Функция контроля на предприятии информационных технологий

Основная проблема, конечно, состоит в том, чтобы определить по-настоящему важные отклонения. Перевод их непосредственно в денежный эквивалент, хотя и достаточно очевиден, но не всегда оправдан.[1]

Измерение результатов, позволяющих установить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты,- это самый трудный и самый дорогостоящий элемент контроля. Для того чтобы быть эффективной, система измерения должна соответствовать тому виду деятельности, который подвергается контролю. Вначале необходимо выбрать единицу измерения, причём такую, которую можно преобразовать в те единицы, в которых выражен стандарт. Выбор подходящей единицы измерения - это зачастую наиболее легкая часть проведения контрольных измерений, обеспечивающих, как, в конечном счете, и весь контроль, достижение целей организации. Равно важно, чтобы скорость. Частота и точность измерений тоже были согласованы с деятельностью, подлежащей контролю.

Распространение информации играет ключевую роль обеспечении эффективности контроля. Для того чтобы система контроля действовала эффективно, необходимо обязательно довести до сведения соответствующих работников организации как установленные стандарты, так и достигнутые результаты. Подобная информация должна быть точной, поступать вовремя и доводиться до сведения ответственных за соответствующий участок работников в виде, легко позволяющем принять необходимые решения и действия. Желательно также быть полностью уверенным, что установленные стандарты хорошо понятны сотрудникам. Это означает, что должна быть обеспечена эффективная связь между теми, кто устанавливает стандарты и теми, кто должен их выполнять.

Заключительная стадия этапа сопоставления заключается в оценке информации о полученных результатах. Менеджер должен решить, та ли, что нужно, информация получена, и важна ли она. Важная информация-это такая информация, которая адекватно описывает исследуемое явление и существенно необходима для принятия правильного решения.[21]

1.5. ДЕЙСТВИЯ

После вынесения оценки процесс контроля переходит на третий этап. Менеджер должен выбрать одну из трёх линий поведения: ничего не предпринимать, устранить отклонение или пересмотреть стандарт.

Основная цель контроля состоит в том, чтобы добиться такого положения, при котором процесс управления организацией действительно заставлял бы её функционировать в соответствии с планом. К счастью, дела идут не всегда плохо. Если сопоставление фактических результатов со стандартами говорит о том, что установленные цели достигаются, лучше всего ничего не предпринимать. В управлении нельзя, однако, рассчитывать на то, что случившееся один раз, повторится снова. Даже наиболее совершенные методы должны подвергаться изменениям. Так, например, если система контроля показала, что в каком-то элементе организации всё идёт хорошо, необходимо продолжать измерять результаты, повторяя цикл контроля.[13]

Система контроля, которая не позволяет устранить серьёзные отклонения прежде, чем они перерастут в крупные проблемы, бессмысленна. Естественно, что проводимая корректировка должна концентрироваться на устранении настоящей причины отклонения. В идеале стадия измерений должна показывать масштаб отклонения от стандарта и точно указывать его причину. Это сопряжено с необходимостью эффективной процедуры принятия решений. Поскольку, однако, большая часть работы в организации является результатом объединённых усилий групп люде, то абсолютно точно определить корни той или иной проблемы не всегда представляется возможным. Смысл корректировки во всех случаях состоит в том, чтобы понять причины отклонения и добиться возвращения организации к правильному образу действий.

Осуществление корректировки может быть достигнуто путём улучшения значения каких-либо внутренних переменных факторов данной организации, усовершенствования функций управления или технологических процессов. Так, например, руководство может считать, что основной переменной величиной, вызывающей отклонение фактических результатов от желаемых, является структура организации.[12]

Важно подчеркнуть, что причиной возникающих проблем может быть любая переменная величина и что вклад в отклонение полученных результатов от желаемых может давать сочетание различных факторов. Естественно поэтому менеджер не может выбрать какое-то одно корректирующее действие только потому, что оно решает только что возникшую проблему. Прежде, чем выбирать корректирующее действие, необходимо взвесить все имеющие отношения к данной проблеме, внутренние переменные и их взаимосвязи. Поскольку все подразделения организации, так или иначе, связаны между собой, любое крупное изменение в одном из них затронет всю организацию. Вот почему менеджер должен в начале убедиться, что предпринимаемое им корректирующее действие не создаст дополнительных трудностей, но поможет их разрешить.

Кроме того, хотя временами это может быть очень трудно, опытный менеджер старается избегать решений, которые в краткосрочном плане сулят преимущества, однако, в долгосрочном влекут за собой большие затраты.

Не все заметные отклонения от стандартов следует устранять. Иногда сами стандарты могут оказаться нереальными, потому, что они основываются на планах, а планы - это лишь прогнозы на будущего. В приложении А дана полная модель процесса контроля.

Для того чтобы контроль мог выполнить свою истинную задачу, т. е. обеспечить достижение целей организации, он должен обладать несколькими важными свойствами:

1.Для того чтобы быть эффективным, контроль должен иметь стратегический характер, т. е. отражать общие приоритеты организации и поддерживать их.

2.Конечная цель контроля состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией. Проведение измерений и оповещение об их результатах важно только как средство достижения этой цели.

3.Чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно. Неподходящий механизм контроля может скорее маскировать, а не собирать критически важную информацию.

4.Контроль должен быть своевременным. Своевременность контроля заключается не в исключительно высокой скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению.

5.Если нечто непредвиденное можно спрогнозировать, то контроль становится ненужным. Контроль, как и планы, должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям.

6.Как правило, эффективный контроль – это простейший контроль с точки зрения тех целей, для которых он предназначен. Простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны. Избыточная сложность ведёт к беспорядку, являющемуся синонимом потери контроля над ситуацией.

7.Экономичность - как одна из характеристик эффективности контроля. Очень редко стремятся достичь при помощи контроля полного совершенства в работе организации, поскольку прогрессирующие усовершенствования и улучшения на последних этапах требуют непропорционально больших затрат усилий и средств. Никогда не следует забывать, что затраты, совершаемые организацией, должны приводить к увеличению её преимуществ и доходов. Затраты средств должны приближать организацию к поставленным целям. Таким образом, если суммарные затраты на систему контроля превосходят создаваемые ею преимущества, организации лучше не использовать эту систему контроля вообще или же ввести менее тщательный контроль. Конечно. Для того чтобы определить реальное соотношение затрат и прибыли для системы контроля, необходимо рассматривать как долгосрочные аспекты, так и краткосрочные. Если и существует какое-либо твёрдое правило контроля, который стоит больше, чем он даёт для достижения целей, не улучшает контроля над ситуацией, а направляет работу по ложному пути, что является ещё одним синонимом потери контроля.

8. Когда организации осуществляют свой бизнес на зарубежных рынках, функция контроля приобретает дополнительную степень сложности. Поскольку при выходе на международный уровень количество целей в предпринимательской деятельности значительно увеличивается, то контроль в этом случае осуществлять труднее. Менеджеры должны не только устанавливать стандарты, измерять результативность и предпринимать корректирующие действия для своего бизнеса внутри страны, но и осуществлять аналогичные операции для своего международного бизнеса. Очевидно, что чем более глобален их бизнес, тем труднее осуществлять функцию контроля. Важно не возлагать на иностранных управляющих ответственность за решение тех проблем, которые от них не зависят.[19]

ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИОННО-ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА

2.1. ПРАКТИЧЕСКОЕ РУКОВОДСТВО ПО СОЗДАНИЮ ИНТЕРНЕТ-КАФЕ

Задача интернет-кафе как вида бизнеса, так же, как и любого другого – это, прежде всего получение прибыли. Поэтому первоочередная задача предпринимателя при открытии собственного заведения – окупить свои расходы в максимально короткий срок и добиться стабильности и рентабельности предприятия в дальнейшем. Все остальные задачи являются только ступенями в лестнице достижения первоочередной цели. Цель данного руководства – практическая характеристика всех аспектов этого бизнеса, как составляющих частей единого комплекса под названием «интернет-кафе».

На основе сегодняшнего спроса можно сформировать будущие перспективы развития интернет-кафе. Интернет-кафе сегодня – это центр организации местной домовой сети с высокоскоростным доступом в интернет завтра. Именно поэтому компьютерные клубы и интернет-кафе считаются перспективным направлением предпринимательской деятельности. Более того, в отличие от других отраслей бизнеса, компьютерный клуб – наименее капитало- и трудоемкое предприятие. Организовав рабочий процесс один раз, в дальнейшем необходимо только его контролировать, а не как, например, в торговле, постоянно заниматься закупками товара, поиском новых поставщиков – т.е. постоянно возвращаться к началу циклического процесса организации бизнеса.

Данное руководство организовано в виде отдельных независимых глав, как составляющих ступеней лестницы, ведущей к финальной организации интернет-кафе и получению прибыли. Основой руководства является бизнес-план с автоматическим подсчетом начальных расходов и конечных доходов. Фундамент бизнес-плана – принцип расчета дохода компьютерного клуба, т.е. определение прибыльности вашего будущего предприятия.

2.2. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ФИРМЫ

Общие сведения о фирмы.

Наименование: ЧФ «SKYnet»;

Адрес: Республика Башкортостан, город Уфа, ул. Мирная 2/51.

Клиенты.

Наш компьютерный клуб находится в месте скопления учебных заведений, поэтому в результате маркетинговых исследований определены предполагаемые (потенциальные) покупатели оказываемых услуг: школьники, студенты – в качестве постоянных клиентов; другие категории граждан – как нерегулярные клиенты, пользующиеся услугами клуба время от времени.

В среднем наш компьютерный клуб посещает 60 клиентов: 40 из нихпользуются услугой «компьютерные игры» в течение 2 часов и 20 – услугой

«Internet» в течение 1-го часа, а также другими дополнительными услугами. Как было уже сказано наши услуги не являются уникальными, но ёмкость рынка данной территориальной зоны такова, что имеющиеся заведения не в состоянии в полной мере удовлетворить спрос потребителей. Что при правильном ведении нашего дела, даёт нам возможность завоевать достаточное количество клиентов и получать высокую прибыль. При предварительном анализе рынка сетевых услуг в данном районе было подсчитано общее количество потенциальных клиентов нуждающихся в данной услуге. И установлено что при полной загрузке всех мощностей и всех потенциальных клиентов не может быть обслужена. Конкурентами нашего компьютерного клуба являются аналогичные заведения, расположенные поблизости от нас, это: кафе «Genesis», клуб «Бегемот», Internet-cafe «Белый попугай».

Учитывая то, что в городе развита сфера предоставления компьютерных услуг, основной упор при разработке политики продвижения услуг на рынке необходимо делать на взаимоотношения между продавцом и ее пользователем, продавая компетентность, квалификацию и заботу сотрудника, предоставляющего услугу.

Характер спроса.

В результате проведенных исследований, мы установили, что спрос на наши услуги, в общем, имеет постоянный характер. Хотя в разные сезонные периоды прослеживается изменение спроса на определенные виды услуг. Так, например, на такие виды услуг распечатка, ксерокопия, сканирование спрос увеличивается во время сессии в ВУЗах, экзаменов у школьников. Спрос на игры увеличивается во время каникул у школьников.

Также по проведенным исследованиям мы составили примерный прогноз на объем продаж наших услуг. Объём оказанных услуг: