Сутність і зміст організації робочого місця менеджера. Обладнання робочого місця

     1.2. Обладнання робочого місця менеджера.

     Вимоги  щодо забезпечення економії часу працівників  апарату управління на пошук засобів  праці і скорочення фізичних зусиль в процесі роботи:

• у більшості працівників на робочій поверхні столу немає нічого зайвого;
• майже кожний предмет і засіб праці має своє місце, оскільки хаотичне розміщення їх викликає зайві рухи і витрати часу;
• канцелярське приладдя (олівці, ручки, лінійки тощо) зберігаються в ящику столу зі спеціальними розділами;
• засоби комунікаційної техніки (телефон тощо) розміщуються зліва, це необхідно для вивільнення під час розмови правої руки для роботи;
• документи і засоби розміщені так, щоб забезпечувалася найкраща послідовність виконання роботи.

   Набір службових меблів для працівників  апарату управління містить:

• робочий стіл (звичайний чи спеціалізований);
• допоміжні столи і тумбочки для зберігання справочного матеріалу, установки друкувальної машини, телефонів, картотеки, факсу тощо;
• робоче крісло чи стілець;
• шафа звичайного типу і спеціальні (для документації, креслень, дискет та дисків електронного архіву), полиці, стелажі тощо.

   У табл.2 наведено типовий перелік меблів і оснащення робочого місця керівника підприємства. 

Таблиця 2. Перелік меблів і оснащення робочого місця керівника.

Раціональна організація робочих місць службовців передбачає:

• вибір меблів та обладнання з урахуванням антропометричних показників;
• забезпечення зручного положення корпусу працівника для меншої втомлюваності, гарного зорового сприйняття, свободи рухів тощо;
• обладнання робочого місця відповідним оснащенням та засобами механізації й автоматизації робіт;
• раціональне планування і компоновку меблів, обладнання та оснащення;
• створення сприятливих санітарно-гігієнічних і естетичних умов праці. До організаційного оснащення входять:
• предмети, які необхідні працівнику для забезпечення зручної робочої пози, а також для укладання та зберігання пристроїв, документів, довідників, засобів оргтехніки, інструментів, заготовок, деталей, допоміжних матеріалів;
• засоби освітлення, сигналізації та зв'язку;
• допоміжні пристрої для догляду за обладнанням, прибирання робочого місця тощо;
• предмети виробничого інтер'єру.

   Вимоги  до конструкції та габаритів організаційного  оснащення визначаються:

• характером і видом робіт, що виконуються на робочому місці;
• особливостями організації виробництва та управління (методами роботи, змінністю роботи, спеціалізацією робочих місць, специфікою та кількістю автоматизованих робочих місць (АРМ) менеджерів та інженерно-технічних працівників);
• складом та кількістю пристроїв, інструменту та інших засобів, необхідних для даного робочого місця;
• асортиментом і характером опрацьовуваної інформації, оброблюваних деталей, напівфабрикатів, інших матеріалів;
• факторами, що характеризують зв'язки працівника з організаційним оснащенням (робочою зоною, позою при роботі, обсягами та характером інформаційних комунікацій тощо).

   При виборі оснащення для робочого місця, в ому числі АРМ фахівців та керівників, необхідно враховувати:

• найбільш повну відповідність оснащення його функціональному призначенню;
• економічність використання виробничого майданчика та службових приміщень;
• відповідність конструкційних характеристик і габаритів організаційного оснащення ергономічним вимогам з урахуванням антропометричних показників та психофізіологічних властивостей користувача робочого місця;
• міцність та стійкість конструкції;
• дотримання вимог технічної естетики і відповідність загальному інтер' єру робочого місця;
• дотримання правил техніки безпеки та охорони праці.

   Дуже  важливою умовою ефективного користування робочим місцем є правильне його освітлення.

   Конструкції світильників (освітлювачів) для виробничого освітлення мають відповідати таким вимогам:

• забезпечувати постійне освітлення протягом робочого часу;
• достатньо освітлювати поверхню, на яку спрямований погляд робітника;
• рівномірно розподіляти світло в оточуючому просторі;
• запобігати сліпучому впливу надмірно яскравого світла.

   Для виробничого освітлення використовують світильники трьох груп:

а) світильники  прямого світла, які не менше 80 % світлового потоку спрямовують у нижню зону приміщення;

б) світильники  переважно прямого спрямовують, які посилають 60-80 % світла у нижню зону;

в) світильники  відбитого світла, які випромінюють у верхню зону не менше 80 % світлового потоку, яке відбиваючись від стелі  та верхньої частини стін, рівномірно розподіляється по всьому приміщенню

     Вимоги, що висуваються до робочих меблів пов'язані зі зручністю виконання роботи та зменшення втомлюваності; цьому сприяє їх правильний вибір, оскільки конструкція меблів повинна враховувати положення виконавця на робочому місці, його робочу позу, робочу зону і навантаження, які він несе. Пристосування для підтримання пози при роботі сидячи це крісла, стільці, табурети, відкидні сидіння (в т.ч. настінні), сидіння-опори. Вибір типу робочих сидінь визначається характером праці виконавця.

     Робоче  місце поділяється на робочу (оперативну) зону і допоміжний простір. Робоча зона - це ділянка тримірного простору, обмежена зоною досяжності у горизонтальній та вертикальній площинах з урахуванням повороту робітника на 180° та переміщення його вправо і вліво на один-три кроки. У цій зоні розміщуються знаряддя праці, які постійно використовуються у роботі. Окрема площа складає допоміжну зону, де розташовуються предмети, які використовуються рідше.

     Робочі  столи в кімнатах менеджерів з  реалізації продукції розміщуються відповідно до послідовності виконуваних робіт і на достатній відстані один від одного, що унеможливлює зайві балачки, які є чи не найголовнішими поглиначами часу.

     Неправильним  є розміщення деяких робочих столів службовців відносно природнього освітлення. Воно має падати з лівого чи правого боку. Розміщення працівників обличчям до вікна - нераціонально, а спиною - недопустимо.

     Проходи між столами та іншими предметами мають відповідати певним нормативам. Так, відстань між робочими столами  становить 60 см., між робочими та отеплювальними приладами - 60 см. Але нормативна відстань між столами і стіною 65 см не витримується.

     При плануванні приміщень для апарату управління й розподілу їх між підрозділами вирішальне значення мають їхнє функціональне призначення, зміст й взаємозв'язок робіт у процесі виконання спільних завдань. Від цього залежать тривалість і шлях проходження інформації та документів, раціональне використання приміщень. Робочі місця усередині відділів мають розміщуватися послідовно, відповідно до виконання окремих операцій і з дотриманням встановлених норм питомої площі на одного працівника (3-4 м2, а іноді 5м2 - залежно від характеру роботи й особливостей технічного оснащення).

     Кожне робоче місце має бути оснащене зручними меблями й організаційно-технічними засобами опрацювання інформації. У  комплект меблів залежно від змісту роботи можуть входити: письмовий стіл, допоміжний стіл-стелаж або тумбочка (для зберігання довідкового матеріалу, картотеки, установки персонального комп'ютера), стілець або крісло. Крісло або стілець повинні сприяти максимальному ослабленню м'язів. Цій вимозі, зокрема, відповідають обертові стільці, стільці з підлокітниками, що регулюються по висоті сидінням і за кутом нахилу спинкою. При визначенні найбільш сприятливого поєднання елементів робочого місця слід виходити із зони досяжності рук людини, що працює сидячи за столом. Стелажі або шафи в робочих кімнатах мають бути розраховані на зручне зберігання й доступність для роботи довідкових, нормативних та інших матеріалів.

     До  організаційної техніки управління належать ручки, олівці, калькулятори, диктофони, конторські книги, стандартні бланки, різні графіки, диспетчерські дошки тощо. Зручні, прості й практичні засоби оргтехніки - важлива умова підвищення якості роботи.

     Сьогодні  для повного опрацювання інформації на персональному комп' ютері потрібні спеціальні засоби її передачі - локальна комп'ютерна мережа підприємства, електронна пошта, Інтернет та інші телекомунікаційні засоби тощо.

     Для оптимізації діловодства необхідно  встановити й суворо дотримуватися  порядку надходження інформації на робочі місця. Будь-який документ має  бути складений так, щоб він точно відповідав своєму призначенню, мав чітку структуру й був зручний в обігу.

     Важливою  є також організація господарського обслуговування робочих місць службовців. Вони мають повинні вчасно забезпечуватися  папером, бланками, канцелярським приладдям, технічними засобами - перевірятися й ремонтуватися, а приміщення - утримуватися в чистоті.

     Поліпшення  умов праці працівників апарату  управління спрямовано на підвищення їх працездатності й збереження здоров'я. Це й освітленість робочих місць, що відповідає кольору стін і підлоги в приміщеннях, відносна вологість і температура повітря, боротьба з шумом, встановлення правильного режиму праці й відпочинку.

     Санітарно-гігієнічні умови праці забезпечуються підтриманням чистоти, вологості повітря в  межах 40-60 % і температури приміщень 18-24°С. Робочі кімнати повинні бути обладнані приточною й витяжною вентиляцією. Для фарбування стін варто вибирати світлі тони - салатовий і світло-блакитний - у південних районах, у сонячних приміщеннях, рожевий і яскраво-жовтий - у північних районах і приміщеннях, недостатньо освітлених сонцем.

     Дуже  зручно користуватися лампами, що допускають регулювання їхньої віддаленості від  стола в будь-якому потрібному напрямку.

     Для боротьби з шумом застосовуються звукопоглинаючі матеріали, обмеження тривалості телефонних розмов.

     Телефон для особистих розмов працівників  має бути винесений у коридор  або окреме приміщення. Іноді його ставлять і на стіл начальника відділу, для контролю.

     Культура  робочого місця передбачає дотримання порядку на робочому столі, у шафах, на стелажах, щоб кожний документ чи довідковий матеріал був під рукою і його можна було легко знайти. Протягом робочого дня службові приміщення повинні систематично провітрюватися, особливо кімнати, де працює кілька людей. Вимогою елементарної культури є дотримання в приміщеннях чистоти. 

     1.3. Організаційне оснащення робочих місць.

     Організаційна техніка (оргтехніка) - це сукупність технічних  засобів, які механізують і автоматизують  допоміжні (технічні) операції та дії  в управлінській праці. Вони підвищують оперативність і знижують трудомісткість виконання управлінських робіт.

     Використовуючи  оргтехніку, менеджер може досягти  суттєвого підвищення ефективності власної роботи при мінімальних  витратах праці. Для більшості менеджерів корисним є використання засобів малої оргтехніки, що не потребує великих витрат.