Разработка корпоративного кодекса ВУЗа

    Внедрить  разработанный кодекс можно приказом «сверху». Это тоже вариант. Люди прочитают, распишутся - и забудут. В лучшем случае - запомнят что есть в компании какой-то документ под название «Корпоративный кодекс». Но гораздо эффективнее будет постепенное внедрение под руководством признанных лидеров компании, при поддержке инициативной группы, на собственном примере. Люди должны осознать, принять, понять и применять на деле зафиксированные на бумаге правила и принципы. Только в этом случае корпоративный кодекс станет воплощением философии компании, ее стратегии и тактики в отношениях: руководство-сотрудники, сотрудники-сотрудники, руководство-сотрудники-внешний мир.

    Корпоративная культура существует в любой компании. И здесь неважно - занимался ли кто-то ее целенаправленным формированием и «выращиванием» или она сложилась сама собой в процессе роста и функционирования компании. Уже сама система взаимоотношений в компании, стиль руководства, принятый стиль делового общение в треугольнике Руководство-Сотрудник-Клиент, стиль принятия решений и улаживания конфликтов, да просто психологическая атмосфера в компании - это и есть ее корпоративная культура. А дальше - все это можно (если стоит такая задача) - зафиксировать на бумаге и назвать Корпоративным кодексом. Тем более, что некоторые документы, составляющие кодекс - Правила внутреннего трудового распорядка, Положения о конфиденциальности и персональных данных - вообще являются обязательными документами для любой компании. Например ПВТР регламентирует взаимоотношения Работника и Работодателя на основе требований ТК РФ. Поэтому есть требования к их составлению, они должны содержать следующие пункты:

       1. Общие положения

       2. Порядок приема и перевода

       3. Прекращение трудового договора

       4. Основные права и обязанности  Работников

       5. Основные права и обязанности  Работодателя

       6. Рабочее время и время отдыха

       7. Оплата труда

       8. Поощрения за успехи в работе

       9. Ответственность Работника

      10. Ответственность Работодателя

      11. Социальное обеспечение

      12. Техника безопасности

      13. Порядок рассмотрения трудовых  споров

    Но  при желании в те же ПВТР можно  вписать и другие разделы, помимо обязательных.

    Мы  в своей компании, исходя из наших потребностей, добавили туда еще несколько пунктов под общим названием Правила поведения в офисе:

        * пользование мобильной связью  в офисе;

        * правила общения с клиентами  лично и по телефону;

        * рабочее место;

        * внешний вид сотрудников;

        * пользование IT-ресурсами.

    Для некоторых компаний, где деятельность, взаимоотношения, дресс-код максимально  стандартизированы и формализованы  – такие правила обязательны. Например, для банков, консалтинговых компаний.

    Корпоративные Кодексы этики стали применяться в HR-практике не так давно, примерно с конца XX в. Как правило в этих кодексах описывается принятая в компании система ценностей и корпоративная культура. По версии журнала «Fortune 500» около 80% предприятий, входящих в списки лучших компаний мира, имеют собственные кодексы этики. Например, наша компания входит в группу компаний, в которой принят и действует Кодекс этики. Соответственно подобный Кодекс должен быть официально утвержден и претворен в жизнь в каждой компании Группы. Кодекс этики устанавливает основные направления и принципы, которыми следует руководствоваться сотрудникам в своей деятельности. Эти принципы распространяются на пять основных областей:

        * Сотрудники

        * Отношения со сторонними организациями  и клиентами

        * Отношения с органами государственной власти

        * Безопасность, Охрана здоровья  и окружающей среды

        * Эффективность, контроль и отчетность

    Кодексы пишутся как для работника, так  и для работодателя. Чтобы и  та, и другая сторона понимала свои права и обязанности. Указанные направления и принципы конечно не могут охватить любую возможную ситуацию, возникающую в жизни. Их цель - служить проводником в сложном мире сегодняшнего бизнеса и способствовать формированию знаний о правилах поведения сотрудника в возникшей ситуации. 

    2.2. Основные составляющие  корпоративного кодекса

    Попытка определить понятие корпоративной  культуры зачастую ставит в тупик  не только руководителей предприятий, но и сотрудников HR-службы. Одна из причин затруднения заключается в отсутствии документального отображения ценностей компании, традиций, правил и норм, регулирующих поведение персонала.

    Новый сотрудник, пришедший в компанию, имеет о ней минимальные сведения и даже после получения более  полной информации по прошествии времени  может нуждаться в уточнении отдельных моментов. Многочисленные внутренние документы (должностные инструкции, приказы, положения и схемы) не в состоянии сформировать у новичков целостного представления о предприятии, обязательных правилах и нормах поведения, стандартах работы.

    Объединить, структурировать и сделать информацию удобной для восприятия и эффективного усвоения можно с помощью корпоративного

кодекса (справочника) или корпоративной книги компании.

    Содержание  корпоративного кодекса зависит  от величины компании, ее структуры, численности  персонала и, собственно, количества правил и регламентов. Так, содержание корпоративного кодекса крупной  компании может существенно отличаться от пунктов аналогичного документа организации с количеством персонала в 50–70 человек. Более сложная, многоуровневая структура предприятия, наличие отдельных субкультур в региональных филиалах и, как следствие, многочисленных процедур и инструкций, предполагает необходимость создания более объемного кодекса, чем при более простой системе управления небольшой компании.

    Кроме того, прописывая корпоративный кодекс компании, следует четко определить читательскую аудиторию и ожидаемый  результат от прочтения. В данной статье речь идет о внутреннем документе, направленном на получение сотрудниками всей необходимой информации о компании. Но возможен вариант, когда читателями кодекса могут стать клиенты, посетители и гости. В последнем случае он может быть оформлен в виде небольшого буклета и содержать сведения о компании, ее миссии и истории, клиентах, самых ярких проектах, а внутренние нормы и правила могут иметь второстепенное значение либо не освещаться совсем⁷ (пример 1).

 

    В свою очередь, внутренними потребителями  изложенной в кодексе информации могут быть как абсолютно все  сотрудники компании, так и отдельные  группы. В случае необходимости подачи информации выборочно можно сделать  несколько различных экземпляров документа. В них будет присутствовать как общий свод норм и правил, так и отдельные, предназначенные для конкретного подразделения или филиала, процедуры, принципы систем вознаграждения, инструкции и т. п.

    Рассмотрим  основные пункты возможного содержания корпоративного кодекса с учетом потребностей в основной информации работников всех уровней. Предложенный вариант содержания можно видоизменять, добавляя или удаляя позиции в зависимости от необходимости раскрытия той или иной информации.

    Введение. Раздел должен включать:

• обращение к сотруднику с пояснением предназначения данного документа и его содержания, а также имена и должности сотрудников, которые смогут ответить на возникшие в процессе чтения вопросы;
• историю компании (самые яркие события, проекты, описание направления деятельности);
• организационную структуру (может быть представлена в виде схемы в приложении), краткое описание функций и задач основных подразделений;
• миссию компании, ее цели и принципы.

    Процедуры компании. В разделе описывают важные процедуры, действие которых распространяется на всех сотрудников:

• прием на работу (необходимые документы, процедура);
• адаптация;
• оценка деятельности сотрудников (цели, правила и форма проведения оценки);
• система обучения в компании (принципы, возможности, виды обучения);
• прекращение трудовых отношений (процедура увольнения).

    Внутренний  распорядок. Приводят основные правила и график работы:

• рабочее время;
• выходные и праздники;
• отпуск;
• рабочее место;
• внешний вид (пример 2).

 

    Мотивационная политика компании. В разделе описывают:

• структуру вознаграждения;
• виды премий (перечень, доступ, условия оформления, описания программ, например страхования);
• возможности (принципы и условия повышения уровня вознаграждения).

    Политики  компании. Раздел может содержать ряд таких моментов, как:

    * конфиденциальность информации (пример 3);

    * общение внутри компании (этикет);

    * корпоративные мероприятия.

 

    Правила и инструкции. Раздел может включать:

• правила пользования служебным транспортом ;
• правила работы с офисной техникой, электронной почтой и т. д. (пример 4);
• правила безопасности;
• схему расположения помещений;
• получение необходимой информации и помощь (ответственные лица).