Структура организации

   Юридический отдел состоит из ведущего юриста и пяти рядовых юристов и соответственно, директора. В общей сложности  в подчинении находятся шесть  человек. 

   В подчинении у директора бухгалтерского отдела также находятся шесть  человек: старший бухгалтер и  пять рядовых бухгалтеров. Также  директор бухгалтерского отдела является главным бухгалтером. 

   Отдел аналитики состоит из пяти человек, включая директора. В его подчинении – ведущий аналитик и три рядовых  аналитика. 

   Под руководством коммерческого директора  находятся отдел маркетинга, два  офис-менеджера и младший обслуживающий персонал. Отдел маркетинга состоит из четырех менеджеров по продажам и двух маркетологов. Два курьера и три уборщицы – это и есть младший обслуживающий персонал. И всего в непосредственном подчинении у коммерческого директора тринадцать человек. 

   Риэлторский отдел состоит из менеджера по недвижимости и пяти рядовых риэлторов и соответственно, директора. В общей сложности в подчинении находятся шесть человек. 

   Итак, наша компания состоит из сорока трех человек и одного учредителя. 
 
 
 
 

15. Характеристика  отдельных должностей

   В данном разделе необходимо описать  должностные обязанности некоторых  сотрудников, например офис-менеджера  и секретаря.

   Должностные обязанности офис-менеджера:

1. Прием звонков, факсов и электронной почты;
2. Оперативный поиск и подбор нужных предприятию специалистов;
3. Планирование потребности в кадрах на ближайшую и дальнюю перспективу;
4. Создание кадрового резерва;
5. Наблюдение за рынком труда, информирование руководства компании о сложившейся на рынке ситуации с кадрами и средней заработной платой;
6. Организация тренингов, обучающих семинаров, курсов повышения квалификации для персонала и новых кадров;
7. Предоставление консультативных услуг в области управления человеческими ресурсами руководителям, подготовка отчетов по соответствующим вопросам;
8. Определение финансовой структуры предприятия и его потребностей в денежных средствах;
9. Выявление альтернативных финансовых источников и их оценка;
10. Практическое получение финансовых ресурсов из выбранных источников;
11. Контроль за использованием полученных денежных средств;
12. Кадровое делопроизводство;
13. Начисление заработных плат и разработка компенсационных схем, заполнения сопровождающих документов (трудовые книжки, договора и личные дела);
14. Оптимизация организационной структуры компании;
15. Подготовка отчетности: заполнения различных программ по учету заказчиков, заполнение бумажных форм учета, составление графиков и планов;
16. Составление документации, договоров, выставление счетов, заполнение накладных и счетов фактур, подготовка внутренних документов организации.

  Должностные обязанности секретаря:

1. Введение первичной документации;
2. Прием входящих и внутренних звонков;
3. Распределение звонков;
4. Прием и распределение почты, факсов и электронной почты внутри фирмы;
5. Проверка и распределение почты, факсов и электронной почты внутри фирмы;
6. Проверка приходящей документации на подпись руководителей; 
   Назначение личных встреч для руководителя;
7. Встреча гостей – заказчиков;
8. Заказ канцелярии для офиса;
9. Заказ пищевой продукции;
10. Подача кофе, чая гостям – заказчикам и руководителям;
11. Разработка планов на рабочий день для руководителей;
12. Назначение встреч, переговоров с партнерами;
13. Предоставление сводных отчетов о деятельности фирмы;
14. Заказ билетов для руководства и персонала фирмы (командировки);
15. Перевод документации на иностранный язык при необходимости. 
     
    

16. Практика  приема на работу на высшие административные должности

   В нашей организации немного высших административных должностей, и прием  на данные вакансии проводится, но не часто. На всех управленческих должностях сотрудники работают с момента открытия организации, исключением является лишь директор аналитического отдела. Так как отдел  открылся значительно позднее компании, директором взяли человека «с улицы». Лучше для фирмы было бы назначить на эту должность кого-нибудь из своих сотрудников, на тот период времени в фирме не было ни одного специалиста данной области. Поэтому проводился открытый набор на данную должность. Естественно когда будет компания расширять свой прейскурант услуг, соответственно появятся новые отделы, например, такие как маркетинговый и рекламный. Следовательно, появится необходимость в новых сотрудниках, в том числе и в административно-управленческих. Набор на данные вакансии, наверное, будет также проводиться открыто, так как в компании на сегодняшний день нет таких специалистов, но собеседования будут проводить учредитель, а не офис-менеджер. Если компания располагала, хотя бы рядовыми  специалистами данных областей можно было их обучить или направить на курсы  повышения квалификации и назначить на управленческие должности.

   Руководители нашей компании приветствуют тягу персонала к знаниям, сотрудники пишут заявления о желании повысить свои профессиональные навыки в определенной области и в связи с чем, они приняли данное решение, и если руководителей удовлетворяет их желание и объяснения, то компания берет расходы на себя. Имеется в виду, если в заявлении сотрудника написано, что он хочет повысить свои кулинарные способности, а работает он офис-менеджером, то ему будет отказано. А если заявление пишет бухгалтер о желании пройти курсы 1С – 8, то руководители не откажут.

   То  есть руководители берут на себя расходы, если это пойдет не только на пользу сотрудников, но и компании. Также компания проводит массовое обучение сотрудников. Например, для сотрудников, связанных с компьютером, проводили обучения в программе 1С-8. Очень многие компании перешли к данной программе от 1С-7.7, это усовершенствованная программа, которая позволяет проводить различные действия по деятельности компании. Что позволяет облегчить передачу документов, выполненных в одной программе, нашей компанией другой или наоборот. Менеджеров по продажам обучали вождению автомобиля, в наше время менеджеры по продажам должны быть мобильны, то есть быть в любом месте по желанию клиента, общественный транспорт не достаточно подходит им для передвижения, поэтому личный автомобиль больше подходит. Соответственно расходы за обучение оплачивает компания. Что касается высшего образования то, этот вопрос решается, как и сотрудником, так и руководителями. Если они приходят к общему мнению, то руководители направляют и также оплачивают обучение сотрудника, но при условии, что он будет учиться без троек, если же сессия закрыта с данной оценкой, то следующий семестр оплачивает сам сотрудник.

   Что касается карьерной лестнице в нашей  компании, то она присутствует, но пока ни один сотрудник не прошел ее до конца, то есть до управленческих должностей. Вот, например, старший бухгалтер  пришел в нашу компанию сразу после  открытия на должность помощника бухгалтера, учась еще в институте, но спустя время получил повышение и стал бухгалтером, как говорилось выше, в настоящий момент он занимает должность старшего бухгалтера. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

17. Принципы  мотивации в работе

   В большинстве компаний сотрудникам  и руководителям подразделений  платят фиксированную заработную плату, то есть покупают их время, но не совсем их работу, а если бы они были замотивированы и работали, например, на процент – результат их работы был бы выше. Если не замотивировать сотрудников, они сами это сделают, но не факт, что в пользу компании. На мой взгляд, задача системы мотивации – развернуть энергию коллектива в направлении интереса учредителей. Для этого нужно покупать у людей не только время, платя им фиксированную зарплату, но и результат их деятельности. В первую очередь это касается руководителей подразделений. А сделать это можно, взяв их в долю от прибыли, которая получается в результате деятельности их подразделений.

   Наша  компания использует систему мотивации  Business Unit Management (Управление с помощью бизнес-едениц), в которой прибыль рассчитывается в разрезе каждого подразделения, но практикуется пока только среди руководителей.

   Итак, у руководителей заработная плата  делится на две части – постоянную и переменную (в пропорции 97/3). Постоянная – это неснижаемая часть зарплаты, переменная – зависит от финансового  результата подразделения, рассчитываемого  по системе Business Unit Management.То есть финансовый результат такой же, как в предыдущий период, руководитель подразделения получает 100% заработной платы (97% - постоянная часть, 3 % переменная часть - полностью). Если прибыль подразделения увеличивается, руководитель получает больше за счет увеличения бонуса. Если результат хуже предыдущего – руководитель получает меньше, поскольку уменьшается переменная часть, зависящая от результата. Но меньше 97% он получить не может, поскольку это его социальная гарантия. Эта мотивация руководителей позволяет им вкладываться полностью на результат и соответственно на процент. Следовательно, он берет на себя больше управленческих функций и более тщательно контролирует работу его подразделения, что позволяет ему больше влиять на увеличение финансового результата. Затем следует этап передачи руководителю его подразделения, как его бизнеса, но естественно под контролем учредителей. Фиксированная часть заработка значительно уменьшается, и руководитель получает проценты от чистой прибыли подразделения. Таким образом, в данной системе мотивации появляется механизм поощрения и наказания. У руководителя просыпается ответственность за деятельность своего подразделения, поскольку у него возникают персональные финансовые риски. Он может ничего не заработать, да и еще окажется «в должниках». Поэтому он начинает предельно серьезно относиться к своему «бизнесу», поскольку от его успешности зависит его материальное благосостояние. В течение квартала руководитель подразделения выписывает себе авансы, которые должны быть покрыты бонусом. По окончании квартала рассчитывается бонус руководителя подразделения, после чего из него вычитывается уже полученный аванс, и оставшаяся сумма выдается руководителю. Если бонус не покрывает аванс, разницу нужно вернуть в кассу компании. Если в результате деятельности бонуса вообще нет, нужно вернуть всю сумму аванса. Именно такая жесткая ответственность позволит максимально мобилизировать руководителя подразделения на защиту от рисков, потому что он рискует своим собственным карманом почти как собственник, и даст возможность замотивироать его на увеличение прибыльности работы своего подразделения. Потому что прибыльность подразделения растет, руководитель получает неограниченный бонус, как долю от чистой прибыли подразделения. Например, если прибыль составила 10 млн. рублей, а по договоренности руководитель подразделения имеет пятнадцати процентный бонус, он получает 1,5 млн. рублей. Если прибыль больше, значит, получает больше. И никто бонус не ограничивает. Такая система мотивации максимально стимулирует человека использовать все свои знания и творческие способности и полностью выкладываться на работе.

   Наша  компания использует данную систему  мотивации руководителей уже  полтора года и за это время  значительно увеличились продажи  и соответственно прибыль.

   Мотивация для рядовых сотрудников заключается, в основном, в заработной плате. Например, младший обслуживающий персонал мотивирован стабильной заработной платой, курьерам оплачивается проезд и мобильный телефон.

   Сотрудники, работающие в офисе (офис-менеджеры и секретари), мотивируются чувством собственной значимости выполняемой ими работы. А так же им предоставляются компенсации проезда и обедов.

   Что касается, мотивирования сотрудников  отделов – это также компенсации  проезда, обедов и мобильной связи (корпоративная связь). Руководители отделов самостоятельно мотивируют своих подчиненных, например, к фиксированной заработной плате прибавляют какой-то процент двум «лучшим» сотрудникам за месяц от прибыли. Менеджеры по продажам имеют те же самые компенсации, но и проценты от личных продаж.

   Также наша компания предоставляет беспроцентные  долгосрочные и краткосрочные кредиты, предоставляет 50 % скидку на фитнес и  бассейн, также предоставляет оплачиваемые учебные отпуска, в большинстве случаев берет на себя  расходы по обучению сотрудников. Что не мало важно оформление на работу происходит в полном соответствии с Трудовым Кодексом РФ. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

18. Предложения
1. Обновить компьютерную, офисную и организационную технику;
2. Сделать ремонт в офисе и помещениях;
3. Закупить офисную мебель;
4. Изменить немного интерьер;
5. Расширить штат, имеющихся подразделений;
6. Набрать новых сотрудников, в новый офис и филиалы;
7. Расширить спектр предоставляемых услуг;
8. Возможное слияние с компанией, предоставляющей те же виды услуг.