Автоматизация рабочих мест на примере компании Макдоналс

                                      СТРУКТУРА ОТДЕЛЕНИЯ

                                                                          Преподаватели          Секретарь кафедры

    Секретарь  отделения                                                                        

                                                                                   Завед.кафедрой «Экономика»

         Завед.отделением

                                               «Экономика»

     Кураторы                             Соц.педагог      Стипенд. комиссия

Ученич. группы                       Старостат      

                                                                                               Совет отделения                                                               

Заведующая  отделением «Экономика»                                   Т.П. Томилина

    2.2. Организация рабочего места секретаря отделения 

    Работа  секретаря-референта на отделении  «Экономика» напрямую связана с  делопроизводством. Делопроизводство же составляет  полный цикл обработки  и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения. Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров.

      Основное требование, предъявляемое к рациональной планировке рабочего места секретаря отделения «Экономика», - обеспечить экономию времени на поиск средств и предметов труда и сокращение физических усилий работника. Для этого необходимо соблюдать следующие правила:

На рабочей поверхности стола не должно быть ничего лишнего;

Каждый предмет и средство труда должны иметь свое место, поскольку беспорядочное расположение их вызывает лишние движения и затраты времени;

• Канцелярские принадлежности (карандаши, ручки, скрепки и т.п.) следует хранить в ящике стола со специальными разделителями;
• Все средства коммуникационной техники (телефон и др.) надо располагать слева или на специальной подставке, чтобы можно было пользоваться ими левой рукой, оставляя правую свободной для работы;
• Документы, с которыми работает секретарь-референт, помещаются в зоне, обеспечивающей их обзор, для обработанных документов целесообразно иметь специальные лотки или отделения в ящике;
• Документы и средства труда располагаются так, чтобы обеспечивалась наилучшая последовательность выполнения работы;
• Движения работника должны быть оптимальными, т.е. более короткими и экономными с позиций затрат времени и сил;

Организация рабочего места секретаря-референта  с учетом требований организации  труда к его планировке и обслуживанию, а также с учетом требований и возможностей использования современной оргтехники, к его оборудованию и оснащению является необходимым условием достижения высокой эффективности, оперативности и качества труда, сохранения работоспособности в течение всего рабочего дня. Рабочее место секретаря-референта является важной ячейкой организации трудового процесса в учреждении. Поскольку секретарь-референт - «лицо учреждения», то и его рабочее место должно быть образцом правильной организации, показателем высокой культуры труда. Ведь от того, как выглядит рабочее место секретаря-референта, нередко судят о работе всего учреждения.

        Рабочее место секретаря отделения  - это, прежде всего, удобный  и достаточно просторный рабочий  стол. Для этих целей лучше  всего подошёл стол, который непосредственно перед сидящим человеком уже, чем по бокам. Такая конструкция позволяет иметь достаточно места на столе для размещения находящихся в работе документов и в то же время вести беседу с посетителями. Его плоскость мысленно делят на два поля. В левом кроме текущей работы и связанных с ней документов располагают телефонное оборудование, настольную лампу, канцелярский прибор, лоток с входящими документами. На правом поле стола размещают лоток с исполненными документами и письменные принадлежности. Здесь же ставят  лоток с документами, которые надо подшить в дело. 

    Все орудия труда размещаются на плоскости  стола в пределах 160 х 160 см, что  позволяет взять их рукой, не вставая. Каждому предмету выделяется определенное место, те или иные предметы располагаются комплексно.  Также  разделяются  канцелярские принадлежности, имеющие разное назначение. Помимо рабочего стола, используется отдельный стол для персонального компьютера. Такие рабочие столы предполагают удобное размещение дисплея, клавиатуры и процессора, а также сканера, принтера, модема и др.

При этом стол для ПК размещается таким образом, что экран дисплея развернут в противоположную от посетителей сторону. Это позволяет защитить конфиденциальную информацию, которая может находиться на экране дисплея в момент прихода посетителя (студента).

      Организации и оборудованию рабочего места с  ПК секретаря отделения «Экономика»:

• Конструкция рабочего стола обеспечивает оптимальное размещение на рабочей поверхности используемого оборудования с учетом его количества и конструктивных особенностей (размер ПК, клавиатуры и др.), характера выполняемой работы.
• Высота рабочей поверхности регулируется в пределах 680 - 800 мм;
• Рабочий стол имеет пространство для подставки ног, которое составляет: высоту - не менее 500 мм, глубину на уровне колен - не менее 450 мм и на уровне вытянутых ног - не менее 650 мм.
• Конструкция рабочего стула (кресла) поддерживает рациональную рабочую позу при работе с ПК, позволяет изменять позу с целью снижения статистического напряжения мышц шейно-плечевой области и спины для предупреждения утомления.
• Поверхность сиденья, спинки и других элементов стула (кресла) полумягкая с нескользящим, не электризующимся и воздухопроницаемым покрытием, обеспечивающим легким очистку от загрязнений.
• Клавиатура компьютера располагается на расстоянии 10 - 15 мм от края стола, запястье рук опирается на стол.
• Для эффективного использования манипулятора типа «мышь» используется специальный «коврик» - планшет. Коврик-планшет удовлетворяет основным критериям: во-первых, хорошо держится на поверхности стола, во-вторых, материал верхней поверхности планшета обеспечивает хорошее светоотражение, что обеспечивает нормальную работу оптической системы мыши, а также не затрудняет движения мыши.
• Центр экрана монитора находиться примерно на уровне глаз, а расстояние между глазами и плоскостью экрана составляет 40 - 50 см.
• Рабочий стол секретаря-референта и стол для ПК располагается к естественным источникам освещения, т.к. секретарю приходится по роду своих обязанностей много работать с документами.
• Кресло для работы секретаря по размерам соответствует рабочему столу. На отделении используется вертящееся кресло на колесиках, высоту которого можно регулировать. Это позволяет секретарю быстро переключаться от работы с техникой к работе с документами или с посетителями, т.е. отвечает практическим задачам работы секретаря.
• Тумбы для столов имеют комплект взаимозаменяемых выдвижных ящиков. Секретарь умело использует ящики своего рабочего стола, придав каждому из них определенные функции. Например, выделяются ящики для бумаги и канцелярских принадлежностей; рабочих документов-справочников, каталогов и др.; папок с текущими документами и завершенными работами; папок с контролируемыми материалами; личных вещей.
• Все служебные документы в процессе работы лежат следующим образом: поступившие и необходимые постоянно - на рабочей плоскости стола; используемые периодически - в выдвижных ящиках стола, на рабочих плоскостях приставок и в шкафах. Каждое движение документа из стола или в стол контролируется; все отработанные документы должны находиться на строго определенном месте;

 На  эффективность труда решающее влияние  оказывает оснащение рабочего места  техническими средствами для выполнения различных обязанностей, средствами связи и служебной мебелью - так называемая оргтехника.

Ниже  представлены следующие виды средств  труда, используемые в работе секретаря  отделения:

1. Средства составления документов(приказов, отчётов, личных дел):персональные компьютеры, средства копирования и размножения документов, ручки автоматические, карандаши;
2. Средства обработки и оформления документов: резальное, скрепляющее и склеивающее оборудование, и материалы, адресовальные и штемпельные устройства;
3. Средства хранения и группировки документов: средства скрепления документов (сшиватели, специальные папки с зажимами), разного рода картотеки, специальные шкафы и стеллажи для хранения документов, чертежей, дискет,             сd-дисков;
4. Средства обеспечения оперативной связи: телефонная связь, радиосвязь, мобильные телефоны, автоответчики, факсы, двусторонняя радиотелефонная поисковая связь и др.;
5. Специальная служебная мебель: мебель и оборудование для рабочих мест в служебных помещениях;

         В состав рабочего места секретаря также  входят шкафы для документов и справочной литературы. В целях экономии рабочего пространства эти шкафы размещаются на стене около рабочего стола. Шкаф для документов в целях обеспечения сохранности последних запирается на ключ. Так как у секретаря хранятся и документы, составляющие коммерческую тайну, его рабочее место оборудовано специальным сейфом для документов. Рабочее место секретаря оснащено специальным переговорным устройством, которое позволяет ему, не входя лишний раз в кабинет руководителя, быстро сообщать последнему необходимую информацию. 

В состав рабочего места секретаря входят три зоны: основная - стол с приставками; вспомогательная - комбинированные шкафы; третья-зона обслуживания посетителей.  Общая площадь рабочего места - 7 - 8 кв.м. Для зрительного комфорта и общего впечатления от отделения большое значение имеет и его эстетическое оформление. Прежде всего, использованы в интерьерах живые цветы. Они пополняют запасы кислорода, отчасти нейтрализируют вредное действие средств вычислительной и организационной техники и, кроме того, придают уют рабочему помещению. Цветочная композиция гармонирует с общим стилем, в котором выдержан интерьер.

Помимо  цветов, для оформления отделения экономики используют произведения живописи, графики и другие элементы декоративного оформления. Рабочее место секретаря комплектуется достаточным набором технических средств, канцелярских принадлежностей, средств организационной технике, отвечающей требованиям эргономики. 
 

       2.3. Автоматизация рабочего  места секретаря  отделения 

       Компьютер является незаменимым в практике секретаря и по праву занимает место "номер один" на его рабочем столе. Секретарю он помогает выполнять широкий круг задач:

1. составление и редактирование документов (приказов, отчётов,   протоколов, личных дел и др.);
2. регистрация и контроль исполнения документов;
3. хранение и поиск документов, другой полезной информации;
4. прием и передача документов по каналам связи;
5. архивное хранение документов;
6. организация своего рабочего времени и времени руководителя (завед.отделением)и др.;