Коммуникационные системы общественных связей. «Паблик рилейшенз» как управляющий элемент общественных связей

Внешняя система коммуникаций представлена также взаимодействием  организации с органами власти. Данное направление обращено к экономическому, социальному и политическому  окружению организации. Важным и  деликатным направлением взаимодействия с органами власти является лоббирование. Цель лоббирования — оказать влияние на правительственные круги и законодательную власть и тем самым протолкнуть выгодные организации решения, которые могут серьезно повлиять в настоящем и будущем на эффективность ее деятельности. Для этого необходимо: • создание коммуникации с персоналом госструктур;

• мониторинг работы законодателей  и регулирующих агентств в сферах, затрагивающих деятельность организации;

 • обеспечение представительства  интересов организации на всех  уровнях госуправления; 

• влияние на законодательство, затрагивающее интересы организации;

• обеспечение понимания  законодателями деятельности организации.

Деятельность в рамках внешней коммуникационной системы, очень многообразная по направлениям и методам, поэтому она должна соответствующим образом координироваться и оцениваться, что гарантировало бы удовлетворение коммуникационных потребностей организации и охват всех ее ключевых групп общественности.

 

3. . Повышение   эффективности   коммуникационных  систем.

 

В рамках совершенствования управления деятельностью предприятия значительную роль играют коммуникационные системы. С точки зрения контроля за состоянием и изменениями, происходящими во внешней среде, в задачу коммуникационных систем входит воздействие на переменные факторы: поведение клиентов, действия коммерческих посредников, персонала, руководителей филиалов, отделений и представительств предприятия в стране и за рубежом. Коммуникационная система предприятия должна не только обеспечить оперативную отправку материалов и использование соответствующих каналов связи для их передачи, но и нести ответственность за точные формулировки и однозначное толкование управляющей информации теми, кому она предназначена.

Информационная система в рамках своей основной деятельности по сбору  и обработки информации, поступающей  из внешней (и внутренней) среды должна особенно внимательно обрабатывать и систематизировать те сигналы, которые инициируются воздействием предприятия на управляемые факторы. Живая связь между информационной и коммуникационной системами через  обратные связи должна обеспечить руководство  предприятия объективными данными  об эффективности PR-деятельности.

Любая организация заинтересована в повышении эффективности коммуникационных систем. Повышение эффективности возможно на основе детального анализа используемой технологии коммуникаций и видении разрывов, нестыковок или провалов в коммуникационном процессе. Почти для всех организаций регулирование информационных потоков остается достаточно проблематичным явлением: информация не всегда попадает именно к тому лицу, к которому она должна попасть, а если и к тому, то не всегда своевременно.

Кроме того, в ряде организаций  существует проблема неравномерной информационной нагрузки: кто-то страдает от ее избытка, а кто-то испытывает «информационный голод». Весьма важным и наиболее часто используемым направлением в совершенствовании коммуникационного процесса выступает оптимизация системы обратной связи, устранение коммуникационных барьеров, повышение точности передаваемой информации.

Управление коммуникациями необходимо строить на принципах, определяющих внимание руководителя к этой стороне  его деятельности как менеджера, а также научный подход к формированию системы коммуникаций в организации. Рассмотрим данные принципы:

• принцип формирования структуры коммуникаций (отвечающей потребностям сотрудничества), партнерства и компетентности;
• принцип регулирования масштабов коммуникаций для определенных должностных лиц и подразделений;
• принцип рационального использования рабочего времени руководителя;
• принцип информационного обеспечения коммуникаций, распределение информации для установления и поддержания необходимых коммуникаций;
• принцип полномочий и ответственности;
• принцип регулирования коммуникативной нагрузки различных звеньев организации;
• принцип учета неформальных коммуникаций и использование их в процессе управления.

В качестве путей улучшения коммуникационных систем можно выделить следующие методы:

• Управленческое регулирование:
• четкое определение и формулирование задач;
• формирование четкого представления о потребностях в информации начальника и подчиненных;
• планирование, реализация, контроль в направлении улучшения информационного обмена;
• обсуждения планов, задач, путей их решения.
• Совершенствование системы обратной связи:
• перемещение людей из одного подразделения организация в другое с целью обсуждения;
• опрос работников, в среде которых необходимо выявить четко ли доведены до них цели их деятельности, информированы ли они; с какими потенциальными и реальными проблемами сталкиваются или могут столкнуться стратегии перемен; получает ли их руководитель предложения.
• Совершенствование системы сбора информации с целью снижения тенденции фильтрации идей или их игнорирования на пути снизу вверх.
• Создание каналов информационных сообщений (стенная печать, статьи, радио и т.п.)
• Внедрение современных информационных технологий (электронная почта, видеоконференция и др.).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение.

 

Для нормальной, эффективной организации  труда, для управления совместной координированной деятельностью большое значение имеют прием, передача и обработка  информации. Многое зависит от самой  организации: как построена ее коммуникационная структура, насколько эффективны коммуникационные системы и связи.

Коммуникационные системы -это системы, выполняющая множество задач и функций: коммуникацию, общественные взаимоотношения, производственные отношения, взаимоотношения между сотрудниками, контакты с потребителями, отношения с заказчиками, международные отношения, отношения с инвесторами, процесс управления проблемами, связи с масс–медиа, контакты с прессой, отношения с акционерами, подготовка текстов публичных выступлений и отношения с посетителями.

PR, какой бы ни была  его ориентация – на внутреннюю  или внешнюю аудиторию, – имеет  свои цели. Если говорить откровенно, то в любом случае PR – это  в определенной степени процесс  манипуляции различными целевыми  группами. Но в каждом конкретном  случае задачи разнятся в зависимости  от конкретно поставленной цели. Внутренний PR направлен в первую  очередь на создание и сохранение  действенного и эффективного  коллектива, который даже в кризисных  условиях способен поддерживать  на прежнем уровне свою работоспособность.

При работе с внешними аудиториями  основное и главное видится в  создании и поддержании имиджа компании в целом.

Работа над коммуникациями организации – это целая система. И чтобы вся эта система работала правильно и исправно нужно постоянно работать над ее улучшением. Такая система требует времени и сил, но помогает тому, чтобы функции отделений и отделов быстрее выполнялись и как можно скорее конечные продукты попадали в руки клиентов.

 

Список литературы.

 

1. Алешина И.В. Паблик рилейшнз для менеджеров,2008г.
2. Варакута С.А. Связи с общественностью: Учебное пособие, 2009 г.
3. Комаровский В.Е. Управление общественными отношениями,2009г.
4. Кузнецова М.В. Связи с общественностью. Паблик рилейшнз: Учебное пособие,2009г.
5. Рудыка Н.А. Связи с общественностью как функция управления: Учебное пособие, 2004 г.
6. Синяева И.М., Синяев В.В., Маслова В.М. Сфера PR в маркетинге: учебное пособие для студентов вузов, 2008г.
7. www.gks.ru
8. http://www.e-college.ru/xbooks/xbook157/book/index/index.html?go=part-010*page.htm