком платформы и Лакталис Восток.

Проведение документа  в базе: кладовщик создает накладную прихода в базе Access Лакталис, после чего распечатанный экземпляр подшивают в папку «Приходы платформы (название платформы)».

Получение товара из Москвы

Товар прибывает на региональный склад в определенное время. Прибывшая  на платформу машина должна быть опечатана защитными пломбами, номера которых менеджер по логистике, кладовщик и начальник склада получает заранее.

1. Товар выгружается сотрудниками региональной логистики под присмотром менеджера по логистике или начальника склада;
2. После выгрузки своего товара, двери машины закрываются и опечатываются защитными пломбами данной логистической платформы;

3. Производится прием товара по количеству, качеству, согласно указанным в накладных срокам годности товара, сотрудниками склада под контролем менеджера по логистике;

4. По результатам пересчета производится оформление документов по приходу товара в базе Access.

Размещение  принятых товаров на хранения

После приёмки  товары доставляют в помещения для  хранения. Процесс хранения товаров  в магазине предусматривает их правильное размещение и укладку, создание оптимального режима, наблюдение и текущий уход за товарами.

В торговом центре очень большое помещение для  хранения товаров. Есть холодильные  камеры, склады, фасовки. Пакетированные товары хранятся на поддонниках и подтоварниках, товары в промышленной таре – на стеллажах и подтоварниках. Товары, воспринимающие посторонние запахи, изолированы от товаров, обладающих острыми запахами. Гигроскопические товары хранятся отдельно от товаров, выделяющими влагу. Соблюдено товарное соседство.

Гастрономические  товары хранятся в холодильных камерах, при этом копчёности и колбасные  изделия хранятся в подвешенном  состоянии.

У каждого  товара есть особые условия хранения: температура, влажность. Примерная  влажность у товаров одинаковая не более 75%. Ведётся журнал учёта температуры и относительной влажности воздуха.

У каждой группы товаров закреплено постоянное место  хранения, что позволяет быстрее  работать.

В помещениях, где храниться товар строго соблюдены  санитарные требования. Помещения проветриваются, делается влажная уборка.

Товар периодически перекладывается, проверяются сроки  годности.

Значительная  часть продовольственных товаров  поступает в магазин в не расфасованном  виде, и фасовка их осуществляется непосредственно в магазинах. Фасовки в магазине оборудованы специальным оборудованием. Есть фасовка у таких отделов как: кондитерский, бакалея, фрукты – овощи, гастрономия. Рабочего место фасовщиц оснащено соответствующим инвентарём и упаковочными материалами.

Создание накладных для набора товара

После приходования товара на региональном складе, товар появляется в базе и возможно проведение его  отгрузки заранее созданным накладным, на нулевом этапе.

1. Кладовщик переводит накладные с нулевого этапа на следующий этап и распечатывает наборочные накладные.
2. При наборе товара, весовой товар взвешивается или данные по весу товара переписываются с наклеек на коробках и данные по весу в наборочных накладных корректируется.
3. Данные по измененному весу передаются диспетчеру ADV, который производит коррекцию накладных в базе по весу, переводит их в утвержденное состояние и производит печать финансовых документов

Проведение набора товара согласно заказам

По наборочным накладным  сотрудники логистики производят набор  товара на складе согласно предстоящему развозу. Набор товара производится в строгом соответствии наборочным накладным и строго по срокам годности.

1. Накладные с товаром Лакталис набираются только по отдельным наборочным накладным
2. Накладные с товаром ЕМСК набираются по сводной накладной.

Оформление  вычерков по товару от покупателя

Оформление всех возвратов  товара производится на региональной логистической платформе диспетчером ADV и региональным логистом.

Существуют два типа возврата от покупателя:

1. «На склад».

Возврат с типом возврата «на склад» может нести в себе несколько причин возврата:

• клиент отказался;
• не сканирует;
• недовоз склад;
• ошибка в строке офис;
• ошибка в строке склад;
• пересорт (отгружен другой товар);
• по акту приема-передачи;
• по согласованию с менеджером;
• расхождение в цене (офис);

Возврат продукции с  типом «на склад», производится при  условии его дальнейшей реализации.

2. «В потери»

Возврат с типом «потери» имеет следующие причины возврата:

• бой в дороге;
• коррекция веса;
• по акту приема-передачи;
• по согласованию с менеджером;
• товар просрочен (только для потерь);

Возврат продукции с  типом «потери» производится только в случае, если его дальнейшая реализация невозможна.

Коррекция веса по товару производится только диспетчерами АДВ.

До окончания  проведения вычерков по документам, возвратный товар должен находиться на складе отдельно от основного товара! В противном случае, остатки товара на складе будут некорректными.

Проведение  инвентаризации на складе

Регулярно, после каждой отгрузки, на региональном складе проводится инвентаризация.

Порядок проведения инвентаризации:

• Перед проведением инвентаризации необходимо убедиться в следующем:
• Склад убран и проведена оптимизация товара на складе;
• Все товары, по уже отгруженным накладным, отсутствуют на складе или отложены в сторону и не принимают 
  участия в инвентаризации;
• Все возвраты, по всем отгрузкам заказов, по возможности, проведены и этот товар разложен по складу для 
  последующего учета;
• Любые движения товара по региональной базе (приходы, возвраты, заказы, расходные накладные и т.д.) должны 
  отсутствовать позднее даты и времени, по которым проводится инвентаризация.
• Подсчет товара производится региональным логистом, с целью исключения искажения данных по товару, его наличию, качеству и срокам годности.
• Данные вносятся в региональную базу для сравнения показаний.
• Создается накладная по расхождению товара, находящегося в наличии и ожидаемым остатком, по региональной программе учета.
• После проведения инвентаризации, необходимо учесть весь товар на складе и произвести списание со склада всего товара, который не подлежит дальнейшей реализации (бой, окончание срока годности и др.):
• Списание в потери битого товара и просроченного.

После проведения инвентаризации, можно проводить любые движения товара на дату и время превышающие дату и время утвержденной инвентаризации.

Порядок списания просроченного товара на региональных платформах

Эта операция должна проводиться  регулярно с датой на несколько  дней вперед для определения товара, срок годности которого подходит к концу, но запасы его слишком большие.

1. Удаление лишнего товара, неподлежащего дальнейшей продаже
2. Определение реальных остатков рабочего товара для правильного расчета последующего заказа нового товара.

Регламент проведения работы:

1. Проверка товара на окончание срока годности проводится каждый вечер после внесения заказов в базу на завтрашний день
2. Сразу после инвентаризации, до информирования коммерческого отдела о возможности возобновления работы по

заказам.

Оформление документов при несоответствиях

В случае выявления несоответствий между документами и товаром, необходимо производить фиксирование их в документах. Существуют 2 варианта фиксации:

1. Исправление в накладной при подписи и синей печати
2. Создание акта разногласий на расхождения за печатью и подписью.

Все документы  должны быть подписаны двусторонне  и иметь синюю круглую печать.

Глава 2. Создание модели ИС

Средства бизнес-моделирования

Основное назначение средств бизнес-моделирования —  обеспечение взаимопонимания на всех уровнях организации, преодоление разрыва между стратегическим видением бизнеса (в самом широком понимании этого слова) и практической его реализацией. С этой целью в современных средствах бизнес-моделирования используются специальные языки, понятные и легко осваиваемые и менеджерами высшего звена, включая финансовых директоров, и аналитиками, и руководителями IT-департаментов, у каждого из которых свое видение решения бизнес-задач. С помощью таких языков строятся графические модели, диаграммы, наглядно демонстрирующие, уровень за уровнем, шаг за шагом, как построены в компании бизнес-процессы, как организовано взаимодействие между людьми и что необходимо изменить для оптимизации архитектуры организации в целом. Это означает, что современные средства бизнес-моделирования являются средствами проектирования и анализа бизнеса, а не IT-технологий, призванных обеспечить информационную поддержку успешного функционирования бизнеса.

Существует довольно много методологий моделирования, используемых сегодня при описании бизнес-процессов. К наиболее популярным из них можно отнести методологию DFD (Data Flow Diagrams), описывающую диаграммы потоков данных, которые используются при  анализе требований и функциональном проектировании информационных систем; STD (State Transition Diagram), рассматривающую диаграммы перехода состояний для проектирования систем реального времени; ERD (Entity-Relationship Diagrams), раcсматривающую диаграммы «сущность — связь», которые применяются при логическом проектировании информационных систем; FDD (Functional Decomposition Diagrams), описывающую диаграммы функциональной декомпозиции; SADT (Structured Analysis and Design Technique), представляющую собой довольно популярную в 90-х годах технологию структурного анализа и проектирования. В последнее время популярна также методология ARIS, рассматривающая совокупность различных типов моделей (включая и поддерживаемые некоторыми другими методологиями), которые используются для описания всех подсистем компании. Не менее популярно и семейство методологий IDEF, применяемых для проектирования бизнес-процессов и данных (разработчики баз данных, как правило, неплохо знакомы с методологией IDEF1X, описывающей логические и физические модели данных, а методология IDEF0 весьма популярна у аналитиков, описывающих бизнес-процессы). У разработчиков приложений очень популярна методология UML (Unified Modelling Language), используемая при проектировании информационных систем и приложений с целью описания требований к информационной системе, сценариев работы пользователей, изменения состояний системы и данных в процессе работы и классов будущего приложения.