Управление проектами

Создать сравнительную  таблицу стоимости борьбы с глобальным потеплением сегодня и 100 лет назад.

Проиллюстрировать последствия глобального потепления в фотогалерее.

Выявить и  проанализировать последствия глобального потепления.

2. Цель: отдел  медицинского страхования увеличит  пакет предлагаемых услуг на 10%.

Определить  перечень и стоимость услуг, предлагаемых страховыми компаниями.

Проанализировать  запросы потенциальных клиентов, чтобы узнать их требования.

Сравнить  предлагаемые услуги и услуги конкурентов.

3. Цель: пациенты  не будут ждать дольше 1 часа  перед посещением врача.

Оценить потребность  в персонале.

Закупить  новое программное обеспечение  по планированию посещений.

Разработать систему подтверждения графика.

 

Сохранение  целей и задач при первом планировании каждого проекта гарантирует, что  проект и команда будут придерживаться их на протяжении всего жизненного цикла проекта.

В любой области  реализации проекта — образовании, бизнесе или ведении домашнего  хозяйства — четко определенные цели и задачи будет способствовать успешному результату. 

4. Структура проекта. Принципы структурной декомпозиции проекта.

Для того, чтобы проектом управлять, его следует разбить на иерархические подсистемы и компоненты.

В терминах управления проектами структура проекта  представляет собой "дерево" ориентированных  на продукт компонентов, представленных оборудованием, работами, услугами, информацией  и т.п., полученными в результате реализации проекта.

Структуры проекта (Project Structures) – иерархические декомпозиции проекта на составные части (элементы, модули), необходимые и достаточные для эффективного осуществления процесса управления проектом в интересах различных участников проекта.

Как правило, для структуризации проекта используют ряд специальных моделей:

1. Дерево целей
2. Структура продукции
3. Дерево работ
4. Организационная структура исполнителей
5. Матрицу ответственности
6. Сетевая модель
7. Структура стоимости
8. Структура потребляемых ресурсов

Дерево целей - это графы, схемы, показывающие, как генеральная цель проекта разбивается на подцели следующего уровня.

Структурная декомпозиция системы целей проекта  является основным инструментом управления содержанием проекта и управления процессами интеграции проекта.

Основные  правила построения Дерева целей:

• Ясность и четкость формулировки каждой цели, не допускающей произвольных толкований
• Цели каждого уровня должны быть сопоставимы по своему масштабу и значению
• Формулировка целей должна обеспечить возможность количественной или порядковой оценки степени ее достижения
• Полнота разукрупнения: каждая цель верхнего уровня должна быть представлена в виде подцелей следующего уровня таким образом, что достижение всех целей нижнего уровня означало бы достижение цели верхнего уровня
• Цель вышестоящего уровня не является простой суммой целей нижнего уровня
• Цель нижестоящего уровня определяется вышестоящими
• Цель нижестоящего уровня является средством для достижения вышестоящей цели
• По мере перехода к низшим уровням цели все более конкретизируются
• Все дерево целей - единая, но детализованная цель

 

Принципы  структурной декомпозиции продукции  проекта могут быть различные.

Как правило, используются следующие принципы:

• функциональный
• на основе фаз жизненного цикла проекта
• объектно-ориентированный
• процессно-ориентированный
• ориентированный на операции

 

 

5.Жизненный цикл и  фазы проекта. Разновидности и примеры жизненных циклов проекта.

Каждый  проект независимо от его сложности  и объема работ, необходимых для  его выполнения, проходит в своем  развитии определенные состояния: от состояния, когда «проекта еще нет», до состояния, когда «проекта уже нет».

Промежуток  времени между моментом появления  проекта и моментом его ликвидации называется проектным циклом.

Жизненный цикл проекта (Project Life Cycle) – полный набор последовательных фаз проекта, название и число которых определяется исходя из технологии производства работ и потребностей контроля со стороны организации или организаций, вовлеченных в проект.

Состояния, через которые проходит проект, называют фазами (этапами, стадиями).

Фаза проекта (Project Phase) – набор взаимосвязанных работ проекта, в процессе завершения которых достигается один из основных результатов проекта.

Фаза  проекта характеризуется следующими признаками:

• завершение фазы означает создание некого промежуточного или окончательного продукта;
• продукт, создаваемый на отдельных фазах, является частью всей продукции проекта;
• каждая фаза завершается мероприятием контрольного характера, направленным на выявление сделанных ошибок, подготовку решения о продолжении реализации контроля и выработки возможных корректирующих и предупреждающих мер.

Универсального  подхода к разделению процесса реализации проекта на фазы не существует. Решая  такую задачу, участники проекта  должны руководствоваться своей  ролью в проекте, своим опытом и конкретными условиями выполнения проекта. Поэтому на практике деление  проекта на фазы может быть самым  разнообразным - лишь бы такое деление  выявляло некоторые важные контрольные  точки ("вехи"), во время прохождения  которых просматривается дополнительная информация и оцениваются возможные направления развития проекта.

1.Концептуальная  фаза

• Формирование бизнес идеи, постановка целей.
• Назначение руководителя проекта и формирование ключевой команды проекта.
• Установление деловых контактов и изучение рынка, мотивации и требований заказчика и других участников.
• Сбор исходных данных и анализ существующего состояния.
• Определение основных требований, ограничительных условий, требуемых материальных, финансовых и трудовых ресурсов.
• Сравнительная оценка альтернатив
• Представление предложений, их экспертиза и утверждение

 

2.Фаза  разработки коммерческого предложения

• Разработка основного содержания проекта, конечные результаты и продукты, стандарты качества, базовая структура проекта, составление технического задания
• Подписание контрактов, договоров с заказчиком, контрагентами и инвесторами
• Ввод в действие средств коммуникации участников проекта и контроля за ходом работ
• Ввод в действие системы стимулирования команды проекта.

 

3.Фаза  проектирования

• Организация выполнения базовых проектных работ по проекту, разработка частных технических заданий
• Выполнение концептуального, эскизного и детального проектирования
• Составление технических спецификаций, комплектов чертежей и инструкций
• Представление проектной разработки, экспертиза и утверждение

 

4.Фаза  изготовления

• Организация выполнения опытно-конструкторских работ и их оперативное планирование
• Организация и управление материально-техническим обеспечением работ.
• Выполнение подготовки производства, строительно-монтажных и пуско-наладочных работ
• Координация работ, оперативный контроль и регулирование основных показателей проекта

5.Фаза  сдачи работ и завершении проекта

• Комплексные испытания
• Подготовка кадров для эксплуатации создаваемого объекта
• Подготовка рабочей документации, сдача объекта заказчику и ввод в эксплуатацию
• Сопровождение, поддержка, сервисное обслуживание
• Оценка результатов проекта и подготовка итоговых документов
• Разрешение конфликтных ситуаций и закрытие работ по проекту
• Реализация оставшихся ресурсов
• Накопление опытных данных для последующих проектов, анализ опыта, состояния, определение направлений развития
• Расформирование команды проекта

Примеры определения жизненного цикла проекта для отдельных областей

Мировой банк (World Bank) предъявляет следующие требования к определению жизненного цикла тех проектов, которые предлагаются ему для финансирования:

1. Прединвестиционная фаза

  Анализ инвестиционных возможностей

  Предварительное технико-экономическое  обоснование (ТЭО)

  технико-экономическое обоснование  (ТЭО)

  Доклад об инвестиционных возможностях

2. Инвестиционная фаза 

  Переговоры и заключение контрактов

  Проектирование

  Строительство

  Маркетинг

  Обучение

3. Эксплуатационная фаза 

  Приемка и запуск

  Замена оборудования

Расширение, инновация.

 

6.Состав и содержание  работ основных фаз жизненного  цикла проекта.

Фаза концепции посвящена разработке концепции проекта и включает в себя:

Сбор исходных данных и анализ существующего  состояния (предварительное обследование).

Выявление потребности в изменениях (в проекте).

Определение проекта:

цели, задачи, результаты;

основные  требования, ограничительные условия, критерии;

уровень риска;

окружение проекта, потенциальные участники;

требуемое время, ресурсы, средства и др.

Определение и сравнительная оценка альтернатив.

Представление предложений, их апробация и экспертиза.

Утверждение концепции и получение  одобрения для следующей фазы.

 

В фазе разработки разрабатываются основные компоненты проекта, и осуществляется подготовка к его реализации.

Основные  работы этой фазы:

1. Назначение руководителя проекта и формирование команды проекта, в первую очередь ключевых членов команды.

Установление деловых контактов и изучение целей, мотивации и требований заказчика и владельца проекта, других ключевых участников.

 

2. Развитие концепции и разработка основного содержания проекта:

конечный  результат(ы) и продукт(ы), стандарты качества, структура проекта, основные работы, требуемые ресурсы.

3.Структурное планирование, в т.ч.:

 декомпозиция  проекта, в т.ч. WBS,

 календарные  планы и укрупненные графики  работ и обеспечения,

 смета  и бюджет проекта,

 потребность  в ресурсах,

 процедуры  УП и техника контроля,

 определение и распределение рисков.

4.Организация и проведение торгов, заключение субконтрактов с основными исполнителями.

5.Организация выполнения базовых проектных и опытно-конструкторских работ по проекту.

6.Представление проектной разработки.

7. Получение одобрения на продолжение работ по проекту.

В фазе реализации выполняются основные работы, необходимые для достижения проекта.

Данная фаза включает в себя:

1. Организацию  и проведение торгов, заключение контрактов

2. Полный  ввод в действие разработанной системы УП.

3. Организацию выполнения работ.

4. Ввод в  действие средств и способов  коммуникации и связи участников проекта.

5. Ввод в  действие системы стимулирования (участников) проекта.

6. Детальное  проектирование и технические спецификации.

7. Оперативное планирование работ.

8. Установление  системы информационного контроля за ходом работ.

9. Организацию  и управление материально-техническим  обеспечением работ, в т.ч. запасами, закупками.

10. Выполнение  работ, предусмотренных проектом (в т.ч. производство строительно - монтажных и пуско-наладочных работ).

11. Руководство,  координация работ, согласование  темпов, мониторинг прогресса, прогноз  состояния, оперативный контроль  и регулирование основных показателей проекта:

a. ход работ,  их темпы, 

b. качество  работ и проекта, 

c. продолжительность  и сроки, 

d. стоимость и другие показатели.

12. Решение возникающих проблем и задач.

В завершающей фазе (или фазе окончания) проекта достигаются конечные цели проекта, подводятся итоги, разрешаются конфликты и проводится закрытие проекта. Основные работы этой фазы:

Планирование  процесса завершения.

Эксплутационные испытания окончательного продукта(ов) проекта.

Подготовка  кадров для эксплуатации создаваемого объекта.

Подготовка  документации, сдача объекта заказчику  и ввод в эксплуатацию.

Оценка результатов  проекта и подведение итогов.

Подготовка  итоговых документов.

Закрытие  работ и проекта.

Разрешение  конфликтных ситуаций.

Реализация  оставшихся ресурсов.

Накопление  фактических и опытных данных для последующих проектов.

Расформирование команды проекта.

Цель завершающих  операций при выполнении проекта  заключается в том, чтобы повысить эффективность работы или отдачу от капиталовложений для следующего проекта, внося на основе как позитивного, так и негативного опыта выполненного проекта изменения в организационную  и техническую системы управления проектом, изменив структуру организации, схему финансирования и поставок, или, разработав более эффективный  стиль управления.