Отчет по практике в ФГАОУ ВПО ДВФУ

Когда же не представляется возможным точно оценить состояние  выполняемой работы, применяют модифицированные варианты метода детального контроля, например метод «50/50», предлагающий оценку степени завершенности работы в тот момент, когда на ее выполнение израсходовано 50 %выделенных средств. Другая модификация детального контроля — метод вех —используется, как правило, при анализе работ большой продолжительности. Работа разделяется на ряд технологических этапов, которые определяютстепень ее завершенности.

Применяя указанные подходы, можно разработать интегрированную  систему контроля, обеспечивающую учет степени завершенности как отдельных работ, так и проекта в целом, включая расчет за выполненные этапы.

Процессы контроля проекта тесно  взаимосвязаны и могут быть представлены при необходимости как один интегрированный  процесс. Например, совместная реализация процессов ведения отчетности, контроля изменений содержания, контроля расписания и контроля затрат может быть представлена в виде трехэтапного процесса отслеживания фактического состояния работ, анализа  результатов и измерения прогресса  и проведения корректирующих действий для достижения целей проекта (Рисунок 3):

• отслеживание: сбор и документирование фактических данных; определение в официальных и неофициальных отчетах степени соответствия фактического выполнения запланированным показателям;
• анализ: оценка текущего состояния работ и сравнение достигнутых результатов с запланированными; определение причины и путей воздействия на отклонения от выполнения плана;
• корректировка: планирование и осуществление действий, направленных на выполнение работ в соответствии с планом, минимизацию неблагоприятных отклонений или получения преимуществ от возникновения благоприятных отклонений. Более подробно это можно рассмотреть на рисунке 5.1.

 
 
Источник: [5] 
         Рисунок 5.1 - Обобщенная схема процесса контроля исполнения проекта

В зависимости от требуемой точности различают следующие технологии оценки выполнения проекта:

• контроль в моменты окончания работ (метод «0 – 100»);
• контроль в момент 50% готовности работ (метод «50 – 50»);
• контроль в заранее определенных точках проекта (метод контроля по вехам);
• регулярный оперативный контроль (через равные промежутки времени);
• экспертная оценка степени выполнения работ и готовности проекта.

Контроль сроков. В соответствии с общепринятым принципом управления инновационными проектами считается, что эффективное управление сроками работ является ключом к успеху по всем трем показателям: сроки, стоимость, качество. Там, где сроки выполнения проекта серьезно затягиваются, вероятно значительное перерасходование средств и возникновение серьезных проблем с качеством работы. Поэтому во всех основных методах управления работами по проектам основной акцент делается на календарном планировании работ и контроле над соблюдением календарного графика. В случае запаздывания каких-либо работ проводится анализ отклонений, определяются причины запаздывания и рассматриваются различные варианты вхождения в график работ. Варианты мероприятий по корректировке возникшего отклонения необходимо оценить с точки зрения технической возможностей.

Контроль затрат. Контроль над расходованием средств на проект заключается в постоянном сравнении фактических затрат с бюджетом. Сравнение запланированных расходов с реальными расходами дает возможность руководителю проекта прогнозировать расходы на ближайшее будущее и выявить возможные проблемы. Основными задачами бюджетного контроля являются:

• получение точных оценок затрат;
• распределение расходов во времени;
• подтверждение затрат;
• своевременность отчетности по затратам;
• выявление ошибочных затрат;
• подготовка отчета о финансовом состоянии проекта;
• прогноз затрат.

Целью бюджетного контроля проекта  заключается в выполнении первоначального  бюджета и нахождении отклонений от него, а не в поиске экономии расходов.

Сравнение фактических затрат с  запланированным бюджетом ведется  по заранее установленным контрольным точкам. Если  
в результате контроля устанавливается, что бюджет исполняется и отклонений нет, то выполнение следующих работ осуществляется в соответствии с планом. Если устанавливается, что фактические показатели бюджета не соответствуют плановым, необходимо найти причину расхождений и определить источник имеющихся отклонений. Пересмотренные (откорректированные) цифры называют прогнозами. Иначе каждый раз пришлось бы говорить о первоначальном бюджете и о пересмотренном бюджете, а прогнозов за период осуществления проекта может быть столько, сколько потребуется.

Контроль качества. Качественное выполнение проекта означает удовлетворение ожиданий заказчика. Решение этой задачи предлагает популярный  и очень распространенный за рубежом метод TQM (Total Quality Management⁵). Основной принцип TQM следующий: координировать все усилия, направленные на достижение уровня «ноль дефектов», при минимальной стоимости. Выражение «ноль дефектов» означает постоянное удовлетворение ожиданий заказчика. В случае управления инновационными проектами метод TQM основывается на пяти фундаментальных принципах. Два из них непосредственно связаны с качеством:

• качество продукта – это конечная задача;
• качество методов менеджмента должно быть таким, чтобы гарантировать качество продукта на всех этапах реализации проекта.

Два других принципа относятся к  методам достижения качества:

• гарантия качества – комплекс управленческих мероприятий, направленных на обеспечение всеми участниками проекта требуемых проектом характеристик качества;
• контроль качества – комплекс технических и технологических мероприятий по проверке, анализу и внесению необходимых корректирующих воздействий, направленных на устранение любого отклонения от требуемых стандартов.

Пятый принцип: деятельность всех участников проекта должна быть направлена на достижение уровня «ноль дефектов».[3]

Информационное обеспечение. Контроль времени, стоимости и качества требует от руководителя проекта детального и точного знания хода выполнения работ по проекту. Средствами получения необходимой информации являются отчеты о ходе выполнения работ по проекту и совещания (собрания).

Независимо от применяемой формы  представления отчетных данных и  в целях достижения максимальной эффективности функций контроля составляемое сообщение должно включать пять основных пунктов:

1. Сметную стоимость (суммарную,  на данное число или настоящий  период): это необходимо для сравнения фактических и прогнозируемых результатов.

2. Фактические результаты: они характеризуют  действительный процесс выполнения  заданных объемов работ на данное число или настоящий период.

3. Прогнозируемые результаты: они  основаны на селективности имеющейся  информации, характеризуют предполагаемое состояние проекта и его составных элементов на последующий период.

4. Отклонения, которые показывают, насколько фактические и прогнозируемые результаты отличаются от планируемых или расчетных показателей.

5. Причины: предполагаемые и  непредвиденные обстоятельства, определяющие фактический и прогнозируемый процесс осуществления проекта, в том числе его отдельных операций; причины объясняют существенные отклонения от плановых показателей.

Периодические совещания группы людей, работающих над выполнением проекта, являются чрезвычайно полезными, но требуют тщательной подготовки.

К основным задачам совещания можно  отнести следующие: обмен информацией, при котором каждая группа участников проекта узнает о ходе выполнения работ  других групп и выполнении программы всего проекта; обсуждение проблем, трудностей и общих интересов; обсуждение возможностей завершения той  или иной работы в срок, установленный  календарным планом.

Регулирование хода реализации проекта. Процесс регулирования состоит в циклическом повторении с принятой периодичностью (сутки, неделя, декада, месяц) следующих процедур:

• сбор и подготовка оперативной информации о ходе работ, предполагаемых изменениях исходных характеристик работ, подлежащих выполнению, и представление ее в проектную команду;
• обновление (актуализация) моделей и подготовка данных для их расчета (пересчета);
• расчет (пересчет) сетевых моделей и актуализация календарных планов;
• анализ фактического состояния комплекса работ и подготовка решений по его дальнейшей реализации;
• разработка оперативных календарных планов (квартальных, месячных, недельно-суточных и др.) и доведение их до ответственных исполнителей и руководителей соответствующих уровней.[5]

 

Заключение

Пройдя практику в ФГАО УВПО ДВФУ (Кафедра «Финансы и кредит») и проанализировав данные полученные от организации, я могу сделать вывод о том, что эта организация не стоит на месте и активно развивается.

Мои выводы строятся, во-первых, на основании анализа технико-экономических  показателей деятельности организации, я выяснила, что организация весьма успешна на своем рынке.. Это говорит об экономической эффективности деятельности организации.

Во-вторых, исследовав организационную структуру ФГАО УВПО ДВФУ (Кафедра «Финансы и кредит»), мною был сделан вывод о том, что линейная структура как нельзя лучше подходит для данного вида организации. Поэтому дублирование полномочий здесь не наблюдается, они четко разделены. Это способствует эффективному использованию трудового потенциала, что сказывается на общей работе организации в целом.

В-третьих, изучив характеристику персонала, я могу сказать о том, что приход новых специалистов в 2009 году способствовал улучшению работы организации в целом, более продуктивному взаимодействию всех сотрудников.

На основании вышесказанного, можно сделать вывод о том, что организация движется в правильном направлении и имеет все перспективы  для дальнейшего развития.

 

Список  использованных источников

 

Монографии

1 Шекшня, С.В. Управление персоналом современной организации : Монография / С.В. Шекшня - 3-е изд., доп. и перераб. – М.: Омега – Л, 2006. – 360 с.

Ресурсы сети Интернет

2 Exsolver/ [Информационный ресурс] – Режим доступа: http://exsolver.narod.ru/Books/Fininvest/Investment/c105.html, дата 16.08.2013

3 Энциклопедия Экономиста www.Grandars.ru / [Образовательный сайт]. – Режим доступа http://www.grandars.ru/college/ekonomika-firmy/organizacionnaya-struktura.html, дата 20.08.2013

4 Сайт университета  ФГАО УВПО  ДВФУ / [Информационный ресурс] – Режим доступа: http://www.dvfu.ru/ , дата 18.08.2013

5 Об основных способах  контроля и регулирования проекта [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://libsib.ru/innovatsionniy-menedzhment/funktsii-innovatsionnogo-menedzhmenta/kontrol-i-regulirovanie-rabot-po-proektam   (дата обращения: 15.08.2013)

 

 

Приложение А

 

Таблица А.1 - Функциональные обязанности персонала

Должность	Численность	Кому подчиняется	Основные функции
Ассистент	8	Заведующий  кафедрой	Ассистент в соответствии с Положением о кафедре обязан: осуществлять планирование, разработку, организацию и проведение практических и семинарских занятий, контроль результатов учебно-познавательной деятельности студентов с использованием современных педагогических технологий; принимать участие в подготовке дидактических и методических материалов по курсам учебных дисциплин, обеспечиваемых данной кафедрой; участвовать в научно-исследовательской работе, проводимой кафедрой, в планировании, реферировании, экспериментальной работе по одному из направлений исследования, анализируя результаты и подготавливая их к публикации; включать в исследовательскую работу студентов, оказывая им помощь в планировании, организации и проведении научной и учебно-исследовательской работы, участвовать в организации студенческих конференций, конкурсов студенческих научных работ и т.д., руководить учебными и производственными практиками студентов; оказывать студентам помощь в организации практики эмоционально-нравственного общения (взаимопомощи, сотрудничества, социальной защиты), участвовать в организации внеаудиторных мероприятий учебного, производственного и воспитательного характера; всей своей профессиональной и общественной деятельностью формировать у студентов научное мировоззрение, самостоятельность и ответственность, высокие моральные принципы, уважение к законам; обеспечивать проведение курсовых экзаменов и зачетов; организовывать проведение научно-исследовательской работы на кафедре в соответствии с утвержденным планом; оказывать помощь студентам в организации самостоятельной работы; обеспечивать дисциплину и порядок при выполнении учебной работы и проведении общеакадемических и факультативный мероприятий;
Продолжение таблицы А1
Должность	Численность	Кому подчиняется	Основные функции
Ассистент	8	Заведующий  кафедрой	принимать участие в общественной жизни университета; проводить анализ успеваемости студентов; выполнять план работы кафедры;
Ведущий специалист	2	Заведующий  кафедрой	Ведущий специалист в соответствии с  Положением о кафедре обязан: принимать участие в разработке планов текущих ремонтов, составлении смет хозяйственных расходов; осуществлять инструктаж работников кафедры по вопросам охраны труда, пожарной безопасности; организовывать хозяйственное обслуживание совещаний, заседаний кафедры и других мероприятий, проводимых кафедрой; обеспечивать сохранность хозяйственного инвентаря, его восстановление и пополнение, а также соблюдение чистоты в помещениях; принимать меры по своевременному ремонту, в т.ч. ремонту дверей, окон, замков, штор и т. д.; обеспечивать мероприятия, связанные с изменением месторасположения по производственной необходимости; участвовать в оформлении и сдаче в архив университета документов и дел согласно номенклатуре; отвечать за состояние всех закрепленных на кафедре помещений, за соблюдение противопожарных мероприятий, санитарное состояние, чистоту, порядок и технику безопасности; участвовать в подготовке к лекциям и лабораторным занятиям соответствующего оснащения (кино, проекционные установки, демонстрационный и табличный материал); отвечать за сохранность и надлежащее состояние научного архива кафедры, хранение годовых и научных отчетов; проводить инвентаризацию имущества на кафедре согласно нормативным документам;
Продолжение таблицы А1
Должность	Численность	Кому подчиняется	Основные функции
Доцент	25	Заведующий  кафедрой	Доцент  в соответствии с  Положением о  кафедре обязан: проводить подготовку и чтение лекций для студентов на высоком научном и методическом уровнях разрабатывать и читать лекционные курсы, проводить практические и семинарские занятия, деловые игры; осуществлять организационное и методическое руководство работой ассистентов, закрепленных за ним; разрабатывать развёрнутые планы семинарских и практических занятий по каждой конкретной теме; руководить научной работой студентов, включая руководство курсовыми и выпускными квалификационными работами, а также инициативными научными работами студентов с привлечением их к участию в научных и научно-практических конференциях; руководить производственной практикой студентов, для чего разрабатывать сквозные и текущие программы учебной и производственных практик, посещать базы практики и устанавливать контакты с руководителями предприятий; вести научную работу по тематике научных исследований как общекафедрального направления, так и собственных интересов, готовить к изданию монографии, статьи, тезисы, принимать участие в научных семинарах, конференциях, круглых столах и. т.п.; руководить работой и осуществлять личное участие в предоставлении практическим работникам и населению дополнительных образовательных услуг; оказывать помощь в осуществлении и овладении профессионализмом начинающим работникам кафедры (ассистентам), оказывать методическую помощь старшим преподавателям по проблемам чтения лекционных курсов; принимать участие в работе комиссий; посещать заседания кафедры и методические семинары, открытые лекции других преподавателей; проводить консультации, с учётом занятости студентов в учебном процессе.
Продолжение таблицы А1
Должность	Численность	Кому подчиняется	Основные функции
Заведующий кафедрой	1	Директор школы	Заведующий  кафедрой в соответствии с  Положением о кафедре обязан: организует проведение всех видов учебных занятий по всем формам обучения в рамках дисциплин кафедры. руководит научно-исследовательской работой студентов. обеспечивает подготовку рекомендаций для опубликования законченных научных работ. организует подготовку к изданию учебников, учебно-методических комплексов, учебных, наглядных и других пособий. изучает, обобщает и распространяет опыт работы преподавателей кафедры. представляет директору Школы экономики и менеджмента ДВФУ предложения по приему на работу, увольнению и перемещению персонала кафедры. информирует персонал кафедры по вопросам политики в области качества, требований системы менеджмента качества ДВФУ, целей в области качества и их достижения. обеспечивает составление, учет и хранение документации кафедры в соответствии с номенклатурой дел. устанавливает связи с учебными учреждениями, заведениями и другими организациями в целях совершенствования научно-методической деятельности кафедры. анализирует совместно с руководителем ООП6 итоги экзаменационных сессий и итоговой государственной аттестации выпускников по кафедре. контролирует выполнение персоналом кафедры директивных документов государственных органов управления высшей школой, решений Ученого Совета, приказов ректора по вопросам учебной. контролирует выполнение плана работы кафедры. составляет годовой отчет о деятельности кафедры за истекший учебный год. организует материально-техническое обеспечение кафедры.
Продолжение таблицы А1
Должность	Численность	Кому подчиняется	Основные функции
Заведующий кафедрой	1	Директор школы	своевременно уведомляет непосредственное руководство университета о любых изменениях или несоответствиях в статусе, организации и качестве проведения работ, которые могут повлиять на выполнение поставленных функциональных задач. выполняет распоряжения и приказы непосредственного и прямого начальника, отданные в пределах их должностных полномочий, за исключением заведомо незаконных. планирует и организует проведение заседаний кафедры. допускает студентов к сдаче государственных экзаменов и защите дипломных работ (проектов);
Заведующий компьютерным классом	1	Заведующий  кафедрой	Заведующий компьютерным классом обязан: контролировать состояние техники безопасности и соблюдение противопожарных мер; следить за исправностью в работе компьютеров, имеющихся на кафедре и в компьютерном классе кафедры; составлять график работы компьютерного класса кафедры, перечня программ, имеющихся в компьютерном классе; осваивать новые компьютерные программы, обучать преподавателей и других работников кафедры; обеспечивать работу на кафедре с локальной сетью университета; формировать пакет прикладных программ, используемых в процессе обучения студентов по дисциплинам, закрепленным за кафедрой; проводить тестирование студентов с помощью компьютерных программ по дисциплинам, читаемым на кафедре; Наряду с выполнением обязанностей, изложенных в настоящей инструкции, выполнять отдельные поручения  по  указанию непосредственного  руководителя, которые по своей сущности относятся к сфере решаемых им задач или являются производственной необходимостью.
Продолжение таблицы А1
Должность	Численность	Кому подчиняется	Основные функции
Заведующий методическим кабинетом	2	Заведующий  кафедрой	Заведующий  методическим кабинетом  кафедры  обязан: осуществлять обеспечение информации о новинках учебной и методической литературы; информировать преподавателей кафедры финансы и кредит  о новой литературе; отвечать за организацию выставок учебных пособий, методических материалов, относящихся к теории и практике обучения; осуществлять контроль за обеспеченностью студентов кафедры учебной и методической литературой; комплектовать книжный фонд методического кабинета и сосредотачивать в нем по 1-2 экземпляров новой, актуальной литературы и учебно-методических пособий по изучаемым дисциплинам; осуществлять подписку на периодическую печать, статистическую информацию кафедры; обеспечивать составление, учет и хранение документации методического кабинета в соответствии с номенклатурой дел; устанавливать и поддерживать связи с методическими кабинетами и библиотекой ДВФУ.
Специалист по учебно-методической работе 2 категории	2	Заведующий  кафедрой	Специалист по учебно-методической работе 2 категории обязан: участвовать в организации общей деловой переписки кафедры, осуществляет контроль за всей почтовой корреспонденцией (получение и отправка); оформлять всю документацию согласно решениям и указан<span