Деловой документ

  ВВЕДЕНИЕ

  1. Понятие о деловом документе

  2. Классификация деловых документов

  3. Текст делового документа

  4. Реквизиты и оформление делового  документа

  5. Характеристика отдельных видов  деловых документов

  5.1 Информационный  деловой документ и документ  коллегиального          органа, их реквизиты

  5.2 Распорядительный документ

  5.3 Организационный документ

  6. Заключение

  7. Список литературы 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  ВВЕДЕНИЕ

     Цель  работы – рассмотреть понятие  о деловом документе; уметь выполнять  классификацию деловых документов; рассмотреть составление текста делового документа, его реквизиты  и оформление; произвести краткие  характеристики отдельных видов  деловых документов, а именно:

  - информационного делового документа  и документа коллегиального органа;

  - распорядительного документа;

  - организационного документа. 

  1. Понятие о деловом  документе

     Деловой документ является разновидностью непубликуемого, т. е. предназначенного для однократного использования. Его цель — принятие или исполнение непосредственных управленческих решений. Он содержит первоначальные исходные фактические сведения, показатели, параметры и т. п. и является средством и результатом управленческой деятельности, поскольку управление обществом, отраслью народного хозяйства или предприятием (организацией, учреждением) представляет собой с точки зрения технологии процесс получения, обработки и передачи информации.

     Подавляющее большинство используемой в управлении информации фиксируется. Материальным носителем фиксированной информации является документ.

  К деловым документам относятся:

  - информационные;

  - документы коллегиальных органов  (служебные письма, телеграммы, телефонограммы, справки, докладные, пояснительные  и служебные записки);

  - распорядительные (постановления, решения,  приказы, распоряжения);

  - организационные (положения, уставы, инструкции);

  - документы по личному составу  (заявления о приеме на работу, характеристики, приказы по личному  составу, по контрактной системе  найма работников);

  - документы по хозяйственно-договорной  деятельности (договор поставки, подряда,  о материальной ответственности,  хозяйственные договоры в посреднической  деятельности, комплект договоров  по созданию новых форм хозяйствования, комплект договоров о взаимоотношениях  предприятия и банка);

  - документы по хозяйственно-претензионной  деятельности (протоколы разногласий  к договорам, коммерческие акты, претензионные письма, исковые заявления);

  - учетно-финансовые (оформление открытия  счета в банке, заявление-обязательство,  отказы от акцепта, акты, трудовые  соглашения, поручения);

  - документы по внешнеэкономической  деятельности (по организации внешнеэкономических  связей и созданию совместных  предприятий).

     Деловые документы часто называют управленческими, а их совокупность — управленческой документацией (совокупность документов по определенному предмету). В учреждениях, организациях и предприятиях образуются функциональные комплексы документов (потоки и массивы) или функциональные системы документации: организационно-распорядительной, финансово-расчетной, снабженческо-сбытовой и т. п.

     Деловой документ отличается совокупностью  внешних признаков, включающих способ фиксирования информации, носитель, физико-химическое состояние, форму и размер документа, элементы его правового, делопроизводственного  оформления и начертания знаков письма.

     Большинство деловых документов оформляются  согласно формуляру-образцу, на базе которого разрабатываются унифицированные  документы с учетом возможности  их машинной обработки и изготовления бланков. Существуют стандарты на унифицированные  системы документации.

     Зачастую  документы под одним названием  входят в разные системы документации. Например, заявления на предоставление отпуска и на открытие расчетного счета в банке относятся к  различным системам документации, хотя имеют одно название — заявление.

     Деятельность  по созданию документов называется документированием. Условия, обеспечивающие движение, поиск  и хранение документов, объединяются под общим названием — организация  работы с документами. Деятельность, охватывающая документирование и организацию  работы с документами в процессе управленческой деятельности, называется делопроизводством.

2. Классификация деловых  документов

     Деловые документы классифицируются по различным  признакам: поступлению, происхождению, направлению, стадиям создания, сложности, срокам исполнения, назначению, гласности, срокам хранения, форме и др.

  По  поступлению деловые документы  делятся на официальные (служебные) и личные.

     Официальный (служебный) документ создается организацией или должностным лицом и оформляется  в установленном порядке. Должностное  лицо осуществляет функцию представителя  власти и занимает должность, связанную  с выполнением организационно-распорядительных, административно-хозяйственных обязанностей. Такой документ отражает деятельность учреждения, фирмы, организации, предприятия (положения, уставы, распоряжения, приказы).

     Среди официальных документов выделяют личные, удостоверяющие личность человека и/или  его права, обязанности, а также  служебное либо общественное положение (визитка, удостоверение, студенческий билет, пропуск и др.).

     Документ  личного происхождения создается  лицом вне сферы его служебной  деятельности или выполнения служебных  обязанностей (письмо, записка).

     По  происхождению различают документы  внутренние и внешние. Внутренний документ предназначен для функционирования внутри создавшей его организации (приказ, распоряжение, акт). Внешний  документ предназначен для направления  за пределы организации, в которой  он создан (письмо, телеграмма, запрос).

     По  направлению деятельности документы  делят на входящие и исходящие. Входящий документ поступает в организацию, исходящий — направлен из учреждения (организации, предприятия).

     Деловой документ по стадиям создания различают черновой, беловой документы, оригинал и копию. Черновой документ — рукописный или машиночитаемый, он отражает работу автора над текстом. Беловой — имеет текст, переписанный или перепечатанный с чернового документа без помарок и исправлений. Документ является оригиналом, если это первый и единственный его экземпляр. Подлинники (оригиналы) называют умноженными, когда они составлены в нескольких экземплярах и каждый из них имеет одинаковую юридическую силу (договор, положение, устав).

     Копия воспроизводит информацию документа  и все его внешние признаки или часть их, в т. ч. элементы его  правового, делопроизводственного, художественного оформления. В юридическом отношении оригинал и копия равноценны.

     Различают несколько видов копий: выписки-копии, воспроизводящие часть текста документа; отпуски — полные копии документа. Особый вид копии — дубликат, имеющий одинаковую юридическую силу с оригиналом. Он выдается при утрате подлинника (паспорта, свидетельства, удостоверения).

     По  сложности выделяют простые (рассматривают  один вопрос) и сложные (два или  несколько вопросов) документы.

     По  срокам исполнения документы делятся  на срочные (телеграммы, телефонограммы, командировочные удостоверения) и  несрочные.

     По  назначению различают документы, используемые как средство фиксирования фактов, событий и явлений (акт, отчет, протокол и др.), а также и способ передачи информации на расстояние (письмо, телеграмма, телефонограмма и т. п.).

     По  гласности различают документы  обычные, секретные, для служебного пользования. Секретные документы  имеют особую отметку и гриф секретности  — «секретно». С ними ведут работу лица, которые имеют разрешение и  ознакомлены со специальной инструкцией  по секретному делопроизводству. Документы  служебного пользования, содержащие несекретные  сведения, не подлежат огласке в  открытой печати, по радио, телевидению, используются только работниками данного  предприятия (организации, учреждения). На таких документах ставится гриф «Для служебного пользования».

     По  срокам хранения выделяют: документы  постоянного, длительного (свыше 10 лет) и временного хранения (до 10 лет).

     По  форме различают стандартные (типовые) и индивидуальные документы. Стандартный  документ содержит однородные вопросы  и составляется по типовому образцу. Обычно он отпечатан на бланке, где  имеется постоянная и переменная информация (командировочное удостоверение, справка).

     Индивидуальные  документы создаются для объяснения конкретной управленческой ситуации. Содержание в них излагается индивидуально, представляя собой результат  творчества исполнителя (докладная  записка).

3. Текст делового  документа

     Текст — главный элемент документа. В любом деловом документе  он состоит из логически выстроенных  частей: вступления, доказательства, заключения. Во вступлении адресат готовится  к восприятию темы (указывается повод, приведший к составлению документа, излагается история вопроса и  т. п.). В доказательстве освещается суть проблемы (доказательства, пояснения, размышления, сопровождающиеся цифровыми  расчетами, ссылками на законодательные  акты и другие материалы). В заключении, которое может быть активным или  пассивным, формулируется цель составления  документа: активное заключение точно  определяет действие адресата, цель пассивного — проинформировать о каком-либо факте, обстоятельстве и т. п.

     Текст документа, состоящий только из заключения, называется простым, а содержащий другие элементы — сложным.

     В зависимости от содержания документа  используется прямой или обратный порядок  размещения логических элементов. В  первом случае после вступления идет доказательство и заключение. При  обратном порядке — сначала излагается заключение, а потом доказательство. Вступление в таком документе  отсутствует.

     По  способу изложения материала  документы делятся на две категории: с высоким и с низким уровнем  стандартизации. Первые составляются в соответствии с утвержденной формой. Унификация как одно из направлений  рационализации документов воплощается  в разработке и применении на практике типизированных и трафаретных текстов.

     Типизация текстов — процесс создания текста-образца, стереотипа, на основе которого могут строиться документы аналогичного содержания, отвечающие подобным управленческим ситуациям. При этом наиболее точно сохраняются основные конструкции и формулировки. Типовые тексты, как правило, оформляются в виде специальных сборников. Т. е. трафаретные тексты — дословное воспроизведение постоянной информации группы документов с пропусками для дальнейшего конкретного заполнения.

     По  способу изложения документы  с низким уровнем стандартизации принято делить на рассказы, описания, размышления.

     В рассказе речь идет о событиях (явлениях, фактах) в той хронологической  последовательности, в которой они  происходили в действительности (автобиография, пояснительная записка, заметка, протокол).

     В описании характеризуются явления (предмет, люди, события) с перечислением  признаков, свойств, особенностей (описание-характеристика, приказ, отчет, постановление).

     Размышлением  называется вид текста, в котором  логические определения, мысли и  умозаключения раскрывают внутреннюю связь явлений, доказывают определенный тезис. Различают два основных вида доказательств — дедуктивный, когда  мысль развивается от общего к  частному, и индуктивный, в котором  мысль направлена от отдельных фактов к общему.

     Текст делового документа отвечает следующим  основным требованиям: достоверность  и объективность содержания, нейтральность  тона, полнота информации, максимальная краткость, убедительность. Убедительным является тот документ, который приводит к принятию адресатом предложения  или выполнения просьбы, изложенной в документе. Убедительно составленное письмо может ускорить принятие управленческого  решения, помочь избежать назревшего конфликта. Текст раскрывает основное содержание документа.