Информационные потоки в логистических системах

    

    Рис. 1.1 Преимущества электронного документооборота 

    В условиях электронного документооборота требуется  гораздо меньше затрат на перестройку  документооборота при изменении  внешних условий, например требований по изменению формы отчетности. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    

4. Автоматизация обмена документами

    Обмен электронными документами должен быть надлежащим образом защищен. Документы  должны быть снабжены электронной подписью, гарантирующей авторство и неизменность содержания документа, а в отдельных  случаях и закрыты криптографическими средствами от несанкционированного доступа.

    У каждой организации имеется много организаций-корреспондентов, с которыми идет обмен документами, и у всех могут быть различные  форматы сообщений, и даже сети. Нагружать  системы отдельных организаций  функцией постоянной поддержки служебной  информации, необходимой для организации  обмена, нецелесообразно.

    Обмен документами логично строить  не по принципу «каждый с каждым», а по принципу «звезды» – на базе Центров обмена документами (ЦОД). 

    

    Рис. 3.1 Взаимодействие с Центром обмена документами 
 

    ЦОД могут  выполнять следующий набор функций:

• преобразование и согласование форматов входящих-исходящих документов;
• поддержка адресных баз и вычисление маршрутов доставки документов;
• гарантированная доставка документов;
• дополнительное архивирование документов;
• поддержка и синхронизация справочников.

    Центры  обмена сообщениями могут также  принимать на себя роль удостоверяющих центров, поддерживающих инфраструктуру закрытых и открытых ключей, процедуры  аутентификации для организаций  – участников обмена. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    

5. Форматы и стандарты обмена

 

    Одна  из основных задач ЦОД – синхронизация  форматов документов между различными системами. Наиболее логичным подходом является разработка некоторого универсального расширяемого XML-представления типовых  документов, используемого как промежуточный  формат, и набора конверторов для  этого формата для каждой из присоединяемых систем.

    Если  набор реквизитов документов у подключаемой системы оказывается шире, чем  предусмотрено в универсальном  формате, то возможно либо расширение формата, либо отражение этих реквизитов с помощью механизма специфических для конкретных адресатов тегов.

    Преобразование  форматов документов должно сохранять  весь набор реквизитов входящих документов. Для исходящих документов в формате XML дополнительные реквизиты также  должны сохраняться – особенности XML позволяют игнорировать «чужие»  реквизиты. Для других форматов документов состав реквизитов может быть урезан. При этом может передаваться дополнительный файл согласованного с получателем  формата с расширенным или  полным реквизитным составом документа.

    Кроме реквизитного состава документов, ЦОД  должен обеспечивать передачу собственно файлов документов. В отдельных случаях  может обеспечиваться преобразование форматов документов. 
 
 
 
 
 
 
 

    Заключение

Роль систем автоматизации  бумажного делопроизводства и документооборота в условиях консервативного стиля  работы с документами, требующего четкого  документального подтверждения  всех шагов в любых областях деятельности организации, бесспорно, велика. Однако развитие информационно-коммуникационных технологий постепенно отодвигает бумажный документ на второй план, существенно  повышая роль электронного документа. По консервативным оценкам, количество бумажных документов будет увеличиваться  на 7 % ежегодно, а электронных –  на 20 %. Эта тенденция обостряет  необходимость учета не только бумажных документов, но и электронных, благодаря  чему САДД плавно переориентировались  на работу с электронными документами, став системами электронного документооборота и делопроизводства. Действительно, хотя при традиционном делопроизводстве первоочередным объектом автоматизации  является ведение картотек, то ничто  не мешает включить в автоматизированную систему возможность связи карточки с электронным образом документа (текстом, графическим изображением, аудио- или видеозаписью). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Список  использованной литературы

1. Практика работы с документами в организации: учебное пособие/ Т.В. Печникова, А.В.Печникова. М.: ЭМОС, 1999. 208с.
2. Электронные системы документооборота.

URL: http://doc-system.ru/index.php

3. Основные понятия электронного документооборота.

URL: http://www.wss-consulting.ru/workflow.php

4.        Кудряев В.А. и др. Организация работы с документами. – М.: РАГС, 2000

5.  Кукарина Ю.М. Электронный документ и электронная цифровая подпись в законодательстве США //Делопроизводство. 2002. № 2. С.30- 33. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Электронный документ – это документ с записью  звука или информации для ЭВМ. Основным способом документирования здесь  выступает не письменность, а экранность, основанная не на линейном, то есть вытянутом в строку письме, а на временном потоке экранных изображений (электронная книга, электронный журнал, диск). Воспроизведение текста ЭВМ осуществляется двумя путями: изображение его на экране дисплея или в виде текстовой распечатки.

Достижения  последних лет в вычислительной технике, обширный рынок сравнительно недорогих компьютеров и принтеров  позволили успешно использовать персональный компьютер в делопроизводстве. Сегодня развитие малого и среднего бизнеса не обходится без компьютера в организации.

Раньше работа с документами требовала времени  и больших трудозатрат в связи  с необходимостью перепечатывать вручную  весь документ даже при внесении самых  незначительных изменений. Огромные стеллажи бумажных архивов и «десять тысяч  одних курьеров» определяли «лицо» солидной организации. Компьютером  вызваны фундаментальные перемены в делопроизводстве. Компьютерные программы  помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют создавать  электронные архивы документов, обеспечивают движение документов внутри и вне  организации, их регистрацию и контроль.

В зависимости  от реализации, возможностей и назначения системы делопроизводства, технического архива и документооборота можно  поделить на три уровня:

1. Персональные системы (однопользовательские). Эти системы наиболее просты и дешевы, но не всегда удовлетворяют потребностям предприятия. Как пример может быть рассмотрена простая организация делопроизводства в среде Windows 95/98.
2. Системы для рабочих групп. Данные системы, как правило, для обеспечения поиска документов используют базу данных. Они просты в настройке, не требуют выделенного сервера, предназначены для использования в первую очередь в сетях. Примеры: Rasterex EDM, CYCO AutoManager WorkFlow, Интермех Search 3.0, Intergraph WorkShare. Такие системы целесообразны для использования 20 – 30 одновременно работающими сотрудниками.
3. Системы масштабов предприятия. Такие системы построены в архитектуре клиент-сервер, используют для поиска данных, как правило, SQL Server (что усложняет их администрирование). Работают они как на платформе РС, так и на рабочих станциях. Возможностями защиты данных они обладают большими, чем системы среднего уровня, хорошо масштабируются, что позволяет использовать их как в рамках отдела, так и всего предприятия. Наиболее известные в нашей стране системы такого класса – на основе DOCS Open. Производители САПР для UNIX-станций также предлагают ряд систем: ComputerVision Optegra, EDS/Unigraphics IMAN, Intergraph AIM.

Для организации  автоматизации делопроизводства необходимо осуществить переход от бумажных носителей информации к электронным.  Для этого в организации должны быть следующие компоненты:

• средства для создания и обработки информации в электронной форме;
• средства для хранения данных – архив (сервер или несколько серверов с необходимым для архивного копирования документов периферийным оборудованием);
• система передачи данных между пользователями;
• средства для получения твердой копии архивных данных;
• собственно программное обеспечение автоматизации документооборота и управления данными.

Электронные документы не привязаны жестко к определенному носителю информации. Они могут быть зафиксированы на носителях разных типов. В зависимости от используемого способа записи и считывания информации различают магнитные, оптические, магнитооптические и другие виды документов.

Под документом понимают информацию, зафиксированную на материальном носителе с атрибутами, позволяющими ее идентифицировать. Бумажный документ - это информация, зафиксированная на бумажном носителе и обладающая определенными атрибутами, например, дата и подпись. В бумажном документе имеет место привязка информации к материальному носителю (бумаге).

В эпоху  ИТ, когда документы создаются (или переводятся в электронный вид), управление ими осуществляется электронным способом. Электронный документ является единицей информации в системах электронного документооборота. Такой документ не осязаем, его нельзя потрогать, и он не привязан к носителю. Электронный документ может существовать на многих носителях, но в то же время быть одним и тем же документом.

Различают внутренний и внешний электронный  документооборот. Перемещение документов внутри ИС предприятия относят к  внутреннему документообороту, а  при их передаче в глобальную сеть говорят о внешнем документообороте. Исходя из указанных выше особенностей, следует иметь в виду правила, определяющие все особенности электронного документооборота. Причем эти правила  должны быть едины для всех, как внутри предприятия, когда рассматривается внутренний электронный документооборот, так и в стране (внешний электронный документооборот). Регламентации электронного документооборота определяются Законом «Об электронных документах и электронном документообороте», например, в Украине или Законами об «Электронном документообороте» и «Электронной цифровой подписи» в России. Но, к сожалению, эти Законы с большим трудом пробивают себе «жизнь».

Отсутствие  атрибутов, аналогичных атрибутам  бумажных документов, возможность модификации  документов и одновременное существование  многих одинаковых копий документа  обусловливает необходимость введения каких-то реквизитов и для электронных  документов. Основными реквизитами  являются дата и электронная цифровая подпись (ЭЦП).

ЭЦП защищает электронный документ от подделки с  помощью закрытого ключа. Для  проверки ЭЦП применяется открытый ключ. Так как при документообороте предполагается использование ЭЦП  как физическими, так и юридическими лицами, необходимо наличие органа, идентифицирующего владельца ЭЦП  и удостоверяющего его открытый ключ. В качестве такого органа выступают  удостоверяющие центры, которые создают  по обращению пользователей закрытые и открытые ключи ЭЦП, приостанавливают и возобновляют действие сертификатов ключей подписей, ведут реестр сертификатов.

Что дает электронный  документооборот?

Внедрение системы электронного документооборота обеспечивает более эффективное  управление документов за счет автоматического  контроля их исполнения, прозрачности деятельности предприятия. При этом поддерживается накопление, управление и доступ к информации и знаниям, а также ведется протоколирование деятельности предприятия в целом.

Также оптимизируются бизнес-процессы, автоматизируется механизм их выполнения и контроля, сокращается  оборот бумажных документов и удешевляется их хранение.

Электронно-цифровая подпись – атрибут электронного документа, используемый для защиты информации от несанкционированного использования и подделки. Электронно-цифровая подпись формируется путем криптографического преобразования информации с закрытым ключом, что позволяет определить владельца сертификата ключа подписи и обеспечить неотказуемость подписавшегося от документа, а также проверить полученную информацию на отсутствие ошибок и неточностей. Электронный документ – это документ, подготовленный с использованием системы электронного документооборота, зафиксированный на материальном носителе в виде объекта СЭД и снабженный реквизитами, с помощью которых можно идентифицировать место, время создания и автора документа.

 Чаще всего  цифровые подписи используются  для подтверждения имени отправителя,  основываясь на том, что лишь  он один владеет уникальным  закрытым ключом, которому соответствует  полученный открытый ключ. Также  электронная подпись иногда используется  для датирования документа с  помощью штампа времени: доверенная  сторона подписывает документ  штампом времени с помощью  своего специального закрытого  ключа, подтверждая существование  документа в данный момент, обозначенный  в цифровой подписи.