Разработка нормативно - методических документов процесса снабжения (на примере ООО «Торговый Дизайн »)

Для каждого поставщика рассчитываются все возможные издержки и доходы/выигрыши (при этом учитываются логистические  риски). Затем из набора вариантов (миссий) выбирается наиболее выгодный (по критерию общей прибыли).

По существу это — разновидность  метода ранжирования (критериев) по стоимости. Метод интересен с точки зрения факторов и их стоимостной оценки и позволяет определять «стоимость» выбора поставщика. Недостаток метода состоит в том, что он требует большого объема информации и анализа большого объема информации по каждому поставщику.

• Метод категорий предпочтения. В этом случае оценка поставщика, в том числе и выбор способа его оценки, зависит от информации, стекающейся из многих подразделений фирмы. Инженерные службы дают свою оценку способности поставщика производить высокотехнологичную продукцию и могут компетентно судить о ее качестве, диспетчерская докладывает о сроках доставки закупаемых МР, производственные отделы — о простоте и удобстве пользования МР в производственном процессе. Такой метод подразумевает наличие обширной и разнообразной информации из множества источников, которая позволяет рассматривать каждый фактор наравне с остальными, в то время как для фирмы, возможно, какой-то фактор является ключевым, например, простота использования продукции в производственном процессе.
• Метод рейтинговой оценки. Делает возможным обосновать и применить только те управленческие решения, которые улучшат экономические показатели предприятия при экономном расходовании ресурсов.

При рассмотрении всех методов оценки поставщика, наиболее подходящим является метод рейтинговой оценки поставщика, т.к. данный метод учитывает как индивидуальные характеристики каждого поставщика, так и значимость выбранных для анализа критериев. Метод в дальнейшем поможет нам сделать правильный выбор.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Понятие спецификации и подходы к ее заполнению.

Спецификация - перечень предлагаемых или поставляемых товаров с указанием  количества по каждому сорту, марке, артикулу и в необходимых случаях  цен, качественных показателей. Спецификация - неотъемлемая часть договора.

В обязанности логистики снабжения  входят анализ спецификации товара и  точное и однозначное ее представление. Составление спецификации преследует цели:

• унификации потребности (под потребностью понимается некоторый необходимый товар - запчасть, агрегат и т. д.), которая в разных отделах или филиалах компании имеет различные, отличающиеся наименования;
• разработки и утверждения стандартов, облегчающих сравнение товаров и услуг между собой;
• документально оформленного запроса на поставку требующихся товаров (разного рода материалы, комплектующие изделия).

К составлению спецификации необходимо подходить с особой тщательностью, поскольку, чем основательней и детальней она прописана, тем меньше сложностей возникнет при закупке. И наоборот, небрежное заполнение спецификации влечет за собой непроизводительные затраты: перерасход материалов или инструментов при закупке иного, не востребованного производством типоразмера или сорта, и денежные потери при образовании неликвидов. Чтобы избежать подобных ситуаций, специалисты по снабжению обычно разрабатывают для внутреннего пользования подробные инструкции по составлению спецификаций.

Большое значение имеет и  четкость отражения качества заказываемых материалов в спецификации, так как  использование в производстве сырья  или комплектующих низкого качества напрямую сказывается и на качестве готовой продукции. Кроме того, увеличиваются  издержки производства, что отражается на спросе и может привести к потере заказчика. В этом случае понесенный ущерб будет значительно превосходить дополнительные расходы на подготовку спецификаций качества и повышение квалификации специалистов в соответствии с новыми требованиями работы.

 

3. Технологии ведения переговоров.

В процессе закупочной деятельности мы ведем большое количество переговоров:

• выясняем возможности потенциального поставщика,
• проводим предварительные переговоры о заключении сделки,
• заключаем соглашения и подписываем контракты,
• договариваемся о процессе поставок,
• выясняем ход выполнения заказа,
• предъявляем претензии,
• изменяем условия контракта и др..

Переговоры – это тоже процесс. И как каждый процесс  он делится на логические этапы и  на каждом этапе необходимо добиться определенных результатов, которые  являются необходимым ресурсом для  выполнения следующего. Переговоры имеют  точную структуру: подготовка к переговорам, вступление в контакт, обмен информацией, достижение договоренности, заключение сделки, завершение контакта, анализ переговоров. Достижение высокого, максимально эффективного результата возможно при строгом  выполнении алгоритма ведения переговоров. Нельзя начинать переговоры без подготовки, невозможно заключить взаимовыгодный контракт, не прояснив все возможности  сторон.

 

Этап 1. Подготовка к переговорам

• Определение целей переговоров и условий сделки. Переговоры – это торги, поэтому необходимо обозначить диапазон целей – минимальный и максимальный результаты. Цель должна быть сформулирована очень конкретно, иметь количественные и качественные показатели измерений, реалистична с точки зрения внутренних ресурсов вашей компании и возможностей поставщика, согласована с целями других процессов.
• Требования и уступки. Партнерство требует компромиссов и равносостязательности сторон. Необходимо взять за правило ведение переговоров под девизом «Уступка за уступку!». Поэтому обязательным является подготовка перечня требований к поставщику и оценки стоимость каждого требования. Если есть необходимость требовать и торговаться, то необходимо подготовить ответные уступки со своей стороны.
• Информация о поставщике. Составьте также перечень информации, которую вам необходимо получить в ходе переговоров, продумайте вопросы, с помощью которых вы получите эту информацию. Если вы уже раньше работали с этим поставщиком, то поднимите историю контактов, статистику поставок, описание минусов в работе обеих сторон, обещания и ожидания сторон, данные ранее, отчеты о предыдущих переговорах и др. Если минусы в работе поставщика были серьезными, то определите более четко ваши ожидания и найдите способ убеждения поставщика в необходимости изменений.

Этап 2. Вступление в контакт. Состоит из определенных действий: Приветствие (представление своего имени, обмен визитками т.д.), представление своей компании и должности, согласование цели визита, определение продолжительности встречи и согласование формата.

Этап 3. Обмен информацией.

Последовательность шагов на этом этапе такова:

• Уточнить первичное предложение поставщика – что конкретно заинтересован продать поставщик сейчас (продукт, количество, сроки, цены, условия);
• Определить потребности и ожидания поставщика – зачем ему именно такая сделка, что она ему даст в широком смысле (хорошее вознаграждение, стабильное развитие, избежание определенных рисков, обладание особенным отношением, поддержание имиджа, подтверждение статуса солидной компании);
• Выяснить, какие условия наиболее важны и почему, какие условия жестко обозначены, какие можно обсуждать;

На этом этапе наиболее важно  закрепить контакт и получить информацию, которая позволит сделать  предложение, с которым согласится поставщик.

Этап 4. Достижение договоренности

Действия на этапе достижения договоренности:

• Сформулировать уточненное, реальное предложение поставщика;
• Сделать свое предложение;
• Определение реакции партнера на предложение;
• Предложение аргументов, связанных с потребностями и мотивами партнера, отработать аргументацию до согласия;
• Согласовать скорректированное предложение по пунктам.

Этап 5. Заключение сделки и завершение контакта.

После согласования всех нюансов, важно  провести мост в будущее, признать ценность такого партнера, сообщить о вашей  готовности в любой момент ответить на возникшие вопросы. Энергичное завершение контакта – очень важная часть переговоров.

Этап 6. Анализ переговоров

• Внесение в свой рабочий график всех договоренностей;
• Передайте всем сопутствующим службам необходимую информацию, подтвердите их готовность все выполнить в намеченные сроки. ¹

Вывод.

Для эффективной работы организации  в целом и отдела снабжения  в частности, необходимо:

• координация деятельности отделов;
• создание общих документов, норм, системы правил. Для того чтобы логистическая информация адекватно отвечала требованиям логистических систем и эффективно поддерживала процесс управления и оперативного контроля, она должна опираться на соответствующие принципы, заложенные в основу ее формирования:

• доступность;
• точность;
• своевременность;
• оперативность реагирования на сбои и отклонения;
• гибкость;
• наглядность.;

• получение специальной квалификации и совершенствование операций по снабжению.

В третьей части курсовой рассмотрим вышеописанные методики и инструкции на примере компании ООО «Торговый Дизайн».

 

 

 

 

 

 
 

⁸ Уразова Н.Г., журнал «ЭлектроInfo», №2(2009), «Переговоры с поставщиком. Лицом к лицу»