Автоматизация рабочих мест на примере компании Макдоналс

1.5. Автоматизация рабочего  места менеджера,  основные рабочие  программы   

     Система обслуживания рабочих мест менеджеров, как правило, включает средства связи  и автоматизированную систему информации (АСИ).

     Система связи комплектуется телефоном, телетайпом, факсом, переговорными устройствами, диспетчерскими и прикладными телевизионными установками, электронной почтой.

АСИ комплектуется техническими средствами АСУ, такими как, регистры производства, входные и выходные устройства ЭВМ, которые передают, накапливают, хранят и перерабатывают варианты управленческих решений.

     Из  всех средств связи наиболее часто  используется телефон, с помощью которого можно подсоединиться к глобальной электронной сети. Конечной целью пользователя Internet является получение доступа к соответствующим серверам для удовлетворения своих потребностей.

Особую  роль в этом процессе играет электронная почта, которая предназначена для обмена различного рода посланиями между отдельными пользователями Internet. Эти послания могут содержать текст, звук, видеоизображения, а также целые файлы с документами, компьютерными программами.

     Важно при организации рабочего места  руководителя предусмотреть его  гибкость, т.е. оперативность реагирования на изменение внешней или внутренней среды предприятия. Такая гибкость подразумевает высокую скорость и качество обработки информации, доведения результатов анализа до подчиненных, организацию необходимого контроля за исполнением.

     Широкое распространение получили в менеджменте  так называемые автоматизированные места руководителя (АРМ). Состав АРМ комплектуется персональной ЭВМ, имеющей алфавитную записную книжку для адресов и телефонов, электронный дневник, средства для сохранения и хранения корреспонденции, систему контроля за ходом выполнения принимаемых решений.

     Таким образом, решение задач менеджмента  предусматривает широкое использование  автоматизированных технологий, т.е. работу в электронном офисе.

     Под электронным офисом предусматривают программно-аппаратный комплекс, который ведет обработку документов и автоматизирует работу пользователей в системах управления.

     В его состав входят следующие аппаратные средства:

• один или несколько персональных компьютеров, возможно, объединенных в сеть;
• передающие устройства;
• средства копирования документов;
• сканеры для ввода текстовой и графической информации непосредственно с первичных документов;
• проекционное оборудование для проведения презентаций.

 

     Все программы, с которыми в своей работе сталкивается менеджер, можно условно разделить на две группы.

      
 
 
 
 
 
 

      Microsoft Office – самый популярный комплект приложений для настольных компьютеров, контролирующий свыше 90% рынка офисных пакетов. Он является одним из лучших продуктов компании Microsoft. Он содержит мощные прикладные программы для коммерческого применения, которые легко и непринужденно работают  с  текстами,  числами  и  изображениями.  
           Отличительной особенность пакета Office является то, что связывает эти приложения воедино: все эти программы имеют общее меню и наборы кнопок, которые выглядят очень похоже. Научившись работать с одним из приложений, вы тем самым в значительной степени продвинетесь в изучении остальных.  
            К тому же в пакете имеется простой в использовании управляющий центр - Диспетчер Microsoft Office , позволяющий запускать отдельные программы и выходить из них, либо получать подробные указания и оперативную помощь простым  щелчком  кнопки  мыши.  
         В состав пакета Office входят:

• Word — текстовый процессор, предназначен для создания и редактирования текстовых документов; позволяет подготавливать документы различной сложности. Продукт занимает ведущее положение на рынке текстовых процессоров.
• Excel — табличный процессор, предназначен для обработки табличный данных и выполнения сложных вычислений; поддерживает все необходимые функции для создания электронных таблиц любой сложности. Занимает ведущее положение на рынке.
• Power Point — система подготовки электронных презентаций, предназначена для подготовки и проведения презентаций;
• Access — система управления базами данных, предназначена для организации работы с большими объемами данных;
• Publisher — настольная издательская система, предназначена для создания профессионально оформленных публикаций;
• InfoPath — приложение сбора данных и управления ими — упрощает процесс сбора сведений;

   Прикладное программное обеспечение предназначено для разработки и выполнения конкретных задач (приложений) пользователя. Прикладное программное обеспечение работает под управлением базового ПО, в частности операционных систем. Они являются мощным инструментом автоматизации решаемых пользователем задач, практически полностью освобождая его от необходимости знать, как выполняет компьютер те или иные функции и процедуры по обработке информации.

   В состав прикладного ПО входят пакеты прикладных программ различного назначения и рабочие программы пользователя.Пакет  прикладных программ (ППП) – это  комплекс программ, предназначенный  для решения задач определённого класса.

Различают следующие типы прикладного ПО:

• Общего назначения;
• Методо-ориентированное ПО;
• Проблемно – ориентированное ПО;
• ПО для глобальных сетей;
• ПО для организации (администрирования) вычислительного процесса.

   В сфере профессиональной работы менеджера используется проблемно-ориентированное прикладное программное обеспечение- это программные продукты, предназначенные доя решения какой-либо задачи в функциональной области. К ним относятся:

• ПО «Офис», включающий продукты фирм «1С» (серия программ «1С: Бухгалтерия»), - позволяют не только автоматизировать функции бухгалтера, но и организовать всё делопроизводство фирмы в виде «электронного офиса».
• Программы финансового анализа предприятия ориентированы на комплексную оценку прошедшей и текущей деятельности (Центринвест Софт, «АльтФинансы», «Финансовый анализ»).
• ПО справочно-правовых систем - представляет собой эффективный инструмент работы с огромным обьёмом законодательной информации, поступающей непрерывным потоком («Консультант Плюс», «Гарант», «Референт»).
• По для глобальной сети - служат для организации электронной почты, телеконференций, обеспечения секретности передаваемой информации в сетях(средства доступа и навигации – Netscape Navigator, Microsoft Internet Explorer; почтовые программы для эл.почты – MS Outlook Express, The Bat, Netscape Messenger).  [1,с.72-80]

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО МЕСТА СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА   ОТДЕЛЕНИЯ «ЭКОНОМИКА» ВГПГК

      2.1. Характеристика отделения  «Экономика»

      

    Юридическое признание разных форм собственности  в России вызвало к жизни активную предпринимательскую деятельность. Развитие бизнеса предопределяет потребность его участников в освоении новых профессий и новых подходов к людям и их деятельности, новых знаний. В новых условиях появилась потребность в специалистах высокой квалификации, которые могли бы успешно работать на рынке. Такими специалистами является бухгалтер-экономист, коммерсант в торговле, менеджер.

    И в 1994 году в колледже было открыто  отделение «Экономика», которое  начало подготовку специалистов по специальностям:

    081010 «Экономика и бухгалтерский учет»,  квалификация – бухгалтер.

    080302 «Коммерция», квалификация –  коммерсант (в торговле).

    080501 «Менеджмент», квалификация – менеджер  в торговле.

    В  2003 года открыли новую специальность 100102«Организация обслуживания в сфере сервиса», квалификация–менеджер.

    В 2007 году открыли новые специальности:

• 100201 «Туризм», квалификация – специалист по туристским услугам.
• 080108 «Банковское дело», квалификация – специалист банковского дела.

    На  отделении обучается 420 студентов. За 14 лет подготовлено 3000 специалистов. Наши выпускники работают более чем в двухстах организациях и фирмах города Воронежа и России. Выпускники отделения трудоустроены на предприятиях и организациях различных видов деятельности и организационно-правовых форм собственности среди них: 
 
 

                                                 
 
 
 

                                                   Социальные партнеры 
 
 

          Торговый  центр                                                                                              Ассоциация

          «Солнечный  рай»                                      Гостиницы                             «Галерея Чижова» 

 
 
 
 
 

                                                                                                                   Мебельный комбинат

                  Рестораны, кафе           «Графская кухня» 
 
 
 
 

          Балтийский банк, сбербанки РФ                                                                                    ООО «Центрторг»

            Гипермаркет «Линия» 
 
 
 
 
 

            Отделение имеет студенческую учебную фирму «Успех» (кабинет 8).

     Фирма «Успех» была организована в марте 2006 года и возглавляет его преподаватель кафедры «Экономика» Сафонова Светлана Геннадьевна.

     В настоящее время фирма «Успех» является базой прохождения практики по профилю специальности для студентов.

     Для поддержания связи с выпускниками и мониторинга качества подготовки специалистов в 2000 году в колледже создан Центр психологической и профессиональной поддержки выпускников. Высококвалифицированные специалисты Центра проводят консультирование выпускников по:

• правилам торговли;
• автоматизации бухгалтерского учета;
• налогообложению;
• психологические тренинги с целью более быстрой профессиональной адаптации выпускников и повышение их конкурентоспособности на рынке труда.

     Социальными вопросами на отделении занимаются социальные педагоги отделения совместно  с кураторами групп и психологической  службой.

     Педагоги  помогают студентам адаптироваться в новой для них обстановке. Также постепенно вовлекают студентов в эстетическую жизнь колледжа. Педагоги создают оптимальные условия для развития, саморазвития и самореализации студента как гуманной, духовной и свободной личности, социально-мобильного субъекта и специалиста-профессионала.

     Результативность деятельности педагогического коллектива колледжа по реализации социального заказа во многом определяется тем, какое качество образования студентов они гарантируют и обеспечивают. Иными словами можно сказать, что результат деятельности педагогического коллектива – это качество образования выпускника, которое отражается в:

• Содержание уровней образования;
• Творческой готовности к вхождению в образовательную систему региона;
• Готовности к реализации федеральной и региональной образованности своих воспитанников;
• Конкурентоспособности на рынке образовательных услуг на территории региона.